Sistem otomatisasi manajemen perusahaan. Sistem otomatisasi produksi modern

Ilya Vorontsov

Perusahaan Negara "Teknologi Manajemen Modern"

Sampai saat ini, ada banyak perdebatan tentang kebenaran pendekatan tertentu untuk otomatisasi perusahaan. Saat ini, apa yang disebut pendekatan "Barat" dianggap sebagai pendekatan yang paling benar dan kompeten. Awalnya, itu berkembang dan terbentuk di negara-negara yang lebih maju (di bidang manajemen), dan sekarang upaya sedang dilakukan untuk menerapkannya ke perusahaan Rusia.

Pernyataan berikut dapat diambil sebagai dasar pendekatan: Otomatisasi proses perusahaan harus mengikuti strategi pengembangan perusahaan dan efektif. Dengan kata lain, hanya tugas-tugas yang berkontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan yang harus diotomatisasi. Pada saat yang sama, setiap tugas otomatisasi harus dievaluasi dari sudut pandang Harga / Efisiensi.

Pendekatan ini memang bisa disebut benar, bahkan ideal. Esensinya adalah sebagai berikut:

Berdasarkan tujuan dan strategi perusahaan, proses bisnis diidentifikasi yang memerlukan perbaikan kualitatif;
Untuk setiap proses bisnis yang dipilih, tugas otomatisasi diatur untuk meningkatkan efisiensi proses;
Efek yang diharapkan dari tugas otomatisasi diperkirakan sebelumnya dan dibandingkan dengan biaya implementasinya;
Reorganisasi dan otomatisasi proses bisnis perusahaan.

Dengan pendekatan ini, tugas utama yang memerlukan otomatisasi di perusahaan adalah tugas yang efek implementasinya dapat dinilai dengan cara yang paling jelas:

Tugas perencanaan sumber daya perusahaan (bahan, tenaga kerja, keuangan) - mengurangi biaya yang terkait dengan penggunaan sumber daya;
Manajemen hubungan pelanggan - menarik pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada;
Proses desain dan teknologi - mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas desain dan perkembangan teknologi.

Jelas bahwa dengan pendekatan ini, tugas akuntansi dan kontrol akan menjadi sekunder, karena sangat sulit untuk menghubungkannya dengan tujuan perusahaan dan mengevaluasi efeknya. Tugas akuntansi dan pengendalian dalam hal ini lebih merupakan bagian integral dari tugas perencanaan dan analisis, sesuatu yang tersirat secara default.

Pada prasyarat inilah sistem informasi yang kompleks didasarkan yang mendukung standar ERP (perencanaan sumber daya perusahaan), CRM (manajemen hubungan pelanggan), sistem CAD / CAM.

Semua keuntungan dari pendekatan ini mengikuti dari deskripsinya. Sekarang pertimbangkan kerugian dari pendekatan ini ketika diterapkan pada perusahaan Rusia:

Sangat sedikit perusahaan Rusia yang telah merumuskan tujuan dan strategi. Oleh karena itu, sulit untuk berbicara tentang konsistensi tugas otomatisasi dan tujuan perusahaan. Ini berarti bahwa untuk menerapkan pendekatan otomatisasi di atas dalam suatu perusahaan, perlu untuk mengembangkan strategi, mungkin dengan keterlibatan konsultan pihak ketiga, dan merestrukturisasi seluruh sistem perencanaan strategis. Kelihatannya menyedihkan, tetapi manajemen dan pemilik banyak perusahaan Rusia belum siap untuk transformasi semacam itu;
Pelaksanaan tugas-tugas mengotomatisasi perencanaan sumber daya, manajemen hubungan pelanggan di perusahaan-perusahaan Rusia sering membutuhkan restrukturisasi serius dari proses bisnis perusahaan (rekayasa ulang), yang, sekali lagi, membutuhkan bahan serius, biaya waktu dan, tentu saja, kesiapan personel dan perusahaan. transformasi manajemen;
Biaya penggunaan alat otomatisasi kompleks yang ditujukan untuk mengotomatisasi tugas perencanaan dan manajemen masih "tak tertahankan" untuk perusahaan Rusia, terutama mengingat bahwa penerapan sistem semacam itu seringkali membutuhkan banyak pekerjaan dari konsultan pihak ketiga untuk merestrukturisasi proses bisnis suatu perusahaan. .

Namun demikian, pendekatan "Barat" digunakan di perusahaan Rusia, tetapi sering kali diungkapkan dalam pengenalan sistem manajemen terintegrasi "mahal", tanpa menghubungkan implementasi dengan tujuan perusahaan dan menilai dengan benar efektivitas yang diharapkan dari sistem semacam itu. .

Akibatnya, sejumlah kecil proyek otomasi berhasil diselesaikan secara penuh. Sebagian besar baik "tergelincir" atau tidak sepenuhnya terwujud, terutama lagi dalam hal akuntansi, karena "besok kita dapat menghitung kemarin, tetapi tidak mungkin untuk merencanakan hari esok."

Pengenalan sistem informasi yang komprehensif seringkali bukan merupakan kebutuhan yang berarti, tetapi hanya sebuah penghargaan untuk fashion atau keinginan manajemen untuk mengikuti perusahaan lain.

Lalu bagaimana seharusnya seseorang mendekati proses otomatisasi perusahaan Rusia?

Untuk menjawab pertanyaan ini, kami akan menjelaskan "penyakit" khas yang terkait dengan banyak perusahaan Rusia:

Ketiadaan manajemen strategis;
Kualifikasi manajemen di bidang manajemen masih rendah. Ya, mereka dapat bernegosiasi dengan pemasok, bank, pelanggan, tetapi mengelola secara kompeten menggunakan teknologi informasi - belum;
Kurangnya kebijakan fokus pelanggan;
Kurang berkembangnya infrastruktur TI;
Kurangnya metodologi yang jelas untuk kegiatan perencanaan dan sumber daya, khususnya;
Seringkali keadaan desain dan dokumentasi teknologi yang menyedihkan, perbedaannya dengan proses teknologi nyata;
Tugas mengotomatisasi manajemen produksi (perencanaan dan akuntansi) diselesaikan oleh tugas-tugas lokal yang terpisah, yang seringkali tidak ada yang mengembangkan atau mendukung.

Memang, pengenalan sistem informasi terintegrasi di perusahaan semacam itu kemungkinan besar akan gagal, setidaknya sulit untuk berbicara tentang peningkatan nyata dalam efisiensi proses perusahaan.

Berdasarkan realitas Rusia, orang juga harus mempertimbangkan persyaratan ketat dari negara dalam hal memelihara catatan akuntansi dan pajak di perusahaan. Tugas-tugas ini mengambil banyak sumber daya dari perusahaan dan tidak selalu didukung secara memadai oleh sistem manajemen perusahaan yang kompleks.

Tim kami, yang telah bekerja di pasar kontrol dan otomatisasi selama lebih dari 10 tahun dan telah mengimplementasikan sejumlah besar proyek, telah merumuskan pendekatannya terhadap otomatisasi perusahaan Rusia dalam tesis berikut:

Otomatisasi proses perusahaan secara bertahap;
Otomasi pada awalnya ditujukan untuk proses yang lebih dapat dipahami oleh personel perusahaan - akuntansi dan kontrol;
Keterlibatan manajemen perusahaan dalam proses otomatisasi;
Restrukturisasi proses bisnis yang lembut dan bertahap;
Perkembangan evolusioner dari sistem informasi.

Meskipun diyakini bahwa kita harus mengambil yang terbaik dari teknologi manajemen Barat, kita harus memperhitungkan bahwa kita sangat jauh tertinggal dalam proses ini dan melalui semua tahapan dengan cara yang evolusioner akan lebih efisien dan lebih murah daripada cara yang revolusioner.

Apa yang memberikan pendekatan ini:

Perusahaan tidak menghabiskan banyak uang untuk otomatisasi yang kompleks;
Otomatisasi proses akuntansi dan kontrol memungkinkan untuk memecahkan masalah akuntansi dan akuntansi pajak (yang di negara kita menjadi perhatian banyak manajer), dan, sebagai hasilnya, memfokuskan kembali pada pemecahan masalah perencanaan dan manajemen;
Otomatisasi bertahap dan keterlibatan manajemen dalam proses otomatisasi memungkinkan mereka merasakan hubungan antara solusi TI dan proses manajemen, meningkatkan keterampilan mereka sebagai manajer;
Kualifikasi personel meningkat - lebih mudah untuk menguasai area otomatisasi individu daripada sistem terintegrasi;
Memperoleh data akuntansi yang akurat dan tepat waktu memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi masalah yang terkait dengan biaya penggunaan sumber daya, masalah dalam bekerja dengan pelanggan, yang mendorong manajemen untuk meningkatkan proses manajemen dan memungkinkan Anda untuk mengatur tugas otomatisasi baru yang ditujukan untuk memecahkan masalah ini.

Bahkan, perusahaan dengan demikian mempersiapkan pengembangan teknologi manajemen canggih dan pengenalan sistem manajemen perusahaan terintegrasi. Setelah beberapa periode, manajemen perusahaan mulai memahami dengan jelas bagaimana teknologi informasi dan efisiensi proses bisnis perusahaan terkait, tugas otomatisasi apa yang dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis, restrukturisasi beberapa proses bisnis menjadi fakta yang jelas. Perusahaan menjadi siap untuk pengenalan sistem otomatis terintegrasi, yang secara realistis menilai efek penerapannya. Probabilitas keberhasilan implementasi sistem terintegrasi dalam hal ini akan jauh lebih tinggi daripada di perusahaan yang tidak siap.

Misalnya untuk perusahaan manufaktur pendekatan ini biasanya terlihat seperti ini:

Otomatisasi akuntansi, penggajian, catatan personalia
Memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas yang agak intensif sumber daya dan memberikan informasi manajemen ringkasan kepada manajemen perusahaan. Manajemen perusahaan ditarik ke dalam proses penguasaan teknologi informasi dan mulai merumuskan persyaratan untuk memperoleh informasi yang lebih rinci dan operasional tentang kegiatan perusahaan.
Otomatisasi produksi operasional, akuntansi manajemen
Dalam rangka memecahkan masalah ini, informasi teknologi perusahaan disederhanakan, produksi operasional dan gudang, dan akuntansi manajemen sedang dibuat. Manajemen mulai menerima informasi operasional dan rinci tentang kegiatan perusahaan mereka dan dapat meninjau mekanisme perencanaan di perusahaan. Pada gilirannya, informasi manajemen yang terperinci dan operasional adalah dasar untuk perencanaan perusahaan yang akurat dan terperinci.
Otomatisasi perencanaan sumber daya alam (material, tenaga kerja)
Solusi untuk masalah ini tidak harus mendalam dan sesuai dengan standar MRP/ERP. Otomatisasi perencanaan alami memungkinkan manajemen perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan proses perencanaan, terkadang memungkinkan untuk mengurangi biaya pemeliharaan sumber daya. Ketersediaan yang direncanakan dan aktual informasi manajemen memungkinkan Anda untuk menganalisis dan mengontrol aktivitas perusahaan.
Otomatisasi perencanaan keuangan, penganggaran
Solusi dari masalah ini memungkinkan Anda untuk merencanakan, mengevaluasi, dan menganalisis kegiatan perusahaan dalam hal keuangan.
Otomatisasi perusahaan terintegrasi (sistem standar ERP)
Integrasi dan pengembangan tugas yang diselesaikan dan baru, dengan mempertimbangkan tujuan dan strategi perusahaan. Artinya, memperdalam atau menguasai tugas otomatisasi baru secara langsung tergantung pada strategi perusahaan. Selain itu, setiap tugas dievaluasi sesuai dengan rasio harga / efisiensi.

Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman kami, pendekatan ini membenarkan dirinya sendiri di sebagian besar perusahaan Rusia.

Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Mahasiswa, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Diposting pada http://www.allbest.ru/

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN PENGETAHUAN RUSIA

Lembaga Pendidikan Anggaran Negara Federal

pendidikan profesional yang lebih tinggi

"Universitas Pedagogis Negeri Nizhny Novgorod. kosmas

Departemen pendidikan kejuruan menengah

HAITHET

padateknologipraktek

Diisi oleh siswa: Tokmina M.A. Grup: PKS - 11

Basis praktik: Toko umum Kantaurovskoye, toko No. 43

Pemimpin dari organisasi: Tolchkova Yu.M.

Kepala dari NGPU: Balunova S.A.

Nizhny Novgorod 2013

pengantar

1. Deskripsi perusahaan

2. . Praktek tugas dari perusahaan

3. Tugas individu

3.1 Pernyataan masalah

3.2 Algoritma untuk memecahkan masalah

Kesimpulan

Sumber informasi

Lampiran No. 1. Daftar file pada CD, barcode, label

pengantar

Praktik teknologi diadakan atas dasar toko umum Kantaurovsky, di toko No. 43 dari 25/11/2013 hingga 22/12/2013. Direktur institusi tersebut adalah Poletaeva Galina Valerievna. Kepala praktik dari lembaga tersebut adalah Yulia Mikhailovna Tolchkova, seorang operator komputer pribadi.

Lokasi toko No. 43: 606473 Wilayah Nizhny Novgorod, distrik Borsky, desa Kalikino, st. Oktyabrskaya, 18.

Perkembangan hubungan ekonomi dan sosial, perluasan jaringan dan perusahaan dan peningkatan ukurannya, munculnya ikatan baru antara perusahaan dan industri, peningkatan arus dan volume informasi - semua ini telah menyebabkan komplikasi yang tajam dari tugas manajerial.

Kerumitan tugas-tugas yang diselesaikan di bidang manajemen, pada gilirannya, menyebabkan perubahan dalam sifat proses manajemen.

Penggunaan komputer secara signifikan meningkatkan efisiensi manajemen, tetapi mengasumsikan partisipasi aktif seseorang dalam proses manajemen. Dialah yang membuat keputusan akhir berdasarkan penilaian berbagai opsi perhitungan, dengan mempertimbangkan data tambahan yang dimilikinya.

Praktik teknologi adalah bagian organik dari proses pendidikan dan bertujuan untuk mengkonsolidasikan dan memperdalam pengetahuan yang diperoleh dalam proses aktivitas teoretis, untuk melibatkan siswa dalam pekerjaan yang bermanfaat secara sosial dan untuk menghubungkan pengetahuan teoretis yang diperoleh dengan kondisi produksi nyata.

Praktik teknologi harus dilakukan di perusahaan dasar (organisasi) di bawah bimbingan spesialis berpengalaman.

Selama berlalunya praktik teknologi, siswa magang bekerja sesuai dengan aturan yang ditetapkan untuk perusahaan ini dan mematuhi peraturan internal organisasi ini.

Tujuan dari praktik teknologi adalah untuk mempelajari oleh siswa perusahaan nyata dan kondisi kerja di dalamnya, untuk memperoleh keterampilan terapan dalam mengembangkan dan memelihara program, mempelajari arus informasi dan alur kerja, cara menyimpan dan memproses informasi, mengumpulkan bahan untuk laporan dan seleksi awal topik yang mungkin untuk proyek kelulusan.

Selain itu, selama magang, mahasiswa magang juga harus berperan aktif dalam kehidupan sosial perusahaan.

1. Deskripsi perusahaan

1.1 Informasi Umum tentang perusahaan

Perusahaan ini terdaftar pada 6 Februari 1995 oleh inspektorat pencatat Kementerian Pajak Rusia untuk distrik Bor di wilayah Nizhny Novgorod. Ketua Dewan organisasi - Poletaeva Galina Valerievna. Perusahaan KANTAUROVSKOE SELPO terletak di 606472, WILAYAH NIZHGOROD, KABUPATEN BORSKY, S KANTAUROVO, JALAN KOPERATIVNAYA D 2, kegiatan utamanya adalah "Perdagangan eceran di toko non-khusus produk non-beku, termasuk minuman, dan produk tembakau." Organisasi juga beroperasi di bidang non-inti berikut: "Perdagangan eceran di toko non-khusus terutama dalam produk makanan, termasuk minuman, dan produk tembakau", "Penyewaan mesin dan peralatan lain yang tidak termasuk dalam kelompok lain", "Penyewaan memiliki real estat”. Cabang utama perusahaan adalah "Perdagangan eceran kerjasama konsumen".

Perusahaan memiliki 20 toko dalam kepemilikan bangunan non-perumahan yang terpisah, 2 di antaranya dimaksudkan untuk penjualan barang-barang industri, 2 toko dilengkapi dengan perangkat lunak, sisa toko bekerja dengan mesin kasir, gudang ditugaskan untuk perusahaan.

Seluruh staf perusahaan memiliki pendidikan kejuruan yang lebih tinggi atau menengah dalam spesialisasi mereka.

Cara yang sama perusahaan ini menyelenggarakan kursus pelatihan.

Kegiatan utama toko No. 43 - eceran di toko non-khusus terutama dengan produk makanan, termasuk minuman, dan produk tembakau. Toko memiliki sistem akuntansi data otomatis. Toko ini milik kelompok swalayan.

Toko No. 43 memiliki 4 pramuniaga, seorang operator PC, dan seorang petugas kebersihan.

Pada tanggal 19 Juli 2011, KANTAUROVSKOE SELPO menandatangani perjanjian dengan 1C-Rarus NN, di mana mereka membeli produk perangkat lunak 1C-Rarus: pertokoan. bahan makanan, edisi 8", "1C: Accounting 8", serta peralatan perdagangan yang diperlukan. Dalam hal ini, posisi baru operator PC diperkenalkan ke staf perusahaan.

