Arus informasi dalam manajemen. Manajemen arus informasi

Dibawah manajemen informasi mengacu pada organisasi dan penggunaan sistem pendukung informasi untuk produksi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Hal ini didasarkan pada pendekatan sistem yang mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengelolaan proses yang bertujuan untuk menyediakan perusahaan dengan informasi yang relevan. Setiap perusahaan harus memiliki strateginya sendiri untuk mengintegrasikan dukungan informasi untuk pengambilan keputusan, ditentukan oleh data paspor produk, siklus hidup dan teknologi manufakturnya, metode pemrosesan data yang dipilih, cara mengirimkan informasi kepada pelanggan dan mitra, dan faktor lain.

Pentingnya dukungan informasi dari proses logistik sangat tinggi. Menekankan pentingnya independen untuk fungsi efektif dari suatu perusahaan dalam mengelola arus informasi dan sumber daya, banyak ahli memilih khusus, logistik informasi.

Memang, di pusat aliran material yang terkontrol secara efektif harus menjadi aliran informasi yang terkontrol secara efektif. Ada tiga pilihan untuk interaksi aliran material dan informasi, ketika informasi mendahului, menyertai dan menjelaskan aliran material setelah berlalu.

Aliran informasi menjelang materi bertujuan untuk menghilangkan kemacetan dalam proses produksi. Arus informasi yang maju ke arah yang berlawanan berisi, sebagai suatu peraturan, informasi tentang pesanan; arus informasi lanjutan ke arah depan - ini adalah pesan awal tentang kedatangan kargo yang akan datang.

Mendampingi, ketika bersamaan dengan aliran material ada informasi tentang parameter kuantitatif dan kualitatif aliran material, ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi item inventaris dengan cepat dan benar dan mengirimkannya ke tujuan.

Bagian dari aliran informasi yang tertinggal di belakang aliran material biasanya hanya diperbolehkan untuk mengevaluasi yang terakhir. Mengikuti aliran material yang berlawanan arah, informasi hasil penerimaan kargo dari segi kuantitas dan kualitas, berbagai klaim, konfirmasi, informasi penyelesaian bersama, dll dapat lewat.

Tujuan dari dukungan informasi dalam logistik adalah untuk memungkinkan manajemen, kontrol dan perencanaan terpadu pergerakan bahan dan produk. Hal ini membutuhkan kontrol penuh dari seluruh massa informasi yang dibuat dan ditransmisikan. Masalah akuntansi berkelanjutan dari hasil fungsi sistem menjadi semakin mendesak, yang berkontribusi pada pengenalan perubahan yang cepat baik dalam konstruksi maupun dalam pelaksanaan jalannya proses produksi dan distribusi produk. Saat ini, perusahaan-perusahaan sukses yang mampu mengumpulkan dan memproses informasi yang dapat diandalkan secepat mungkin (tentang keadaan keuangan dan gudang, pergerakan material, harga dari pesaing, dll.) dan, setelah menganalisisnya, membuat satu atau keputusan lain - agar tidak ketinggalan dan bermain di depan.

Transformasi parameter dan data menjadi informasi kontrol mengikuti prinsip-prinsip tertentu. Yang utama adalah prinsip jumlah minimum informasi yang dibutuhkan, yang didasarkan pada prinsip universalisasi dan perincian informasi yang optimal. Sama pentingnya adalah prinsip keandalan informasi yang dikumpulkan. Tingkat keacakan yang tinggi dari peristiwa yang muncul sering menyebabkan indikator tidak stabil yang bersifat sementara, yang dapat berdampak signifikan pada nilai indikator lain, meskipun sementara, tetapi signifikan. Dari dinamika dan variabilitas acak produksi modern ada kebutuhan untuk mematuhi prinsip keteguhan dalam pengumpulan produksi dan informasi komersial.

Manajemen arus informasi melibatkan penerapan fungsi-fungsi dasar yang khas berikut ini:

Penyaringan aliran, mis. pemrosesan selektif dari beberapa dan penolakan data dan dokumen informasi lainnya;
- akumulasi informasi dan penyimpanan data dalam susunan informasi;
- menggabungkan dan memisahkan arus informasi dalam struktur sistem informasi dan jaringan komunikasi;
- transportasi arus informasi;
- berbagai transformasi dasar-informasi;
- pengolahan informasi yang bertujuan untuk memperoleh data yang terkait dengan pelaksanaan operasi logistik.

Layanan informasi sistem logistik harus memenuhi persyaratan organisasi tertentu.

Yang utama termasuk yang berikut:

A) layanan sistematis, yang memanifestasikan dirinya:
- dalam kompleksitas spesies layanan informasi dengan mempertimbangkan sifat kegiatan konsumen dan tugas yang mereka selesaikan dalam proses logistik;
- dalam kepuasan komprehensif kebutuhan informasi yang timbul dari karyawan di sistem logistik;
b) keandalan layanan, yang menyiratkan penyediaan informasi seperti itu, ketika pada setiap tahap pekerjaan, konsumen menerima semua informasi yang dia butuhkan pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang paling nyaman baginya;
c) kelengkapan pelayanan, yang artinya:
- kelengkapan cakupan pekerjaan yang dilakukan oleh konsumen;
- kelengkapan membawa ke konsumen tertentu informasi yang diperlukan yang dipilih untuknya dari aliran informasi;
d) diferensiasi layanan, yang terdiri dari fakta bahwa setiap konsumen secara individual diberikan informasi yang berkontribusi pada solusi tugas yang diberikan kepadanya dalam proses logistik.

Komponen utama dari komponen informasi logistik adalah sistem untuk memproses informasi dan mentransmisikan data logistik. Membuat keputusan manajerial tidak hanya membutuhkan ketersediaan teknologi konvensional untuk menghasilkan, mengumpulkan, dan memproses data, tetapi juga penciptaan infrastruktur informasi, mis. membuat sistem untuk mengumpulkan dan memproses data pada titik-titik yang telah ditentukan dalam rantai pasokan, bertukar informasi antar titik dan mentransfer informasi ke berbagai tingkat manajemen.

Berbagai macam dan volume data yang dikumpulkan membutuhkan dan pendekatan sistem untuk pengolahan mereka. Di dunia, volume berbagai informasi yang ditransmisikan melalui infrastruktur informasi dan telekomunikasi berlipat ganda setiap 2-3 tahun. Masalah "kelebihan informasi" sedang dipecahkan hari ini dengan mengekstraksi dari seluruh susunan data informasi yang diperlukan untuk kebutuhan pengguna melalui penggunaan sarana sirkulasi yang sempurna, pemrosesan lebih lanjut, dan pembaruan informasi yang tepat waktu. Teknologi modern memungkinkan untuk memecahkan masalah kompresi informasi internal dan eksternal, penggunaan antarmuka yang bermanfaat secara komersial, transfer pengetahuan bersama antara unit organisasi dan mitra kerja sama.

Perkembangan pesat jaringan sistem lokal dengan struktur super-regional bahkan internasional menyebabkan penolakan terhadap bidang kerja informatika klasik dan meluasnya penggunaan telekomunikasi. Penciptaan dan pengoperasian struktur komunikasi yang tepat adalah salah satu tugas manajemen informasi, namun, berbeda dengan pemahaman yang diterima secara umum tentang manajemen informasi dalam logistik informasi, arus informasi antara tindakan (operasi) untuk koordinasi intra dan antar perusahaan berada di latar depan.

Pemrosesan informasi logistik

Dalam sistem logistik, seluruh rangkaian persiapan dan pengambilan keputusan sebagian besar merupakan proses pemrosesan arus informasi. Pemrosesan informasi yang lengkap dan tepat waktu harus memastikan hubungan yang stabil antara proses pasokan, dengan mempertimbangkan kebutuhan produksi, dan memenuhi pesanan yang ada. Dalam kondisi ini, kesenjangan informasi atau penerimaan yang cepat dapat menyebabkan gangguan pasokan suatu perusahaan dengan jenis sumber daya tertentu, kegagalan dalam proses produksi, dan penurunan kualitas layanan konsumen.

Manajemen aliran material yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa adanya sistem informasi yang kuat yang menyediakan manajer tingkat yang berbeda informasi yang diperlukan dan dapat diandalkan untuk perencanaan dan pemantauan fungsi sistem logistik. Pengambilan keputusan manajemen tidak terpikirkan tanpa pertukaran informasi yang tepat antara berbagai tingkat manajemen, tanpa adanya struktur informasi yang ditentukan oleh sistem arus informasi baik antara sumber dan penerima dari atas ke bawah (manajemen proses), dari bawah ke atas (kontrol proses), dan antara divisi paralel dari tujuan fungsional yang berbeda.

Idealnya, sistem informasi memainkan peran "pusat" sistem saraf”, menghubungkan bersama rencana produksi, rencana logistik dan penjualan, dan menyediakan manajemen terintegrasi dari aliran material dan informasi yang beredar dalam sistem logistik.

Sistem informasi perusahaan saat ini menyediakan manajemen produksi, persediaan, kendaraan, kualitas produk, penyortiran dan pengemasan, penghapusan waktu henti, pemeliharaan produksi, dll. Tidak hanya merencanakan produksi menurut metode yang ditingkatkan, memantau pelaksanaan rencana kerja, menyusun peta teknologi mengelola keuangan dan sumber daya tenaga kerja, tetapi juga melakukan sejumlah fungsi "non-produksi". Ini termasuk kontrol layanan purna jual, distribusi produk jadi dan pemasaran.

Harus diingat bahwa pembuatan sistem informasi perusahaan memerlukan biaya yang signifikan, yang pembenarannya tergantung pada identifikasi kebutuhan informasi logistik yang jelas.

Proses mengidentifikasi kebutuhan informasi dapat dianggap sebagai "pertukaran" antara biaya untuk memperoleh informasi yang relevan dan manfaat pengurangan risiko yang berasal dari memiliki informasi tersebut. Pertanyaan tentang jumlah informasi yang disimpan dalam sistem informasi, kecepatan transmisi, pemrosesan, dll. diselesaikan dengan cara yang sama.

Pada saat yang sama, ketika membuat sistem informasi, orang harus mempertimbangkan fakta bahwa kebutuhan akan kuantitas dan kualitas informasi pada berbagai tingkat struktur hierarki manajerial tidak sama. Ini berarti bahwa sistem informasi harus menyediakan setiap tingkat hierarki dengan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan pada tingkat tertentu.

Sistem informasi modern, pada dasarnya, merupakan hasil pengembangan evolusioner dari sistem manajemen perusahaan otomatis. Kondisi ekonomi baru telah menyebabkan perubahan dalam tugas manajemen perusahaan. Akibatnya, persyaratan baru untuk sistem informasi otomatis telah muncul.

Sistem informasi modern terlibat dalam manajemen logistik dan produksi yang terintegrasi, memastikan proses bisnis yang rasional.

Teknologi informasi modern memberikan tiga keuntungan. Hal ini merupakan pengurangan biaya dengan mengoptimalkan proses bisnis, antara lain “compressing” tepat waktu, jaminan pemenuhan pesanan dalam jumlah dan waktu yang tepat, memastikan kualitas produk melalui kualitas produksi dan teknologi manajemen.

Pengenalan sistem manajemen perusahaan otomatis memungkinkan peningkatan penjualan setidaknya 15%, dan efek ekonomi dari pengurangan kerugian membayar semua biaya sistem dalam waktu 1-2 kuartal setelah dimulainya operasi skala penuh. Pada saat yang sama, kerugian operasional atau keuntungan yang hilang berkurang 80-90%, dan kerugian strategis - 60-90%.

Misalnya, studi menunjukkan bahwa efek keseluruhan dari penerapan sistem dengan mengurangi kerugian dalam proses penjualan setidaknya 2% dari penjualan. Hal ini terutama disebabkan oleh minimalisasi kerugian yang disebabkan oleh gangguan pasokan produk akibat kegagalan dan kesalahan dalam perencanaan pasokan, informasi yang tidak lengkap atau hilang, karena rendahnya kecepatan pemrosesan aplikasi, rendahnya fleksibilitas dalam mempertimbangkan kebutuhan pelanggan. , dll. Angka yang hampir sama diperoleh ketika menghitung efek ekonomi dari pengurangan kerugian di bidang manajemen persediaan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menerima dalam mode pemantauan informasi tentang keadaan sumber daya material tertentu di lokasi penyimpanan mana pun sesuai dengan semua dokumen eksternal dan internal tentang pergerakannya, yang memungkinkan Anda untuk menyediakan mode inventaris berkelanjutan.

Sistem Informasi harus memastikan pencatatan, penyimpanan dan pemrosesan semua informasi penting untuk membuat keputusan manajemen.

Manajemen arus informasi dapat dibagi menjadi eksternal dan internal.

Perusahaan dalam metasistem adalah entitas independen aktivitas, yang memiliki kebebasan bertindak yang besar, oleh karena itu, kontrolnya oleh sistem eksternal terbatas pada serangkaian situasi tertentu, di mana ia tunduk pada tindakan kontrol.

Situasi biasanya dipahami sebagai deskripsi satu kali tentang keadaan perusahaan dalam bentuk seperangkat parameternya.

Inti dari manajemen eksternal adalah bahwa perusahaan menemukan dirinya dalam situasi tertentu, atau melakukan perilaku yang diatur ketika secara sukarela mencapai situasi tertentu.

Menurut pendapat kami, manajemen eksternal terdiri dari transfer produk informasi ke perusahaan dan kontrol atas perubahan perilakunya. Namun, kekhususan manajemen situasional terletak pada kenyataan bahwa sistem kontrol mengarahkan arus informasi tidak langsung ke perusahaan, tetapi ke bidang informasi. Perusahaan berkewajiban untuk secara mandiri menemukan dan memperoleh semua arus informasi yang diperlukan yang mengatur perilakunya dalam situasi di mana ia mungkin menemukan dirinya sendiri. Kurangnya arus informasi yang diperlukan atau salah tafsirnya tidak diperhitungkan.

Kegiatan sehari-hari seorang manajer meliputi: menetapkan tujuan, meramalkan, merencanakan, mengorganisir, memotivasi dan merangsang, mengendalikan dan mengatur, mengevaluasi kinerja, menafsirkan hasil.

Setiap langkah aktivitasnya disertai dengan pengambilan keputusan manajerial.

Untuk membuat keputusan manajerial yang efektif, seorang manajer harus dengan sengaja mengumpulkan semua informasi tentang keadaan dan kondisi berfungsinya perusahaannya dalam kerangka persyaratan sistem kontrol metasistem. Dengan kata lain, manajer harus memilih dan memperoleh semua arus informasi yang berkaitan dengan aktivitasnya.

Namun drive informasi yang dibuat dan ditempatkan tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengelola. PADA kondisi pasar drive menjual arus informasi mereka ke perusahaan, namun, pengumpulan utama produk informasi dan produk oleh mereka dilakukan dalam kasus umum secara kacau. Dengan kata lain, mereka tidak dapat memberikan dukungan informasi yang lengkap kepada manajer untuk keputusan manajerialnya.

Pesaing perusahaan berada di bidang informasi yang sama dengannya, oleh karena itu, semakin terampil terorganisir di perusahaan sistem yang efisien pencarian dan perolehan arus informasi, semakin tinggi daya saingnya.

Sistem eksternal mengarahkan arus informasinya agar perusahaan dapat mengubah perilakunya secara memadai, tetapi ini hanya mungkin jika manajer sebelumnya telah dilatih dalam persepsi yang benar tentang produk informasi yang sesuai.

Para peneliti di bidang teori informasi menarik perhatian pada fakta bahwa untuk memahami dan kemudian menggunakan informasi tertentu, penerima harus memiliki sejumlah pengetahuan. Totalitas pengetahuan yang memungkinkan untuk mengenali seperangkat produk informasi tertentu disebut potensi informasi.

Saat mengembangkan aliran informasi kontrol, sistem tidak perlu repot untuk menghasilkan aliran informasi pelatihan yang memadai untuk mereka. Diasumsikan bahwa manajer telah menerimanya lebih awal dalam sistem pelatihan, atau bahwa beberapa sistem lain telah merilisnya atau akan merilisnya nanti. Hal ini paling jelas diekspresikan di sektor keuangan, ketika peraturan pemerintah kemudian dijelaskan oleh layanan pajak atau bank sentral.

Arus informasi pendidikan dikirim ke bidang informasi global yang sama, di mana mereka dicampur dengan arus informasi kontrol lainnya dan produk informasi netral.

Saat menyiapkan keputusan manajemen, pengembangan pilihan juga harus konsisten dengan batasan yang dikenakan oleh sistem kontrol. Namun, tingkat pembatasan tergantung pada jenis sistem kontrol.

Hubungan sistem kontrol dengan perusahaan ditentukan oleh posisinya dalam metasistem ( badan pemerintah) atau pengalaman sebelumnya (pesaing, mitra). Hak beberapa sistem dalam kaitannya dengan perusahaan dapat tanpa syarat (badan negara), yang lain - bersyarat (interaksi sukarela dengan mitra), dan yang ketiga - campuran (bersyarat sebelum interaksi dan tanpa syarat setelah interaksi dengan mitra - hubungan kontrak).

Kontrol langsung dan permanen atas perilaku perusahaan dilakukan oleh: sistem negara manajemen, yang terdiri dari sistem kontrol dan pemantauan.

Jika sistem kontrol mengatur perilaku perusahaan hanya jika kondisinya sesuai dengan situasi tertentu, ia mengirimkan arus informasi kontrol situasional. Pada saat yang sama, perilaku yang diatur dapat bersifat wajib (normatif) atau rekomendasi. Kontrol arus informasi dapat dibagi menjadi normatif dan metodologis, masing-masing.

Potensi informasi manajer harus memastikan persepsi semua jenis arus informasi sehingga keputusan manajerialnya tidak mengarah pada konsekuensi negatif bagi perusahaan. Kelangsungan hidup suatu perusahaan secara langsung tergantung pada potensi informasinya.