Orang dalam posisi ini bertanggung jawab untuk:

Kontrol atas instalasi, operasi dan pemeliharaan fasilitas

· keamanan dan alarm kebakaran dan sistem pengawasan video dari toko No. 43.

administrasi jaringan area lokal institusi;

Implementasi, pengaturan aplikasi perangkat lunak;

memastikan keamanan komputer dari sistem informasi;

Seorang siswa yang menjalani praktik teknologi sebagai programmer dipercayakan dengan tugas-tugas berikut:

Memelihara peralatan komputer dalam kondisi kerja;

instalasi, konfigurasi dan pemeliharaan sistem operasi;

1.2 Jenis perangkat lunak untuk sistem perusahaan otomatis

Semua informasi dalam format numerik atau teks. Berbagai pesanan, pernyataan, aplikasi barang adalah contoh informasi tekstual input. Sistem informasi “1C-Rarus: Kompleks Perdagangan. Produk makanan, edisi 8.

Perangkat lunak ini memungkinkan tidak hanya untuk mendaftarkan semua transaksi bisnis di toko, untuk bertukar data yang diperlukan, tetapi juga untuk mengontrol proses pembelian barang, penyelesaian bersama dengan pemasok, memposting barang di gudang, penyelesaian bersama dengan pembeli dan pemasok.

Semua aliran dokumen antara kantor dan toko dilakukan melalui Internet.

Semua peralatan di perusahaan terus diperbarui, tugas ini ditugaskan ke perusahaan "1C Rarus - NN". Sekarang seluruh perusahaan memiliki komputer modern berkinerja tinggi berdasarkan prosesor Intel Core - i3 2630 QM. RAM - 4 GB, kapasitas hard disk - 180 GB.

"Bintang" - topologi dengan pusat yang jelas dalam bentuk hub (sakelar) tempat komputer kerja dan server terhubung. Server mengontrol seluruh jaringan, mendaftarkan pengguna, menetapkan berbagai batasan, memantau setiap langkah pengguna. Server adalah "raja dan dewa" dari seluruh jaringan. Tetapi juga dapat bekerja tanpa server yang terhubung hanya dengan satu sakelar. Dalam hal ini, pengaturan dibuat pada setiap komputer secara individual. Ini adalah jaringan paling andal yang ada. Jika karena alasan tertentu salah satu komputer tidak terkelupas, maka ini tidak akan memengaruhi kinerja seluruh jaringan dengan cara apa pun. Ada juga minus kecil dari jaringan seperti itu, menurut saya, tidak terlalu signifikan. Setelah penyebaran seluruh jaringan, tidak akan mudah untuk melengkapinya dengan pekerjaan baru.

2. Praktek tugas dari perusahaan

2.1 Analisis pelaksanaan tugas praktek dari perusahaan

Diberikan latihan dulu :

1. di pembentukan daftar masuk barang dari pemasok

2. menyadari penghapusan barang

3. Kirim permintaan barang ke server

4. Cetak barcode pada produk

5. Tuliskan kode kunci untuk mesin kasir

Diperlukan untuk membuat sistem akuntansi gudang sederhana untuk beberapa gudang, yang memungkinkan Anda menerima dan melepaskan produk, serta membuat laporan saldo produk.

Objek konfigurasi:

1. Buku referensi

Produk (jumlah level: 1)

Gudang

2. Dokumen

Kedatangan (detail tajuk: Gudang)

Konsumsi (detail tajuk: Gudang)

rincian bagian tabular: (Bahan, Kuantitas)

3. Log dokumen

· Gudang

4. Laporkan

Produk yang tersisa

5. Dokumen

pendapatan, pengeluaran

Form layar form dokumen Arrival secara otomatis.

Untuk tugas ini, saya membutuhkan yang direkam selama kuliah. Pada tahap pertama, kami berkenalan dengan seluruh database toko ini No. 43 (Gbr. 1)

(Gbr. 1)

Tahap kedua adalah pembentukan invoice untuk penerimaan barang. Untuk melakukan ini, saya menggunakan fitur khusus dari program, yang memungkinkan saya memasukkan produk dengan cepat dan akurat dengan kode batangnya ke dalam basis data (Gbr. 2)

(Gbr. 2)

program manajemen dokumen informasi otomatis

Tahap ketiga adalah menyusun barcode untuk mesin kasir (Gbr. 3)

(Gbr. 3)

Tugas ini memakan waktu sekitar 20-30 menit per pemasok untuk diselesaikan. Tugasnya sangat menarik, ada beberapa kesulitan dalam mencari produk di database utama. Mendaftar operasi proses teknologi, saya ingin mengatakan beberapa kata tentang operasi penyimpanan informasi. Baru-baru ini, informasi disimpan pada media mesin seperti kartu berlubang, pita berlubang, pita magnetik, dan disk magnetik. Dengan perkembangan BT, pembawa informasi juga telah berubah. Sudah menjadi floppy disk (floppy magnetic disk), yang terus berubah baik secara eksternal maupun dalam jumlah informasi yang direkam, saat ini tidak dapat lagi memenuhi kebutuhan pengguna. Ini tidak hanya berlaku untuk keandalan teknis media penyimpanan, tetapi juga untuk jumlah informasi yang disimpan. Sistem informasi ekonomi modern dengan prosesor yang kuat, dilengkapi dengan hard drive yang dapat dilepas, disk laser, memberikan kecepatan pemrosesan informasi yang lebih tinggi dan memungkinkan pengguna untuk bekerja dengan data dalam jumlah besar, memastikan kemudahan penggunaan dan keandalan dalam keamanan informasi.

Teknologi untuk merancang pemrosesan otomatis informasi ekonomi dalam memecahkan masalah ekonomi dibagi menjadi 4 tahap:

awal;

persiapan;

· dasar;

terakhir.

Komposisi dan struktur operasi setiap tahapan proses teknologi mungkin berbeda tergantung pada sarana CT yang digunakan, sarana komunikasi organisasi dan persyaratan untuk teknologi konversi informasi. Menurut tujuannya, operasi teknologi bersifat tambahan, utama, dan kontrol. Yang terakhir membentuk dasar dan mengacu pada operasi dalam teknologi pemrosesan data mesin. Ini adalah operasi pemesanan, penyesuaian, akumulasi dan pemrosesan aktual.

Pengurutan - Data yang disusun secara acak ditempatkan dalam urutan nilai kata kunci tertentu.

Koreksi - proses membuat perubahan pada file data yang sudah dibuat, memungkinkan mereka untuk terus diperbarui untuk diproses.

Akumulasi - proses penambahan data secara berkala ke file yang ada untuk membentuk data awal untuk jangka waktu tertentu.

Pemrosesan - eksekusi semua operasi aritmatika dan logika untuk mengubah informasi sumber menjadi hasil.

Ada berbagai bentuk dalam teknologi pemrosesan informasi mesin. Bentuk yang paling umum adalah pemrosesan data dalam mode batch dan dialog.

Kadang-kadang solusi otomatis masalah harus dikoordinasikan dalam waktu dengan jalannya proses yang dikendalikan. Dengan demikian, organisasi pemrosesan informasi untuk kebutuhan ini disebut teknologi pemrosesan data waktu nyata.

Karakteristik penting yang menentukan ruang lingkup mode waktu nyata adalah kecepatan respons sistem kontrol terhadap perubahan status objek kontrol.

Saat ini, ada tren menuju perkiraan maksimum informasi dan sumber daya perangkat lunak kepada pengguna. PC yang beroperasi dalam jaringan memiliki keunggulan signifikan dibandingkan workstation yang beroperasi dalam mode berbagi waktu. Dan, yang paling penting, alat antarmuka cerdas memberi pengguna cara sederhana dan andal untuk menyelesaikan masalah profesional mereka. Hasil utama adalah perubahan antarmuka pengguna akhir dengan terminal.

Dari metode "ingat (keadaan sumber daya Anda) berikut ini:

desain (urutan tindakan yang diperlukan dalam hal perintah)

ketik (teks kontrol)" ada transisi ke metode "lihat (pada model grafis dari keadaan sumber daya)

pilih (tindakan yang diperlukan dari menu hierarkis)".

Antarmuka semacam itu didukung oleh semua sarana teknologi informasi - komponen basis pengetahuan, termasuk basis data, perangkat lunak aplikasi, dan teknologi pendukung berbasis perangkat keras, sistem, dan perangkat lunak alat.

Kembali ke pertanyaan tahap perkembangan proses teknologi, harus dikatakan bahwa pada tahap akhir dilakukan pengendalian dan pelepasan dokumen hasil.

Semua tahapan pengembangan proses teknologi (tahap pra-proyek, desain teknis, tahap desain detail, commissioning) didokumentasikan.

Dokumentasi - pendaftaran deskripsi opsi yang dipilih untuk membangun teknologi informasi dengan komentar yang memastikan penggunaannya selama pengoperasian sistem.

Kehadiran pembenaran dokumenter memungkinkan Anda untuk memeriksa kebenaran opsi.

Tahap desain program mempengaruhi gaya pemrograman, keandalan, efisiensi, debugging, pengujian, dan kinerja program. Dengan demikian, ini adalah bagian penting dari pengembangan perangkat lunak apa pun.

Program kecil tidak menyebabkan kesulitan seperti yang besar, karena satu orang dapat dengan mudah menangani kompilasi mereka. Tetapi tidak mungkin untuk mengatur desain program yang begitu signifikan volumenya sehingga satu orang tidak dapat mengelolanya untuk mengembangkannya.

3. Tugas individu

3.1 Pernyataan masalah

Program praktik dalam profil spesialisasi menyediakan kebutuhan bagi siswa untuk menyelesaikan tugas individu yang diusulkan oleh kepala praktik. Tugas tersebut dapat berupa:

pengembangan program;

pembuatan model (gambar, gambar, diagram) menggunakan perangkat lunak khusus;

pembuatan situs Internet;

menyusun instruksi untuk bekerja dengan produk perangkat lunak;

pengembangan atau modifikasi database.

Tugas individu berkontribusi pada studi mendalam tentang masalah individu pengembangan dan pengoperasian sistem informasi otomatis, studi bagian teoretis dari disiplin khusus, pengembangan aktivitas kognitif siswa dan keterampilan kerja mandiri. Tugas individu dapat mengandung unsur-unsur penelitian ilmiah, yang ditentukan oleh kepala praktik dari universitas.

Situasi masalah produksi nyata dapat berfungsi sebagai bahan untuk tugas individu. Disarankan agar tema bangunan individu relevan dan memiliki signifikansi praktis untuk perusahaan, universitas.

Pembelajaran bidang mata pelajaran topik penugasan untuk praktik: studi dokumentasi peraturan untuk teknologi pemrosesan informasi yang ada. Elaborasi alur kerja tugas, aturan untuk menyusun (mengisi) dokumen utama. Penentuan unit yang terlibat dalam pemrosesan informasi tentang tugas ini, fungsi, wewenangnya, penggambaran tanggung jawab.

Mempelajari pernyataan masalah. Penentuan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak peralatan komputer di perusahaan. Struktur jaringan lokal perusahaan. Elaborasi komposisi dan struktur database di mana informasi operasional dimasukkan. Elaborasi komposisi dan struktur database yang menyimpan informasi regulasi dan referensi. Studi tentang algoritma utama untuk memproses informasi dalam masalah ini. Penyempurnaan struktur database yang ada, pengembangan struktur database baru (jika perlu) dan pengembangan algoritma pemrosesan informasi untuk bagian tugas yang diusulkan untuk pengembangan independen. Kembangkan kasus uji untuk bagian masalah ini.

Tugas individu adalah mempelajari paket Illustrator dan membuat buklet tentang dasar latihan:

1. Kerangka acuan: studi paket ilustrator, aplikasi untuk latihan, kreasi kartu bisnis, menerapkan pengetahuan di Word untuk membuat buklet.

2. Deskripsi pekerjaan: deskripsi struktur, deskripsi font yang didukung, daftar font yang digunakan dan fitur teknis lainnya.

3.2 Algoritma untuk memecahkan masalah

Algoritma pengembangan buklet.

Saat ini, ada banyak program yang mewakili editor teks. Kemasan Microsoft Office dirancang untuk pembuatan dokumen dan pengembangan desain umum dan berorientasi pada keluaran dokumen selesai resolusi tinggi. Paket ini memungkinkan Anda membuat presentasi dan file bentuk bebas lainnya, lalu menskalakan, memutar, dan melengkungkannya. Selain itu, Word berisi berbagai alat untuk bekerja dengan teks dan dokumen multihalaman. Algoritma untuk membuat buklet:

Pembentukan persyaratan;

Implementasi ide dan koreksi kekurangan kecil;

Pencetakan buklet.

Pembentukan persyaratan

Buklet harus menarik, tidak memiliki informasi yang tidak perlu, judul, slogan perusahaan, detail kontak harus ditunjukkan.

Implementasi ide dan koreksi kekurangan kecil

Menurut algoritma pembuatan buklet, langkah selanjutnya adalah implementasi praktis dari ide-ide yang dikembangkan. Ini dapat dilakukan tidak hanya dengan teks, tetapi juga dengan cara grafis. Namun, orang tidak boleh melupakan kenyamanan menggunakan buklet, jadi perlu untuk memikirkan tidak hanya desain eksternal, tetapi juga strukturnya. Ada kemungkinan bahwa kesalahan kecil dapat ditemukan selama proses pembuatan. Oleh karena itu, sebelum peluncuran akhir buklet untuk pencetakan, perlu untuk memeriksa bahwa kekurangan yang dapat menyebabkan reaksi negatif dari pengguna telah dihilangkan.

Kesimpulan

Selama periode praktik teknologi, siswa-pelatih membuat buku harian di mana dia setiap hari membuat catatan tentang pekerjaan yang dilakukan, rencana kerja dari kepala praktik.

Peserta pelatihan juga mengkonsolidasikan keterampilan teoretis yang diperoleh selama studinya dengan keterampilan praktis. Saya berkenalan dengan organisasi, struktur, dan prinsip-prinsip fungsi perusahaan. Keterampilan komunikasi yang dikembangkan. Mendapatkan pengalaman bekerja dalam tim.

Selama magang, ia menunjukkan dirinya sebagai karyawan yang cakap dan bertanggung jawab. Dia menyelesaikan tugas yang diberikan tepat waktu. Tugas individu yang diterima di perusahaan diselesaikan secara penuh dan tepat waktu.

Sumber informasi

Sastra utama

1. Golitsyna O.A., Popov I.I. Dasar-dasar algoritme dan pemrograman: Buku teks. M.: FORUM: INFRA-M, 2002. 432 hal.

2. Duvanov A.A. Konstruksi web. HTML. Sankt Peterburg: BHV-Petersburg, 2003.

3. Instruksi perusahaan tentang keselamatan dan keamanan kebakaran.

4. User manual untuk produk software 1C Rarus: Shopping mall (Makanan). Moskow, 2007.

Sumber informasi tambahan

5. Buku pegangan dan buku teks tentang sistem pemrograman, pekerjaan kantor, akuntansi, metodologi pemodelan.

6. Shaposhnikov I.V. tutorial HTML. St. Petersburg: BHV-Peterburg, 2003. 288 hal.

Sumber informasi elektronik

7. http://www.nlr.ru/ - Perpustakaan Nasional Rusia (RNL).

8. http://www.rsl.ru/ - Perpustakaan Negara Rusia (RSL).

Diselenggarakan di Allbest.ru

...

Dokumen serupa

Masalah informasi dari proses manajemen perusahaan. Fitur teknologi informasi pada tingkat yang berbeda pengelolaan. Analisis diagnostik dan desain arus informasi dalam sistem perencanaan strategis dan manajemen perusahaan.

tesis, ditambahkan 13/06/2017

Esensi, makna, fitur dan teknologi organisasi dukungan informasi untuk manajemen perusahaan. Sistem informasi otomatis dan perannya dalam manajemen. Analisis arus informasi dan sistem alur kerja di perusahaan.

makalah, ditambahkan 11/06/2014

karakteristik umum dan fungsi dasar sistem CAD. Karakteristik sistem manajemen perusahaan otomatis modern. Prinsip-prinsip manajemen dokumen dan organisasi alur kerja. Properti sistem kerja kantor di perusahaan.

presentasi, ditambahkan 27/10/2013

Proses penerapan berbagai sistem informasi di perusahaan. Otomatisasi proses bisnis dalam alur kerja. Indikator otomatisasi perusahaan. Kontinuitas perpindahan dokumen. Aplikasi sistem informasi manajemen dokumen elektronik.

abstrak, ditambahkan 26/06/2012

Analisis kegiatan keuangan dan produksi perusahaan dan penilaian potensi inovatifnya. Otomatisasi produksi, dengan mengimplementasikan konfigurasi "1C: Enterprise 8". Penghitungan bahan secara otomatis menggunakan penanda dan pemindai kode batang.

tesis, ditambahkan 22/02/2015

Nilai teknologi informasi dalam manajemen perusahaan. Karakteristik sistem otomasi manajemen perusahaan. Struktur organisasi OOO "Empat musim". Ulasan singkat sistem yang ada. Pemilihan dan pengoperasian sistem informasi.

makalah, ditambahkan 01/11/2011

Pertimbangan manajemen perusahaan sebagai bagian integral dari manajemen. Otomatisasi pekerjaan personel dan tugas manajemen personalia berbasis teknologi informasi. Pelajari dan buat elemen yang hilang dari alur kerja CJSC "Tikhvinsky KLPH".

tesis, ditambahkan 14/01/2012

Esensi dan pentingnya manajemen dokumen elektronik, dampaknya pada peningkatan efisiensi dalam proses manajemen perusahaan. Penentuan skema paralel atau berurutan untuk memproses dokumen. Klasifikasi program manajemen dokumen elektronik.

makalah, ditambahkan 22/04/2014

Struktur organisasi Pabrik Mobil Minsk. Perangkat lunak teknologi informasi dalam sistem manajemen perusahaan, subsistem fungsional. Klasifikasi sistem manajemen informasi otomatis modern.

pekerjaan kontrol, ditambahkan 11/11/2010

Landasan teoretis dan metodologis manajemen operasional arus informasi. Inti dari proses komunikasi dalam perusahaan. Karakteristik layanan dukungan informasi. Aturan organisasi, skema pergerakan dan pemrosesan dokumen.

KULIAH 13

PENDEKATAN TERHADAP OTOMASI MANAJEMEN PERUSAHAAN

Otomatisasi sepotong-sepotong (kacau)

Otomatisasi kacau adalah salah satu jenis investasi yang paling tidak efisien dalam pengembangan perusahaan. Keacakan proses pada bagian ini mengacu pada tidak adanya rencana strategis. Sebagai aturan, dengan pendekatan ini, proses pengenalan teknologi informasi ditentukan oleh tugas lokal sesaat, dan bukan oleh kebutuhan bisnis yang sebenarnya. Kriteria pengambilan keputusan dalam kasus ini dapat berupa: tingkat pengetahuan dan preferensi pembuat keputusan, kemampuan untuk membeli sekarang dengan diskon eksklusif peralatan atau perangkat lunak apa pun, dll. Sebagai akibatnya, perusahaan di terbaik menerima sistem aplikasi yang berbeda , biaya integrasi yang dalam beberapa kasus dapat dibandingkan dengan total biaya solusi yang kompleks. Dalam kasus terburuk, fragmen yang belum selesai dari infrastruktur informasi dan sistem aplikasi dibuat yang tidak dapat digunakan dalam kegiatan praktis perusahaan. Pada saat yang sama, perusahaan mengeluarkan biaya tambahan untuk menduplikasi fungsi yang seharusnya dilakukan oleh sistem informasi, dan melayani sistem aplikasi yang belum selesai dibuat.

Salah satu alasan untuk pendekatan ini mungkin kesalahpahaman tentang peran dan fungsi departemen teknologi informasi (departemen sistem kontrol otomatis, teknologi komputer - namanya bisa apa saja).

Otomatisasipadapetak

Otomasi oleh bagian menyiratkan proses mengotomatisasi produksi individu atau departemen manajemen suatu perusahaan, disatukan sesuai dengan dasar fungsional. Misalnya, area pengemasan dan pelabelan, akuntansi, dll. Jalur otomatisasi serupa dipilih dalam kasus berikut:

Sumber daya investasi perusahaan tidak cukup untuk menyelesaikan masalah otomatisasi secara penuh;

Ada area di mana penggunaan sistem otomatis memberikan efek ekonomi yang signifikan, misalnya, dengan mengurangi staf;

Teknologi produksi atau kondisi lain tidak memungkinkan untuk dilakukan tanpa menggunakan sistem otomatis. Paling sering, pendekatan ini digunakan untuk mengotomatisasi lokasi produksi. Sarana utama otomatisasi - sistem kontrol proses khusus. Penerapan prinsip otomatisasi perusahaan per bagian untuk sejumlah perusahaan adalah satu-satunya cara yang mungkin untuk meningkatkan indikator ekonomi dalam kondisi sumber daya investasi yang terbatas. Agar otomatisasi situs menjadi efektif, diperlukan rencana otomatisasi strategis dan operasional. Di mana rencana Strategis otomatisasi, jika strategi otomatisasi spesifik lokasi dipilih, harus ditinjau secara berkala, setidaknya setahun sekali. Ketika merevisi rencana strategis, disarankan untuk memberikan perhatian khusus pada isu-isu kesinambungan seperangkat standar untuk teknologi informasi yang didukung oleh perusahaan.

Otomatisasipadaarah

Otomatisasi dengan arahan menyiratkan otomatisasi area tertentu perusahaan, seperti produksi, pemasaran, manajemen keuangan. Pendekatan yang terkait dengan otomatisasi dalam arah sering digunakan saat menggunakan sistem MRPII, kelas ERP, ketika tujuan akhir pekerjaan adalah otomatisasi lengkap perusahaan.

Pendekatan ini berbeda dari otomatisasi situs dengan cara berikut. Otomasi berdasarkan area aktivitas melibatkan partisipasi dalam proses ini dari semua unit organisasi, yang fungsinya dikaitkan dengan arahan otomatis. Biasanya setiap arah kegiatan mencakup hampir semua departemen perusahaan. Misalnya, proses pengadaan. Proses ini melibatkan semua departemen dari produksi (dalam hal pembentukan rencana pembelian bahan baku, komponen dan peralatan) hingga manajemen (alat tulis, furnitur) dan langsung departemen pasokan dan jasa transportasi. Oleh karena itu, pendekatan yang terkait dengan otomatisasi berdasarkan arah, pada prinsipnya, tidak dapat dianggap sebagai lokal. Implementasinya dikaitkan dengan penciptaan setidaknya infrastruktur telekomunikasi perusahaan. Dalam kebanyakan kasus, otomatisasi berdasarkan arahan dikaitkan dengan rekayasa ulang proses bisnis dan memerlukan pembuatan model seluruh perusahaan.

Semua yang dikatakan di atas mengenai peningkatan efisiensi saat menggunakan pendekatan otomatisasi situs demi situs tetap berlaku dalam kasus ini. Revisi rencana otomatisasi strategis harus dilakukan setelah akhir otomatisasi segala arah dan evaluasi hasilnya.

Menyelesaikanotomatisasimanajemen perusahaan

APCS sebagai suatu sistem terdiri dari sejumlah besar elemen dari berbagai tingkatan dan untuk berbagai tujuan. Ini termasuk subsistem, modul, blok kontrol, tugas, prosedur manajemen, fungsi, operasi, dll. Sistem dasar seperti ERP, sebagai aturan, adalah struktur hierarkis, yang terdiri dari prosedur manajemen dasar yang dimaksudkan untuk dimasukkan dalam sistem kontrol otomatis .

Integrasi melibatkan kombinasi dan harmonisasi fungsi dan prosedur manajemen, sehingga dalam proses manajemen perusahaan, optimasi perilakunya dapat dipastikan.

Integrasi diwujudkan dalam semua subsistem fungsional dan pendukung tanpa kecuali.

Dalam subsistem dukungan teknis, ini adalah jaringan komputer lokal dan memastikan koneksi perusahaan dengan lingkungan eksternal melalui jaringan global. Dalam subsistem pendukung informasi, ini adalah pemeliharaan database di bawah kendali DBMS. Integrasi perangkat lunak matematika diwujudkan terutama dalam koordinasi input dan output dari model matematika, integrasi berbagai model(misalnya, peramalan dan perencanaan), integritas dan konsistensi sistem model matematika. Integrasi perangkat lunak dimanifestasikan dalam kenyataan bahwa ia dibangun dalam bentuk paket perangkat lunak yang kompleks dan fleksibel yang memungkinkan Anda untuk menjalankan program dalam urutan yang diperlukan dan dalam kombinasi yang diperlukan. CMS terintegrasi, dibangun berdasarkan satu sistem ERP dasar, membawa perusahaan ke tingkat baru integrasi dukungan organisasi karena penyatuan antarmuka pengguna. Efek ini terutama terlihat dalam sistem kontrol otomatis besar, di mana sistem baru menggantikan ratusan sistem lokal lama. Hasil praktis dari transisi ke sistem baru adalah standar tunggal di seluruh perusahaan tentang bagaimana pengguna berinteraksi dengan sistem.

Tetapi hal utama yang membuat sistem otomatis di perusahaan adalah integrasi fungsional.

Sistem manajemen perusahaan (ERP), otomatisasi produksi (CAM), desain produk dan otomatisasi proses (CAD) digabungkan menjadi manufaktur berbasis komputer terintegrasi (CIM), secara skematis digambarkan pada gambar. 25.

CIM (Terintegrasikomputerproduksi)

Beras. 25

Serikat sistem komputer memungkinkan untuk saling transparansi sistem. Misalnya, sudah pada tahap desain, dimungkinkan untuk mensimulasikan kemungkinan dampak keputusan desain dan teknologi pada jalannya produksi.

SIstem ERP dikombinasikan dengan objek dan sistem di luar perusahaan (Gbr. 26).

Beras. 26

Dengan demikian, otomatisasi manajemen terintegrasi membantu mengatasi hambatan antara layanan manajemen yang berbeda. Salah satu manifestasi dari proses ini adalah penggunaan layanan yang berbeda dari fungsi yang sama yang diperlukan untuk menyiapkan keputusan manajemen yang berbeda. Misalnya, pemeriksaan tingkat persediaan di gudang dilakukan saat pesanan eksternal diterima dan saat pesanan produksi atau pesanan pembelian dibuat.

Integrasi antar subsistem adalah langkah pertama menuju integrasi dalam ERP. Hal ini dinyatakan dalam pertukaran data antar subsistem ERP. Seringkali data ini memicu peristiwa dan proses di subsistem lain. Skema integrasi subsistem ditunjukkan pada gambar. 27.

Beras. 27

Fleksibilitas dalam penerapan struktur kontrol tertentu menghasilkan momen baru dalam integrasi fungsi sistem dasar, karena komposisi fungsi yang termasuk dalam subsistem dari sistem kontrol otomatis tertentu mungkin tidak sepenuhnya sesuai dengan konten fungsional subsistem sistem dasar. Posisi ini diilustrasikan pada Gambar. 28.

Beras. 28

A, B, C - subsistem dari sistem dasar;

APCS dibangun dengan fokus pada pengelolaan proses produksi secara keseluruhan, dan bukan pada kegiatan otomatisasi divisi individu terlibat dalam manajemen. Pada saat yang sama, mungkin ada perbedaan antara konten fungsional dari subsistem sistem kontrol otomatis dan tanggung jawab fungsional di departemen (Gbr. 29).

Beras. 29

A, B, C - subsistem yang termasuk dalam struktur organisasi;

A 1 , B 1 , C 1 - subsistem dari sistem kontrol otomatis nyata

Integrasi dalam satu solusi informasi tentang beberapa sumber daya yang heterogen dimanifestasikan, sebagai suatu peraturan, pada tingkat perencanaan yang lebih tinggi. Pada saat yang sama, pilihan komposisi sumber daya tetap pada manajer (Gbr. 30).

Beras. tigapuluh

Beras. 31

Integrasi pengelolaan semua tahapan siklus hidup produk (Gbr. 31) adalah bahwa pengelolaan tahapan individu berubah menjadi pengelolaan siklus secara keseluruhan.

Integrasi manajemen semua fase produksi diwujudkan dalam memastikan kelangsungan manajemen semua fase (Gbr. 32).

Integrasi fungsi-fungsi manajemen dalam bentuk struktur, meliputi fungsi perencanaan, akuntansi, pengendalian, pengaturan, analisis, menjamin keterkaitan dan kesinambungan pengambilan keputusan dalam proses manajemen.

Beras. 32

Integrasi manajemen antara semua proses mengubah sumber daya menjadi produk (Gambar 33) adalah bahwa semua proses dapat dikelola dan kelangsungan pengelolaannya terjamin.

Beras. 33

Struktur-struktur ini digabungkan secara vertikal satu sama lain menjadi struktur hierarki yang saling berhubungan lebih kompleks. Integrasi antara mereka disediakan oleh fungsi koordinasi, input, output dan frekuensi pemecahan masalah kontrol. Misalnya, tugas perencanaan di tingkat yang lebih dalam pada dasarnya adalah tugas pengaturan untuk tingkat yang lebih tinggi. Jangka waktu perencanaan dan pengaturan dua tingkat yang bersebelahan dapat dalam perbandingan yang sama.

Metode integrasi yang terdaftar adalah dasar untuk pembentukan struktur fungsional yang kompleks, yang terdiri dari sejumlah besar fungsi manajemen yang saling berhubungan. Putusnya tautan integrasi, hilangnya fungsionalitas yang diperlukan atau implementasinya yang buruk mengurangi efektivitas manajemen, karena mereka menciptakan "kemacetan", "jalan buntu" di dalamnya, mengarah pada pemecahan masalah berdasarkan informasi yang tidak akurat dan / atau tidak lengkap, mengurangi kualitas solusi, dll. Oleh karena itu, ketika merancang dan mengoperasikan sistem, masalah integrasi harus menjadi prioritas utama.

Meringkas hal di atas, fitur-fitur berikut dari pendekatan terpadu untuk otomatisasi manajemen perusahaan dapat dicatat:

Ditingkatkan efisiensi ekonomi pendekatan ini dibandingkan dengan yang lain (berdasarkan bagian dan arah);

Sangat persyaratan tinggi dengan kualitas manajemen proses implementasi sistem.

Komposisi informasi operasional yang disampaikan tentunya harus mencakup informasi mengenai permasalahan yang timbul pada saat rencana tersebut dilaksanakan.

Analisis hasil dan pengambilan keputusan menyiratkan adanya prosedur untuk menganalisis hasil, berdasarkan rencana yang direvisi atau perubahan yang dibuat pada jalannya proses. Prosedurnya dapat dilakukan secara berkala dan dimulai pada saat terjadinya peristiwa apa pun: melebihi anggaran, tertinggal dari tenggat waktu.

Strategisrencana(strategiotomatisasi)

Sasaran

Konsep strategi otomatisasi mencakup prinsip-prinsip dasar yang digunakan dalam otomatisasi perusahaan. . Ini terdiri dari komponen-komponen berikut:

sasaran: bidang kegiatan perusahaan dan urutan di mana mereka akan diotomatisasi;

cara otomatisasi: berdasarkan bagian, arah, otomatisasi kompleks;

kebijakan teknis jangka panjang- seperangkat standar internal yang didukung oleh perusahaan: jenis standar untuk peralatan dan perangkat lunak, daftar pemasok dan produsen perangkat keras dan perangkat lunak dasar, penggunaan produk yang menjadi fokus perusahaan, daftar produk dan lini produk yang digunakan atau diharapkan akan digunakan di bidang otomasi;

pembatasan: keuangan, sementara, dll .;

Kondisi di mana rencana tersebut direvisi;

Analisis hasil pelaksanaan rencana;

Rencanakan proses manajemen perubahan. Strategi otomatisasi pertama-tama harus sesuai dengan prioritas dan strategi (tugas) bisnis perusahaan. Konsep strategi juga harus mencakup cara untuk mencapai kepatuhan ini. Rencana otomatisasi strategis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

Periode rata-rata antara perubahan teknologi produksi utama;

Umur rata-rata produk yang diproduksi oleh perusahaan dan modifikasinya;

Mengumumkan rencana jangka panjang penyedia solusi teknis dalam hal pengembangan mereka: mengurangi pangsa komponen non-standar di semua tingkatan (antarmuka, pengontrol, sistem operasi, dll.), memperluas jenis platform yang kompatibel; pembuatan sarana untuk mengubah data sistem pengarsipan; integrasi dengan sistem terkait;

Jangka waktu amortisasi dari sistem yang digunakan;

Rencana strategis untuk pengembangan perusahaan, termasuk rencana merger dan divisi, perubahan jumlah dan jenis produk;

Perubahan yang direncanakan dalam fungsi personel.

Di atas berarti bahwa otomatisasi adalah salah satu cara untuk mencapai tujuan bisnis strategis, dan bukan proses yang berkembang sesuai dengan hukum internalnya sendiri. Memimpin strategi otomatis matization harus didasarkan pada strategi bisnis perusahaan: misi perusahaan, arah dan model bisnis. Dengan demikian, strategi otomatisasi adalah rencana yang konsisten dari segi waktu dan tujuan dengan strategi organisasi.

Fitur penting kedua adalah tingkat kesesuaian antara prioritas otomatisasi dan strategi bisnis, yaitu tujuan yang ingin dicapai:

Mengurangi biaya produksi;

Peningkatan kuantitas atau bermacam-macam;

Mengurangi siklus: pengembangan produk dan layanan baru - masuk ke pasar;

Transisi dari produksi ke stok ke produksi untuk pelanggan tertentu, dengan mempertimbangkan persyaratan individu, dll.

Sasaran strategis bisnis, dengan mempertimbangkan kendala (keuangan, waktu, dan teknologi), diubah menjadi rencana strategis untuk otomatisasi perusahaan.

Ada banyak contoh ketika pengenalan teknologi informasi tertentu dalam suatu perusahaan tidak membawa efek yang diharapkan. Dalam kebanyakan kasus, ini disebabkan oleh fakta bahwa ketika membentuk strategi otomatisasi, rencana strategis untuk pengembangan perusahaan itu sendiri diabaikan. Akibatnya, proyek yang terlalu ambisius dilaksanakan, yang menyerap sejumlah besar dana dan tidak memenuhi kebutuhan bisnis, atau, sebaliknya, sistem dibuat yang tidak dapat melayani kebutuhan saat ini.