Dalam proses manajemen, ada yang paling berbagai situasi, masalah dan tugas yang sangat kompleks. Oleh karena itu, manajer harus membuat keputusan organisasi, lingkungan, organisasi, ekonomi, sosial, sosial ekonomi, produksi, teknologi dan teknis.

Ketika mempertimbangkan keputusan organisasi dan ekonomi, jelas bahwa ketika membuat keputusan, manajer harus melakukan langkah-langkah berikut untuk memastikan konsistensi dengan persyaratan metasistem:

1. memformalkan situasi masa depan di mana perusahaan akan menemukan dirinya sendiri;

2. mengidentifikasi seperangkat sistem yang mengelola perusahaan dalam situasi ini;

3. mengklasifikasikan sistem-sistem ini menurut tingkat hak-haknya dalam kaitannya dengan perusahaan;

4. menemukan dan memperoleh arus informasi pendidikan;

5. menata ulang arus informasi pendidikan untuk meningkatkan potensi informasi;

6. menemukan dan memperoleh kendali arus informasi;

7. mengerjakan ulang arus informasi kontrol dan memperbaiki batasan dan persyaratan sistem kontrol dalam kaitannya dengan perusahaan.

Saat memilih opsi terakhir, perlu mempertimbangkan hasil analisis informasi persyaratan lingkungan luar.

Dalam kondisi kekurangan arus informasi kontrol yang diperlukan dan potensi informasi yang sesuai, manajer juga menghasilkan opsi berbahaya untuk keputusan manajemen, yang, bersama dengan yang bermanfaat, dipertimbangkan ketika memilih keputusan yang rasional.

Jalan keluarnya adalah beberapa karyawan ikut ambil bagian dalam proses penyusunan keputusan. Struktur organisasi Perusahaan menyediakan pembagian fungsi antara departemen dan spesialis individu dan, akibatnya, distribusi keputusan yang dibuat di antara mereka. Manajer, orang yang mempersonifikasikan perusahaan dan bertanggung jawab atas tindakan karyawannya, memberikan keputusan mereka status perilaku perusahaan.

Namun, metode pemisahan fungsi tidak menjamin diadopsinya keputusan yang rasional, terutama untuk keputusan strategis.

Manajer tidak mengembangkan keputusan strategis secara individual, tetapi, sebagai suatu peraturan, melibatkan kepala departemen fungsional dan spesialis individu, menginstruksikan mereka, selain pekerjaan utama, untuk melaksanakan komponen individu dari proses pengambilan keputusan. Pemimpin fungsional, menyiapkan keputusan dari posisi mereka, sebagai suatu peraturan, mereka tidak memiliki kesempatan dan perlu mengoordinasikannya, dengan mempertimbangkan konsekuensi untuk seluruh perusahaan.

Untuk memastikan pengenalan semua aliran informasi kontrol, manajer kepala dapat dan harus menggunakan potensi informasi dari anggota timnya dan spesialis lainnya. Kemampuan gabungan dari semua anggota tim manajemen untuk mengubah serangkaian arus informasi yang memasuki perusahaan dalam proses pengambilan keputusan manajerial disebut potensi informasi tim manajemen.

Alur informasi pelatihan dan kontrol yang dikirim ke bidang informasi global dicampur dengan sumber informasi titik lainnya. Metasistem mengasumsikan bahwa inisiatif dalam pencarian dan perolehan arus informasi harus berasal dari perusahaan itu sendiri. Kurangnya fitur mengidentifikasi dalam arus informasi menciptakan kesulitan tambahan bagi manajer untuk menemukan arus informasi yang dia butuhkan dan menyebabkan hilangnya informasi. Kurangnya informasi produk secara langsung mempengaruhi nilai kerusakan ekonomi, yang dikenakan pada perusahaan oleh sistem kontrol sebagai hukuman karena melanggar aturan yang ditetapkan.

Sebagian memecahkan masalah memperoleh arus informasi sistem layanan informasi khusus (SIS) di luar dan di dalam perusahaan.

Sistem layanan informasi adalah alat untuk mengelola sistem informasi perusahaan suatu perusahaan.

CIO secara mandiri atau atas perintah memperoleh arus informasi dari sistem kontrol atau perangkat penyimpanan informasi (perpustakaan, toko), mengumpulkannya, membuat duplikat, beberapa di antaranya langsung ke tim manajemen atau spesialis lain untuk diproses.

Arus informasi yang disimpan dalam SIS perusahaan menjadi sumber informasinya.

Beberapa arus informasi yang terakumulasi dalam arsip tidak pernah mendapatkan (karena berbagai alasan) untuk diproses, dan, oleh karena itu, perusahaan mengalami kerugian informasi yang menyebabkan kerusakan karena kurangnya informasi dan dari biaya yang tidak berguna untuk memperoleh arus informasi. Dengan sendirinya, sumber informasi perusahaan tidak mempengaruhi kualitas keputusan yang dibuat.

Kebutuhan akan perbedaan sumber informasi dan potensi informasi adalah, pertama-tama, bahwa manajer, ketika mengalokasikan sumber daya keuangan dan pekerjaan perencanaan, jelas menyadari prosedur untuk meningkatkan potensi informasi.

Manajemen perusahaan adalah proses siklus konstan dalam membuat keputusan manajerial. Tidak ada keputusan yang dapat dibuat secara independen dari orang lain. Kehadiran tim manajemen dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan efektivitas biaya dari proses ini.

Semua tahap pengembangan dan pengambilan keputusan dilakukan oleh tim secara kolektif, namun disarankan untuk menetapkan tanggung jawab untuk memulai dan meresmikan setiap tahap individu kepada spesialis individu. Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman, hanya tidak bertanggung jawab yang bisa bersifat kolegial, tanggung jawab harus bersifat pribadi.

Komponen ekonomi, organisasi, dan sosial-politik dari kompetensi tim manajer ditentukan oleh potensi informasi total mereka, yaitu, kemampuan untuk memahami dan menanggapi secara memadai produk informasi yang dihasilkan oleh sistem kontrol eksternal.

Pembentukan potensi informasi yang diperlukan harus didasarkan pada sistem pendidikan tinggi dan pascasarjana yang bertujuan. Belajar mandiri dalam kondisi nyata perusahaan dalam lingkungan yang kompetitif dan berubah dengan cepat tidak memberinya kesempatan untuk bertahan hidup.

Spesialisasi fungsional tim manajemen

Tahap keputusan	Manajer yang bertanggung jawab	tindakan
1. Memprediksi perilaku lingkungan eksternal	Ekonom Riset	Pemantauan dan analisis statistik dari karakteristik utama perilaku pesaing, konsumen; persiapan proposal untuk mengubah perilaku perusahaan
2. Memprediksi perilaku perusahaan	manajer teknologi	Pemantauan dan analisis statistik dari karakteristik utama perusahaan; persiapan proposal untuk mengubah perilaku perusahaan
3. Terbentuknya tujuan yang ingin dicapai	Manajer umum	Pengakuan kebutuhan untuk membuat keputusan tertentu; koordinasi tujuan strategis dan taktis; alokasi sumber daya yang mungkin (keuangan, material, manusia); menetapkan batasan (sementara, ekonomi, lingkungan, sosial)
4. Pengukuran keadaan akhir sistem saat ini dan yang direncanakan	manajer teknologi	Pemilihan parameter terkontrol dari status sistem; pengembangan metode untuk mengukur sistem; fiksasi hasil pengukuran
5. Pengumpulan informasi yang bertujuan yang mempengaruhi pengambilan keputusan	Manajer hukum	Formalisasi situasi target; identifikasi banyak sistem yang mengelola perusahaan dalam situasi ini; klasifikasi sistem ini sesuai dengan tingkat hak mereka dalam kaitannya dengan perusahaan; pencarian, perolehan dan pemrosesan arus informasi pendidikan; pencarian, akuisisi, dan pemrosesan arus informasi kontrol;
6. Pengembangan solusi	Ekonom-konstruktor	Konstruksi logis dari opsi yang memungkinkan; brainstorming untuk mengembangkan opsi asli
7. Pilihan kriteria untuk membandingkan pilihan	Manajer umum	Perumusan kriteria (ekonomi, lingkungan, teknis, sosial, moral); prioritas kriteria
8. Perbandingan opsi	Ekonom-konstruktor	pemodelan matematika; melakukan ulasan sejawat; membawa opsi ke satu pangkalan
9. Seleksi menurut kriteria salah satu pilihan rasional	Ekonom-konstruktor	Memberikan opsi yang dipilih status keputusan manajemen akhir
10. Realisasi	manajer teknologi	Membangun pohon keputusan untuk unit fungsional; koordinasi tenggat waktu pelaksanaan tahapan individu; alokasi sumber daya
11. Evaluasi hasil pencapaian tujuan	manajer teknologi	Pengendalian operasional atas kemajuan pelaksanaan; penyesuaian tepat waktu dari keputusan manajemen; transisi ke awal siklus keputusan berikutnya

Pengambilan keputusan manajerial adalah fungsi utama dan tanggung jawab seorang manajer. Pelanggaran aturan perilaku dalam metasistem menyebabkan perusahaan mengalami kerugian ekonomi (hingga kebangkrutan dan likuidasi), membuat kegiatannya tidak berarti.

Disarankan untuk membuat tim manajer di perusahaan, yang terdiri dari: manajer kepala, manajer hukum, peneliti ekonomi, perancang ekonomi, dan manajer proses. Tim harus memiliki PC agar dapat menggunakan basis data informasi dan menerapkan model perilaku matematis sistem organisasi dalam persiapan dan adopsi keputusan manajerial.

Manajemen internal arus informasi didasarkan pada konsep alur kerja.

Keberhasilan kegiatan manajemen sangat tergantung pada seberapa cepat dan efisien semua dokumentasi yang diperlukan diproses, yang pergerakannya dilakukan di sepanjang rute tertentu dari tempat kompilasi atau penerimaan oleh organisasi untuk mengirimkannya ke organisasi yang berkepentingan atau menyimpannya di arsip. Pergerakan dokumen ini disebut sirkulasi dokumen. Itu harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak ada penundaan dan penumpukan dokumen di tempat kerja. Untuk tujuan ini, organisasi perlu mengembangkan rute untuk perjalanan dokumen dan menetapkan tanggal tertentu untuk tinggal dengan masing-masing kontraktor, untuk memantau perjalanan mereka di semua tempat kerja.

KURT HESSIG
Profesor Departemen Ekonomi Perusahaan
MARTIN ARNOLD
sarjana ekonomi
Universitas Zurich
(Swiss)

Tugas logistik informasi adalah untuk memastikan dan mengoordinasikan aliran informasi di seluruh rantai pasokan di semua tingkat hierarkis
Manajemen alur kerja sebagai alat untuk rekayasa ulang proses bisnis
Implementasi dan pengoperasian sistem memerlukan pelatihan personel yang intensif

Logistik informasi mengacu pada organisasi dan penggunaan sistem pendukung informasi untuk produksi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Hal ini didasarkan pada pendekatan sistem yang mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengelolaan proses yang bertujuan untuk menyediakan perusahaan dengan informasi yang relevan.

Pada 1990-an, ekonomi dunia mengalami resesi. Perusahaan harus meningkatkan efisiensi dengan mengadopsi konsep manufaktur yang inovatif, termasuk produksi yang diminimalkan sumber daya, manajemen waktu, manajemen kualitas total, skor terbaik, rekayasa ulang proses bisnis, dan sejenisnya. Penerapan konsep-konsep ini memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas produk dan layanan, merampingkan produksi dan pada akhirnya bertahan di pasar.

Alat rekayasa ulang yang menjanjikan proses ekonomi adalah Workflow Management, yaitu pengelolaan logistik informasi berbasis teknologi komputer, yang perkembangannya baru-baru ini memungkinkan pengorganisasian pemrosesan informasi secara efektif menggunakan sistem dan jaringan terpisah menggunakan perangkat lunak yang sesuai.

Dasar-dasar Manajemen Alur Kerja

Manajemen alur kerja telah muncul sebagai disiplin independen sebagai akibat dari pertumbuhan yang cepat dalam kinerja komputer, penyederhanaan prosedur operasi mereka, pengembangan efisien teknologi komunikasi. Disiplin ini difokuskan terutama pada pengembangan program standar untuk perencanaan elektronik dan manajemen produksi dan proses bisnis di perusahaan.

Prospek disiplin ini dikonfirmasi oleh latihan. Jadi, pada tahun 1990, pabrik pembuatan komputer pribadi IBM di Austin, Texas, AS, mulai mengerjakan proyek manajemen alur kerja untuk memperkenalkan perangkat lunak komputer ke dalam pengembangan produk dan produksi baru secara umum. Pada saat yang sama, berbeda dengan praktik tradisional berbagi informasi di antara divisi perusahaan dan acara individu, tindakan karyawan terintegrasi, inisiatif mereka dan keinginan untuk mengoordinasikan upaya dirangsang.

Berkat sistem manajemen alur kerja, waktu pemrosesan informasi berkurang, banyak masalah diselesaikan terlebih dahulu, kesalahan diidentifikasi dan dihilangkan dengan cepat, dan kepuasan pelanggan dengan layanan yang diberikan meningkat. Langsung di bidang produksi, hasil berikut dicapai:

Siklus pembuatan produk berkurang dari 7,5 menjadi 1,5 hari;

Kisaran produk manufaktur telah berkembang dari 19 menjadi 85 jenis;

Jangka waktu untuk mengembangkan produk baru telah berkurang dari dua tahun menjadi 8 bulan;

Jumlah karyawan berkurang dari 1.100 menjadi 423 orang.

Dasar produksi

Menurut teori ekonomi perusahaan, proses internal ditujukan untuk menyelesaikan tugas yang terdefinisi dengan baik. Berdasarkan hasil analisis, dikembangkan solusi yang sesuai dengan kerangka aturan organisasi. Dalam hal ini, semua informasi yang diperlukan baik untuk perencanaan dan manajemen, dan untuk melakukan tugas tertentu (misalnya, untuk memproses objek tenaga kerja - produk, dokumen, data, dll.) harus digunakan.

Informasi harus dipertimbangkan sebagai faktor produksi. Oleh karena itu, logistik informasi mencakup semua kegiatan yang terkait dengan dukungan informasi dari seluruh rantai logistik di semua tingkat hierarki.

Perbedaan antara organisasi proses dan logistik informasi ditunjukkan pada Gambar 1. Organisasi hanya mencakup desain sistem, mis. membangun proses, menentukan isi pekerjaan, mengembangkan formulir, dokumen, membuat keputusan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak. Logistik informasi mencakup, apalagi, operasi sistem, tidak termasuk, bagaimanapun, pemrosesan teknologi aktual dari objek tenaga kerja.

Berbeda dengan pemahaman yang diterima secara umum tentang manajemen informasi dalam logistik informasi, arus informasi antara tindakan (operasi) untuk koordinasi intra dan antar perusahaan (transaksi) berada di latar depan. Ini adalah fungsi layanan, yang, seperti dalam kasus logistik aliran material, memiliki kepentingan strategis dan berfungsi untuk memastikan produksi barang dan jasa dengan sumber daya yang diperlukan pada waktu yang tepat dan di tempat yang tepat di seluruh rantai pasokan. Di bidang logistik informasi, ini menyangkut informasi tempat kerja, yang diperlukan untuk memecahkan masalah bisnis.

Perlu dicatat bahwa manajemen logistik informasi dapat digambarkan sebagai mengelola alur kerja tanpa harus menggunakan komputer. Saat menggunakan komputer, teknologi informasi menjadi yang terdepan. Tentu saja, dokumen fisik (kertas) dapat digunakan sebagai bagian dari manajemen alur kerja. Tetapi perusahaan "tanpa kertas" yang sebenarnya merupakan tujuan akhir dari konsep tersebut. Dalam hal ini, pembagian menjadi barang material dan informasi tidak berwujud menjadi tidak mungkin. Namun, analogi dengan logistik tradisional aliran material masih tetap ada.

Sistem manajemen alur kerja, yang merupakan seperangkat alat perangkat lunak yang terintegrasi, memberikan keuntungan yang signifikan bagi pengguna: perencanaan dan kontrol proses disederhanakan; organisasi proses dapat dengan cepat disesuaikan dengan situasi; informasi terakumulasi dan dapat ditransmisikan ke pelaksana tugas. Adalah penting bahwa sistem cocok dengan struktur informasi dan komunikasi internal. Ini dapat dikombinasikan dengan perangkat lunak proses produksi, yang menjamin, khususnya, integrasi mulus mereka (Gbr. 2).

Dukungan elektronik memungkinkan untuk mengatur pekerjaan dengan orientasi proses. Dalam hal ini, metode kerja kelompok sangat penting, karena perangkat lunak komputer dapat secara signifikan meningkatkan komunikasi antar tempat kerja. Pada saat yang sama, masalah yang terkait dengan persimpangan fungsinya dihilangkan, yang meningkatkan efisiensi proses secara keseluruhan.

Tujuan manajemen alur kerja

Tujuan utamanya adalah untuk menyediakan kegiatan untuk pelaksanaan tugas ekonomi dengan informasi yang diperlukan dari jenis, volume, kualitas yang tepat, pada waktu yang tepat dan di tempat yang tepat. Pada saat yang sama, dukungan informasi harus dilakukan dalam waktu sesingkat mungkin, dengan biaya minimal dan maksimal level tinggi melayani.

Mencapai tujuan ini dalam kerangka kerja manajemen alur kerja memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan organisasi tempat kerja, proses kerja secara umum, meningkatkan orientasi karyawan terhadap pemecahan masalah, meningkatkan kontrol, dll. Sebagai aturan, pengaturan target Manajemen alur kerja dicapai hanya di bawah kondisi perubahan mendasar dalam organisasi proses produksi yang ada. Perubahan dalam banyak kasus dikaitkan dengan penyederhanaan dan penyatuan proses ini, yang memungkinkan untuk mengurangi biaya dan membuat seluruh proses tenaga kerja lebih terlihat.