Tanpa membayangkan apa dan bagaimana yang ingin dicapai organisasi di masa depan, mustahil untuk menilai kebutuhan teknologi informasi secara realistis. Dan kurangnya kriteria untuk memilih satu atau beberapa strategi otomatisasi mengarah pada penilaian yang bias terhadap hasil otomatisasi dan, sebagai akibatnya, kerugian yang tidak masuk akal dari otomatisasi ini.

Selain itu, kerugian di sini bisa bermacam-macam: dari kekecewaan sederhana dari karyawan biasa dan manajemen senior dalam sistem informasi untuk mengarahkan kerugian keuangan disebabkan oleh investasi yang berlebihan dalam teknologi informasi, kerugian keunggulan kompetitif atau kepergian beberapa karyawan kunci.

Otomatisasi perusahaan adalah aktivitas investasi. Karena sejumlah alasan obyektif, yang akan dibahas di bawah, pendekatan yang digunakan dalam mengevaluasi efektivitas investasi tidak selalu berlaku untuk kegiatan ini.

Dalam kondisi ini, isu-isu mempertahankan investasi di bidang teknologi informasi menjadi sangat relevan. Saat ini, frasa “perlindungan investasi” semakin banyak ditemukan dalam literatur. Dalam kaitannya dengan teknologi informasi, itu berarti kegiatan yang bertujuan untuk memelihara investasi dalam penciptaan dan pengembangan sistem informasi.

Hilangnya investasi terjadi ketika sistem informasi tidak lagi efektif, yaitu untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Dalam hal ini, sistem tidak mengizinkan:

Secara efektif menyelesaikan tugas pada tingkat profitabilitas yang diperlukan dari pengoperasian fasilitas komputasi;

Memberikan kesempatan untuk berkembang.

Berdasarkan hal tersebut di atas, langkah-langkah untuk melestarikan investasi harus ditujukan untuk memastikan profitabilitas yang diperlukan dari pengoperasian sistem informasi dan kemungkinan pengembangannya, dengan mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan. Pengembalian yang rendah dalam menggunakan sistem informasi dengan biaya tinggi untuk operasinya, serta ketidakmampuan perusahaan untuk mengubah situasi ini, menunjukkan tidak layaknya mempertahankan investasi ini, yaitu, lebih baik tidak menggunakan sistem di masa depan.

Untuk menentukan serangkaian tindakan untuk melindungi investasi, biaya pembuatan dan pengembangan sistem yang perlu dilindungi dipilih secara terpisah.

Pembatasan

Kendala utama yang perlu dipertimbangkan ketika memilih strategi otomatisasi meliputi:

keuangan,

sementara,

terkait dengan pengaruh faktor manusia,

teknis.

Pembatasan keuangan ditentukan oleh jumlah investasi yang dapat dilakukan perusahaan dalam pengembangan otomatisasi. Jenis pembatasan ini bersifat universal, karena tiga jenis lainnya dapat diubah sebagian menjadi pembatasan keuangan.

Pembatasan sementara biasanya dikaitkan dengan faktor-faktor berikut:

Perubahan teknologi produksi utama,

Strategi pasar perusahaan

peraturan Pemerintah ekonomi. Untuk keterbatasan yang terkait dengan pengaruh faktor manusia, termasuk berikut ini:

Budaya perusahaan - sikap staf terhadap otomatisasi;

Fitur pasar tenaga kerja;

Undang-undang perburuhan yang mengatur proses pemecatan personel yang dikeluarkan sebagai hasil otomatisasi.

Budaya perusahaan terutama sikap staf terhadap otomatisasi, kebiasaan bekerja sesuai dengan prosedur standar dan disiplin kinerja. Sebagian besar informasi dimasukkan ke dalam sistem informasi secara manual dalam kegiatan produksi. Oleh karena itu, sangat penting untuk mematuhi peraturan kerja, terutama dalam hal memasukkan informasi. Mengabaikan faktor seperti budaya perusahaan mengarah pada fakta bahwa harapan untuk sistem otomatis dari mana Anda dapat dengan mudah mendapatkan semua informasi yang diperlukan untuk pekerjaan setiap karyawan digantikan oleh pemahaman tentang kebutuhan mendesak untuk membuat prosedur kerja baru, yang signifikan peningkatan beban staf pada awalnya, kebutuhan untuk belajar dan akhirnya kembali ke cara lama yang telah dicoba dan diuji dalam bekerja dengan kalkulator dan selembar kertas.

Fitur pasar tenaga kerja dapat berdampak negatif jika ada kesulitan dalam merekrut personel dengan profil dan kualifikasi yang dibutuhkan.

Keterbatasan teknis terkait dengan kemampuan nyata perusahaan: kurangnya tempat untuk penempatan peralatan komputer, pembatasan penggunaan jenis peralatan tertentu, dll.

Teknologi

Saat memilih strategi otomatisasi, keadaan teknologi memainkan peran penting. Jika sistem yang dibutuhkan tidak tersedia di pasaran, maka solusi yang mungkin dilakukan terbatas pada hal-hal berikut:

Integrasi beberapa sistem yang ada;

Pengembangan sistem yang unik untuk perusahaan;

Menunda keputusan untuk memulai pekerjaan otomatisasi sambil menunggu sistem yang diperlukan muncul.

Masalah

Masalah umum yang muncul ketika mengembangkan strategi otomatisasi, sebagai suatu peraturan, terkait dengan faktor-faktor berikut:

keadaan pasar teknologi informasi;

menentukan efektivitas investasi di bidang teknologi informasi;

perlunya menata kembali kegiatan perusahaan dalam penerapan teknologi informasi.

Negarapasarinformasiteknologi

Perkembangan teknologi komputer yang intensif merupakan hasil dari keinginan produsen untuk memenuhi kebutuhan pasar di bidang teknologi informasi. Adanya permintaan yang stabil menjadi faktor yang menarik bagi munculnya penyedia sistem informasi yang semakin banyak. Perkembangan persaingan memaksa produsen untuk mengambil langkah-langkah tambahan untuk mempertahankan permintaan pada tingkat yang memadai. Produsen tidak hanya terus memperbarui dan meningkatkan produk mereka, tetapi pada saat yang sama mereka mencoba untuk membentuk model pasar "hype": ketika sebuah produk diperkenalkan ke pasar, setelah tahap permintaan yang terburu-buru, tidak masuk ke tahap permintaan. permintaan berkelanjutan, tetapi digantikan oleh model lain dengan karakteristik yang lebih menarik. Semua faktor ini menyebabkan cepat usangnya produk manufaktur, munculnya produk "mentah" di pasar dan, sebagai akibatnya, peningkatan risiko keuangan konsumen dan meningkatkan biaya upgrade teknologi komputer.

Situasi ini menyebabkan munculnya masalah tertentu bagi konsumen. Misalnya, proses pelacakan dan analisis semua produk baru yang dapat mempengaruhi efisiensi perusahaan tampaknya sangat sulit. Dengan waktu keusangan produk 12-18 bulan (dan di beberapa bidang teknologi informasi, pengumuman produk baru terjadi setiap tiga bulan), waktu yang tersisa terlalu sedikit untuk mengevaluasi produk. Sebagai aturan, periode minimum untuk mendapatkan data yang dapat diandalkan tentang keefektifan solusi adalah 2 bulan. Situasinya sering diperparah oleh fakta bahwa versi baru produk tidak sepenuhnya kompatibel dengan yang sebelumnya.

Definisiefisiensiinvestasidiinformasiteknologi

Saat menerapkan solusi baru dalam suatu perusahaan, perlu untuk memutuskan dengan tepat opsi mana yang tersedia yang akan memberikan manfaat terbesar. Setiap investasi di bidang TI adalah investasi, jadi perlu untuk membandingkan nilai relatif dari beberapa investasi potensial, dan, tentu saja, ditemukan cara untuk mengukur nilai masing-masing untuk menentukan mana di antara mereka yang memiliki properti lebih menarik daripada yang lain.

Penelitian telah menunjukkan bahwa, bila digunakan dengan benar, teknologi komputer dapat secara dramatis meningkatkan efisiensi bisnis. Namun demikian, setiap bisnis, bahkan bisnis yang paling efisien sekalipun, selalu membutuhkan sumber daya, dan jumlah yang terakhir ini terbatas. Dengan demikian, sumber daya perusahaan harus dihabiskan di mana mereka akan menciptakan peningkatan maksimum sumber daya (keuntungan maksimum) dengan kecepatan maksimum. Karena TI, bersama dengan kategori pengeluaran lainnya, bersaing untuk mendapatkan sumber daya, pengukuran dan pengendalian nilai TI sangat penting.

CFO berusaha untuk mengekspresikan kinerja TI dengan cara yang biasa mereka lakukan - angka. Sayangnya, perhitungan rasio efisiensi investasi yang biasa digunakan dalam praktik seperti ROI (Return on investment) untuk proyek-proyek yang terkait dengan otomasi perusahaan, bahkan di negara maju dengan budaya perencanaan yang tinggi, menimbulkan kesulitan yang signifikan. Kesulitan ini disebabkan oleh alasan berikut. Di satu sisi, sulit untuk mengidentifikasi item biaya dan mengukurnya, di sisi lain, untuk menilai dampak sistem otomatis pada indikator seperti produktivitas, pengurangan biaya operasional, kualitas dan biaya. Di luar negeri, masalah mengevaluasi efektivitas saat ini, ketika pengalaman telah diperoleh dalam penggunaan teknologi informasi, sebagian diselesaikan dengan metode analogi dan sebagian dengan menganalisis akumulasi data.

Di Rusia, pengenalan dan penggunaan sistem otomatis secara luas dimulai pada tahun 90-an. Sementara itu, pada periode awal, perhatian utama diberikan pada pembangunan infrastruktur telekomunikasi. Motif khas untuk pengenalan sistem otomatis adalah kurangnya informasi yang dapat diandalkan dari manajer tentang keadaan perusahaan. Sangat sulit untuk mengukur kerugian dari kurangnya informasi tersebut. Keputusan untuk menerapkan sistem didasarkan pada kriteria kualitatif seperti: perusahaan tercekik karena kekuranganinformasi tentang ..., tidak mungkin untuk menemukan data apapun. Pada penilaian efek yang menyertai pengenalan sistem - peningkatan teknologi dan disiplin kerja, pengurangan stok cadangan bahan baku - kita tidak berbicara. Oleh karena itu, saat ini, satu-satunya cara yang mungkin untuk menentukan efektivitas investasi dalam teknologi informasi untuk perusahaan Rusia adalah dengan mendapatkan jawaban atas pertanyaan berikut: apakah mungkin untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mengorbankan dana yang dialokasikan untuk otomatisasi, yang dirumuskan bukan dalam bentuk rasio pengembalian investasi, tetapi dalam hal mengkarakterisasi parameter proses otomatis. Misalnya, untuk menerima data tentang stok produk jadi di gudang selama waktu tertentu, untuk menyusun saldo triwulanan dalam seminggu, dll.

Reorganisasikegiatanperusahaan

Untuk sebagian besar perusahaan modern yang telah menetapkan tugas untuk memperkenalkan sistem kontrol otomatis, itu juga perlu pendahuluan tahap otomatisasi - reorganisasi, termasuk mengatur segala sesuatunya dalam aktivitasnya, menciptakan teknologi dan proses bisnis yang rasional.

Konsep "reorganisasi kegiatan" sering diidentifikasi dengan proses lain yang terjadi di perusahaan. Faktanya, reorganisasi berbeda secara signifikan bahkan dari proses-proses yang memiliki beberapa konsep awal yang sama.

Pertama, reorganisasi tidak sama dengan otomatisasi . Mengotomatiskan proses yang ada adalah "seperti membuka jalan yang digunakan sapi untuk merumput," itu hanya kesempatan untuk melakukan hal yang salah dengan lebih efisien.

Reorganisasi tidak boleh disamakan dengan apa yang disebut desain ulang informasi, yang berarti membangun kembali sistem informasi yang sudah ketinggalan zaman dengan teknologi yang lebih modern. Sebagai hasil dari perancangan ulang informasi, seringkali hanya muncul sistem komputerisasi yang kompleks yang mengotomatisasi proses usang.

Reorganisasi bukanlah pengurangan ukuran perusahaan, yang berarti penurunan output untuk memenuhi kebutuhan pasar yang berkurang saat ini. Pengurangan seperti itu mencapai produktivitas yang lebih sedikit dengan biaya yang lebih sedikit, sementara reorganisasi dalam arti kata yang sebenarnya, sebaliknya, berfungsi untuk mencapai lebih banyak produktivitas dengan biaya yang lebih sedikit.

Juga, reorganisasi tidak berarti perubahan dalam struktur organisasi perusahaan, meskipun proses ini benar-benar dapat mempengaruhi struktur ini. Masalah utama yang dihadapi oleh perusahaan adalah hasil dari desain proses bisnis yang salah, bukan perusahaan. Mencoba menyelaraskan struktur organisasi baru dengan proses lama adalah seperti "menuangkan anggur asam ke dalam botol baru".

Kisaran pendekatan yang ada untuk reorganisasi perusahaan bervariasi dari metode bertahap lembut untuk meningkatkan kegiatannya, sebagian besar didasarkan pada pertimbangan akal sehat, hingga yang keras yang mengatur pemutusan radikal dan menyatakan prinsip "buang semua yang lama dan mulai lagi".

Salah satu pendekatan yang paling terkenal untuk reorganisasi adalah teknik perencanaan sistem bisnis. .bsp (bisnisSistemPerencanaan) oleh IBM, dikembangkan pada pertengahan 70-an oleh Martin. Metodologi BSP didefinisikan sebagai "pendekatan yang membantu perusahaan menentukan rencana untuk menciptakan sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi segera dan masa depan." Ide utamanya adalah bahwa informasi adalah salah satu sumber daya utama dan harus direncanakan di seluruh perusahaan, dan sistem informasi harus dirancang terlepas dari keadaan dan struktur perusahaan saat ini. Analisis dan reorganisasi kegiatan perusahaan dilakukan berdasarkan sejumlah matriks (data - proses, manajer - proses, sistem informasi - manajer, sistem informasi - proses, sistem informasi - file data) dan, dengan mempertimbangkan masalah yang diidentifikasi selama survei, perubahan utama dilakukan untuk mengarahkan perusahaan pada sistem informasi yang dirancang.

Pendekatan IHK (kontinuprosespeningkatan) dan analog Jepang TQM (Total Quality Management) berhasil digunakan dalam reorganisasi perusahaan di pertengahan abad ini. Hasil yang paling mengesankan dari penerapannya adalah kebangkitan industri Jepang pascaperang dan membawa kualitas barang-barang Jepang ke modern, paling level tinggi. Pendekatan ini terus digunakan secara aktif hingga saat ini, sebagaimana dibuktikan, misalnya, dengan meningkatnya penggunaan seri standar ISO 9000, yang sebenarnya mendukung CPI.

Pendekatan ini didasarkan pada konsep yang jelas dari manajemen kualitas produk. Kualitas harus ditujukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen saat ini dan masa depan sebagai mata rantai yang paling penting garis produksi. Mencapai tingkat kualitas yang sesuai membutuhkan perbaikan terus-menerus dari proses produksi. Untuk mengatasi masalah ini, Deming mengusulkan 14 prinsip yang bersama-sama membentuk teori manajemen dan dapat diterapkan pada perusahaan dari jenis dan skala apa pun. Tentu saja, prinsip-prinsip ini tidak cukup untuk sepenuhnya menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan modern, tetapi mereka adalah dasar untuk transformasi industri di Jepang dan Amerika Serikat. Perlu dicatat bahwa pendekatan ini ditandai dengan fokus pada persyaratan pasar dan konsumen dan dapat diterapkan dalam kondisi di mana terdapat stabilitas yang cukup dalam produksi dan keinginan untuk mempertahankan personel.

Persyaratan SMK (KemampuanKematanganmodel) dikembangkan oleh SEI (Software Engineering Institute) untuk perusahaan yang ingin menerapkan proses pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak yang berkualitas, dan merupakan contoh penerapan pendekatan CPI untuk industri tertentu.

CMM menjelaskan karakteristik keunggulan (kualitas) pengembangan perangkat lunak dan proses pemeliharaan (proses perangkat lunak), serta kriteria untuk transisi dari proses perangkat lunak yang dikelola dengan buruk ke yang dikelola dengan baik dalam hal tingkat keunggulan model. SMM digunakan untuk:

Peningkatan proses perangkat lunak ketika suatu perusahaan merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan perubahan pada mereka;

Evaluasi proses perangkat lunak, ketika keadaan proses perangkat lunak saat ini dari perusahaan dan proses prioritas ditentukan, serta dukungan organisasi untuk peningkatannya disediakan;

Penilaian kemampuan perangkat lunak dalam kualifikasi mitra yang melakukan pengembangan perangkat lunak khusus atau mengelola status proses perangkat lunak yang ada.

Faktanya, CMM adalah seperangkat persyaratan untuk elemen kunci dari proses perangkat lunak yang efektif dan cara untuk meningkatkannya secara evolusioner. CMM mendukung tahapan perencanaan, rekayasa, manajemen dan pemeliharaan pengembangan perangkat lunak, yang meningkatkan kemampuan suatu perusahaan untuk mencapai tujuan dalam hal biaya, fungsionalitas, dan kualitas perangkat lunak yang dihasilkan.