Organisasi dan penerapan komputerisasi
logistik informasi

Organisasi proses produksi dan logistik informasi berbasis komputer, sebagai suatu peraturan, merupakan proyek kompleks yang memerlukan solusi masalah secara bertahap. Saat merencanakan, berbagai opsi untuk prosedur yang sesuai biasanya diuraikan. Pada saat yang sama, transisi dari pemrosesan informasi tradisional ke elektronik dikaitkan dengan reorientasi personel yang signifikan, yang dapat dicirikan sebagai rekayasa ulang proses bisnis.

Fase organisasi

1. Perencanaan. Dengan penggunaan informatika, organisasi alur kerja ditentukan. Ini terjadi dalam langkah-langkah berikut:

Tahap 1 - analisis situasi ekonomi dan penetapan tujuan. Atas dasar organisasi proses produksi saat ini, kekuatan dan kelemahan perusahaan dianalisis, yang menciptakan dasar untuk perumusan tujuan dan organisasi proses selanjutnya. Tujuannya terutama terkait dengan waktu, produktivitas, kualitas, dan biaya.

tahap 2 - perencanaan awal. Gambaran umum proses ekonomi diberikan tanpa mempertimbangkan kekhususan pelaksanaannya. Pertanyaan-pertanyaan berikut muncul ke permukaan:

Tempat pemrosesan objek kerja apa yang perlu dibuat;

Informasi apa yang dibutuhkan untuk lokasi pemrosesan yang berbeda;

Situs pemrosesan mana yang menyiapkan informasi yang diminta;

Apa tempat pemrosesan "hasil" individu (produk, dokumen, data, dll.).

Akibatnya, organisasi proses dimodelkan secara kasar, dengan penekanan pada interaksi antara lokasi pemrosesan.

Dalam kerangka logistik informasi terkomputerisasi, bahasa grafis atau tekstual semi-formal dan formal digunakan untuk dokumentasi. Untuk deskripsi grafis, alat modern memiliki program editor yang nyaman yang menyediakan input dan pemrosesan elemen model.

Tahap 3 - perencanaan akhir. Data input disempurnakan dan ditentukan dengan mempertimbangkan kondisi implementasi hingga aliran informasi dan prosedur pemrosesan disesuaikan dalam semua detail. Hasil dari perencanaan akhir (bergantung pada instrumentasi) biasanya adalah sebagai berikut:

Definisi rinci organisasi proses ( tingkat proses) - urutan pekerjaan, peserta, prosedur berurutan dan paralel, kondisi untuk pendelegasian dan penggantian fungsi;

Menghubungkan alat pemrosesan ( tingkat fungsional) dengan proses (misalnya, pengolah kata, tabulasi, grafik, program database, dll). Dalam kasus yang ideal, toolkit disertakan dalam pekerjaan langsung oleh sistem;

Definisi yang tepat dari aliran data ( lapisan data) - sumber dan penerima dokumen, data kontrol, dll. harus ditetapkan. Aliran data diatur sedemikian rupa sehingga, idealnya, mereka secara otomatis tiba di alat pemrosesan yang sesuai, dan setelah menyelesaikan tugas, ikuti rute yang ditentukan. Handler tidak lagi harus mencari dan mengirim data;

Membangun area kontak dengan lingkungan eksternal ( tingkat lingkungan sistem);

Menentukan area kontak antara seseorang dan komputer.

Kegiatan yang direncanakan seperti itu mengandaikan adanya struktur informasi yang sesuai. Ini adalah, pertama-tama, jaringan yang dilengkapi dengan stasiun kerja dan stasiun server berkinerja tinggi (terutama server alur kerja dan bank data).

2. Nilai. Ini terdiri dari analisis dan evaluasi aktual dari opsi proses (alur kerja).

Tahap 1 - analisis opsi proses (alur kerja), yang dilakukan dengan metode statis dan dinamis:

Analisis statis meliputi verifikasi proses melalui pengawasan audit dan audit;

Dalam kontrol dinamis, kemungkinan alat manajemen alur kerja digunakan, terutama peniruan proses, dan, jika perlu, pendekatannya ke situasi nyata. Metode semacam itu memungkinkan untuk mempelajari dan menganalisis perilaku proses dari waktu ke waktu, menghindari kelebihan kapasitas dan kekurangan, menghitung waktu kerja rata-rata dan penyimpangan stokastik, menganalisis pesanan yang sangat penting secara terpisah, dll.

Tahap 2 - evaluasi opsi proses (alur kerja) kinerja, keuntungan dan kerugian, biaya dan manfaat. Ini bisa berupa analisis manfaat atau keseimbangan sederhana antara pro dan kontra. Jika ditemukan varian yang memenuhi tujuan yang ditetapkan, maka dilanjutkan ke implementasi dan pengujian proses.

3. Implementasi dan pengujian ditujukan untuk memecahkan masalah-masalah berikut:

Pembuatan mesin dan perangkat lunak yang diperlukan prasyarat untuk sistem;

Penyertaan solusi alur kerja dalam sistem server dan stasiun kerja individu;

Tes proses (alur kerja), identifikasi kesalahan teknis dan konseptual. Dalam kasus pertama, ini adalah tes hasil implementasi (apakah prosesnya benar-benar berfungsi seperti yang dimaksudkan), yang kedua, pencarian kesalahan logis (mereka benar-benar sesuai dengan solusi umum dari organisasi proses yang dirancang) .

Seringkali masuk akal untuk mengimplementasikan solusi alur kerja terlebih dahulu pada proyek kecil dan tidak kritis karena dapat lebih mudah diidentifikasi dan diperbaiki. masalah teknis. Pada saat yang sama, proyek-proyek kecil memberikan kesempatan untuk mendapatkan pengalaman berharga untuk perluasan lebih lanjut dari sistem logistik informasi terkomputerisasi.

Fase operasional

Pengoperasian sistem membutuhkan perangkat lunak untuk memproses tugas-tugas bisnis. Manajer proses memulai pengaturan tugas, mengontrol pelaksanaannya, dan berhubungan dengan pengguna (Gbr. 3). Yang terakhir menggunakan program aplikasi (standar atau individu) untuk memproses tugas atau melakukan beberapa operasi secara manual. Pada akhir pemrosesan tugas bisnis, pekerjaan berlanjut (idealnya dengan cara elektronik) dan sistem dipindahkan ke status kerja baru.

Dengan penggunaan produktif sistem manajemen alur kerja, kemungkinan dukungan komputer diidentifikasi, dan oleh karena itu sistem ini dapat dipertimbangkan dalam kualitas berikut:

Bagaimana alat dokumentasi- interaksi prosesor dan interpretasi grafis dalam keseluruhan sistem memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan proses secara lengkap, yang sangat penting mengingat sertifikasi Organisasi Internasional untuk Standar;

Bagaimana alat visualisasi produksi- apa yang disebut cadangan tak terlihat di lokasi pemrosesan terlihat jelas di monitor, yang memungkinkan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kemacetan secara tepat waktu, membuat penyesuaian yang sesuai;

Bagaimana sistem pemantauan- setiap pesanan dapat diminta kapan saja, berkat itu dimungkinkan untuk menilai status portofolio pesanan dan mengambil langkah lebih lanjut untuk memprosesnya;

Bagaimana sistem pengaturan- pencatatan proses memungkinkan memperoleh informasi spesifik (waktu pemrosesan, waktu mulai dan akhir pekerjaan, malfungsi, penyebab masalah, pemrosesan selanjutnya, dll.);

Bagaimana sistem informasi yang berkualitas- akumulasi informasi dan pengalaman karyawan dapat dipertimbangkan dalam "lingkaran kualitas" dalam semangat sistem Kaizen Jepang. Fleksibilitas alat manajemen alur kerja memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah membuat perubahan pada proses;

Bagaimana alat dukungan pengguna, yang dikecualikan dari fungsi manajemen data. Sistem secara otomatis meluncurkan alat pemrosesan yang sesuai, dan juga mencari dan membuka akses ke data yang akan diproses, menjamin kelengkapan tugas yang harus diselesaikan.

Kontrol terus menerus dari proses komputerisasi memungkinkan untuk perbaikan sistematis. Karena semua informasi kunci tentang organisasi proses disajikan dalam bentuk mesin, itu dapat dievaluasi dengan sangat cepat menggunakan komputer. Pengguna sendiri dengan bantuan alat yang tersedia dapat dengan mudah membuat perubahan pada proses yang diimplementasikan. Dalam hal ini, perlu memperhitungkan faktor manusia. Adaptasi teknis dan organisasi dari proses bisnis harus selalu dilakukan dalam kombinasi dengan langkah-langkah personel. Pelatihan karyawan yang berkelanjutan harus menjadi bagian penting dari perbaikan proses yang berkelanjutan.

Pelatihan personel dalam proyek manajemen alur kerja dimulai pada tahap yang sangat awal. Melibatkan personel untuk berpartisipasi dalam proses yang sudah dalam fase organisasi memberikan efek pembelajaran tertentu. Namun, ini jelas tidak cukup. Pengenalan sistem berarti, sebagai suatu peraturan, keberangkatan radikal dari organisasi kerja tradisional. Bahkan di lingkungan yang paling menguntungkan untuk menggunakan sistem baru, pelatihan intensif personel (setidaknya manajer proses dan pengguna) diperlukan, yang terutama harus mengatasi masalah-masalah berikut:

Memahami proses secara keseluruhan dalam hal implementasi komputer;

Logika penggunaan sistem di setiap tempat kerja;

Aplikasi perangkat lunak aplikasi yang diperlukan untuk pemrosesan tugas.

Sebagai kesimpulan, perlu ditekankan sekali lagi bahwa perencanaan, implementasi, dan pengoperasian sistem manajemen alur kerja melibatkan kesulitan yang signifikan yang tidak hanya terkait dengan aspek teknis. Untuk keberhasilan sistem seperti itu, prasyarat manusia juga sangat penting - kemampuan untuk belajar, budaya kerja kelompok, keterbukaan terhadap inovasi, dll.

Artikel ini diterbitkan dengan izin dari penerbit Swiss "Paul Haupt".

5. DAPAT DIKETAHUI SETIAP SAAT. TEKNOLOGI INFORMASI
Z
Pentingnya dan peran sistem kontrol otomatis dalam keberhasilan bisnis restoran dan hiburan saat ini diremehkan oleh banyak pemilik restoran. Bahkan di standar profesional, yang diusulkan oleh Federation of Restaurateurs and Hoteliers, diatur untuk "Memiliki ide" tentang mereka hanya untuk manajer tingkat keempat yang terlibat dalam strategi. Namun, praktik kerja yang sebenarnya menunjukkan bahwa bahkan seorang pelayan modern tidak hanya harus "memiliki ide", tetapi juga bekerja dengan cara yang sesuai, tentu saja, pada levelnya. Dalam hal ini, tugas utama bagian ini adalah menganalisis keadaan, kemungkinan, dan fondasi untuk penggunaan sistem otomatis untuk mengelola perusahaan G&D.
Untuk implementasinya, bagian ini mengungkapkan dasar-dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis restoran dan hiburan. Esensi dan peran mereka dalam manajemen perusahaan dipertimbangkan. Daftar tugas manajemen dianalisis, solusinya hanya dapat efektif dengan menggunakan sistem otomasi manajemen. Selanjutnya, struktur mereka dibahas secara rinci dan contoh konkret memecahkan masalah manajerial, solusinya mudah dan sederhana disediakan dengan bantuan sistem otomatis.