Pada awal 90-an, pendekatan revolusioner baru untuk reorganisasi dibentuk - rekayasa ulang proses bisnis BPR (bisnisprosesRekayasa ulang). Penulisnya Hammer dan Champy mendefinisikan BPR sebagai "pemikiran ulang mendasar dan desain ulang radikal dari proses bisnis perusahaan, dengan tujuan untuk secara dramatis meningkatkan indikator kinerja mereka, seperti biaya, kualitas dan kecepatan layanan." Sifat revolusioner dari pendekatan ini terletak pada penolakan aturan tradisional dan asumsi untuk melakukan bisnis, banyak yang ternyata ketinggalan jaman, salah atau hanya tidak sesuai untuk situasi tertentu (namun, mereka awalnya dimasukkan ke dalam sebagian besar proses), bisnis didesain ulang dari awal.

BPR dimulai dengan membuang semua asumsi dan semua yang diberikan. Misalnya, pertanyaan "Apa cara paling efektif untuk memeriksa kelayakan kredit klien?" menunjukkan bahwa verifikasi tersebut diperlukan. Namun, dalam banyak kasus, biaya pemeriksaan kredit mungkin lebih besar daripada kerugian yang terkait dengan gagal bayar utang, yang dapat dihindari oleh cek tersebut. Artinya, ketika mendesain ulang, pertama-tama ditentukan, Apa harus melakukan perusahaan, dan kemudian, bagaimana itu harus melakukannya. BPR tidak menerima begitu saja. Dia mengabaikan itu apa yang, dan fokus pada apa seharusnya.

Dengan BPR, indikator produksi meningkat tajam (beberapa kali lipat dan lipat). Jika, misalnya, suatu perusahaan menetapkan sasaran peningkatan produktivitas sebesar 10% dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan, maka perusahaan ini tidak perlu di BPR. Perbaikan kecil datang dari penyetelan; untuk mencapai peningkatan dramatis, perlu untuk mengganti semua yang lama dengan yang baru.

BPR berfokus pada proses, bukan tugas, pekerjaan, orang. Proses bisnis adalah serangkaian tindakan yang menerima berbagai jenis input data dan menghasilkan hasil, bernilai bagi konsumen. Misalnya, proses pemenuhan pesanan menerima pesanan sebagai input dan menghasilkan barang pesanan sebagai hasilnya, yaitu pengiriman barang pesanan ke konsumen adalah nilai yang diciptakan oleh proses tersebut. Bisnis modern cenderung fokus pada tugas individu yang membentuk proses ini: menempatkan pesanan, menerima barang di gudang, dll., dan cenderung melupakan tujuan utama - menyerahkan barang ke tangan pelanggan. Tugas individu yang membentuk proses ini tentu saja penting, tetapi tidak satu pun dari mereka akan menjadi masalah bagi pelanggan jika seluruh proses secara keseluruhan tidak berfungsi - yaitu, tidak mengirimkan barang.

Jelas, seiring dengan perkembangan teknologi, semakin banyak aturan yang mengatur bisnis akan ditinggalkan. Aturan yang tampaknya sempurna saat ini dapat menjadi usang dalam waktu kurang dari setahun. Oleh karena itu, mengeksploitasi peluang perubahan proses bisnis yang melekat pada teknologi baru adalah kegiatan yang berkelanjutan, bukan kampanye satu kali. Mengikuti teknologi terbaru dan menemukan cara untuk menerapkannya di perusahaan harus terus dilakukan, seperti halnya penelitian, pengembangan, pemasaran. Selain itu, perusahaan harus menjadikan penerapan teknologi baru sebagai salah satu kegiatan utama mereka jika ingin mengikuti perkembangan zaman. Mereka yang lebih mampu melihat dan menghargai peluang yang tersembunyi dalam teknologi baru akan memiliki keunggulan permanen yang terus berkembang atas pesaing.

Salah satu motivasi untuk mengatur ulang kegiatan suatu perusahaan mungkin adalah keinginannya untuk disertifikasi menurut standar ISO 9000. Standar kualitas ISO 9000 untuk desain, pengembangan, manufaktur, dan layanan purna jual mendefinisikan serangkaian dasar kegiatan pengendalian kualitas dan adalah skema untuk berfungsinya proses bisnis perusahaan yang memastikan kualitas tinggi karyanya. Pada saat yang sama, ISO 9000 bukanlah standar kualitas untuk barang/jasa yang diproduksi oleh perusahaan itu sendiri. Skema tersebut mencakup semua tahapan pelepasan barang/jasa, termasuk pembelian bahan baku dan material, desain, pembuatan dan pengiriman barang, layanan pelanggan, pelatihan staf, dll.

ISO 9000 (yang sebenarnya merupakan rangkaian standar 9000, 9001, 9002, 9003, 9004, yang paling lengkap adalah ISO 9001, yang menetapkan model jaminan kualitas di semua tahap siklus hidup produk / layanan) mengatur dua poin utama : ketersediaan dan dokumentasi proses bisnis yang sesuai, serta kualitas yang terukur.

Sertifikasi perusahaan ISO 9000 mencakup tiga langkah berikut:

Penerapan standar di perusahaan, yang terdiri dari pengembangan dan implementasi sejumlah tindakan (proses) yang ditentukan oleh standar;

Melaksanakan sertifikasi aktual oleh badan terakreditasi ISO;

Inspeksi berkala (2 kali setahun) perusahaan untuk memenuhi standar.

Perlu dicatat bahwa sertifikasi ISO 9000 adalah masalah sukarela untuk setiap perusahaan. Motivasi utama untuk sertifikasi adalah bahwa banyak perusahaan asing mengharuskan pemasok mereka untuk memiliki sertifikat (misalnya, untuk pemasok NASA dan Departemen Pertahanan AS, ini adalah prasyarat). Selain itu, kehadiran sertifikat dapat menjadi prasyarat untuk partisipasi suatu perusahaan dalam tender internasional, perintah pemerintah, serta memperoleh pinjaman dan asuransi preferensial.

Saat mengatur ulang kegiatan perusahaan, penting untuk memilih metode untuk menilai keadaan saat ini dan proposal yang menjanjikan, yang paling umum adalah:

metode analisis fungsional dinamis berdasarkan jaring Petri berbeda jenis;

metode analisis biaya ABC( Aktivitas berdasarkan

Biaya ).

Masing-masing metode ini (dan alat pendukung yang sesuai) mengatur langkah-langkah dasar berikut untuk melakukan penilaian:

Membangun model fungsional statis (menggunakan notasi SADT atau DFD);

Perluasan model statis, masing-masing, dengan karakteristik perilaku atau biaya objeknya;

Pengumpulan dan masukan ke dalam model informasi faktual yang diperlukan;

"eksekusi" model dan memperoleh perkiraan yang sesuai. Dengan menggunakan model dinamik berbasis jaring Petri, dapat digambarkan dan dianalisis:

Mekanisme interaksi proses (urutan, paralelisme, alternatif);

Hubungan temporal antara proses yang berjalan (simultanitas, tumpang tindih, penyerapan, waktu mulai/berakhir yang sama, dll.);

Waktu absolut (durasi proses, waktu mulai, tergantung pada waktu eksekusi proses, dll.);

Manajemen pengecualian ditentukan oleh pelanggaran.

Model dinamis yang dibangun memungkinkan untuk melakukan operasi berikut: analisis statis aktivitas perusahaan (komponen jaringan, hierarki jaringan, pencocokan tipe), analisis dinamis aktivitas untuk penandaan jaringan tertentu, simulasi aktivitas dengan konstruksi grafik yang sesuai.

ABC( Aktivitas berdasarkan Penetapan biaya) - metode untuk menentukan biaya dan karakteristik lain dari barang dan jasa berdasarkan fungsi dan sumber daya yang terlibat dalam semua jenis kegiatan perusahaan (produksi, pemasaran, layanan pelanggan, penyediaan layanan, dukungan teknis, dll.). Ini dikembangkan sebagai alternatif "berorientasi operasi" untuk pendekatan tradisional berdasarkan penggunaan tenaga kerja langsung dan biaya material sebagai dasar untuk menghitung biaya overhead. Metode ABC menganggap aktivitas suatu perusahaan sebagai serangkaian proses/fungsi yang dilakukan secara berurutan (termasuk yang tidak langsung yang memiliki andil besar dalam biaya), sambil mendistribusikan biaya overhead sesuai dengan perhitungan rinci penggunaan sumber daya, model proses terperinci dan mereka berdampak pada biaya.

Penentuan biaya dilakukan dalam dua tahap:

1) penentuan biaya pelaksanaan fungsi berdasarkan sumber daya yang diperlukan untuk ini, termasuk biaya langsung bahan dan tenaga kerja, biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya overhead;

2) penentuan biaya untuk objek nilai (barang, jasa, layanan pelanggan) berdasarkan fungsi yang mereka gunakan.

Perlu dicatat bahwa model ABC hanya menyediakan memperoleh informasi penting untuk proses bisnis, yang berisi gambaran biaya aktivitas dan mencirikan efisiensi dan profitabilitas barang (jasa). Untuk analisis lebih lanjut dan manajemen perusahaan berdasarkan itu, digunakan metodologi ABM (Activity Based Management), yang mengatur cara dan metode manajemen untuk meningkatkan proses bisnis dan meningkatkan profitabilitas. Faktanya, ABM adalah seperangkat metode untuk menganalisis model ABC untuk mengatur ulang proses bisnis untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas:

Analisis Strategis memfasilitasi pilihan strategi terbaik dan menentukan cara yang paling menguntungkan untuk mencapai tujuan strategis (termasuk penetapan harga, menentukan kisaran barang dan jasa, menganalisis profitabilitas pelanggan, mempelajari pesaing, menentukan kompromi antara produksi sendiri suku cadang dan menerimanya dari pemasok);

Analisis biaya, yang memfasilitasi pencarian peluang pengurangan biaya, serta memprediksi hasil modifikasi dan pemodelan konsekuensi dari keputusan tertentu;

Penentuan biaya target, yang membantu merencanakan pelepasan barang dan penyediaan layanan dengan biaya tertentu;

Penetapan biaya siklus hidup yang menentukan total biaya produksi suatu produk untuk membantu memperkirakan biaya dan profitabilitasnya (ketika merencanakan suatu periode, perkiraan semacam itu tidak dapat dibuat). Poin-poin kunci dari reorganisasi kegiatan perusahaan termasuk membujuk manajemen perusahaan dalam kebutuhan untuk perubahan dan membawanya ke sisinya, memilih dan peringkat proses bisnis yang perlu reorganisasi, dan reorganisasi struktur organisasi perusahaan.

Ketika membahas perlunya reorganisasi, poin-poin berikut harus didiskusikan dengan manajemen perusahaan:

1) masalah utama perusahaan dan cara untuk menyelesaikannya yang memerlukan perubahan, serta cara untuk mengelola perubahan ini;

2) kekurangan pendekatan fungsional tradisional untuk manajemen perusahaan (pandangan sempit dan minat terbatas, persaingan dengan unit fungsional lain, cara pertukaran informasi yang kompleks) dan mengatasinya sambil berfokus pada proses bisnis;

3) potensi manfaat dari reorganisasi;

4) tahapan dan waktu reorganisasi, sumber daya yang dibutuhkan untuk ini;

5) kebutuhan untuk membuat kelompok kerja bersama yang melapor langsung ke manajemen perusahaan, memberdayakannya dengan wewenang yang sesuai.

Salah satu prioritas kelompok kerja yang dibuat adalah pemilihan proses bisnis yang perlu ditata ulang. Pemeringkatan dan pemilihan proses untuk reorganisasi dapat dilakukan berdasarkan kriteria berikut:

Pentingnya proses untuk implementasi strategi keseluruhan perusahaan,

kelangsungan proses,

Harapan pelanggan (baik eksternal maupun internal) dalam kaitannya dengan proses,

Kemampuan proses untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sebagai hasil penilaian, semua proses diberi peringkat sebagai berikut:

Strategis yang paling penting, tetapi tidak efektif saat ini;

Kurang penting;

Minimal mempengaruhi operasi perusahaan atau sudah berkinerja baik.

Saat-saat paling menyakitkan dari setiap reorganisasi dikaitkan dengan pecahnya struktur organisasi perusahaan yang ada dan relokasi berikutnya, redistribusi fungsi dan bahkan PHK personel. Namun demikian, dalam transisi dari struktur fungsional perusahaan ke yang berorientasi pada proses, kerusakan seperti itu tampaknya menjadi satu-satunya solusi yang mungkin. Upaya untuk membuat grup lintas fungsi dari karyawan dari berbagai departemen yang terpengaruh oleh proses bisnis, sebagai suatu peraturan, menyebabkan sejumlah masalah (status grup tidak ditentukan, subordinasi ganda karyawan, dll.), Penyelesaiannya memerlukan perubahan dalam kondisi kerja.

Untuk memodelkan proses bisnis, selain diagram tradisional yang disebutkan di atas, notasi yang dikembangkan khusus untuk tujuan ini juga digunakan, yaitu:

Maps Harrington (Harrington), hanya menunjukkan struktur proses bisnis,

Memproses peta berdasarkan standar ANSI.

Peta Harrington BFD (Block Flow Diagram) adalah jenis peta aliran (diagram) yang paling sederhana dan paling umum. Mereka mudah dibaca karena hanya berisi dua jenis objek: aktivitas yang memodelkan fungsi dan dirinci menggunakan BFD tingkat yang lebih rendah, dan aliran kontrol yang mengatur urutan aktivitas pada tingkat yang bersangkutan. Faktanya, BFD memungkinkan Anda untuk memformalkan hanya pengetahuan berikut tentang proses bisnis: Terdiri dari, Merupakan bagian dari, Mengikuti, Mendahului.

Hasil evolusi BFD telah diwujudkan dalam standar ANSI, yang menurutnya peta proses didefinisikan sebagai "representasi skema atau tabel dari urutan semua tindakan atau peristiwa yang relevan - operasi, transportasi, inspeksi, penyimpanan, penundaan, dll, yang terjadi selama pelaksanaan proses atau prosedur.

Kriteriaefisiensistrategi

Kriteria untuk memilih strategi otomatisasi perusahaan menunjukkan bahwa penggunaannya memungkinkan:

pilih strategi yang paling efektif

menentukan seberapa efisien proses otomatisasi sedang dilakukan .

Efisiensi biasanya dipahami sebagai ukuran seberapa baik tugas mengotomatisasi perusahaan tertentu dilakukan dibandingkan dengan beberapa patokan. Karena banyaknya jenis perusahaan dan industri, serta berbagai kondisi eksternal di mana mereka beroperasi, tidak mungkin untuk membuat kriteria universal yang memungkinkan untuk mengukur efektivitas pilihan tertentu. Selain itu, tidak mungkin untuk menentukan sampel referensi berdasarkan standar mana yang dapat dibuat, perbandingan dengan yang akan menunjukkan seberapa efisien proses tersebut dilakukan. Dalam praktiknya, setiap perusahaan memutuskan masalah ini sendiri, menggunakan, jika mungkin, perbandingan dengan analog. Kriterianya adalah harapan pembuat keputusan, dan, karenanya, ukuran perbedaan antara indikator nyata dan yang diharapkan:

Waktu dan biaya pelaksanaan;

Efek ekonomi dari sistem yang diterapkan;

Dampak sistem pada kondisi kerja atau daya saing perusahaan;

tujuan bisnis,

Pembatasan,

Teknologi,

Masalah.

Seperti keputusan manajemen lainnya, strategi otomatisasi adalah kompromi antara tujuan yang diinginkan dan peluang yang tersedia. Seringkali, para pemimpin bisnis bertanya-tanya apakah masuk akal untuk terlibat dalam perencanaan strategis dan menghabiskan uang dan waktu untuk itu. Masalahnya diperparah oleh fakta bahwa pembahasan aspek teknologi memerlukan pengetahuan khusus, sementara pengambil keputusan, eksekutif, direktur keuangan, sebagai suatu peraturan, tidak memilikinya. Jawabannya tegas - itu sangat berharga. Hampir semua perusahaan dan perusahaan asing besar dan menengah, dan kadang-kadang kecil memiliki strategi mereka sendiri, yang berhasil mereka implementasikan, khususnya di Rusia, di perusahaan patungan atau milik sendiri. Rata-rata, biaya pengembangan strategi otomatisasi dengan melibatkan konsultan Rusia yang cukup berkualifikasi dapat mencapai beberapa ribu dolar. Ini kira-kira sama dengan biaya beberapa komputer pribadi. Biaya overhead atau investasi yang tidak membuahkan hasil untuk hampir semua perusahaan dengan lebih dari 10 karyawan dapat mencapai jumlah ini. Berapa banyak komputer yang praktis menganggur di perusahaan, berfungsi sebagai dekorasi, mainan, atau mesin tik? Apa kerugian dari ketidakmampuan untuk mengubah informasi menjadi format yang diinginkan? Berapa banyak karyawan yang melakukan perhitungan pada kalkulator dan menyusun segala macam laporan, kemudian secara manual "memalu" mereka ke dalam komputer karena fakta bahwa proses bisnis pada prinsipnya memiliki struktur yang tidak otomatis? Salah satu alasannya adalah kurangnya strategi otomatisasi.