5.1. Ketentuan pengantar
Setiap pengrajin yang melakukan pekerjaannya dengan baik membutuhkan alat kerja berkinerja tinggi yang berkualitas tinggi. Untuk manajer modern, ini, tentu saja, adalah sistem kontrol otomatis. Memang, seperti yang ditunjukkan pada subbagian 1.3, kontrol sepenuhnya proses informasi. Akibatnya, ketepatan waktu, kelengkapan, keandalan, relevansi, keandalan informasi sepenuhnya menentukan kualitas keputusan yang dibuat dan efektivitas manajemen secara umum.
Dinamika kehidupan modern pada umumnya dan bisnis pada khususnya mengarah pada fakta bahwa jumlah informasi yang diperlukan yang datang kepada manajer per unit waktu telah meningkat secara dramatis dan terus meningkat. Penelitian menunjukkan bahwa sering keputusan mempengaruhi tidak lebih dari 10% dari informasi yang diterima. Sisanya, yang menghabiskan banyak uang, hilang begitu saja karena ketidakmampuan otak manusia untuk memproses semua ini. Nah, kejenuhan informasi dari proses pengelolaan perusahaan perhotelan dan hiburan berkali-kali lebih besar daripada perusahaan besar perusahaan industri. Hal ini ditunjukkan pada subbagian 1.1. Satu-satunya cara untuk memecahkan masalah ini adalah penggunaan Teknologi Informasi dan Sistem Otomasi Kontrol khusus yang mengimplementasikannya.
Namun, harus diingat bahwa efektivitas penerapan otomatisasi manajemen sangat tergantung pada tingkat kesiapan perusahaan untuk implementasinya. Dan ini adalah pemenuhan persyaratan yang diatur dalam subbagian 1.5, yaitu. melakukan tindakan dan pekerjaan yang telah dibahas di bagian 3 dan 4. Ini tidak berarti bahwa implementasi yang dipersiapkan dengan baik tidak akan memiliki efek positif dalam hal meningkatkan profitabilitas perusahaan. Tidak sama sekali, tetapi efek ini akan berkali-kali lebih besar ketika debugging sistem kontrol itu sendiri dengan penggunaan teknologi informasi digabungkan. Kami ulangi, sistem kontrol otomatis yang menerapkannya sangat efisien dan kondisi modern alat yang tak tergantikan bagi seorang manajer.
Dengan demikian, volume dan variasi informasi yang sangat besar untuk dicatat dan diproses secara tepat waktu dalam Sistem Akuntansi Manajemen perusahaan G&D memerlukan penggunaan teknologi informasi modern. Hanya dengan meningkatkan kecepatan perputaran informasi karena penggunaan sistem kontrol otomatis peningkatan volume modal kerja saat ini hingga 25%. Dalam Jaringan Perusahaan, beberapa aspek manajemen yang dibahas di Bagian 9, efek ini bahkan lebih tinggi.
Jawaban atas pertanyaan - Mengapa itu perlu? – memberikan contoh dasar dan dangkal. Itu diberikan dalam artikel "Teknologi baru: otomatisasi bisnis restoran" (Majalah "Semuanya untuk toko, restoran, hotel, gudang" No. 2 (16), April-Mei 2002). Pertimbangkan dalam bentuk yang agak direvisi dan disingkat.
Kondisi dan solusi masalah. Bisnis perhotelan dan hiburan menengah dibuka dengan harga 50 tempat duduk. Nilai yang diharapkan dari cek rata-rata adalah 150 rubel. Waktu kerja 12 jam. Kami akan mengambil rata-rata okupansi pada siang hari sebesar 50%. Maka omset rata-rata per hari harus sekitar 9.000 rubel, per bulan, sekitar 300.000 rubel. Biarkan margin untuk produk dapur menjadi 200% koefisien markup 3), untuk produk batangan - 150% (koefisien markup 2,5). Distribusi penjualan yang diproyeksikan: 60% - produk dapur, 40% - berbagai bar. Oleh karena itu, rata-rata, omset bulanan yang diharapkan adalah sekitar 180.000 rubel. karena dapur dan 120.000 r. oleh bar. Berencana biaya variabel untuk pembelian bahan baku akan berjumlah sekitar 97.000 rubel. per bulan. Dari jumlah tersebut, untuk dapur 55.000 rubel. dan untuk bar 42000 r. Peta teknologi untuk bar dan dapur termasuk "penghematan" bahan baku sebesar 10%.
Staf, dengan tidak adanya kontrol yang tepat, dengan mudah mengimplementasikan "yang disimpan" untuk kepentingan mereka. Selain itu, praktik menunjukkan bahwa kontrol penjualan yang tidak cukup efektif memungkinkan staf untuk menjual produk yang tidak tercatat (membawa "milik mereka sendiri") setidaknya 20% dari omset. Akibatnya, perusahaan akan menerima kurang dari 54.000 rubel. omset bulanan dan akan kehilangan sekitar 9000 r. biaya pembelian bahan baku untuk mengisi 10% dari penjualan yang tidak sah. Dengan demikian, keuntungan marjinal riil akan menjadi 300.000-97.000-54.000-9.000 = 140.000 rubel. per bulan, bukan 300.000-97.000 = 203.000 rubel, mis. kekurangan laba marjinal untuk bulan itu adalah 57.000 rubel, dan untuk tahun ini - 584.000 rubel. Angkanya serius.
Pengalaman menunjukkan bahwa apa yang disebut pekerjaan pendidikan dengan personil dalam aspek pemecahan masalah yang dinyatakan memberikan sedikit. Hal ini diperlukan untuk menciptakan kondisi yang mengecualikan kemungkinan penerapan pelanggaran yang dijelaskan dalam masalah. Masalah ini dapat diselesaikan cukup sederhana dengan memperkenalkan akuntansi manajemen berdasarkan sistem kontrol otomatis. Biayanya untuk perusahaan rata-rata adalah 150.000-200.000 rubel. Jelas, jumlah ini akan terbayar dalam waktu 3-6 bulan hanya dengan menghilangkan kondisi penyalahgunaan yang ditunjukkan dalam masalah. Sebenarnya masih banyak lagi kemungkinan yang serupa. Dengan demikian, pendapatan yang hilang lebih besar atau periode pengembalian sistem otomatis lebih pendek.
Sekarang mari kita jawab pertanyaannya - Apa itu, sistem manajemen perusahaan perhotelan dan hiburan otomatis? Untuk melakukan ini, kami memperkenalkan definisi dan merumuskan tujuan.
Sistem manajemen perusahaan otomatis (AMS) sengaja diintegrasikan ke dalam sistem tunggal seperangkat perangkat keras dan perangkat lunak yang memastikan pengumpulan, akumulasi, penyimpanan, dan pemrosesan informasi tentang proses bisnis perusahaan, serta eksekusi otomatis dari masing-masing subproses. Dalam konteks pekerjaan ini, perusahaan Perhotelan dan Hiburan dipertimbangkan.
Berdasarkan definisi yang diperkenalkan, dapat dinyatakan bahwa sistem manajemen bisnis restoran dan hiburan otomatis yang berfungsi penuh dirancang untuk:
. otomatisasi proses manajemen perusahaan (jaringan perusahaan) perhotelan dan hiburan (restoran, kafe, bar, restoran pizza, biliar dan klub lain, arena bowling, ruang musik, sauna, perusahaan makanan cepat saji, pusat hiburan kompleks dan perusahaan kompleks lainnya dalam kombinasi apa pun di atas atau jaringan perusahaan tersebut);
. implementasi otomatis dari proses bisnis utama perusahaan dan jaringan individu (penerimaan dan layanan tamu, kontrol penerimaan dan layanan tamu, kontrol dan analisis produksi sendiri dan penjualan, akuntansi dan analisis manajemen, perencanaan keuangan, dukungan logistik, pemasaran, organisasi kerja klub dengan tamu tetap perusahaan, interaksi dengan kontraktor, bekerja dengan personel, dll.).
Dasar teknis dari sistem kontrol otomatis terdiri dari komputer konvensional dan khusus, printer untuk berbagai tujuan, pencatat fiskal, perangkat manajemen daya, perangkat, dan komponen yang memungkinkan Anda menggabungkan hal-hal di atas ke dalam jaringan area lokal (LAN). Saat mengotomatiskan pengelolaan jaringan perusahaan yang tersebar secara geografis, berbagai saluran komunikasi standar untuk jaringan informasi publik (telepon, Internet, dll.) masih digunakan.
Dan inilah pasarnya produk perangkat lunak, membuat teknik yang ditentukan menjadi sistem kontrol yang benar-benar otomatis dan menjadi hasil kerja intelektual, sekarang cukup luas. Oleh karena itu, terkadang sulit untuk membuat pilihan. Di sisi lain, situasi ini menciptakan lingkungan yang kompetitif, merangsang ekspansi yang cepat dari kemampuan sistem kontrol otomatis oleh perusahaan G&R. Berikut adalah beberapa karakteristik pasar yang sedang dipertimbangkan.
Segera, kami mencatat bahwa sarana teknis yang tercantum di atas digunakan di semua sistem yang sama, dalam arti bahwa mereka diproduksi oleh perusahaan yang sama. Hal lain adalah bahwa pemasok sistem dapat membeli peralatan yang lebih murah dan, oleh karena itu, kualitasnya lebih rendah. Karena itu, sebelum membelinya, jika Anda tidak memiliki pengetahuan sendiri, disarankan untuk berkonsultasi dengan spesialis independen tentang pilihan jenis peralatan.
Pasar untuk produk perangkat lunak yang diinstal pada komputer dan sepenuhnya menentukan kemampuan sistem dalam hal memecahkan masalah manajemen di perusahaan R&D saat ini cukup luas. Analisis umum memungkinkan kita untuk membedakan 3 kelas utama dari sistem tersebut:
1. Sistem asli yang berfungsi penuh. Sepenuhnya awalnya dikembangkan untuk menyelesaikan tugas profil yang dipertimbangkan. Mereka memiliki stasiun kerja lengkap untuk pekerjaan personel kontak (Kantor depan - lihat kamus) dan manajer (Kantor belakang - lihat kamus). Perwakilan paling umum dari kelas ini adalah "R-keeper". Keuntungan: fungsionalitas; program yang mapan, seperti yang telah ada di pasar sejak awal 90-an; luas jaringan dealer di daerah-daerah; terintegrasi dengan banyak produk perangkat lunak terkait (manajemen hotel, bioskop, dll.). Kekurangan: harga tinggi; banyak saluran untuk penyalahgunaan personel tidak "diblokir"; kantor depan tidak cukup nyaman; komponen memastikan dan mendukung loyalitas tamu kurang berkembang. Perwakilan berikutnya dapat disebut "Tillypad" dan "Pakar". Kelebihan dan kekurangannya hampir sama dengan "R-keeper".
Grup ini juga mencakup produk perangkat lunak yang ditawarkan di pasar oleh RST Company LLC. Ini adalah RST: Pemilik Restoran dan RST: Magnat. Keuntungan: dikembangkan langsung dalam lingkungan otomatis, karena perusahaan pemasok adalah bagian dari Holding, yang memiliki jaringan perusahaan G&D; mengembangkan sistem untuk memastikan dan mendukung loyalitas tamu (Klub); sistem yang nyaman dan mudah digunakan untuk membuat laporan apa pun; kantor depan yang nyaman dan mudah dipelajari untuk personel kontak; relatif Murah. "RST: Pemilik Restoran" disediakan dalam versi kotak, yang pemasangannya tidak memerlukan kualifikasi tinggi di bidang teknologi informasi. Selain itu, empat buku disertakan dengan produk, memberikan pengguna berbagai macam pengetahuan yang diperlukan untuk mempersiapkan perusahaan untuk implementasi sistem, persiapan untuk instalasi, instalasi dan operasinya. Sistem RST:Magnat saat ini tidak memiliki analog yang setara di pasar profil, yang dirancang untuk mengotomatisasi manajemen perusahaan jaringan G&R. Selain fungsi biasa untuk sistem seperti itu, ini berisi modul untuk perencanaan operasional perusahaan, modul keuangan untuk menyelesaikan tugas perencanaan keuangan (penganggaran), dan replikasi data. Ini memberikan solusi otomatis untuk masalah akuntansi dan analisis manajemen baik untuk perusahaan individual maupun untuk jaringan perusahaan yang tersebar secara geografis yang sangat kompleks. "RST:Magnat" berhasil dioperasikan di pusat perbelanjaan "Edelweiss".
2. Sistem berdasarkan produk perangkat lunak terkenal "1-C". Perwakilan kelas yang khas adalah: "Rarus-Public Catering", "Astor", "Traktir" dan beberapa lainnya. Keuntungan terkuat mereka, yang diwarisi dari nenek moyang, adalah otomatisasi yang mapan. akuntansi. Oleh karena itu, di perusahaan di mana tepatnya ditempatkan sebagai dasar untuk dukungan informasi manajemen, sistem tersebut telah membuktikan diri dengan cukup baik. Jika tidak, dengan harga jual yang sebanding, mereka secara signifikan lebih rendah daripada sistem yang tercantum di paragraf pertama.
3. Produk perangkat lunak dipinjam dari Barat. Sistem Aloha dapat disebut sebagai perwakilan khas kelas. Tanpa merinci, orang dapat mencatat kelemahan utama mereka. Ini adalah warisan kemampuan dasar dari nenek moyang. Di Barat, proses bisnis otomatis perusahaan HoReCa diatur dengan cara yang sangat berbeda. Oleh karena itu, konsumen harus menyusun ulang pemikirannya untuk produk perangkat lunak, atau tidak menggunakan banyak fitur berbayar dari sistem.
Tentu saja, analisis singkat yang diberikan tentang pasar tidak dapat diklaim sebagai lengkap bahkan dalam arti yang sedikit. Secara umum, sebagian besar produk perangkat lunak di pasar dan, akibatnya, sistem otomasi yang disediakan berdasarkan mereka, dengan berbagai tingkat otomatisasi, memungkinkan penyelesaian tugas manajemen yang khas. Analisis singkat mereka diberikan di subbagian berikutnya.

5.2. Tugas kontrol, solusinya disediakan oleh sistem otomatis
Sistem otomatis biasanya memungkinkan Anda menyelesaikan tugas manajemen berikut dengan mudah, mudah dan sederhana:
1. Kontrol operasional dan manajemen perusahaan secara real time. Dalam sistem berfitur lengkap, peluang ini disediakan dari mana saja. bola dunia dengan akses internet. Ini diimplementasikan melalui penyediaan akses jarak jauh ke sumber daya informasi server di perusahaan. Di RST: Magnat, di mana replikasi data diimplementasikan (lihat kamus), itu disediakan melalui sistem otomatis tempat kerja(AWP) di laptop pengguna. Pada saat yang sama, dimungkinkan untuk terhubung ke sistem pengawasan video, jika dipasang di perusahaan.
2. Memastikan peningkatan pendapatan jangka panjang dan stabil yang signifikan sekaligus mengurangi dan biaya variabel. Ini dicapai dengan memblokir sebagian besar saluran untuk penyalahgunaan staf, meningkatkan tingkat pergantian informasi manajemen, mengoptimalkan proses bisnis dan hampir tanpa biaya tambahan. Hanya biaya satu kali yang diperlukan untuk pembelian sistem otomasi, biaya yang tidak signifikan untuk pengoperasiannya dan aktivitas selanjutnya pekerjaan analitis dengan informasi yang diberikan.
3. Mengurangi biaya tetap. Efek ini disebabkan oleh fakta bahwa tidak perlunya sejumlah posisi manajerial di perusahaan, kebutuhannya akan personel kontak berkurang. Ada beberapa peluang lain untuk mengurangi biaya tetap, misalnya dengan menggunakan subsistem klub. Contoh solusi tersebut diberikan dalam sub-bagian 5.8 dan di bagian 8.
4. Penerimaan, pemrosesan, dan analisis data apa pun tentang keadaan dan hasil perusahaan secara real time. Hal ini memastikan keragaman dan kenyamanan bentuk penyajian informasi - teks, tabel, grafik, video, dll. Kemungkinan ini diterapkan untuk keadaan bisnis saat ini (saat ini muncul), untuk periode absolut (dari tanggal hingga saat ini), untuk jangka waktu yang lama. periode relatif (misalnya, minggu lalu, terlepas dari tanggal mulainya). Dalam semua mode ini, nilai-nilai diamati dan tren dalam setiap indikator keuangan dan non-keuangan yang menjadi ciri aktivitas perusahaan dianalisis. Dalam sistem RST:Magnat, ini dimungkinkan baik untuk Jaringan perusahaan secara keseluruhan, dan dengan tata letak untuk pusat bisnis individu, untuk setiap pusat bisnis secara terpisah, untuk jenis titik penjualan yang sama untuk jaringan secara keseluruhan atau untuk perusahaan jaringan yang terpisah. Dalam beberapa kasus, informasi diperhitungkan dan diakumulasikan bahkan hingga kursi terpisah di meja. Indikator tersebut misalnya:
. pendapatan dengan kemungkinan dekomposisi oleh pusat tanggung jawab keuangan yang sesuai (pusat pendapatan);
. keadaan gudang dalam bentuk barang dan istilah moneter;
. informasi tentang pengurangan stok di bawah batas minimum yang diperbolehkan untuk nomenklatur individu dan kelompok produk dan barang;
. jumlah keuntungan marjinal;
. jumlah laba operasi;
. biaya secara umum atau terstruktur menurut jenis dan/atau pusat pertanggungjawaban keuangan (cost center);
. keadaan aula saat ini dengan kemampuan untuk terhubung ke sistem pengawasan video, jika ada yang dipasang;
. jumlah kontribusi yang dipersonalisasi untuk pendapatan setiap karyawan atau perincian biaya yang dipersonalisasi untuk menganalisis efektivitasnya;
. dan banyak lagi.
5. Meningkatkan volume modal kerja dan meningkatkan kecepatan perputarannya. Ini dicapai, khususnya, dengan mengoptimalkan inventaris. Sistem ini biasanya memungkinkan Anda untuk secara otomatis menentukan stok gudang minimum yang diperlukan berdasarkan kelompok dan nomenklatur produk, barang, bahan, dan selanjutnya secara ketat mengontrol saldonya. Hal ini memberikan peluang untuk meminimalkan dana "beku" di saham.
6. Mempertahankan akuntansi dan analisis manajemen yang lengkap. Ini memungkinkan Anda untuk benar-benar mengamati di mana, berapa banyak, untuk apa dan siapa yang menghabiskan sumber daya keuangan, untuk mengembangkan dan menerapkan langkah-langkah untuk meminimalkan biaya. Manajemen biaya, landasan Akuntansi Manajemen dan dasar untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan. Penstrukturan variabel yang terperinci dan biaya tetap, secara otomatis diperhitungkan dalam Sistem, akan memungkinkan mereka untuk dikelola dengan cara yang beradab di tingkat modern. Biaya bisnis tidak dapat dihindari, tetapi tidak boleh lebih dari yang diperlukan.
7. Melaksanakan riset pemasaran dengan menentukan secara objektif sejumlah hal yang diperlukan agar efektif kegiatan pemasaran indikator perusahaan dalam satu ruang informasi sistem. Secara khusus, ini adalah:
. nilai arus tamu untuk periode tersebut (menyediakan: melakukan studi statistik dan menentukan indikator hunian perusahaan berdasarkan hari dalam seminggu dan periode kalender; menilai efektivitas pekerjaan kepala perusahaan dalam menarik tamu, dll. .);
. jumlah tamu reguler dengan tata letak sesuai dengan grup dan kategori yang ditetapkan di perusahaan (memungkinkan Anda mengevaluasi fungsi sistem untuk memastikan dan mendukung loyalitas tamu dan kinerja manajer yang bertanggung jawab atas pekerjaan pribadi dengan mereka);
. nilai cek rata-rata per pesanan (memungkinkan untuk secara pribadi menentukan efektivitas pekerjaan personel kontak);
. nilai cek rata-rata per tamu (memungkinkan Anda memperkirakan audiens sasaran tamu perusahaan berdasarkan tingkat pendapatan, yang kemudian memungkinkan untuk merencanakan dengan sengaja acara pemasaran untuk mengubah atau meningkatkannya).
8. Identifikasi "kemacetan" tepat waktu dalam kegiatan operasi perusahaan, pengembangan dan implementasi keputusan manajemen yang efektif untuk peningkatan bisnis yang tepat, pencegahan penyalahgunaan, dll. Ini dipastikan dengan kemampuan untuk menerima informasi apa pun tentang aktivitas perusahaan secara real time menggunakan perancang laporan.
9. Implementasi perencanaan keuangan, operasional dan pemasaran yang objektif dari kegiatan suatu perusahaan atau jaringan perusahaan secara keseluruhan dan untuk perusahaan individu untuk jangka waktu apa pun dari satu hari hingga satu tahun atau lebih.
10. Memastikan otomatisasi proses manajemen yang komprehensif untuk jaringan perusahaan yang tersebar secara geografis, perusahaan kesatuan atau kompleks yang terpisah. Hal ini dicapai melalui dukungan informasi manajemen yang lengkap. Sistem ini memungkinkan Anda untuk selalu melihat: apa yang terjadi, mengapa dan tindakan siapa yang menyebabkan hal ini, terlepas dari jarak dan oposisi dari personel yang tidak bermoral.
11. Menarik dan memotivasi tamu, manajemen personalia, dll. berdasarkan data objektif dari sistem bawaan untuk memastikan dan mendukung loyalitas mereka dan alat sistem lainnya. Dalam konteks meningkatnya persaingan, kemungkinan solusi otomatis dari masalah semacam itu memperoleh arti khusus.
12. Penyusunan strategi pengembangan usaha berdasarkan data yang objektif. Misalnya, hasil studi statistik tentang konten dan tren dalam indikator keuangan utama dari aktivitas operasi perusahaan.
13. Meningkatkan nilai bisnis dengan biaya minimal. Hal ini dicapai dengan memperoleh jangka panjang yang sulit diatasi keunggulan kompetitif dengan menciptakan yang paling "maju" dalam hal tingkat dan kualitas sistem manajemen. Manajemen yang mapan atas dasar meningkatkan nilai bisnis berkali-kali lipat karena efek sinergis.
14. Dukungan untuk konfigurasi fleksibel dan konfigurasi ulang sistem kontrol otomatis untuk kebutuhan dan karakteristik perusahaan tertentu atau jaringan perusahaan dan ketika mengubah konfigurasinya.
15. Ekspansi kemampuan sistem kontrol yang cepat seiring dengan berkembangnya kebutuhan bisnis atau perusahaan. Seperti yang diperlihatkan oleh praktik, kebutuhan seperti itu cukup sering muncul. Prinsip-prinsip konstruksi modular dari produk perangkat lunak yang sesuai memudahkan untuk memecahkan masalah ini.
16. Menjamin keamanan informasi tentang kegiatan perusahaan. Ini dicapai dengan solusi multi-loop yang diimplementasikan. Pertama, dalam arti luas sistem, ini adalah jaminan dari produsen terkenal di dunia untuk komponen perangkat lunak yang digunakan. Kedua, ini adalah jaminan penyedia komunikasi ketika mengelola jaringan perusahaan yang tersebar secara geografis. Ketiga, sistem ini bukan fiskal, karena pada awalnya dikembangkan untuk akuntansi dan analisis manajemen. Namun, jika konsumen menginginkannya, pencatat fiskal dapat terhubung dengannya tanpa masalah dengan semua konsekuensi berikutnya. Keempat, biasanya menyediakan kemungkinan mempertahankan akuntansi manajemen di sepanjang beberapa baris, yang memberikan fleksibilitas tertentu dalam pembuangan sumber daya informasi. Kelima, subsistem kontrol akses yang multifungsi dan fleksibel dalam konfigurasi memungkinkan Anda untuk secara ketat "mengukur" akses karyawan ke informasi.
17. Memecahkan banyak tugas manajemen lainnya untuk meningkatkan profitabilitas dan memperoleh (memperkuat) keunggulan kompetitif suatu perusahaan berdasarkan penggunaan teknologi informasi modern.
Untuk mengatasi masalah ini, sistem otomatis harus memiliki komposisi dan interkoneksi elemen tertentu. Pembaca akan mendapatkan ide tentang ini di sub-bagian berikut. Mereka secara singkat mempertimbangkan struktur umum, fungsional dan informasi dari sistem kontrol otomatis untuk perusahaan kesatuan G&R dan fitur-fiturnya dalam mengotomatisasi pengelolaan jaringan perusahaan tersebut.