Operasionalperencanaandanpengenalan otomatissistem

Rencana operasional untuk implementasi teknologi informasi atau sistem otomatis pada dasarnya adalah proyek yang sedang dilaksanakan di perusahaan. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan metode manajemen proyek untuk perencanaan dan manajemen operasional proses ini. Semua metode manajemen proyek didasarkan pada prinsip-prinsip dasar berikut:

Koordinasi tujuan proyek dengan semua pemangku kepentingan;

Pemilihan tim proyek yang cermat. Manajer proyek harus memiliki wewenang penuh untuk pekerjaan proyek, dan anggota tim harus tahu kepada siapa mereka melapor;

Pembagian tanggung jawab antara kepala daerah masing-masing;

Merencanakan pertemuan besar dan tujuannya;

Kontrol yang jelas atas kemajuan proyek;

Pengecekan berkala oleh manajer proyek atas pelaksanaan perkiraan dan penerbitan peringatan jika terjadi bahaya pembengkakan biaya;

Penolakan perubahan proyek yang tidak sesuai dengan tetap mempertahankan fleksibilitas yang diperlukan;

Diskusi terbuka tentang masalah oleh peserta proyek;

Pemecahan masalah segera hari ini seperti besok

masalah baru mungkin muncul.

Proses utama manajemen proyek sesuai dengan persyaratan asosiasi internasional PMI (Project manager institute) adalah: inisiasi proyek,perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, manajemen perubahan,

penyelesaian proyek.

Pada inisiasi proyek kegiatan berikut dilakukan: kebutuhan proyek ditentukan, studi kelayakan proyek diberikan, deskripsi hasil proyek (produk atau jasa) disusun, tugas dan tanggung jawab manajemen ditentukan, awal deskripsi proyek disusun, manajer proyek ditunjuk.

Dalam proses perencanaan proyek perencanaan tujuan, dekomposisi tujuan, definisi aktivitas proyek, penentuan hubungan aktivitas, perencanaan sumber daya, estimasi durasi aktivitas, estimasi biaya proyek, penjadwalan kerja, perencanaan interaksi, perencanaan kualitas, perencanaan organisasi, perencanaan manajemen risiko, perencanaan kontrak, pengembangan rencana proyek.

Dalam proses eksekusi projek pelaksanaan rencana proyek, konfirmasi tujuan, konfirmasi kualitas, pengembangan tim proyek, distribusi informasi, pemilihan pemasok, manajemen kontrak disediakan.

PADA mengubah proses manajemen kontrol perubahan secara keseluruhan, tujuan manajemen perubahan, jadwal, biaya, manajemen kualitas, pelaporan kinerja, manajemen risiko.

Di panggung penyelesaian proyek penyelesaian administrasi proyek, penutupan kontrak.

Pengenalan sistem otomasi kontrol, seperti transformasi besar lainnya dalam suatu perusahaan, adalah proses yang kompleks dan seringkali menyakitkan. Namun demikian, beberapa masalah yang muncul selama implementasi sistem dipelajari dengan baik, diformalkan dan memiliki metodologi solusi yang efektif. Studi awal masalah ini dan persiapannya sangat memudahkan proses implementasi dan meningkatkan efisiensi penggunaan sistem lebih lanjut.

Masalah utama dan tugas yang membutuhkan perhatian khusus saat menyelesaikannya:

Kurangnya pengaturan tugas manajemen di perusahaan;
Kebutuhan untuk reorganisasi sebagian atau seluruhnya dari struktur perusahaan;
Kebutuhan untuk mengubah teknologi bisnis dalam berbagai aspek;
Perlawanan karyawan perusahaan;
Peningkatan sementara beban pegawai selama penerapan sistem;
Kebutuhan untuk membentuk kelompok yang memenuhi syarat untuk implementasi dan pemeliharaan sistem, pilihan pemimpin tim yang kuat.

Sekarang mari kita jelaskan poin-poin ini secara lebih rinci:

Kurangnya pengaturan tugas manajemen di perusahaan.

Poin ini mungkin yang paling signifikan dan sulit. Sepintas, temanya menggemakan isi paragraf kedua, yang ditujukan untuk reorganisasi struktur perusahaan. Namun pada kenyataannya lebih bersifat global dan tidak hanya mencakup metodologi manajemen, tetapi juga aspek filosofis dan psikologis. Faktanya adalah bahwa sebagian besar manajer mengelola perusahaan mereka hanya berdasarkan pengalaman, intuisi, visi, dan data yang sangat tidak terstruktur tentang keadaan dan dinamikanya. Sebagai aturan, jika seorang manajer diminta untuk menjelaskan dalam bentuk apa pun struktur perusahaannya atau serangkaian ketentuan yang menjadi dasar pengambilan keputusan manajemen, masalah itu segera terhenti.

Pengaturan tugas manajemen yang kompeten adalah faktor terpenting yang memengaruhi keberhasilan perusahaan secara keseluruhan dan keberhasilan proyek otomasi. Misalnya, sama sekali tidak berguna untuk terlibat dalam pengenalan sistem penganggaran otomatis jika penganggaran itu sendiri tidak diatur dengan benar di perusahaan, sebagai proses berurutan tertentu.

Sayangnya, saat ini Rusia belum sepenuhnya mengembangkan pendekatan manajemen nasional, dan saat ini administrasi Rusia mewakili campuran eksplosif teori manajemen Barat (yang dalam banyak hal tidak memadai untuk situasi saat ini) dan pengalaman Soviet-Rusia, yang, meskipun dalam banyak hal selaras dengan prinsip-prinsip kehidupan umum, tidak lagi memenuhi persyaratan ketat persaingan pasar .

Oleh karena itu, hal pertama yang harus dilakukan agar proyek menerapkan sistem kontrol otomatis berhasil adalah memformalkan sebanyak mungkin semua loop kontrol yang sebenarnya Anda rencanakan untuk diotomatisasi. Dalam kebanyakan kasus, ini akan memerlukan keterlibatan konsultan profesional, tetapi dalam pengalaman, biaya konsultan tidak sebanding dengan kerugian dari proyek otomasi yang gagal. Namun, orang tidak boleh membuat kesalahan dalam memilih konsultan ... Tapi ini adalah masalah kompleks yang terpisah.

Perlunya reorganisasi sebagian dari struktur dan kegiatan perusahaan.

Sebelum melanjutkan dengan penerapan sistem otomasi di suatu perusahaan, biasanya perlu dilakukan reorganisasi sebagian dari struktur dan teknologi bisnisnya. Oleh karena itu, salah satu tahap terpenting dari proyek implementasi adalah survei perusahaan yang lengkap dan andal dalam semua aspek kegiatannya. Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh dari hasil survey, maka seluruh skema selanjutnya untuk membangun sistem informasi perusahaan dibangun. Tidak diragukan lagi, adalah mungkin untuk mengotomatisasi segalanya, tentang prinsip "sebagaimana adanya", namun, ini tidak boleh dilakukan karena sejumlah alasan. Faktanya adalah bahwa sebagai hasil dari survei, sejumlah besar tempat di mana biaya tambahan yang tidak masuk akal muncul, serta kontradiksi dalam struktur organisasi, penghapusan yang akan mengurangi produksi dan biaya logistik, serta secara signifikan mengurangi waktu eksekusi berbagai tahapan proses bisnis utama. Seperti yang dikatakan salah satu orang hebat, Anda tidak dapat mengotomatiskan kekacauan, karena hasilnya akan menjadi kekacauan otomatis. Dengan istilah reorganisasi, saya bahkan tidak bermaksud merekayasa ulang dalam pengertian Barat klasiknya, dengan restrukturisasi lengkap semua aktivitas internal dan komersial. Reorganisasi dapat dilakukan di sejumlah titik lokal di mana secara obyektif diperlukan, yang tidak akan menyebabkan penurunan nyata dalam aktivitas kegiatan komersial saat ini.

Kebutuhan untuk mengubah teknologi bekerja dengan informasi, dan prinsip-prinsip melakukan bisnis.

Sistem informasi yang dibangun secara efektif tidak bisa tidak membuat perubahan pada teknologi yang ada dalam perencanaan penganggaran dan pengendalian, serta manajemen proses bisnis.

Pertama, salah satu fitur terpenting dari sistem informasi perusahaan bagi seorang manajer adalah modul akuntansi manajemen dan pengendalian keuangan. Sekarang setiap unit fungsional dapat didefinisikan sebagai pusat akuntansi keuangan, dengan tingkat tanggung jawab keuangan yang sesuai dari kepalanya. Ini, pada gilirannya, meningkatkan tanggung jawab masing-masing pemimpin ini, dan memberi manajer puncak alat yang efektif untuk kontrol yang tepat atas pelaksanaan rencana dan anggaran individu.

Dengan adanya sistem informasi, manajer dapat menerima informasi terkini dan andal tentang semua bagian kegiatan perusahaan, tanpa penundaan waktu dan tautan transmisi yang tidak perlu. Selain itu, informasi diberikan kepada manajer dalam bentuk yang nyaman "dari lembaran" tanpa adanya faktor manusia yang dapat membiaskan atau menafsirkan informasi secara subjektif selama transmisi. Namun, akan adil untuk mengatakan bahwa beberapa manajer tidak terbiasa membuat keputusan manajemen tentang informasi dalam bentuknya yang murni, jika pendapat orang yang menyampaikannya tidak melekat padanya. Pendekatan seperti itu, pada prinsipnya, memiliki hak untuk hidup bahkan di hadapan sistem informasi, tetapi seringkali secara negatif mempengaruhi objektivitas manajemen.

Pengenalan sistem otomasi memperkenalkan perubahan signifikan dalam manajemen proses bisnis. Setiap dokumen yang ditampilkan di bidang informasi kursus atau penyelesaian satu atau lain proses bisnis ujung ke ujung dibuat secara otomatis dalam sistem terintegrasi, berdasarkan dokumen utama yang membuka proses. Karyawan yang bertanggung jawab atas proses bisnis ini hanya mengontrol dan, jika perlu, melakukan perubahan pada posisi dokumen yang dibangun oleh sistem. Misalnya, seorang pelanggan telah memesan produk yang harus diselesaikan pada tanggal tertentu dalam sebulan. Pesanan masuk ke dalam sistem, berdasarkan itu sistem secara otomatis membuat invoice (berdasarkan algoritma harga yang ada), invoice dikirim ke customer, dan order dikirim ke modul produksi, dimana jenis produk yang dipesan meledak menjadi komponen yang terpisah. Berdasarkan daftar komponen dalam modul pembelian, sistem membuat pesanan pembelian untuk mereka, dan modul produksi mengoptimalkan program produksi sesuai sehingga pesanan selesai tepat waktu. Secara alami, dalam kehidupan nyata, berbagai opsi untuk gangguan yang tidak dapat dipulihkan dalam pasokan komponen, kerusakan peralatan, dll. dimungkinkan, oleh karena itu, setiap tahap pemenuhan pesanan harus dikontrol secara ketat oleh lingkaran karyawan yang bertanggung jawab untuk itu, yang, jika perlu, harus menciptakan dampak manajerial pada sistem untuk menghindari efek yang tidak diinginkan atau menguranginya.

Jangan berasumsi bahwa bekerja dengan sistem kontrol otomatis akan menjadi lebih mudah. Sebaliknya, pengurangan yang signifikan dalam dokumen mempercepat proses dan meningkatkan kualitas pemrosesan pesanan, meningkatkan daya saing dan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan, dan semua ini membutuhkan ketenangan, kompetensi, dan tanggung jawab para pelaku yang lebih besar. Ada kemungkinan bahwa basis produksi yang ada tidak akan mampu mengatasi aliran pesanan baru, dan reformasi organisasi dan teknologi juga perlu diperkenalkan ke dalamnya, yang selanjutnya akan memiliki efek positif pada kemakmuran perusahaan.

Perlawanan karyawan perusahaan

Ketika menerapkan sistem informasi perusahaan, dalam banyak kasus ada perlawanan aktif dari karyawan lapangan, yang merupakan hambatan serius bagi konsultan dan cukup mampu mengganggu atau secara signifikan menunda pelaksanaan proyek. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor manusia: ketakutan yang biasa akan inovasi, konservatisme (misalnya, seorang penjaga toko yang telah bekerja selama 30 tahun dengan lemari arsip kertas, biasanya secara psikologis sulit untuk beralih ke komputer), takut kehilangan pekerjaan. atau kehilangan keniscayaan, ketakutan akan tanggung jawab yang meningkat secara signifikan atas tindakan seseorang. Kepala perusahaan, yang telah memutuskan untuk mengotomatisasi bisnis mereka, dalam kasus seperti itu harus dengan segala cara membantu kelompok spesialis yang bertanggung jawab yang menerapkan sistem informasi, melakukan pekerjaan penjelasan dengan personel, dan, sebagai tambahan:

Menciptakan rasa keniscayaan implementasi yang kuat di antara karyawan di semua tingkatan;
Berikan otoritas yang cukup kepada manajer proyek implementasi, karena penolakan kadang-kadang (sering secara tidak sadar, atau sebagai akibat dari ambisi yang tidak dapat dibenarkan) muncul bahkan di tingkat manajer puncak;
Selalu mendukung semua keputusan organisasi tentang masalah implementasi dengan mengeluarkan perintah dan instruksi tertulis yang relevan.

Peningkatan sementara beban karyawan selama penerapan sistem

Pada beberapa tahap proyek implementasi, beban karyawan perusahaan untuk sementara meningkat. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa selain melakukan tugas kerja normal, karyawan perlu mempelajari pengetahuan dan teknologi baru. Selama operasi uji coba dan selama transisi ke operasi industri sistem, untuk beberapa waktu perlu melakukan bisnis, baik dalam sistem baru, dan terus melakukannya dengan cara tradisional (untuk mempertahankan manajemen dokumen kertas dan yang sudah ada sebelumnya. sistem). Dalam hal ini, tahapan tertentu dari proyek implementasi sistem mungkin tertunda dengan dalih bahwa karyawan sudah cukup pekerjaan mendesak untuk tujuan yang dimaksudkan, dan pengembangan sistem adalah aktivitas sekunder dan mengganggu. Dalam kasus seperti itu, kepala perusahaan, selain menjelaskan pekerjaan dengan karyawan yang menghindari pengembangan teknologi baru, harus:

Meningkatkan tingkat motivasi pegawai untuk menguasai sistem berupa penghargaan dan ucapan terima kasih;
Mengambil langkah-langkah organisasi untuk mengurangi periode perilaku paralel bisnis.

Pembentukan kelompok yang memenuhi syarat untuk implementasi dan pemeliharaan sistem, ketua kelompok

Implementasi sebagian besar sistem otomasi kontrol besar dilakukan sesuai dengan teknologi berikut: kelompok kerja kecil (3-6 orang) dibentuk di perusahaan, yang menjalani pelatihan paling lengkap dalam bekerja dengan sistem, kemudian bagian penting dari pekerjaan pada implementasi sistem dan dukungan lebih lanjut jatuh pada kelompok ini. Penggunaan teknologi tersebut disebabkan oleh dua faktor: pertama, fakta bahwa perusahaan biasanya tertarik untuk memiliki spesialis yang dapat dengan cepat menyelesaikan sebagian besar masalah pekerjaan saat menyiapkan dan mengoperasikan sistem, dan kedua, melatih karyawan dan penggunaannya selalu jauh lebih murah daripada outsourcing. Dengan demikian, pembentukan kelompok kerja yang kuat adalah kunci untuk implementasi yang sukses proyek implementasi.

Isu yang sangat penting adalah pilihan pemimpin kelompok tersebut dan administrator sistem. Manajer, selain pengetahuan tentang teknologi komputer dasar, harus memiliki pengetahuan yang mendalam di bidang bisnis dan manajemen. Dalam praktik perusahaan-perusahaan besar Barat, orang seperti itu memegang posisi CIO (Chief Information Officer), yang biasanya berada di urutan kedua dalam hierarki manajemen perusahaan. Dalam praktik domestik, ketika menerapkan sistem, peran seperti itu, sebagai suatu peraturan, dimainkan oleh kepala departemen sistem kontrol otomatis atau yang serupa. Aturan utama untuk mengatur kelompok kerja adalah prinsip-prinsip berikut:

Spesialis dari kelompok kerja harus ditunjuk dengan mempertimbangkan persyaratan berikut: pengetahuan tentang teknologi komputer modern (dan keinginan untuk menguasainya di masa depan), keterampilan komunikasi, tanggung jawab, disiplin.
Dengan tanggung jawab khusus, seseorang harus mendekati pemilihan dan penunjukan administrator sistem, karena hampir semua informasi perusahaan akan tersedia baginya;
Kemungkinan pemecatan spesialis dari kelompok implementasi selama proyek dapat memiliki dampak yang sangat negatif pada hasilnya. Oleh karena itu, anggota tim harus dipilih dari staf yang berdedikasi dan dapat diandalkan dan sistem harus dikembangkan untuk mendukung komitmen ini di seluruh proyek;
Setelah mengidentifikasi karyawan yang termasuk dalam kelompok implementasi, manajer proyek harus menggambarkan dengan jelas berbagai tugas yang diselesaikan oleh masing-masing, bentuk rencana dan laporan, serta lamanya periode pelaporan. Dalam kasus terbaik, periode pelaporan harus satu hari.

Kesimpulan

Semua tugas di atas yang muncul dalam proses membangun sistem informasi, dan metode untuk menyelesaikannya adalah yang paling umum dan Secara alami, setiap perusahaan memiliki kekhususan organisasinya sendiri yang unik, dan berbagai nuansa mungkin muncul selama implementasi yang memerlukan pertimbangan dan pencarian tambahan. untuk metode penyelesaiannya. Itulah gunanya konsultan bisnis profesional.