5.3. Struktur umum sistem kontrol otomatis
Struktur umum sistem kontrol otomatis untuk G&D perusahaan kesatuan ditunjukkan pada gambar. 5.1. Ini mencerminkan komponen-komponennya peralatan teknis, perangkat lunak dan hubungan antara semua komponen ini. Mereka berada dalam diagram, secara kiasan, "terikat" dengan proses bisnis utama perusahaan dan termasuk (dengan angka pada gambar dalam lingkaran dari kiri ke kanan dari atas ke bawah):
1. Dot matrix atau printer POS termal di titik produksi. Mereka terhubung ke komputer stasiun kerja otomatis terdekat (AWP) dari personel kontak (tempat penjualan). Digunakan untuk mencetak pekerjaan untuk produksi hidangan yang dipesan oleh tamu (dapur), piring, minuman dan barang (bar) dan jasa.
2. Sambungan kabel printer POS dan peralatan tambahan lainnya langsung ke komputer.

3. Stasiun kerja personel kontak di tempat penjualan. Mereka dilengkapi berdasarkan terminal POS monoblok khusus dengan monitor layar sentuh (disarankan) atau berdasarkan komputer konvensional. Misalnya, monoblok yang diproduksi oleh Posiflex, model TP6015, TP5815 digunakan.
4. Workstation manajer logistik dan pekerja gudang. Komputer konvensional bekas, sesuai persyaratan teknis Sistem. Workstation serupa dilengkapi dengan manajer yang mengelola implementasi proses bisnis lain jika disajikan di perusahaan.
5. Dot matrix atau printer POS termal di tempat penjualan. Mereka terhubung langsung ke komputer workstation personel kontak. Digunakan untuk mencetak cek (pre-cek, faktur) untuk penyelesaian dengan tamu dan mencetak beberapa laporan.
6. Peralatan opsional untuk manajemen daya otomatis (misalnya, lampu di atas meja biliar atau dalam kasus lain). Relai sakelar tipe KE-Mitek atau ICPcon biasanya digunakan.
7. Pencatat Fiskal. Menghubungkan langsung ke komputer workstation melalui port serial menggunakan kabel yang disediakan. Sistem "tahu bagaimana" bekerja dengan printer yang kompatibel dengan set perintah printer Spark dan Barcode.
8. Server. Komputer khusus tempat semua data tentang aktivitas operasi perusahaan disimpan dan diproses. Itu dipasang di kantor dengan pembatasan maksimum yang mungkin pada akses fisik oleh staf.
9. Workstation manajer manajemen perusahaan. Komputer biasa yang memenuhi persyaratan teknis untuk peralatan Sistem digunakan.
10. Sambungan kabel lokal jaringan komputer Ethernet dengan bandwidth 100Mbps. Itu diletakkan menggunakan kabel twisted pair (UTP-5cat).
11. Beralih jaringan lokal. Menyediakan informasi interaksi elemen dari satu jaringan lokal atau beberapa jaringan lokal di antara mereka sendiri.

5.4. Struktur fungsional dari sistem kontrol otomatis
pada gambar. 5.2. menunjukkan diagram fungsional sistem manajemen perusahaan otomatis untuk Perhotelan dan Hiburan. Menurut komposisi peralatan, itu sepenuhnya menyalin yang dipertimbangkan di subbagian sebelumnya. Angka ini juga mencerminkan informasi dan interaksi fungsional dari proses bisnis utama dalam perusahaan otomatis. Fungsi yang sesuai sebagian besar bertepatan baik untuk perusahaan kesatuan dan untuk perusahaan jaringan yang terpisah. Perbedaannya adalah pada versi jaringan, beberapa fungsi diimplementasikan secara penuh atau sebagian secara terpusat dari manajemen perusahaan. Hubungan fungsional untuk proses bisnis ini meliputi:
1. Tanda terima dari pemasok yang dibeli oleh perusahaan. Entri manual utama ke dalam Sistem informasi yang relevan dengan memposting semua yang dibeli (formulasi dokumen elektronik dan entrinya ke dalam Basis Data).
2. Pendaftaran pergerakan dokumenter produk ke titik produksi, barang dan produk ke titik penjualan, organisasi pergerakan dengan akuntansi yang dipersonalisasi.
3. Pengolahan produk yang dipindahkan untuk pembuatan produk setengah jadi. Posting produk setengah jadi yang diproduksi dalam sistem dan penghapusan otomatis produk bekas.
4. Menetapkan tugas produksi sesuai dengan komposisi penjualan yang telah selesai (order) dan kondisi tambahan menyajikan makanan kepada tamu. Transmisi otomatis pekerjaan yang relevan ke titik produksi.
5. Menetapkan tugas penyiapan barang sesuai dengan komposisi penjualan yang telah selesai (order). Transmisi otomatis informasi yang relevan ke tempat penjualan.

6. Bekerja dengan pesanan (penjualan) di workstation personel kontak (membuka, memproses, mentransfer tugas ke titik produksi dan penjualan, melayani tamu, membayar dengan tamu, menutup dengan input informasi pemasaran, mencetak kuitansi). Masuknya informasi yang relevan secara otomatis ke dalam Basis Data Sistem.
7. Penutupan (pelaksanaan) penjualan. Penghapusan otomatis produk, barang, Perlengkapan dengan perubahan yang sesuai dalam Database, merekam informasi pemasaran dan klub tentang tamu di Database, memproses penerimaan uang dengan opsi pembayaran, dll.
8. Transfer ke tamu melalui layanan elemen pesanan dari tempat produksi dan tempat penjualan. Tidak otomatis. Penghapusan otomatis dari titik produksi dan penjualan produk dan bahan bekas, barang yang dijual.
9. Organisasi dan manajemen otomatis informasi dan proses fungsional dalam sistem (interaksi informasi dengan semua stasiun kerja pada kegiatan operasional perusahaan, sistem kontrol otomatis komputer dari semua stasiun kerja dengan mengirimkan perintah sistem dan menerima informasi tentang statusnya, dukungan informasi untuk pekerjaan personel kontak dan peserta lain dalam kegiatan operasional perusahaan untuk menerima dan melayani tamu).
10. Memantau aliran semua proses bisnis untuk kepatuhan dengan tugas. Tidak otomatis, tetapi berdasarkan pemrosesan analitis informasi dari Database.
11. Memasukkan informasi ke dalam System Database (pengisian direktori, pengaturan hak akses informasi dan pengaturan lainnya, pelaksanaan club work, dll). Pembentukan permintaan untuk memperoleh informasi yang diperlukan untuk kontrol penuh dan perencanaan operasi perusahaan. manajemen saat ini proses penjualan di ruang layanan tamu perusahaan. Pengendalian pergerakan produk dan barang, dukungan informasi untuk mencegah penyalahgunaan personel dan pelaksanaan fungsi manajemen lainnya.
12. Pengumpulan, pemrosesan, analisis, dan pemasukan ke dalam Basis Data Sistem informasi yang diperlukan tentang keadaan pasar dan komponen lain dari Lingkungan Eksternal.

5.5. Struktur informasi dari sistem kontrol otomatis
Gambar 5.3 menunjukkan diagram yang sama seperti dua sebelumnya. Namun, ini berfokus pada interkoneksi informasi dari elemen (aliran informasi) dari sistem dalam perusahaan otomatis, yang ditunjukkan oleh garis tebal tebal dengan panah dua sisi. Mereka sama baik untuk perusahaan kesatuan maupun untuk perusahaan terpisah yang termasuk dalam jaringan. Arus informasi "terikat" dengan peralatan dan proses bisnis inti. Komposisi dan isinya adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi dua arah langsung antara komputer workstation personel kontak dan printer di titik produksi (dapur, bar, dll.). Transfer dari stasiun kerja informasi tentang konten penjualan (pesanan) yang telah selesai yang diperlukan untuk produksi barang (piring) pada titik produksi tertentu, pada urutan dan waktu penyerahannya kepada tamu, dll. Mengembalikan laporan status pencetakan ke komputer AWP.
2. Komunikasi dua arah melalui jaringan lokal antara Database di server dan workstation tipe "Manager", yang dilengkapi dengan tempat kerja yang bertanggung jawab atas proses bisnis (setidaknya logistik dan/atau gudang utama). Transfer ke server dari pengguna tertentu dari permintaan workstation untuk memproses dan memberikan informasi tentang semua masalah negara bagian, sejarah dan jalannya operasi perusahaan, membuat perubahan pada Database di server dalam hak akses yang ditetapkan. Kembali ke workstation hasil pengambilan sampel dan pemrosesan informasi yang diminta dalam hak akses yang ditetapkan dari masing-masing pengguna, pengembalian konfirmasi tentang perubahan informasi dalam Basis Data atau penolakan untuk mengubahnya, yang menunjukkan alasannya.

3. Komunikasi dua arah langsung antara server dan perangkat manajemen daya (untuk biliar, bowling, sauna, dll.). Transfer dari server perintah untuk menghidupkan/mematikan catu daya secara terpisah ke setiap jalur kontrol perangkat terkait. Kembali ke informasi server (laporan) tentang keadaan saat ini dari setiap saluran yang dikontrol.
4. Komunikasi dua arah melalui jaringan lokal antara Database di server dan workstation personel kontak (seperti "Pelayan", "Bartender", "Makanan Cepat Saji", dll.). Transfer ke server untuk memasukkan informasi lengkap ke dalam Database tentang penjualan, status dan penutupan mereka saat ini, informasi klub dan pemasaran, dll. Transfer dari server informasi referensi yang diperlukan untuk memastikan operasi normal personel kontak di workstation (pada direktori utama sistem (staf, menu, produk), modul gudang (produk masuk / keluar), klub dan modul tambahan dari sistem).
5. Pertukaran informasi intra-server antara Basis Data dan Modul Manajemen Daya tentang awal pelaksanaan pesanan jenis "Tarif", status dan kondisi penyelesaiannya, penyelesaian pesanan, status perangkat yang dikelola.
6. Komunikasi dua arah melalui jaringan lokal antara Database di server dan workstation tipe "Manager", yang dilengkapi dengan tempat kerja manajer manajemen perusahaan. Mentransfer permintaan ke server untuk memproses dan memberikan informasi tentang semua masalah kegiatan operasi perusahaan, membuat perubahan pada Database di server dalam hak akses yang ditetapkan. Kembali ke workstation hasil pengambilan sampel dan pemrosesan informasi yang diminta dalam hak akses yang ditetapkan dari masing-masing pengguna, pengembalian konfirmasi tentang perubahan informasi dalam Basis Data atau penolakan untuk mengubahnya, yang menunjukkan alasannya.

5.6. Struktur umum sistem kontrol otomatis jaringan perusahaan
Gambar 5.4 merangkum struktur otomatisasi manajemen jaringan multi-profil perusahaan perhotelan dan hiburan berdasarkan RST:Magnat System. Beberapa Jaringan hipotetis diambil sebagai dasar, yang berisi semua komponen yang mungkin: perusahaan manajemen (kantor pusat), beberapa subnet dari berbagai profil dan produksi khusus. Masing-masing subnet dapat menggabungkan sejumlah perusahaan (tunggal) terpisah dari jenis yang sama atau jenis yang berbeda. Setiap perusahaan dan Perusahaan manajemen Sistem RST: Magnat harus diinstal dengan penyertaan wajib modul replikasi data. Di Perusahaan Pengelola, komposisi dan struktur komponen Sistem yang terpasang ditentukan oleh kondisi tertentu. Struktur umum yang dipertimbangkan dari Sistem meliputi:
1. Server pusat Jaringan Perusahaan. Itu terletak di Perusahaan Manajemen (Kantor Pusat) dan merupakan gudang informasi utama yang dimaksudkan untuk memastikan pengelolaan operasi Jaringan. Informasi yang ditentukan secara otomatis dikirim ke sana dari server yang termasuk dalam Jaringan perusahaan melalui berbagai saluran komunikasi.
2. Jaringan komputer lokal Perusahaan Pengelola. Pada komponennya, Sistem PCT:Magnat dipasang dalam komposisi dan dengan diferensiasi akses informasi, ditentukan oleh kondisi tertentu.
3. Saluran komunikasi berbagai sifat fisik. Dalam kasus paling sederhana (opsi termurah), saluran Internet digunakan. Dimungkinkan juga untuk bekerja pada saluran yang disewa dari berbagai sistem komunikasi. Kebutuhan seperti itu mungkin muncul dalam kasus jarak yang jauh

perusahaan yang dikelola atau jika tidak ada Internet di lokasinya. Sistem ini bahkan memungkinkan penggunaan media fisik portabel (floppy, CD, USB Flash Drive, dll.) yang dikirimkan oleh kurir. Opsi ini dianggap sebagai cadangan.
4. Komunikasi berbagai jenis, yang ditentukan oleh saluran komunikasi yang tersedia untuk digunakan di lokasi perusahaan. Tidak ada hubungannya sistem otomatis.
5. Jaringan komputer lokal perusahaan dan subnet produksi khusus, jika ada.
6. Pisahkan perusahaan Jaringan (sub-jaringan) dengan sistem otomasi yang terpasang. Komposisi yang terakhir ditentukan oleh kebutuhan perusahaan tertentu. Modul replikasi data yang diinstal pada server lokal perusahaan diperlukan. Data darinya ditransmisikan ke Server Pusat di Perusahaan Manajemen.
7. Berbagai barang produksi, dibutuhkan oleh perusahaan jaringan. Sistem otomasi biasanya dipasang pada mereka dalam versi singkat, yang memastikan pengaturan tugas (pesanan) untuk produksi dari Perusahaan Manajemen dan / atau perusahaan dan pemeliharaan akuntansi manajemen dalam volume yang diperlukan.

5.7. Struktur informasi sistem kontrol otomatis untuk jaringan perusahaan
Gambar 5.5 menunjukkan sirkuit yang sama dengan yang sebelumnya. Namun, ini berfokus pada konten aliran informasi jaringan utama dan elemen pemrosesan informasi di tingkat sistem otomasi. Umum, informasi dan struktur fungsional sistem dalam perusahaan jaringan tunggal adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5.1-5.3. Perbedaannya terletak pada perangkat lunak, yang harus berisi modul replikasi data. Lainnya

konten diperoleh dengan arus informasi sesuai dengan keadaan proses bisnis, karena beberapa di antaranya sepenuhnya atau sebagian dialihkan ke kompetensi Perusahaan Pengelola (lihat sub-bagian 9.3). Arus dan proses informasi dalam jaringan perusahaan meliputi:
1. Pusat informasi Jaringan perusahaan (Server pusat). Memastikan penerapan fungsi pengumpulan, akumulasi, penyimpanan, dan pemrosesan informasi otomatis tentang status dan hasil kegiatan operasi Jaringan secara keseluruhan dan untuk masing-masing perusahaannya, serta pada pembentukan dan transfer ke server perusahaan informasi kontrol dan instalasi tentang organisasi dan konten proses bisnis di perusahaan (misalnya, daftar pilihan). Dasar untuk manajemen informasi otomatis Jaringan dalam semua aspeknya.
2. Pemrosesan analitik informasi tentang kegiatan perusahaan yang termasuk dalam jaringan oleh yang relevan pejabat Manajemen perusahaan, persiapan dan masuk ke dalam sistem informasi instalasi untuk perusahaan. Otomatis berdasarkan penggunaan jaringan komputer lokal Perusahaan Manajemen, yang mencakup Server Pusat
3. Arus informasi dua arah antara perusahaan dan Perusahaan Manajemen. Dari bawah ke atas, informasi ditransmisikan tentang keadaan perusahaan dan proses bisnis yang diterapkan pada mereka. Dari atas ke bawah - informasi manajemen dan pemasangan untuk perusahaan dari Perusahaan Manajemen, yang memastikan penerapan bermacam-macam, harga, pemasaran, dan jenis kebijakan manajemen dan pemegang saham Jaringan lainnya.
4. Arus dan proses informasi, dukungan informasi untuk manajemen dalam perusahaan individual yang termasuk dalam Jaringan.

5.8. Contoh pemecahan masalah manajemen berbasis teknologi informasi
Karena alat dan fungsi sistem otomasi kontrol yang ada di pasar profil berbeda, untuk memastikan kepastian, solusi untuk masalah yang diusulkan di bawah ini didasarkan pada penggunaan salah satunya. Ini RST: Pemilik Restoran, yang dilengkapi dengan Edelweiss CRC.
Kemampuan Sistem RST: Pemilik Restoran dalam memecahkan masalah manajemen di perusahaan perhotelan dan hiburan sangat luas. Dalam hal ini, kita tidak berbicara tentang menggunakannya kemampuan instrumental. Secara alami, asimilasi mereka adalah kondisi yang diperlukan seperti, misalnya, pengendara mobil di kompartemen penumpang mobil menguasai praktik menggunakan kontrol untuk tujuan yang dimaksudkan: pedal, tuas, tombol, dll. Namun, dia belum menjadi pengemudi. Mengemudi mobil dalam kondisi jalan yang sulit menggunakan semua kontrol yang sama adalah tugas yang berbeda dan jauh lebih sulit. Dan semua orang, setelah menguasai dasar-dasarnya dengan seorang instruktur, kemudian mengembangkan metodenya sendiri dalam mengendarai mobil kondisi yang berbeda sebagai alat untuk gerakan efektif di ruang angkasa.
Ini juga memberikan sejumlah contoh pemecahan masalah manajemen situasional menggunakan PCT: Sistem pemilik restoran sebagai alat. Mereka dihasilkan oleh praktik pengelolaan CRC Edelweiss. Beberapa tugas yang diberikan bersifat dasar dan diselesaikan dengan membangun dan analisis visual sederhana dari laporan yang sesuai dalam sistem, yang lain lebih kompleks dan membutuhkan kecerdikan dalam penggunaan elemen sistem, untuk menyelesaikan yang ketiga, sistem hanya menyediakan data sebagai informasi untuk refleksi. Semua tugas memiliki satu kesamaan: tanpa sistem otomatisasi, solusi mereka jauh lebih sulit, atau tidak mungkin sama sekali dalam waktu yang dapat diterima. Dalam semua kasus yang dipertimbangkan, diasumsikan bahwa sistem dipasang di perusahaan dan dikuasai oleh personel. kerja praktek dengan dia di tingkat pengguna yang percaya diri. Di hampir semua tugas, saat menyelesaikan, perlu menggunakan subsistem "Laporan Lanjutan".
1. Motivasi kontak personel untuk lebih kerja yang efisien melalui analisis kontribusi pribadi terhadap pendapatan.
Situasi. Anda telah mengembangkan dan menerapkan sistem motivasi personel kontak, di mana salah satu kriteria evaluasi utama adalah kontribusi pribadi terhadap pendapatan perusahaan untuk periode tersebut. Peraturan terkait telah dikembangkan, yang mendefinisikan prosedur untuk mempertimbangkan faktor-faktor utama yang mempengaruhi, seperti: layanan perjamuan, hari dalam seminggu, dll.
Sebuah tugas. Penting untuk memperoleh informasi terstruktur tentang kontribusi pribadi setiap pelayan (bartender, marker, ...) terhadap pendapatan perusahaan untuk periode tersebut.
Larutan. Dalam jurnal Sistem "Penjualan Hidangan" dari subsistem "Laporan Lanjutan", buat laporan penjualan untuk periode yang dipilih dengan pencantuman wajib bidang "Penayangan", "Jumlah", "Total", serta lainnya , atas kebijaksanaan Anda. Disarankan untuk mengurutkan laporan dalam urutan menaik dari bidang "Total". Analisis data laporan sederhana ini akan memungkinkan Anda untuk memecahkan masalah.
Tips. Latihan menunjukkan bahwa jenis motivasi ini disarankan untuk diterapkan setiap minggu di tengah minggu. Dengan periode yang lebih pendek, pengisian perusahaan yang tidak merata dengan tamu pada hari-hari dalam seminggu memiliki efek yang kuat, dengan periode yang lebih lama, efektivitas efek motivasi sebagian hilang.
2. Motivasi contact personel untuk meningkatkan kualitas pelayanan tamu.
Situasi. Anda telah mengembangkan dan menerapkan sistem penghargaan staf kontak, di mana salah satu kriteria evaluasi adalah jumlah tip yang diterima selama periode tersebut. Besarnya tip yang diberikan tamu untuk menghubungi staf biasanya tergantung pada kualitas pelayanan. Peraturan yang sesuai telah dikembangkan, yang mendefinisikan prosedur untuk menghitung tip dan kondisi untuk promosi.
Sebuah tugas. Bagaimana menerapkan akuntansi tip dan dorongan personel kontak?
Larutan. Untuk melakukan ini, gunakan modul perangkat lunak dari sistem "Tipping". Ide motivasinya adalah lebih banyak tip biasanya diterima oleh pelayan yang bekerja lebih baik dengan tamu. Tip yang mereka terima selama shift diserahkan ke kasir dan dipertanggungjawabkan melalui modul yang ditentukan. Di akhir shift, semua tip dikembalikan ke pelayan, dan mereka yang menerima jumlah terbesar atau jumlah di atas jumlah tertentu diberi hadiah. Praktek menunjukkan bahwa solusi seperti itu, ceteris paribus, meningkatkan profitabilitas jangka panjang perusahaan sebesar 3-5% dengan meningkatkan kualitas layanan tamu.
Tips. Jenis motivasi ini disarankan untuk diterapkan setiap hari. Jika tidak, efektivitas efek motivasi akan hilang sebagian. Selain itu, pada tahap awal, dua poin harus diperhitungkan dan dicegah: pemerasan yang jujur oleh pelayan atas tip dari tamu; pelayan menginvestasikan uang mereka sendiri dalam tip untuk menerima bonus. Kasus seperti itu terjadi dalam praktik kerja CRC Edelweiss, tapi pekerjaan yang tepat Dengan staf kontak, semuanya dengan cepat kembali normal.
3. Analisis profitabilitas tempat penjualan (aula, piring, layanan).
Situasi. Apakah Anda punya cukup? perusahaan besar, yang memiliki beberapa tempat penjualan dan / atau, selain produk piring dan bar, memproduksi dan menawarkan beberapa jenis layanan kepada tamu (biliar, karaoke, ...). Untuk satu dan lain alasan, menjadi perlu untuk mengurangi biaya perusahaan. Analisis umum terhadap kondisinya menunjukkan bahwa hal ini dapat dilakukan dengan mengurangi jumlah titik penjualan dan/atau mengubah struktur layanan yang diberikan.
Sebuah tugas. Penting untuk menentukan apa dan berapa banyak yang harus dikurangi dengan kerusakan minimal pada profitabilitas perusahaan.
Larutan. Inti dari solusinya adalah sebagai berikut. Dalam subsistem pelaporan lanjutan, kami membuat laporan pendapatan perusahaan untuk jangka waktu yang cukup lama (misalnya, sebulan atau lebih) yang dikelompokkan berdasarkan tempat penjualan dan/atau layanan yang disediakan dan diurutkan dalam urutan menaik. Hasil laporan akan menunjukkan yang mana di atas yang membawa lebih banyak pendapatan bagi perusahaan. Secara alami, untuk membuat keputusan akhir, perlu mempertimbangkan faktor tidak langsung lainnya yang tidak dapat diperhitungkan dalam sistem otomatis. Misalnya, pengurangan titik penjualan bir di ruang biliar dapat mengurangi kehadiran yang terakhir.
Tips. Demikian pula, Anda dapat mengoptimalkan daftar bermacam-macam dengan menganalisis profitabilitas hidangan, membuat keputusan tentang berinvestasi dalam memperluas layanan apa pun yang disediakan, dll. Ada kasus yang diketahui tentang pengoptimalan profitabilitas tabel individu, kursi di bar atau di ruang musik dengan karaoke. Analisis yang tepat memungkinkan untuk mengembangkan keputusan tentang mengatur ulang tabel, memasang partisi di antara mereka, mengubah pencahayaan, dll., yang kemudian secara signifikan meningkatkan profitabilitas perusahaan tanpa biaya.
4. Analisis harga pembelian dalam rangka pengendalian pekerjaan logistik.
Situasi. Anda memiliki manajer di perusahaan Anda yang bertanggung jawab untuk memecahkan masalah pembelian produk, barang, bahan (logistik). Ada kecurigaan bahwa dia melebih-lebihkan harga pembelian (untuk alasan yang terkenal) atau bahwa itu hanya perlu untuk mengontrol efektivitas pekerjaannya ke arah ini. Anda tidak tahu persis harga pasar rata-rata saat ini untuk barang-barang yang dibutuhkan yang dibeli.
Sebuah tugas. Dapatkan informasi terstruktur dengan cepat tentang tingkat harga di mana produk, barang, bahan untuk perusahaan dibeli untuk periode tertentu (misalnya, sebulan).
Larutan. Hal ini diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan persiapan untuk mengetahui harga pasar rata-rata nyata untuk posisi-posisi yang ingin Anda periksa pekerjaan logistiknya (rekomendasi untuk memecahkan masalah ini diberikan pada sub-bagian 2.2). Untuk melakukan ini, Anda dapat dan harus menggunakan Internet, direktori yang sesuai, panggilan ke pemasok atau kolega, dll. Penting bagi Anda untuk mengetahui harga pasar rata-rata yang relevan pada saat ini. Kemudian, di "Laporan Lanjutan" Sistem, Anda membuat laporan di gudang untuk periode untuk semua produk atau dengan filter untuk produk yang dipilih dan penyertaan wajib bidang "Biaya" atau "Biaya per unit".
Tips. Dianjurkan untuk melakukan kontrol yang direkomendasikan setiap setengah tahun sekali, bahkan jika Anda benar-benar yakin dengan integritas logistik. Dia harus tahu bahwa kontrol seperti itu dilakukan. Dengan demikian, Anda akan mengecualikan bahkan pemikiran untuk mencoba menyalahgunakan dengan menaikkan harga pembelian. Demikian pula, Anda dapat dan harus secara berkala mengevaluasi biaya pembelian Anda secara umum atau untuk beberapa item tertentu dari item yang dibeli.
5. Pengendalian pekerjaan bartender melalui analisis pergerakan barang.
Situasi. Anda memiliki kecurigaan bahwa bartender menjual barang-barang yang dibawa "miliknya". Ini biasanya terjadi dengan rokok, minuman beralkohol, dan barang-barang panas lainnya dari berbagai produk bar.
Sebuah tugas. Penting untuk memeriksa kecurigaan ini, atau setidaknya menunjukkan kepada bartender bahwa situasi dengan barang-barang di bar selalu di bawah kendali Anda.
Larutan. RST: Sistem pemilik restoran memungkinkan Anda dengan cepat membuat laporan tentang saldo barang saat ini di departemen / gudang mana pun, serta melacak pergerakannya jenis tertentu barang secara realtime. Hasilkan laporan semacam itu untuk bilah pada beberapa posisi barang yang paling "mencurigakan". Pilih produk, misalnya, merek rokok tertentu, yang hanya tersisa sedikit di bar. Letakkan mereka di pelacakan gerak. Anda akan melihat di layar komputer mereka berkurang saat mereka menjual. Ketika ada beberapa bungkus yang tersisa, ambil sebatang rokok yang cocok dan bawa ke bartender. Saat menyerahkan rokok kepadanya, katakan padanya bahwa dia kehabisan rokok dan Anda membawanya dari gudang untuk memastikan perdagangan tidak terganggu. Pergerakan barang yang bersangkutan akan diproses kemudian.
Tips. Dianjurkan untuk melakukan tindakan seperti itu sesekali dengan barang yang berbeda. Efek psikologisnya sangat luar biasa. Menjadi jelas bagi bartender bahwa Anda mengetahui keadaan bar kapan saja hingga ke seluk-beluknya. Solusi ini, dikombinasikan dengan tindakan yang dijelaskan dalam tugas berikutnya, akan mencegah penyalahgunaan yang dimaksud. Itu selalu lebih baik daripada berurusan dengan fakta penjualan barang "kiri" yang sudah tercapai dan terbukti.
6. Kontrol pekerjaan bartender melalui inventaris selektif mendadak (audit).
Situasi. Isi dan kondisi masalah mirip dengan masalah sebelumnya.
Sebuah tugas. Penting untuk membuktikan fakta pelecehan, atau memastikan bahwa tidak ada.
Larutan. Sistem RST: Pemilik restoran memungkinkan Anda dengan cepat membuat laporan tentang saldo barang saat ini di departemen / gudang mana pun. Hasilkan laporan seperti itu tentang beberapa posisi barang yang paling "mencurigakan". Pergi ke bar dan periksa sisa makanan yang sebenarnya. Membandingkan nilai-nilai ini akan membantu Anda memecahkan masalah.
Tips. Dianjurkan untuk melakukan tindakan ini pada posisi individu barang "berbahaya" secara teratur, tetapi secara acak dalam waktu dan posisi barang. Bartender bahkan tidak akan mengambil risiko, melihat bahwa Anda selalu tahu segalanya dengan tepat dan setiap saat Anda dapat memeriksa kepatuhan sisa makanan.
7. Kontrol ketelitian pekerjaan staf melalui melihat keadaan aula.
Situasi. Kecurigaan muncul bahwa di aula perusahaan ada "layanan" secara keseluruhan atau sebagian dari tabel individu di luar sistem akuntansi. Bahkan dengan Sistem Otomasi Kontrol yang diinstal, hal ini dimungkinkan dan kasus serupa telah diketahui. Ini terjadi, misalnya, jika ada persekongkolan antara pengelola aula, bartender atau koki, dan pelayan. Selain itu, pesanan dapat "ditinggalkan" hanya sebagian.
Sebuah tugas. Penting untuk memastikan bahwa ada atau tidak ada penjualan "tertinggal" saat melayani tamu di meja di aula.
Larutan. Untuk mengatasi masalah ini, Sistem RST: Pemilik Restoran memiliki tiga kemungkinan yang saling melengkapi (sumber informasi). Ini adalah melihat tabel dengan data tentang pesanan terbuka saat ini di stasiun kerja "Manajer", melihat peta grafik tabel di aula dengan informasi tentang meja yang ditempati dan jumlah pesanan untuk mereka, inspeksi visual aula atau melihat gambarnya saat ini melalui sistem pengawasan video. Secara alami, opsi terakhir lebih sederhana dan lebih efektif, tetapi hanya tersedia di perusahaan-perusahaan di mana sistem pengawasan video dipasang. Sistem RST:Restoran memungkinkan Anda menerima gambar pengawasan video saat ini di layar. Untuk memecahkan masalah, Anda perlu menerapkan ketiga kemungkinan dalam urutan penulisannya. Jika informasi tentang pesanan terbuka (tabel yang ditempati) untuk ketiga sumber sama, maka semuanya baik-baik saja. Yang pasti, Anda juga dapat menyarankan agar pengelola aula membawa beberapa cek untuk verifikasi setelah pesanan ditutup sebelum mentransfernya ke para tamu. Jika data tidak cocok, maka ada alasan untuk mencari tahu alasannya.
Tips. Dianjurkan untuk melakukan kontrol tersebut kira-kira dua atau tiga kali seminggu, secara acak sesuai dengan waktu dan hari dalam seminggu. Manajer aula perlu mengetahui bahwa Anda melakukan ini dan bahwa Anda memiliki kendali atas status pesanan yang dilayani. Ini, dalam banyak kasus, memungkinkan Anda untuk mencegah penyalahgunaan yang sesuai. Selain itu, disarankan untuk secara berkala menganalisis jumlah pesanan terpisah dan jumlah hidangan yang dihapus dari pesanan menggunakan tabel yang relevan di Sistem. Jika ada lebih dari beberapa kasus seperti itu per shift, maka ini sudah merupakan tanda kemungkinan penyalahgunaan. Hal ini terutama akan mengingatkan Anda jika hal ini diulangi dalam pergantian personel dengan komposisi yang sama.
8. Optimalisasi stok gudang.
Situasi. Diketahui bahwa stok produk, barang, bahan adalah modal kerja "beku". Di satu sisi, semakin besar inventaris, semakin kecil kemungkinan pesanan tamu tidak akan terpenuhi. Namun di sisi lain mengurangi efisiensi penggunaan modal kerja.
Sebuah tugas. Penting untuk menemukan volume stok gudang seperti itu untuk posisi utama yang akan memastikan, seperti yang mereka katakan, "kekenyangan serigala dan integritas domba."
Larutan. Untuk melakukan ini, diperlukan untuk mengumpulkan statistik tentang konsumsi produk dan bahan dalam produksi dan penjualan barang untuk posisi paling penting (idealnya, untuk semua). Tanpa sistem otomasi, solusi untuk masalah seperti itu dimungkinkan, tetapi sangat sulit karena banyaknya informasi. Dengan bantuannya, ini mudah dan elegan, karena akuntansi yang sesuai disimpan secara otomatis. Anda akan menemukan urutan tindakan praktis untuk memecahkan masalah dalam dokumentasi untuk sistem.
Tips. Data ini harus dianalisis selama dua hingga tiga bulan. Kemudian sampel yang sesuai akan representatif. Dianjurkan untuk menyusun metodologi pekerjaan pada dua atau tiga lusin posisi paling populer. Selanjutnya, itu dapat diperluas ke semua yang dibeli.
9. Pengendalian kerja batang (bar) melalui koefisien hubungan penjualan.
Situasi. Sebagai bagian dari perusahaan Anda, setidaknya satu layanan dijual, yang biayanya dibebankan berdasarkan waktu (biliar, bowling, ...) atau yang dijual dengan tiket masuk (karaoke, lantai dansa, ...). Mereka biasanya disebut proses teknologi, karena mereka mudah menerima akuntansi otomatis dan kontrol 100%. Tanpa perhitungan seperti itu untuk penjualan yang sesuai, proses ini adalah yang paling menarik untuk penyalahgunaan personel kontak. Dengan Sistem Otomasi yang terinstal, ini praktis tidak mungkin. Selain itu, dalam hal ini, data penjualan layanan ini dapat digunakan untuk kontrol yang andal dan pencegahan penyalahgunaan di tempat penjualan terkait, seperti bar. Faktanya adalah bahwa jumlah penjualan tersebut secara statistik secara akurat menunjukkan ukuran arus tamu yang mengunjungi zona yang sesuai dari perusahaan Anda selama shift. Mereka, pada gilirannya, pasti akan membeli minuman, makanan ringan, dan jenis produk bar lainnya. Total volume pembelian tersebut secara statistik terkait dengan ukuran arus tamu.
Sebuah tugas. Penting untuk menemukan cara untuk mengontrol secara andal jumlah pendapatan tempat penjualan yang terkait dengan penjualan layanan teknologi.
Larutan. Ini sederhana dan elegan. Penting untuk periode tertentu (dari satu minggu hingga satu bulan) untuk menghitung rasio pendapatan dari proses teknologi terhadap pendapatan dari poin penjualan terkait. Dengan demikian, Anda akan menerima urutan koefisien korelasi untuk pendapatan ini. Nilai absolut dari kuantitas ini hanya bergantung pada kondisi tertentu perusahaan Anda (lokasi, wilayah, solvabilitas rata-rata tamu Anda, dll.). Oleh karena itu, Anda tidak dapat meminjamnya dari perusahaan lain. Misalnya, di pusat perbelanjaan Edelweiss berkisar antara 3,8 hingga 4,3. Anda mungkin memiliki nilai lain. Urutan nilai koefisien yang dihitung akan memungkinkan untuk menentukan batas fluktuasi normalnya - "koridor statistik". Di sini biasanya cukup stabil dan 0,3-0,5. Dengan menetapkan nilai-nilai ini, Anda mendapatkan alat untuk mengontrol keandalan pendapatan dari proses penjualan non-teknologi, misalnya, bar yang menjual produk untuk tamu ruang biliar, mis. proses teknologi. Jika di masa depan akan ada "pencilan" dari koefisien ini, secara signifikan melebihi "koridor statistik", maka ada alasan yang dapat diandalkan untuk mengetahui alasannya. Jika "emisi" ini berulang dan jelas "terikat" dengan pergantian personel yang sama, maka fakta pelanggaran dalam pergantian khusus ini praktis pasti.
Tips. Dengan menggunakan pendekatan serupa, Anda dapat mengembangkan banyak metode lain untuk memantau operasi perusahaan berdasarkan data dari Sistem RST: Pemilik Restoran. Khususnya, jika Anda menggunakan modul InfoMarket dengan benar, maka Anda akan selalu memiliki informasi tentang ukuran arus tamu untuk shift yang lalu. Mengetahui nilai cek rata-rata per tamu perusahaan pada hari tertentu dalam seminggu, Anda selalu dapat menilai keandalan pendapatan yang sesuai.
10. Menggunakan modul "Club-777" untuk mengoptimalkan hubungan dengan organisasi eksternal.
Situasi. Tidak masuk akal untuk menggambarkan secara rinci situasi yang sering berkembang antara manajemen perusahaan perhotelan dan hiburan dengan perwakilan dari berbagai badan pengawas dan pemerintah. Mereka sangat dikenal oleh para profesional.
Sebuah tugas. Temukan cara untuk meminta kesetiaan perwakilan otoritas pengawas kepada perusahaan. Dalam kasus apa pun ini bukan penutup untuk pelanggaran jahat terhadap norma dan aturan yang ditetapkan. Pelanggaran berat tidak diperbolehkan. Kita berbicara tentang pengecualian "nitpicks" yang tidak berdasar.
Larutan. Modul klub dari RST: Sistem pemilik restoran memungkinkan Anda untuk mengeluarkan kartu klub yang dipersonalisasi kepada tamu dengan penetapan berbagai opsi diskon dengan parameter yang dapat disesuaikan dalam ukuran, waktu, merek, layanan, hidangan, dll. Menghasilkan dan dengan sungguh-sungguh menyerahkan Kartu Klub kepada orang yang tepat, dengan mempertimbangkan preferensinya dan dengan parameter yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Dengan demikian, Anda tidak hanya akan mendapatkan kesetiaannya, tetapi juga dapat memecahkan sejumlah masalah dengan berkomunikasi ketika dia mengunjungi perusahaan sebagai tamu klub.
Tips. Sebelum mengeluarkan kartu klub pribadi, cari tahu preferensi masing-masing orang dalam makanan, minuman, permainan, dll. Ingatlah hal ini saat mengonfigurasi pengaturan peta. Tetapkan diskon yang sesuai untuk itu pada saat hunian aula perusahaan rendah. Dengan cara ini, Anda meminimalkan kerugian pendapatan. Tetapi calon tamu jenis ini harus diperingatkan tentang batas waktu saat menunjukkan kartu untuk menghindari kesalahpahaman berikutnya.
Ada beberapa contoh penerapan pendekatan serupa untuk mengiklankan perusahaan di saluran televisi (pertukaran barter untuk waktu iklan saluran dari paket terbatas waktu kartu klub dengan diskon 100% untuk bowling), mengatur makan siang untuk karyawan di dekat perusahaan dan organisasi terdekat (menyelesaikan masalah hunian perusahaan pada siang hari) dan sejumlah lainnya.
Di bagian ini, sebagian kecil tugas ditawarkan untuk Anda perhatikan, yang diselesaikan secara efektif dengan menggunakan sistem otomasi kontrol. Pada kenyataannya, ada lebih banyak dari mereka. Sistem otomasi adalah alat yang sangat efisien.