Sebelum Anda mengimplementasikan proyek implementasi, formalkan tujuannya sebanyak mungkin;
Jangan pernah mengorbankan tahap analisis pra-desain. Libatkan konsultan profesional untuk mensurvei perusahaan Anda dan menetapkan tujuan manajemen. Biaya Anda pasti akan terbayar. Tapi cobalah berurusan dengan perusahaan yang memiliki reputasi baik, karena, sayangnya, selain konsultan, ada juga konsultan palsu;
Hati-hati dalam mendekati pilihan perangkat lunak untuk membangun CIS, karena kesalahan itu mahal. Cobalah untuk melihat sebanyak mungkin sistem, dan lihat mereka "langsung", dan bukan dari materi pemasaran pengembang. Jangan mencoba mengembangkan sistem oleh pemrogram Anda sendiri. Sistem siap pakai telah dikembangkan oleh tim khusus selama bertahun-tahun dan memiliki biaya nyata yang jauh lebih tinggi daripada harga jual - karakteristik paradoks yang terkenal dari perangkat lunak dan produk intelektual;
Memberikan prioritas tinggi pada proses implementasi sistem, antara lain proses organisasi dan komersial. Memberdayakan manajer proyek;
Ciptakan suasana implementasi yang tak terhindarkan di antara semua karyawan perusahaan dan cobalah untuk meningkatkan tingkat penguasaan teknologi baru dengan langkah-langkah organisasi;
Ingatlah bahwa implementasi sistem seperti perbaikan - tidak dapat diselesaikan, hanya dapat dihentikan. Jadi implementasinya pada dasarnya tidak akan pernah berakhir, sistem harus terus ditingkatkan dalam operasi industrinya seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan metodologi untuk mengelola kegiatan perusahaan Anda.

Mengapa otomatisasi proses manajemen perusahaan dilakukan.
Kondisi apa yang harus dipenuhi untuk implementasi otomatisasi proses manajemen.
Faktor apa saja yang mempengaruhi kecepatan dan kualitas implementasi otomatisasi.

Otomatisasi Proses manajemen perusahaan - serangkaian tindakan, yang implementasinya menimbulkan pertanyaan berikut:

parameter terukur apa yang penting untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dan perlu diperhitungkan;

model hierarki apa yang harus digunakan untuk menggambarkan proses manajemen dan perencanaan;

untuk tujuan apa penerapan metode ekonomi dan matematika akan dibenarkan dan efektif;

bagaimana menggunakan teknologi manajemen proyek.

American Production and Inventory Society (APICS) mengembangkan pendekatan pada pertengahan 1960-an untuk menjawab pertanyaan kunci yang muncul selama implementasi otomatisasi. Prinsip-prinsip dirumuskan yang cocok untuk membangun model perusahaan secara umum dan proses produksi utama untuk mereka. Konsep ini didasarkan pada prinsip-prinsip ini. MRP (perencanaan sumber daya material), yang pertama kali digunakan untuk sistem manajemen persediaan.

Proses produksi adalah aliran pesanan yang saling terkait.
Pesanan selalu dieksekusi di bawah batasan sumber daya.
Hal ini dipertimbangkan untuk mengurangi siklus dan stok teknologi.
Kebutuhan produksi dan pasokan ditentukan oleh volume dan jadwal pelaksanaan.
Pergerakan pesanan berkorelasi dengan indikator ekonomi.
Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan perintah ditentukan secara ketat.

Nilai praktis dari MRP, MRPII, ERP adalah karena:

menggunakan hasil analisis kegiatan operasi perusahaan;
perkembangan progresif, setiap sistem berikutnya memperluas kemampuan yang sebelumnya;
efektivitas aplikasi yang terbukti;
kemampuan untuk mencakup semua proses manajemen perusahaan secara keseluruhan.

Untuk mengkarakterisasi volume dan jenis tugas manajemen yang harus diselesaikan, terminologi yang sesuai muncul: sistem kelas MRP, sistem kelas ERP, atau sederhananya: sistem ERP, sistem MRP.

Meluas, bagaimanapun, tidak memungkinkan kita untuk mempertimbangkan MRP, rekomendasi ERP pada organisasi proses produksi dan manajemen mereka. Mereka masih tetap menjadi rekomendasi APICS, berbeda dengan standar ISO 9000 series (9000-9004) yang mengatur pembuatan program manajemen mutu di industri dan di sektor jasa (pengecualian adalah sejumlah sistem kontrol otomatis kelas MRP-APS, penggunaan yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan sertifikat ISO).

Otomatisasi manajemen perusahaan atas dasar model ekonomi dan matematis, teknologi informasi dan peralatan komputer adalah tahap perkembangan yang paling penting bagi hampir semua perusahaan, membawa bisnis ke tingkat manajemen yang baru secara kualitatif.

Sistem dan jaringan komputasi terdistribusi, peningkatan sistem manajemen basis data dan alat desain, pengenalan subsistem fungsional berkontribusi pada penciptaan sistem otomatis terintegrasi yang kompleks yang menggabungkan semua tugas manajemen perusahaan.

Di antara produk perangkat lunak serupa yang disajikan di pasar Rusia, sebagian besar terdiri dari perkembangan perusahaan asing terbesar.

Implementasi sistem otomatis terintegrasi adalah proses yang panjang, melelahkan, dan mahal.

Manajer dalam situasi ini memiliki dua tugas utama: menentukan tujuan yang direncanakan untuk memodernisasi metode manajemen, dan mengembangkan strategi pengembangan yang tepat. otomatisasi perusahaan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan tersebut.

Harus diperhitungkan:

level saat ini otomatisasi manajemen;
pengalaman pengembang potensial;
kekhasan struktur organisasi perusahaan tertentu;
keuangan dan sumber daya manusia;
pengalaman asing dan tren saat ini.

Dalam proses perencanaan strategis, seringkali menjadi perlu untuk membuat keputusan yang tepat tentang pilihan sistem otomasi. Pemimpin bisnis harus memiliki pemahaman tentang konsep teknologi informasi modern, bagaimana merancang dan mengimplementasikannya.

Otomatisasi proses manajemen - sebuah algoritma untuk manajer

Pendekatan proyek untuk otomatisasi manajemen perusahaan dimulai dengan persiapan tiga dokumen wajib: kerangka acuan, jadwal dan anggaran. Seorang pemodal tidak dapat menulis tugas teknis yang kompeten, dan seorang programmer tidak dapat menghitung anggaran. Dokumen harus dibuat oleh spesialis, berinteraksi erat satu sama lain, hanya ini yang akan memungkinkan untuk mengatur pekerjaan dengan sukses.

Kerangka Acuan (TOR) mendefinisikan tujuan, sasaran proyek dan cara untuk menyelesaikannya. Ini menjelaskan sedetail mungkin semua persyaratan untuk sistem manajemen, perlindungan data, arsitektur paket perangkat lunak dan algoritma untuk interaksi objek, jenis formulir, direktori dan laporan, tahapan pekerjaan implementasi, sebagai serta prosedur untuk menerima produk jadi. Semakin banyak detail yang diperhitungkan dan dicatat, semakin cepat dan baik pelaksanaan proyek tersebut.

Sebagai aturan, manajer proyek bertanggung jawab atas pengembangan kerangka acuan dan menyajikan versi final kepada manajemen. Di negara kita, ada standar tertentu - "GOST pada TK untuk pembuatan sistem otomatis", meskipun dalam beberapa tahun terakhir kepatuhan ketat terhadap GOST tidak dianggap wajib.

Persyaratan standar untuk sistem otomatis saat ini:

kompatibilitas dengan semua produk perangkat lunak yang digunakan di perusahaan;
keandalan - operasi yang stabil dan keamanan data;
kemampuan beradaptasi - kemampuan untuk dengan cepat mengkonfigurasi ulang sistem jika ada perubahan di perusahaan;
skalabilitas - kemampuan untuk meningkatkan jumlah data dan jumlah pengguna;
potensi pengembangan yang ditetapkan pada awalnya - kemungkinan memperluas fungsionalitas, memperbarui versi tanpa gangguan dalam operasi, memperbarui dengan mempertimbangkan perubahan dalam undang-undang Rusia;
kemampuan untuk bekerja dengan struktur terdistribusi (divisi dan cabang jarak jauh);
kepatuhan dengan persyaratan keamanan informasi - pemisahan hak akses dan peran pengguna tergantung pada posisi dan tanggung jawab.

Jadwal - Standar dokumen manajemen, yang dipandu selama pelaksanaan proyek apa pun. Ini mencerminkan tahapan pekerjaan dengan tenggat waktu pelaksanaannya, orang yang bertanggung jawab, pemain yang ditunjuk, jumlah karyawan yang terlibat. Misalnya, otomatisasi proses manajemen akan memerlukan persiapan dokumentasi tertentu, pelatihan staf, pengujian ulang sistem sebelum dioperasikan. Manajer proyek mengkonsolidasikan informasi dari departemen yang berbeda ke dalam satu jadwal dan memperbaruinya secara berkala.

Anggaran mencerminkan biaya proyek. Item pengeluaran utama selama implementasi sistem baru manajemen adalah pembelian perangkat lunak, penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan dan dukungan teknis.

Dari sudut pandang pemasaran, lebih menguntungkan bagi perusahaan pengembangan untuk menyajikan "biaya tempat kerja". Misalnya: Sistem ERP dengan harga lima ribu rubel untuk dua pengguna atau sepuluh ribu rubel untuk sepuluh pengguna. Sebagai aturan, biaya yang ditentukan tidak termasuk biaya pengaturan dan dukungan teknis.

Saat memilih perangkat lunak, Anda perlu mengetahui perincian tersebut terlebih dahulu untuk membentuk anggaran dengan benar. Kerangka acuan yang ditulis dengan baik memungkinkan Anda untuk menghitung biaya periode berikutnya berdasarkan biaya satu jam kerja dari spesialis perusahaan yang memberikan dukungan lebih lanjut untuk produk tersebut. Kepatuhan terhadap anggaran merupakan indikator kualitas kerja manajer proyek, artinya semua sumber daya yang diperlukan telah diperhitungkan.

Proses otomatisasi perusahaan dapat dianggap selesai ketika sistem informasi kerja yang stabil dioperasikan, serta seperangkat peraturan dan instruksi lengkap untuk pengguna dengan tingkat akses dan peran yang berbeda.

Kelayakan ekonomi suatu proyek biasanya dinilai berdasarkan indikator keuangan: periode pengembalian modal, laba atas investasi, profitabilitas internal, kekayaan bersih. Dalam hal pengenalan perangkat lunak, sulit untuk membuat perhitungan yang akurat sesuai dengan skema ini. Jika biaya tercermin dalam anggaran, maka paling sering tidak mungkin untuk mengkorelasikan bagian mana dari keuntungan yang diterima secara tepat melalui penggunaan sistem kontrol otomatis.

Otomasi perusahaan, pertama-tama, memengaruhi indikator manajemen, misalnya, produktivitas tenaga kerja, jumlah pelanggan yang dilayani, kecepatan pemrosesan pesanan. Dinamika positif dari perubahan mereka menjadi kriteria keberhasilan pelaksanaan proyek dan indikator bahwa sumber daya manusia perusahaan mulai digunakan secara lebih efisien karena:

optimasi aliran dokumen;
meningkatkan kecepatan akses informasi;
tampilan konsolidasi dari semua data dan dokumen;
standarisasi proses bisnis;
pembaruan dokumen peraturan yang tepat waktu dan cepat;
mempercepat proses pelatihan dan adaptasi pegawai baru;
integrasi dengan sistem informasi eksternal dan meningkatkan kecepatan pertukaran data.

Prinsip otomatisasi proses manajemen

Perusahaan modern adalah struktur yang kompleks, sehingga secara bertahap otomatisasi sistem produksi telah menemukan aplikasi tidak hanya di industri, tetapi juga di banyak bidang kegiatan lainnya. Perbankan, asuransi, ritel, perusahaan transportasi bersedia untuk berinvestasi dalam perangkat lunak untuk meningkatkan efisiensi mereka. Bahkan perusahaan kecil berusaha untuk mengotomatisasi proses manajemen dasar.

Skala, level, dan jenis proses manajemen yang berbeda diotomatisasi berdasarkan prinsip umum:

prinsip konsistensi. Titik keluar dari satu tindakan dalam suatu proses selalu merupakan titik masuk untuk tindakan lainnya. Ketidakcocokan dalam rantai tindakan menyebabkan kegagalan atau eksekusi proses yang salah;
prinsip integrasi. Proses otomatis tidak boleh ada di luar lingkungan informasi umum perusahaan, tetapi berinteraksi dengannya. Tingkat integrasi mungkin lebih atau kurang tergantung pada tingkat otomatisasi dan tugas yang diselesaikan dengan bantuannya, tetapi prinsip ini selalu dihormati;
prinsip independensi eksekusi. esensi proses otomatis dalam hal itu dilakukan tanpa partisipasi manusia atau partisipasi ini minimal. Sebuah proses yang berjalan dengan benar, sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan, tidak memerlukan intervensi dari luar.

Prinsip-prinsip dasar yang tercantum di atas dipecah menjadi yang lebih spesifik dalam kaitannya dengan tingkat tertentu dari otomatisasi dan proses kontrol.

Faktor apa yang mempengaruhi kecepatan dan kualitas implementasi otomatisasi

Produk yang bagus. Perangkat lunak yang tidak lengkap menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan. Perlu untuk pengaturan lanjutan, membuat perubahan pada program, pengujian ulang mengganggu operasi normal.
Konsultan yang berkualitas.
Tim implementasi yang energik bekerja untuk hasil. Konsultan yang baik tidak akan menyelesaikan tugas jika perusahaan tidak memiliki karyawan yang memenuhi syarat yang dapat berbicara bahasa yang sama dengannya dan memiliki keterampilan dan kompetensi yang diperlukan.
Kontrol pribadi CEO atas proses. Untuk mengontrol pengerjaan proyek, Anda tidak perlu mendalami bidang teknologi informasi dan mempelajari dasar-dasar pemrograman. Yang utama adalah informasi tentang kemajuan proses selalu tersedia dan dapat diandalkan. Laporan berkala berdasarkan jadwal yang disusun akan memberikan gambaran yang cukup lengkap tentang situasi saat ini dan akan memungkinkan penyesuaian tepat waktu.
Pekerjaan karyawan perusahaan dengan sistem otomatis. Perangkat lunak yang diinstal harus digunakan oleh sebagian besar karyawan. Dan semakin cepat mereka mulai melakukannya sendiri dalam mode normal, semakin cepat mereka akan diidentifikasi dan dihilangkan. kemungkinan kesalahan sistem.

Tingkat otomatisasi proses manajemen

Di setiap perusahaan ada hierarki pengambilan keputusan tertentu, yaitu tingkat manajemen. Untuk lebih kerja yang efektif otomatisasi semua tingkat manajemen perusahaan diperlukan.

Alokasikan tingkat manajemen operasional, taktis dan strategis, dan sesuai dengan mereka, dan tingkat otomatisasi:

Operasional - tingkat pemain. Stereotip otomatis, proses yang dilakukan secara teratur yang membentuk dasar operasi perusahaan. Misalnya, konveyor produksi, operasi perdagangan eceran, mempertahankan parameter tertentu dari sistem rekayasa.
Taktis - tingkat manajemen. Dengan menciptakan interkoneksi antara proses yang berbeda dari tingkat sebelumnya, manajemen produksi otomatis. Misalnya, proses perencanaan operasional, pasokan, penjualan produk, logistik, alur kerja utama.
Strategis - Tingkat manajemen puncak panduan. Proses manajemen perusahaan secara keseluruhan diotomatisasi. Sistem ini memungkinkan Anda untuk memecahkan masalah analitis, membuat perkiraan, dan ditujukan untuk perencanaan keuangan, ekonomi, dan strategis.

Untuk mengotomatisasi manajemen perusahaan, digunakan beberapa jenis sistem (CRM, ERP, OLAP dan lainnya), yang dibagi menjadi tiga jenis utama:

sistem yang tidak berubah. Di dalamnya, urutan operasi tertentu yang kaku awalnya dikonfigurasi untuk konfigurasi atau proses peralatan yang ada.
Sistem yang dapat diprogram. Di dalamnya, urutan tindakan berubah tergantung pada konfigurasi saat ini atau program yang diberikan. Parameter operasi baru diatur menggunakan instruksi yang diakses dan dijalankan oleh sistem saat kondisi berubah.
Sistem penyetelan sendiri. Mereka melakukan pemilihan operasi yang diperlukan selama operasi berdasarkan informasi tentang keadaan proses saat ini.

Ketiga jenis sistem tersebut dapat digunakan pada semua tingkat otomatisasi, baik secara terpisah maupun dalam kombinasi satu sama lain.

Tugas apa yang diselesaikan oleh otomatisasi proses manajemen produksi?

Untuk menjalankan bisnis yang sukses, perlu untuk mempertahankan solvabilitas perusahaan, meningkatkan profitabilitas produksi atau sebaliknya aktivitas ekonomi, merencanakan dan mendistribusikan kembali sumber daya keuangan dengan benar.