5.9. Halaman Pembaca 5
Suatu hal yang menakjubkan: sistem otomasi kontrol telah menjadi begitu kokoh dalam kehidupan sehari-hari perusahaan perhotelan dan hiburan modern sehingga terminal POS di konter bar saat ini sudah dianggap lebih sebagai bagian integral dari interior, bukan sebagai tempat kerja. alat untuk personel kontak dan otomatisasi proses bisnis perusahaan.
Namun demikian, tanpa basa-basi lagi, kami mencatat bahwa sistem otomasi G&D perusahaan, yang begitu cepat masuk ke kehidupan kita beberapa tahun yang lalu, dianggap oleh banyak pemegang saham dan manajer bisnis sebagai semacam penghargaan terhadap mode. Saat ini, misalnya, sangat modis untuk memiliki kapal uap kombi di dapur. Tidak masalah bahwa koki hanya menggunakan 10% dari kemungkinan penemuan unik ini, dan mereka bahkan tidak tahu tentang 90% sisanya. Tapi mereka dibayar saat membeli unit. Juga modis untuk mengadakan brunch di akhir pekan. Dan jangan biarkan siapa pun datang ke brunch ini, dan kerugian dari produksi produk yang tidak terjual sebanding dengan indikator penghapusan bulanan rata-rata di dapur. Tapi brunch itu modis dan glamor, dan bisnis restoran modern, seperti yang Anda tahu, diatur oleh kemewahan.
Kembali ke sistem otomasi sebagai alat untuk memperoleh, mengatur, mengumpulkan, dan menganalisis informasi, mari kita tanyakan pada diri sendiri pertanyaan tradisional - mengapa? Mengapa menghabiskan uang untuk peralatan mahal, perangkat lunak, melatih staf yang lalai? Bagaimanapun, tamu entah bagaimana dilayani 20, 30, 100 dan 300 tahun yang lalu. Dan tidak dapat dikatakan bahwa mereka melayani diri mereka sendiri dengan kerugian.
Mengapa ACS diperlukan? Mari kita coba menghancurkan mitos tentang kesejahteraan sistem kuno akuntansi dan G&D manajemen perusahaan. Tidak masuk akal untuk menggambarkan periode Soviet, karena jelas bagi semua orang bahwa sistem Soviet menciptakan jumlah maksimum prasyarat untuk semua jenis pelanggaran di perusahaan katering. Pertimbangkan penginapan Rusia kuno, restoran, bar dan bar.
Pencurian di lembaga-lembaga pra-revolusioner menurut definisinya tidak mungkin. Pertama, nama profesi "pemilik penginapan", serta kata modern "pengusaha restoran", menunjukkan bahwa orang tersebut adalah pemilik tempat ini. Dan pemiliknya tidak mungkin mencuri dari dirinya sendiri. Hal ini jelas. Di Rusia pra-revolusioner, selain pemilik, jenis kelamin (pelayan) dan pekarangan (pembantu rumah tangga) bekerja di institusi, tetapi mereka dilarang keras menerima suap dari pengunjung. Pembayaran untuk "minum dan makan" selalu diterima oleh pemilik atau "gadis kedai", putri pemilik. Keadaan ini menyoroti prasyarat pertama dan terpenting bagi munculnya sistem akuntansi dan manajemen perusahaan otomatis di periode selanjutnya.
Seorang pemilik bisnis (pemegang saham, pemilik restoran) tidak bisa begitu saja mempercayai bawahannya serta dirinya sendiri dan anggota keluarganya. Pada saat perusahaan swasta skala besar menuntut kehadiran pribadi pemilik dalam menyelesaikan masalah moneter di 5 tempat pada saat yang sama (mengambil biaya untuk layanan, membayar pemasok, membayar pajak, dll.), ada adalah kebutuhan historis untuk munculnya sistem kontrol otomatis untuk semua proses di perusahaan. Pada saat itu, orang-orang tepercaya muncul, kepada siapa kekuasaan didelegasikan. Sejak saat itu, pencurian umum dimulai di perusahaan industri perhotelan dan hiburan.
Kesimpulan 1. Kita tidak bisa berada di 5 tempat sekaligus.
Sejarah berabad-abad tentang keberadaan sistem negara pelaksanaan hukuman jelas membuktikan fakta bahwa pencurian pada prinsipnya tidak dapat dihapuskan. Jelas, bahkan rasa takut akan hukuman tidak menghentikan juru masak atau bartender untuk melakukan pelecehan yang licin. Pada saat yang sama, penting untuk mempertimbangkan fakta bahwa dalam praktiknya, bahkan seorang karyawan yang tertangkap tangan, praktis tidak dapat dihukum secara hukum. Selama dua tahun (2005 dan 2006), menurut Kementerian Kehakiman Federasi Rusia dan Layanan Federal Eksekusi hukuman, hanya 7 orang dari antara karyawan perusahaan G&R yang dituntut dengan pasal "pencurian". Pada saat yang sama, dalam semua kasus ini, pengadilan memutuskan ukuran pengekangan "bersyarat".
Dengan demikian, pekerja itu tahu bahwa "lelucon kecilnya" tidak mengancamnya dengan hukuman berat. Dan pengelola dan/atau pemilik usaha itu sendiri, dalam menjalankan aktivitasnya, sering kali melanggar banyak pasal sekurang-kurangnya Kode sipil. Ini juga diketahui oleh sebagian besar karyawan perusahaan. Mengingat praktik keengganan perwakilan bisnis saat ini untuk melakukan kontak dengan lembaga penegak hukum bahkan pada kesempatan yang paling tidak berbahaya, situasinya benar-benar seperti ini: “Anda tahu segalanya tentang saya, dan saya tahu tentang Anda, dan kami berdua tidak tahu. menginginkan masalah.” Ada metode alternatif untuk menghukum karyawan yang melanggar yang tidak memperhitungkan asas praduga tidak bersalah. Penulis dapat dipercaya mengetahui bahwa setidaknya 10 dari 20 pemilik restoran terkemuka di Rusia menggunakan metode non-standar untuk memerangi pencurian. Antara bartender dan pelayan ada legenda tentang patah tangan, kaki atau hidung rekan sembrono mereka. Para penulis pekerjaan ini jangan dengan cara apa pun mendorong, membenarkan atau menghasut siapa pun untuk menyelesaikan masalah penyalahgunaan di luar bidang hukum. Pendekatan ini diberikan sebagai contoh untuk menunjukkan gambaran nyata yang telah berkembang di banyak perusahaan R&D.
Kesimpulan 2. Pencurian di bisnis restoran tidak dapat dipidana secara hukum.
Sistem otomasi bisnis tentu mempercepat proses kerja. Ini jelas bagi siapa saja yang manfaat dan kebutuhannya menggunakan, misalnya, komputer pribadi di rumah sudah jelas. Siapapun yang mengakui kemajuan teknis, memahami bahwa komputer, tidak seperti manusia, hampir tidak pernah membuat kesalahan dan hampir tidak pernah gagal. Komputer tidak akan melakukan tindakan jahat terhadap seseorang, setidaknya di masa mendatang. Miliknya kemungkinan modern memungkinkan Anda memproses data dengan kecepatan luar biasa, menggunakan beberapa cara untuk menganalisis dan memverifikasinya secara bersamaan. Komputerisasi aktivitas apa pun adalah berkah mutlak. Fakta yang tidak akan disangkal oleh jutaan pengguna ponsel, oven microwave, mesin cuci dan TV. Tak satu pun dari skeptis ingin kehilangan asisten terkomputerisasi ini.
Kesimpulan 3. Komputerisasi pekerjaan adalah pencapaian dan kekuatan pendorong kemajuan, dan bukan penghargaan untuk mode.
Di akhir sub-bagian, saya ingin mencatat bahwa selain banyak keunggulan sistem otomasi, deskripsinya dapat ditemukan di ratusan halaman Internet, ada tiga yang utama dan paling penting. Mereka harus menjadi alasan untuk mengotomatisasi manajemen perusahaan Anda:
ACS adalah perlindungan keuntungan, yang berarti perlindungan pemegang saham bisnis.
ACS adalah perlindungan kepentingan tamu, yang berarti jaminan kesetiaan tamu.
ACS adalah perlindungan terhadap kesalahan dalam sistem, yang berarti jaminan stabilitas operasinya.
Otomasi restoran (kafe, bar, ...) memungkinkan Anda meningkatkan kecepatan melayani tamu secara signifikan, meningkatkan kualitasnya. Hal ini terutama berlaku dalam rantai makanan cepat saji dan bisnis dengan lalu lintas tinggi lainnya. Dan perusahaan perhotelan dan hiburan seperti ruang biliar, arena bowling, dan ruang mesin slot tidak dapat eksis tanpa sistem kontrol otomatis, karena seluruh bahan dan basis teknisnya dikendalikan oleh otomatisasi.

Metode manajemen arus informasi dapat dibagi menjadi eksternal dan internal. Suatu perusahaan dalam metasistem adalah subjek independen dari aktivitas dengan kebebasan bertindak yang besar, oleh karena itu kontrolnya oleh sistem eksternal terbatas pada serangkaian situasi tertentu, di mana ia tunduk pada tindakan kontrol. Situasi biasanya dipahami sebagai deskripsi satu kali tentang keadaan perusahaan dalam bentuk seperangkat parameternya.

Inti dari manajemen eksternal adalah bahwa perusahaan menemukan dirinya dalam situasi tertentu, atau melakukan perilaku yang diatur ketika secara sukarela mencapai situasi tertentu.

Kita dapat mengatakan bahwa manajemen eksternal terdiri dari transfer produk informasi ke perusahaan dan kontrol atas perubahan perilakunya. Namun, kekhususan manajemen situasional terletak pada kenyataan bahwa sistem kontrol mengarahkan arus informasi tidak langsung ke perusahaan, tetapi ke bidang informasi. Perusahaan berkewajiban untuk secara mandiri menemukan dan memperoleh semua arus informasi yang diperlukan yang mengatur perilakunya dalam situasi di mana ia mungkin menemukan dirinya sendiri. Kurangnya arus informasi yang diperlukan atau salah tafsirnya tidak diperhitungkan.

Setiap langkah aktivitasnya disertai dengan pengambilan keputusan manajerial. Untuk membuat keputusan manajerial yang efektif, seorang manajer harus dengan sengaja mengumpulkan semua informasi tentang keadaan dan kondisi berfungsinya perusahaannya dalam kerangka persyaratan sistem kontrol metasistem. Dengan kata lain, manajer harus memilih dan memperoleh semua arus informasi yang berkaitan dengan aktivitasnya.

Namun drive informasi yang dibuat dan ditempatkan tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengelola. Dalam kondisi pasar, drive menjual arus informasi mereka ke perusahaan, namun, pengumpulan utama produk informasi dan produk oleh mereka umumnya kacau. Dengan kata lain, mereka tidak dapat memberikan dukungan informasi yang lengkap kepada manajer untuk keputusan manajerialnya.

Pesaing suatu perusahaan berada di bidang informasi yang sama dengannya, oleh karena itu, semakin terampil sistem yang efektif untuk mencari dan memperoleh arus informasi diatur di suatu perusahaan, semakin tinggi daya saingnya.

Dengan demikian, sistem interaksi suatu perusahaan dengan arus informasi eksternal dapat direpresentasikan secara skematis. Skema ini ditunjukkan pada Gambar 1.2.1.

Para peneliti di bidang teori informasi menarik perhatian pada fakta bahwa untuk memahami dan kemudian menggunakan informasi tertentu, penerima harus memiliki sejumlah pengetahuan. Totalitas pengetahuan yang memungkinkan Anda mengenali serangkaian produk informasi tertentu disebut potensi informasi.

Beras. 1.2.1.

Pelatihan, atau pembentukan potensi informasi, seorang manajer dilakukan dengan bantuan arus informasi yang dihasilkan oleh sistem eksternal dan dikirim ke bidang informasi. Adalah wajar untuk membagi semua arus informasi ke dalam kontrol dan pelatihan. Perlu dicatat bahwa sistem itu sendiri tidak menyiratkan pembagian eksplisit seperti itu. Saat mengembangkan aliran informasi kontrol, sistem tidak perlu repot untuk menghasilkan aliran informasi pelatihan yang memadai untuk mereka. Diasumsikan bahwa manajer telah menerimanya lebih awal dalam sistem pelatihan, atau bahwa beberapa sistem lain telah merilisnya atau akan merilisnya nanti. Hal ini paling jelas diekspresikan di sektor keuangan, ketika peraturan pemerintah kemudian dijelaskan oleh layanan pajak atau bank sentral.

Arus informasi pendidikan dikirim ke bidang informasi global yang sama, di mana mereka dicampur dengan arus informasi kontrol lainnya dan produk informasi netral. Saat menyiapkan keputusan manajemen, pengembangan opsi yang memungkinkan juga harus konsisten dengan batasan yang diberlakukan oleh sistem manajemen. Namun, tingkat pembatasan tergantung pada jenis sistem kontrol.

Sikap sistem kontrol terhadap perusahaan ditentukan oleh posisinya dalam metasistem (badan pemerintah) atau pengalaman aktivitas sebelumnya (pesaing, mitra). Hak beberapa sistem dalam kaitannya dengan perusahaan dapat tanpa syarat (badan negara), yang lain - bersyarat (interaksi sukarela dengan mitra), dan yang ketiga - campuran (bersyarat sebelum interaksi dan tanpa syarat setelah interaksi dengan mitra - hubungan kontrak).

Kontrol langsung dan konstan atas perilaku perusahaan dilakukan oleh sistem manajemen negara, yang terdiri dari sistem kontrol dan pemantauan.

Dalam proses pengelolaan arus informasi, terdapat berbagai situasi, masalah dan tugas yang sangat kompleks. Oleh karena itu, manajer harus membuat keputusan organisasi, lingkungan, organisasi, ekonomi, sosial, sosial ekonomi, produksi, teknologi dan teknis. Ketika mempertimbangkan keputusan organisasi dan ekonomi, jelas bahwa ketika membuat keputusan, manajer harus melakukan langkah-langkah berikut untuk memastikan konsistensi dengan persyaratan metasistem:

1. Meresmikan situasi masa depan di mana perusahaan akan menemukan dirinya sendiri;
2. Identifikasi set sistem yang mengelola perusahaan dalam situasi ini;
3. Klasifikasikan sistem-sistem ini menurut tingkat hak-haknya dalam kaitannya dengan perusahaan;
4. Menemukan dan memperoleh arus informasi pendidikan;
5. Menata ulang arus informasi pendidikan untuk meningkatkan potensi informasi;
6. Temukan dan dapatkan arus informasi kontrol;
7. Pengerjaan ulang arus informasi kontrol dan perbaiki batasan dan persyaratan sistem kontrol dalam kaitannya dengan perusahaan.