Perusahaan besar yang terdiversifikasi dengan struktur organisasi yang kompleks dan jaringan cabang yang dikembangkan memecahkan masalah yang menghambat pencapaian indikator yang diinginkan dengan mengotomatiskan proses manajemen:

Kesulitan dalam mengkoordinasikan rencana operasional, saat ini dan jangka panjang dari unit yang berbeda.
Masalah pengaturan dan pemantauan pelaksanaan tugas untuk setiap divisi dan cabang.
Perbedaan organisasi kerja dan kurangnya pemahaman yang sama tentang proses bisnis antar departemen.
Kurangnya informasi referensi umum, bentuk dokumen terpadu, metode terpadu.
kecepatan rendah pengkinian data kegiatan ekonomi dan keuangan operasional cabang, divisi dan perusahaan secara keseluruhan.
Biaya tenaga kerja yang besar untuk mengumpulkan, menganalisis dan meringkas data dari cabang dan perusahaan yang merupakan bagian dari perusahaan. Hal ini sangat penting untuk akuntansi, ketika diperlukan untuk menyatukan neraca yang berbeda yang berasal dari sumber yang berbeda untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang kondisi keuangan perusahaan.
Masalah pengendalian operasional atas penyelesaian bersama dengan konsumen, pemasok eksternal dan internal. Memperoleh data yang salah tentang hutang dan piutang.
Keandalan yang rendah dan inkonsistensi informasi yang dikumpulkan di semua bidang bisnis, atas dasar yang tidak mungkin untuk membuat perhitungan dan mendapatkan gambaran yang benar tentang aset material dan keuangan perusahaan.

Otomatisasi manajemen bukanlah tujuan, tetapi alat untuk mengurangi masalah di atas. Pada saat yang sama, sistem tidak sepenuhnya membangun kembali pekerjaan perusahaan, tetapi mempertahankan dan meningkatkan efisiensi proses yang sudah ditetapkan yang memenuhi kebutuhan perusahaan.

Yang sangat penting adalah penciptaan basis informasi umum organisasi sebagai bagian dari pendekatan terpadu untuk otomatisasi. Modul terpisah dari sistem akan berfungsi dalam satu ruang informasi dan beroperasi dengan data umum.

Pengenalan sistem otomatis dan pembuatan database umum adalah proses langkah demi langkah, di mana langkah-langkah diambil dalam urutan yang ditentukan secara ketat. Pertama, kegiatan penting dan dasar untuk perusahaan dilakukan. Setiap langkah ditandai dengan pencapaian hasil tertentu dan berfungsi sebagai dasar untuk langkah berikutnya.

Hal ini bermanfaat bagi perusahaan untuk meminimalkan biaya otomatisasi, tetapi penghematan dalam memilih solusi yang tepat tidak boleh mengarah pada pilihan sistem yang, karena kinerjanya yang rendah, tidak akan membenarkan investasi yang dilakukan.

Tidak mungkin untuk menunda tenggat waktu pelaksanaan sehingga pada akhir proses tidak muncul kebutuhan dan masalah baru yang tidak diperhitungkan dalam kerangka acuan.

Manajemen proyek suatu perusahaan memiliki fitur otomatisasi sendiri.

Otomasi dalam hal ini mencakup dua bidang: fungsi (bagian prosedural) dan standar (bagian dokumenter) manajemen proyek.

Standar adalah seperangkat dokumen yang menguraikan urutan tindakan, model yang direkomendasikan dan waktu yang harus dihabiskan untuk implementasinya dalam proses manajemen proyek. Dokumen-dokumen ini bukan milik proyek tertentu, tetapi merupakan dukungan metodologis untuk keseluruhan kegiatan proyek perusahaan.

Salah satu tren modern adalah pengorganisasian bagian dokumenter dalam bentuk basis pengetahuan, yang memiliki semua layanan yang diperlukan untuk mencari dan memperbarui data, di mana semua dokumen pada proyek yang sudah selesai dimasukkan, hubungan antar dokumen dalam bentuk silang -referensi dilaksanakan.

Otomasi bagian prosedural dari manajemen proyek dilakukan dengan mempertimbangkan fakta bahwa baik divisi permanen perusahaan maupun struktur sementara - tim proyek - terlibat dalam proyek. Artinya, ada interaksi baru yang tidak khas untuk kegiatan operasi perusahaan.

Bagian dokumenter harus mencerminkan persyaratan untuk otomatisasi manajemen proyek. Di masa depan, mungkin perlu menggunakan sistem manajemen untuk sejumlah proses yang terlibat dalam proyek tertentu.

Proses yang akan diotomatisasi meliputi:

penganggaran proyek;
kontrol interaksi bisnis termasuk persetujuan dokumen proyek;
perencanaan sumber daya kalender proyek;
manajemen dokumen proyek.

Mari kita klarifikasi sekali lagi bahwa dalam hal ini kita berbicara tentang dokumen dan prosedur proyek tertentu, tetapi bukan tentang dokumen dan prosedur standar.

Sistem otomasi manajemen proyek terintegrasi dengan sistem informasi perusahaan, yang memerlukan pembuatan antarmuka tambahan untuk komunikasi antara paket perangkat lunak aplikasi utama perusahaan.

Membuat standar manajemen proyek - langkah besar maju dalam pengembangan struktur informasi perusahaan. Di satu sisi, ini membutuhkan otomatisasi metode manajemen proyek, dan di sisi lain, semua pengalaman yang diperoleh dalam hal ini termasuk dalam dokumen standar.

Otomatisasi proses manajemen personalia

Sumber daya utama dari setiap perusahaan adalah stafnya. Keinginan untuk menggunakan sumber daya ini seefisien mungkin telah menyebabkan meluasnya penggunaan sistem otomasi untuk mengelola proses personalia. Sebagian besar pengembang menawarkan produk perangkat lunak yang dirancang untuk departemen SDM.

Awalnya, hanya proses utama yang otomatis: penggajian, pajak, pekerjaan kantor personalia. Saat ini, kebutuhan pasar mendikte pendekatan yang berbeda, dan fungsi sistem manajemen personalia terus berkembang. Ini memperhitungkan efektivitas dan kompetensi spesialis, memungkinkan Anda untuk mengembangkan skema motivasi yang kompleks, secara efektif melakukan pelatihan saat merekrut atau meningkatkan keterampilan karyawan yang ada. Metode rekrutmen, proses pembentukan cadangan personel dan struktur organisasi perusahaan juga menjadi lebih produktif melalui penggunaan alat otomatisasi. Sistem baru tidak hanya menawarkan akses ke informasi SDM dan kemampuan untuk menghasilkan laporan, tetapi juga kemampuan untuk melakukan pekerjaan analitis yang memengaruhi keputusan SDM. Faktanya, serangkaian tugas yang begitu banyak yang harus diselesaikan mengubah aktivitas layanan personel ke dalam manajemen sumber daya manusia yang sebenarnya dari perusahaan.

Pasar Rusia menyajikan perkembangan domestik dan asing di bidang otomatisasi proses manajemen personalia. Mengingat kebutuhan dan kemampuan keuangan yang berbeda dari perusahaan konsumen, mereka sangat bervariasi dalam biaya dan spesifikasi teknis, tetapi serupa dalam fungsinya.

Banyak sistem dapat dikembangkan ke tingkat yang diperlukan. Perusahaan IT besar dapat membeli solusi modular khusus dari pengembang lain, yang memungkinkan mereka untuk mengembangkan produk mereka sendiri.

Saat memilih dan mengimplementasikan perangkat lunak untuk mengotomatisasi proses SDM, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Secara konvensional, sistem manajemen keuangan dan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dibedakan. Mereka dapat digunakan secara terpisah, tetapi, sebagai suatu peraturan, mereka saling melengkapi. Mereka berbeda dalam metode pemrosesan dokumen. Dalam kasus pertama, dokumen yang dihasilkan "dilakukan", dan ini menyelesaikan pekerjaan dengannya. Di EDMS, dokumen tidak ditutup, tetapi siklus hidup penuhnya didukung.

Seperti kebanyakan produk perangkat lunak, solusi "lokal" dan "kotak" ditawarkan untuk sistem manajemen personalia. Ada juga sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mengelola banyak sumber daya perusahaan yang digunakan untuk mengotomatisasi proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Disarankan untuk menggunakan sistem ERP di perusahaan besar bukan hanya karena tingginya biaya pengembangan dan implementasi, tetapi juga karena redundansi fungsionalitas untuk kebutuhan bisnis menengah dan kecil.

Perusahaan kecil biasanya memiliki versi "kotak" yang cukup. Biaya mereka jauh lebih rendah daripada sistem ERP, mereka cepat diinstal, mudah dikonfigurasi dan tidak memerlukan dukungan teknis yang serius. Secara alami, ini dicapai dengan membatasi kemungkinan membuat perubahan dan perbaikan lebih lanjut. Jika perusahaan juga menggunakan sistem informasi lain, maka mungkin sulit untuk mengintegrasikan produk "kotak". Artinya, prinsip ruang informasi tunggal dapat dilanggar.

Tempat perantara antara "kotak" dan sistem ERP ditempati oleh "solusi terintegrasi" - modul terpisah yang memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan hanya area aktivitas tertentu. Fungsionalitas modul untuk memecahkan masalah di bidang otomatis sangat tinggi, dan tidak ada masalah dengan integrasi ke dalam sistem informasi perusahaan.

Mengapa kita perlu mengotomatisasi proses dukungan dokumentasi untuk manajemen?

Sebagian besar operasi yang dilakukan di perusahaan memerlukan bukti dokumenter. Kontrak disimpulkan dengan pemasok dan pelanggan, pembayaran dilakukan dengan perintah pembayaran, pengiriman barang - dengan waybill, kinerja pekerjaan atau penyediaan layanan - dengan tindakan dan faktur. Daftar dokumen dapat dilanjutkan lebih lanjut, sementara semuanya harus melalui jalur tertentu di dalam perusahaan, diperiksa, disetujui dan disetujui.

Pengaruh faktor manusia menyebabkan kesalahan, kehilangan kertas, keterlambatan persetujuan dan faktor-faktor lain yang tidak berkontribusi pada perjalanan cepat dokumen melalui semua contoh dan pengiriman tepat waktu ke penerima.

Masalah ini terjadi bahkan di perusahaan kecil dengan volume aktivitas kecil, dan di perusahaan besar dapat menjadi bencana besar.

Bagaimana perusahaan yang lebih besar semakin banyak di dalamnya subdivisi terpisah dan cabang, semakin nyata kerugian dari bekerja secara eksklusif dengan media kertas di semua tahap siklus hidup dokumen.

Seringkali penyebab masalah dengan aliran dokumen secara langsung adalah orang pertama dari perusahaan. Ada tipe direktur yang berusaha untuk berpartisipasi dalam semua proses yang terjadi di perusahaan, dan tanpa visa pribadi mereka, tidak ada satu pun dokumen yang diterima untuk bekerja. Pemimpin seperti itu hanya kewalahan dengan berbagai macam kertas, dan tidak selalu dokumen yang benar-benar penting jatuh di bawah tangannya terlebih dahulu. Baik manajer puncak maupun karyawan biasa dengan terampil menggunakan ini. Dengan tidak adanya waktu untuk tinjauan dan analisis dokumen yang terperinci, direktur dapat menyetujui keputusan meragukan yang dibuat oleh bawahan, dan tanggung jawab sudah akan ditransfer dengan aman kepadanya.

Otomatisasi alur kerja dapat mengubah situasi. Ketika semua dokumen berada dalam satu database elektronik, menjadi mungkin untuk melacak pergerakan dan status terkini setiap kertas. Dalam hal ini, Anda tidak lagi harus menandatanganinya dengan mata tertutup. Direktur hanya menerima dokumen yang disahkan oleh semua layanan yang berkepentingan (tergantung pada tujuannya), dan kadang-kadang persetujuan ini sudah cukup, dan tidak perlu sama sekali tanda tangan kepala perusahaan.

Otomatisasi proses alur kerja sangat penting bagi perusahaan di mana:

dokumen sering hilang atau tidak mungkin dilacak keberadaannya;
tenggat waktu terus-menerus tidak terpenuhi;
ada jaringan cabang atau divisi jarak jauh yang luas yang dengannya Anda perlu bertukar dokumentasi;
masalah kerahasiaan informasi sangat mendasar.

Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik akan memungkinkan:

mengotomatisasi proses koordinasi dokumen;
menyimpan semua dokumen dalam arsip elektronik;
mengontrol status eksekusi dokumen.

Tergantung pada skalanya, perusahaan dapat menggunakan solusi sederhana (Excel atau Access) atau sistem yang lebih kompleks dan mahal (1C, Microsoft Axapta, SAP, dll.).

Kelebihan:

semua divisi perusahaan menggunakan database tunggal yang berisi bentuk-bentuk dokumen terpadu;
kecepatan sirkulasi informasi dalam organisasi meningkat;
ada standar umum bekerja dengan dokumen, meningkatkan kualitas kontrol atas pelaksanaannya;
tingkat perlindungan informasi meningkat;
meningkatkan produktivitas, mengurangi ketergantungan pada kualifikasi karyawan.

Minus:

kebutuhan untuk mengubah sistem alur kerja yang biasa, kesulitan mengadaptasi karyawan dengan inovasi;
biaya tambahan untuk implementasi perangkat lunak dan kemungkinan peningkatan unit peralatan komputer;
biaya bahan dan waktu untuk pelatihan personel;
ketidakmampuan untuk memperkirakan keuntungan atau kerugian dari penggunaan sistem;
masalah keamanan data yang terkait dengan penyimpanan semua informasi dalam satu database.

Tahapan otomatisasi proses dukungan dokumenter manajemen

Pemrakarsa proyek otomasi harus menjadi salah satu orang pertama perusahaan: CEO, keuangan atau Direktur Komersial. Jika manajemen puncak tidak mementingkan tugas ini, maka ada keraguan yang masuk akal tentang keberhasilan implementasinya.

Otomatisasi alur kerja terdiri dari dua bagian: proses dan laporan (kontrol). Jika pengenalan manajemen dokumen elektronik disertai dengan audit dan optimalisasi proses bisnis yang ada, maka semua manajer yang bertanggung jawab untuk itu harus mengambil bagian dalam penulisan kerangka acuan. Tanpa ini, tidak mungkin untuk membuat versi manajemen dokumen elektronik yang berfungsi secara efektif, dan pada tahap operasional, divisi "tidak puas" pasti akan muncul, yang kepentingannya tidak diperhitungkan.

Prosesnya berlangsung dalam beberapa tahap.

Tahap 1. Apa yang harus diotomatisasi.

Penting untuk menentukan departemen mana yang paling membutuhkan otomatisasi alur kerja. Sebagai aturan, yang paling "padat kertas" adalah departemen akuntansi dan keuangan. Melakukan pembayaran, negosiasi kontrak sangat lambat, terutama di perusahaan dengan struktur cabang.

Masalah yang sama muncul dengan dokumen internal perusahaan (perintah, laporan, peraturan) yang secara langsung mempengaruhi kinerja perusahaan.

Tahap 2. Deskripsi proses bisnis.

Agar otomatisasi tidak menimbulkan kesulitan tambahan, tetapi untuk meningkatkan efisiensi kerja, Anda harus terlebih dahulu mengaudit proses bisnis saat ini dari suatu departemen, divisi, atau seluruh perusahaan. Penting untuk menjelaskan langkah demi langkah cara dokumen melewati perusahaan dan semua proses yang terkait dengannya. Hanya setelah menerima data ini, dimungkinkan untuk dengan jelas merumuskan tugas yang harus diselesaikan oleh implementasi sistem.

Tahap 3. Perencanaan.

Pada tahap ini, jadwal, perkiraan dan daftar sumber daya yang diperlukan disusun.

Tahap 4. Memilih solusi TI.

Bisnis dengan sedikit alur kerja untuk memecahkan masalah mungkin cukup untuk menggunakan database elektronik sederhana (dibuat di Excel atau Access).

Departemen TI sendiri mampu menyiapkan sumber daya semacam itu dan mengatur akses yang aman ke sana. Jika ada situs perusahaan tertutup, maka itu sempurna untuk menghosting basis data elektronik, atau Anda dapat menggunakan jaringan lokal perusahaan. Diferensiasi tingkat akses dokumen juga tidak sulit. Artinya, di perusahaan kecil, pembuatan manajemen dokumen elektronik tidak memerlukan biaya material dan tenaga kerja yang signifikan.

Perusahaan besar dan kepemilikan harus siap untuk proses otomatisasi yang panjang dan mahal, bahkan jika hanya satu bagian dari alur kerja yang terpengaruh.

Tahap 5. Implementasi.

Manajer proyek mengoordinasikan pekerjaan. Direktur Jenderal menetapkan hal-hal sebagai berikut:

titik kritis dalam lingkaran kehidupan dokumen - titik di mana perubahan nyata terjadi di dalamnya dalam proses melewati sistem;
total waktu yang diperlukan untuk persetujuan elektronik di semua departemen perusahaan.

CEO mengelola proses otomatisasi berdasarkan prinsip mendeteksi penyimpangan dari proses normal, sehingga ia harus melihat statistik penundaan dokumen saat melewati titik tetap (kritis), serta jumlah tindakan dalam sistem yang disebabkan oleh dokumen tertentu.

Tahap 6. Penyelesaian.

Pengujian sebelum commissioning. Pada tahap ini, masih ada kesempatan untuk mengidentifikasi kelemahan serius dalam sistem dan melakukan koreksi, sehingga partisipasi aktif dalam pengujian oleh CEO adalah wajib.

Tahap 7. Pengendalian penggunaan sistem.

Otomatisasi proses alur kerja diperkenalkan sehingga karyawan akan menggunakannya, dan bukan sebagai kumpulan file statis dalam database. Penting untuk mengontrol pekerjaan personel dalam sistem setelah commissioning dan dengan demikian mengidentifikasi dan menghilangkan kekurangan yang terlewatkan selama pengujian.