Saat memilih opsi terakhir, perlu mempertimbangkan hasil analisis informasi tentang persyaratan lingkungan eksternal. Dilambangkan dengan T - waktu yang diperlukan untuk eksekusi berurutan dari semua langkah, melalui t - waktu yang diberikan kepada manajer untuk membuat keputusan tertentu. Untuk sebagian besar situasi, rasionya akan benar: T >> t. Dalam praktiknya, paling sering manajer tidak melakukan tindakan ini karena alasan berikut.

Untuk memastikan T< t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие информационные потоки и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные потоки.

Jalan keluarnya adalah beberapa karyawan ikut ambil bagian dalam proses penyusunan keputusan. Struktur organisasi perusahaan menyediakan pembagian fungsi antara departemen dan spesialis individu dan, akibatnya, distribusi keputusan yang dibuat di antara mereka. Manajer, orang yang mempersonifikasikan perusahaan dan bertanggung jawab atas tindakan karyawannya, memberikan keputusan mereka status perilaku perusahaan. Namun, metode pembagian fungsi tidak menjamin diadopsinya keputusan yang rasional, terutama untuk keputusan strategis.

Sebagian memecahkan masalah memperoleh arus informasi sistem layanan informasi khusus (SIS) di luar dan di dalam perusahaan. Sistem layanan informasi adalah alat untuk mengelola sistem informasi perusahaan suatu perusahaan.

Kebutuhan untuk membedakan antara sumber daya informasi dan potensi informasi adalah, pertama-tama, bahwa manajer, ketika mengalokasikan sumber daya keuangan dan pekerjaan perencanaan, jelas menyadari prosedur untuk meningkatkan potensi informasi. Tabel 1.2.1. berisi kemungkinan spesialisasi anggota tim manajemen dan tindakan utama dalam proses pengambilan keputusan manajerial.

Metodologi internal manajemen arus informasi didasarkan pada konsep alur kerja.

Tabel 1.2.1.

Spesialisasi fungsional tim manajemen

Tahap keputusan	Manajer yang bertanggung jawab	tindakan

1. Memprediksi perilaku lingkungan eksternal	Ekonom Riset	Pemantauan dan analisis statistik dari karakteristik utama perilaku pesaing, konsumen; persiapan proposal untuk mengubah perilaku perusahaan
2. Memprediksi perilaku perusahaan	manajer teknologi	Pemantauan dan analisis statistik dari karakteristik utama perusahaan; persiapan proposal untuk mengubah perilaku perusahaan
3. Terbentuknya tujuan yang ingin dicapai	Manajer umum	Pengakuan kebutuhan untuk membuat keputusan tertentu; koordinasi tujuan strategis dan taktis; alokasi sumber daya yang mungkin (keuangan, material, manusia); menetapkan batasan (sementara, ekonomi, lingkungan, sosial)
4. Pengukuran keadaan akhir sistem saat ini dan yang direncanakan	manajer teknologi	Pemilihan parameter terkontrol dari status sistem; pengembangan metode untuk mengukur sistem; fiksasi hasil pengukuran
5. Pengumpulan informasi yang bertujuan yang mempengaruhi pengambilan keputusan	Manajer hukum	Formalisasi situasi target; identifikasi banyak sistem yang mengelola perusahaan dalam situasi ini; klasifikasi sistem ini sesuai dengan tingkat hak mereka dalam kaitannya dengan perusahaan; pencarian, perolehan dan pemrosesan arus informasi pendidikan; pencarian, akuisisi, dan pemrosesan arus informasi kontrol;
6. Pengembangan solusi	Ekonom-konstruktor	Konstruksi logis dari opsi yang memungkinkan; brainstorming untuk mengembangkan opsi asli
7. Pilihan kriteria untuk membandingkan pilihan	Manajer umum	Perumusan kriteria (ekonomi, lingkungan, teknis, sosial, moral); prioritas kriteria
8. Perbandingan opsi	Ekonom-konstruktor	pemodelan matematika; melakukan penilaian ahli; membawa opsi ke satu pangkalan
9. Seleksi menurut kriteria salah satu pilihan rasional	Ekonom-konstruktor	Memberikan opsi yang dipilih status keputusan manajemen akhir
10. Realisasi	manajer teknologi	Membangun pohon keputusan untuk unit fungsional; koordinasi tenggat waktu pelaksanaan tahapan individu; alokasi sumber daya
11. Evaluasi hasil pencapaian tujuan	manajer teknologi	Pengendalian operasional atas kemajuan pelaksanaan; penyesuaian tepat waktu dari keputusan manajemen; transisi ke awal siklus keputusan berikutnya

Keberhasilan kegiatan manajemen sangat tergantung pada seberapa cepat dan efisien semua dokumentasi yang diperlukan diproses, yang pergerakannya dilakukan di sepanjang rute tertentu dari tempat kompilasi atau penerimaan oleh organisasi untuk mengirimkannya ke organisasi yang berkepentingan atau menyimpannya di arsip. Pergerakan dokumen ini disebut alur kerja. Itu harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak ada penundaan dan penumpukan dokumen di tempat kerja. Untuk tujuan ini, organisasi perlu mengembangkan rute untuk perjalanan dokumen dan menetapkan tanggal tertentu untuk tinggal dengan masing-masing kontraktor, untuk memantau perjalanan mereka di semua tempat kerja. Urutan perpindahan dokumen ditunjukkan pada Gambar 1.2.2.

Beras. 1.2.2.

Organisasi kerja yang benar dengan dokumen tergantung pada seberapa jelas fungsi dan tanggung jawab dibagi antara karyawan perusahaan. Pengetahuan yang akurat tentang tugas mereka meningkatkan tanggung jawab setiap karyawan dan menghilangkan duplikasi operasi saat bekerja dengan dokumen.

Sesuai dengan tujuan pembuatannya, dokumen dibagi menjadi:

- administrasi (perintah, instruksi);
- organisasi (peraturan, piagam, instruksi, protokol);
- informasi dan referensi (sertifikat, memorandum atau catatan penjelasan, akta, surat dinas, telegram, pesan telepon, pesan faks, surat perjalanan);
- pribadi (otobiografi, pernyataan, surat kuasa).

Ada tiga kelompok dokumen dalam dokumentasi manajemen:

- internal (dibuat dalam organisasi dan tidak melampaui batasnya) - dokumentasi administrasi, referensi dan informasi;
- masuk (incoming ke organisasi). Ini termasuk dokumen otoritas yang lebih tinggi (keputusan, keputusan, perintah, instruksi, surat instruksional dan metodologis), dokumen organisasi lain (surat, keputusan, tindakan), banding warga, dll .;
- keluar (dikirim ke organisasi lain) - surat, perencanaan dan dokumentasi pelaporan.

Dokumen didistribusikan dalam organisasi sesuai dengan fungsi departemen dan pelaksana. Fungsi-fungsi ini diabadikan dalam peraturan tentang divisi struktural dan di Deskripsi pekerjaan pemain.

Pemrosesan dokumen yang masuk. Dokumen yang masuk (yaitu semua korespondensi yang diterima oleh organisasi melalui surat, telegraf, faks, atau dengan cara lain apa pun) harus menjalani pemrosesan penerusan. Petugas ekspedisi terlebih dahulu memeriksa kebenaran pengiriman surat menyurat, keamanannya (tidak adanya kerusakan pada kemasan, kelengkapan bahan yang dikirim, dll). Semua amplop dibuka, kecuali untuk korespondensi pribadi. Amplop dimusnahkan kecuali amplop itu bertanda "rahasia" atau "mendesak", dan juga jika alamat pengirim, tanggal pengiriman dan penerimaan hanya dicantumkan pada amplop. Pemrosesan penerusan dokumen harus dilakukan pada hari dokumen tersebut diterima oleh organisasi.

Kemudian dokumen yang masuk dipilah menjadi terdaftar dan tidak terdaftar. Tidak semua dokumen yang masuk harus didaftarkan. Organisasi itu sendiri menentukan daftar dokumen yang tidak terdaftar. Sebagai aturan, dokumen yang tidak tunduk pada pendaftaran termasuk surat ucapan selamat, katalog, edisi cetak(brosur, majalah), laporan rapat, dll.

Dokumen terdaftar dibubuhi stempel pendaftaran yang memuat nama organisasi, tanggal penerimaan dokumen, dan nomornya.

Dokumen yang masuk adalah pra-pemrosesan di kantor, di mana mereka didistribusikan ke aliran:

- kepada kepala organisasi - untuk pertimbangan wajib;
- divisi struktural - untuk eksekusi. Dokumen yang dieksekusi oleh beberapa departemen digandakan dan dikirimkan secara bersamaan ke semua pemain

Kepala organisasi, setelah mempertimbangkan dokumen, menentukan kontraktor, memberinya instruksi yang jelas dan spesifik dan menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk pelaksanaan. Instruksi ini dikeluarkan dalam bentuk resolusi pada dokumen itu sendiri. Informasi tentang pelaku dan batas waktu pelaksanaan dokumen dimasukkan oleh sekretaris-referensi dalam jurnal pendaftaran dan berfungsi sebagai dasar untuk mengambil dokumen untuk kontrol.

Dokumen dengan resolusi kepala ditransfer ke kontraktor dan dalam pekerjaannya sampai resolusi akhir masalah. Ketika pekerjaan pada dokumen selesai, tanda dibuat pada dokumen tentang pelaksanaannya dan arahnya ke kasing. Setelah itu, dokumen, bersama dengan salinan jawaban, ditransfer ke asisten sekretaris untuk diarsipkan dalam file.

Pemrosesan dokumen keluar. Outbound mengacu pada dokumen yang dikirim dari suatu organisasi. Pemrosesan mereka mencakup langkah-langkah berikut:

- menyusun draft dokumen oleh kontraktor;
- persetujuan draft dokumen;
- memeriksa kebenaran desain draf dokumen;
- pendaftaran dokumen;
- mengirim dokumen ke penerima;
- pengajuan salinan kedua (copy) dari dokumen dalam file.

Rancangan dokumen dibuat oleh pelaksana dan disepakati dengan pejabat atau divisi struktural yang berkepentingan. Sebelum menyerahkan dokumen yang disiapkan untuk ditandatangani, kontraktor harus memeriksa isi dokumen dan lampirannya, kebenaran dokumen, ketersediaan rincian yang diperlukan. Dokumen keluar dibuat dalam dua salinan, dengan pengecualian faks dan pesan telepon, yang dibuat dalam satu salinan.

Draf dokumen yang disiapkan diserahkan untuk ditandatangani kepada kepala organisasi. Setelah ditandatangani oleh kepala dua salinan, dokumen tersebut didaftarkan dalam daftar dokumen keluar. Saat mengirim dokumen ke lebih dari empat alamat, kontraktor menyiapkan milis dan, setelah pendaftarannya, mengatur reproduksi dokumen.

Pemrosesan penerusan dokumen keluar meliputi penyortiran, pengepakan, pemrosesan barang pos dan pengiriman ke kantor pos. Dokumen internal adalah dokumen yang disiapkan, dieksekusi, dan dieksekusi di dalam institusi itu sendiri. Persiapan dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan aturan umum memproses dokumen keluar dan mencakup langkah-langkah berikut:

- menyusun dokumen;
- persetujuan;
- memeriksa kebenaran desain;
- penandatanganan dokumen oleh kepala;
- Registrasi.

Pada tahap eksekusi, pekerjaan dengan dokumen internal diatur sesuai dengan aturan untuk bekerja dengan dokumen yang masuk dan mencakup langkah-langkah berikut:

- transfer dokumen ke kontraktor;
- kontrol pelaksanaannya;
- eksekusi;
- pengajuan dokumen yang dieksekusi dalam kasus ini.

Pengembangan draft dokumen dan koordinasinya dilakukan oleh karyawan divisi struktural. Saat menyiapkan draft dokumen, perlu mempertimbangkan isi dokumen dan peraturan yang diterbitkan sebelumnya tentang masalah ini. Untuk menetapkan prosedur terpadu untuk menyusun dokumen di suatu institusi, instruksi tentang pekerjaan kantor sedang dikembangkan, yang berisi sampel dokumen yang dieksekusi dengan benar dan aturan untuk bekerja dengannya.

Rancangan dokumen yang dilaksanakan dengan benar disetujui oleh pejabat dan departemen yang berkepentingan dan diserahkan untuk ditandatangani kepada kepala. Dokumen yang ditandatangani didaftarkan dan ditransfer ke kontraktor tertentu. Kontraktor berkenalan dengan dokumen pada hari penerimaannya dan bertanggung jawab penuh atas pekerjaan pada dokumen ini. Jika pelaksanaannya dipercayakan kepada beberapa orang, maka pelaksana yang bertanggung jawab adalah orang yang nama belakangnya pertama kali dalam keputusan. Namun, semua pelaksana sama-sama bertanggung jawab atas pekerjaan yang tepat waktu dan berkualitas tinggi pada pelaksanaan dokumen dan wajib menyerahkan kepada pelaksana yang bertanggung jawab semua bahan yang diperlukan(informasi, sertifikat, dll.) dalam batas waktu yang ditentukan olehnya.

Sebuah organisasi yang baik dari kontrol atas proses ini memiliki dampak yang signifikan pada pelaksanaan yang tepat dari dokumen. Eksekusi semua dokumen terdaftar tunduk pada kontrol.

Kontrol eksekusi meliputi:

- menyiapkan dokumen untuk kontrol;
- memeriksa pengiriman dokumen yang tepat waktu kepada kontraktor;
- verifikasi dan pengaturan kemajuan pelaksanaan;
- akuntansi dan generalisasi hasil kontrol atas pelaksanaan dokumen;
- memberitahu manajer.

Di sejumlah organisasi, komputer pribadi digunakan untuk melakukan operasi kontrol, yang, dalam mode tertentu, menetapkan tenggat waktu antara untuk eksekusi dan menampilkan jumlah dokumen di layar pada hari yang ditentukan untuk melakukan operasi kontrol pada mereka.

Dokumen dianggap selesai dan dihapus dari kendali setelah tugas selesai dan hasilnya dikomunikasikan kepada orang dan organisasi yang berkepentingan (persiapan tanggapan, mengadakan pertemuan bisnis, dll.).

Dengan demikian, dalam situasi sosial-ekonomi saat ini, dalam konteks pencarian cara optimalisasi masyarakat dan masuknya Rusia ke ruang informasi global, solusi dari masalah multidimensi dukungan manajemen dokumen (DOM) sangat penting, dengan bantuan yang proses pendokumentasian, pengorganisasian dokumen dan sirkulasi dokumen memperoleh karakter normatif atau tertib.

DOW juga merupakan alat untuk mengelola sistem informasi perusahaan suatu perusahaan. Pada Gambar 1.2.3, penulis mengusulkan untuk menentukan tempat layanan pengontrolan dalam sistem DOW.

Artinya, kerja terkoordinasi bersama dari layanan manajemen dokumen dan layanan pengendalian akan meningkatkan kualitas pemrosesan, pergerakan, dan pelaksanaan dokumen di perusahaan. Menurut pendapat kami, layanan pengendalian harus mengontrol kinerja fungsi utama pekerjaan kantor.

Fungsi manajemen kantor dalam sistem DOW;

Fungsi pengawasan dalam sistem pekerjaan kantor.

Beras. 1.2.3. Tempat layanan pengontrolan dalam sistem DOW

Oleh karena itu, manajemen dokumentasi dipahami sebagai satu kesatuan yang utuh fungsi manajerial organisasi, yang implementasinya mencakup semua tahap siklus hidup keberadaan dokumen (dari kemunculan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahannya ke penyimpanan dalam arsip), semua jenis dokumen dan sistem dokumentasi organisasi. Manajemen dokumentasi didasarkan pada prinsip-prinsip ekonomi dan efisiensi dan pada penggunaan luas teknologi informasi baru yang menyediakan manajemen berkualitas tinggi dalam kaitannya dengan dokumentasi organisasi sebagai sumber daya manajemen yang lengkap. Ini menekankan hubungan dokumentasi dan informasi dalam manajemen.

Arus informasi dalam manajemen. Manajemen arus informasi

Tugas logistik informasi adalah untuk memastikan dan mengoordinasikan aliran informasi di seluruh rantai pasokan di semua tingkat hierarkis
Manajemen alur kerja sebagai alat untuk rekayasa ulang proses bisnis
Implementasi dan pengoperasian sistem memerlukan pelatihan personel yang intensif

Dasar-dasar Manajemen Alur Kerja

Organisasi dan penerapan komputerisasi
logistik informasi

Artikel Baru

Artikel Populer

Arus informasi dalam manajemen. Manajemen arus informasi

Tugas logistik informasi adalah untuk memastikan dan mengoordinasikan aliran informasi di seluruh rantai pasokan di semua tingkat hierarkis Manajemen alur kerja sebagai alat untuk rekayasa ulang proses bisnis Implementasi dan pengoperasian sistem memerlukan pelatihan personel yang intensif

Dasar-dasar Manajemen Alur Kerja

Organisasi dan penerapan komputerisasi logistik informasi

Artikel Baru

Artikel Populer

Tugas logistik informasi adalah untuk memastikan dan mengoordinasikan aliran informasi di seluruh rantai pasokan di semua tingkat hierarkis
Manajemen alur kerja sebagai alat untuk rekayasa ulang proses bisnis
Implementasi dan pengoperasian sistem memerlukan pelatihan personel yang intensif

Organisasi dan penerapan komputerisasi
logistik informasi