Tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan manajemen arsip kepegawaian. Interaksi antara petugas dan layanan hukum organisasi

Saat ini, buku kerja praktis merupakan dokumen terpenting yang menegaskan pengalaman kerja warga negara saat mengajukan pensiun. Karena dokumen ini, ketika mempekerjakan, dipindahkan ke penyimpanan majikan, yang terakhir berkewajiban untuk mengatur pekerjaan akuntansi, penyimpanan, pengisian, dan penerbitan dengan benar. Sesuai dengan paragraf 45 Aturan 16.04.2003. No 225, majikan mengeluarkan perintah menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk menjaga buku kerja.

Organisasi kerja yang tepat

Oleh peraturan umum semua tanggung jawab untuk organisasi pekerjaan yang sesuai pada akuntansi, penyimpanan, dan pelaksanaan dokumen akuntabilitas yang ketat ditugaskan kepada pemimpin. Legislator juga menetapkan bahwa di dalam organisasi, seorang karyawan tertentu harus bertanggung jawab atas keamanan dan pembukuan pembukuan, pelaksanaannya yang tepat waktu dan dapat diandalkan. Perintah yang sesuai untuk orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja dikeluarkan oleh kepala.

Tata cara penunjukan penanggung jawab pembukuan dan pengisian buku kerja.

Dengan berfungsinya jaringan divisi struktural yang luas di perusahaan, sebagai suatu peraturan, ada layanan personel. Departemen ini terlibat dalam kepegawaian organisasi, memproses semua dokumentasi mengenai perekrutan dan pemberhentian karyawan. Kertas-kertas ini disimpan di departemen personalia perusahaan dan diserahkan kepada pemilik hanya jika terjadi pemecatan.

Tetapi meskipun ada unit struktural khusus, untuk memenuhi persyaratan hukum, kepala perusahaan harus mengeluarkan perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas buku kerja.

Contoh Pesanan

Masyarakat dengan kewajiban terbatas"Melodi"

OOO Melodiya

Sesuai dengan paragraf 45 Aturan yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225

saya memesan:

1. Tunjuk orang yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, akuntansi, dan penerbitan buku kerja kepala departemen personalia Ivanov K.B.
2. Saya memiliki kendali atas eksekusi.

Direktur Jenderal Solomin A.B. Solomin

Tidak adanya petugas personalia

Dalam praktiknya, situasi sering terjadi ketika orang yang ditunjuk oleh perintah yang bertanggung jawab untuk menjaga buku kerja tidak hadir di tempat kerja karena:

• perjalanan bisnis)
• liburan)
• cacat sementara)
• PHK)
• alasan bagus lainnya.

Dalam keadaan seperti ini, wewenang harus secara resmi dialihkan kepada karyawan lain. Pada saat pelaksanaan pemindahan wewenang tersebut, pesanan baru tentang mereka yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja. Pemindahan surat-surat itu sendiri harus dilakukan menurut undang-undang.

Sebelum mulai bekerja, seorang anggota staf baru harus:

1. Terima, sesuai dengan tindakan yang relevan, dokumen karyawan yang disimpan di departemen personalia)
2. Periksa keamanan dan kebenaran pengisian buku akuntansi untuk pergerakan buku dan sisipan di dalamnya)
3. Periksa keamanan dan ketersediaan kertas yang relevan)
4. Periksa stok formulir)
5. Saat mengungkapkan fakta kekurangan atau ketidakhadiran dokumen individu, perlu untuk mengetahui alasan ketidakhadiran mereka)
6. Sebuah komisi dibentuk untuk mencari dokumen yang hilang. Hasil kerja komisi didokumentasikan dalam suatu tindakan yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan dan kesimpulan yang ditarik.

Sebuah tanggung jawab

Majikan berkewajiban untuk mengatur pekerjaan perusahaan dengan benar ke arah ini. Orang yang berwenang bertanggung jawab atas ketepatan waktu, kebenaran, dan keandalan informasi yang dimasukkan.

Untuk membangun operasi perusahaan yang sukses dan menetapkan prosedur yang jelas untuk memecahkan masalah organisasi, penting untuk membatasi bidang tanggung jawab karyawan, sambil mengamati undang-undang saat ini. Karyawan yang bertanggung jawab ditunjuk paling banyak daerah yang berbeda kegiatan organisasi. Penunjukan semacam itu dibuat atas perintah kepala - perintah. Kami memberikan contoh dan menjelaskan aturan dasar untuk menyusun dokumen tersebut.

Di bidang apa organisasi bertanggung jawab?

Jenis tanggung jawab yang paling umum dianggap material, sementara seorang karyawan atau sekelompok karyawan ditunjuk yang bertanggung jawab secara pribadi atas barang-barang berharga, uang, dan properti perusahaan.

Adalah penting bahwa seorang karyawan dapat bertanggung jawab atas properti dan nilai-nilai organisasi hanya berdasarkan kesepakatan tertulis secara penuh. kewajiban. Karyawan harus setuju untuk mengambil tugas seperti itu, jadi perintah saja tidak cukup untuk membebankan tanggung jawab. Tanggung jawab individu karyawan (wakil manajer, kepala akuntan) sesuai dengan Seni. 243 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia dapat ditulis langsung ke dalam kontrak kerja. Ketika persyaratan tanggung jawab tersebut dimasukkan dalam kontrak tertulis dengan seorang karyawan, tidak perlu mengeluarkan perintah tambahan, tetapi majikan dapat melakukan ini jika nyaman baginya untuk memperkuat kontrak dengan perintah ketika melakukan manajemen dokumen.

Tanggung jawab jauh dari satu-satunya kasus ketika seorang pemimpin mengeluarkan perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab. Karyawan individu juga bertanggung jawab untuk:

• perlindungan tenaga kerja dan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan (hanya karyawan yang telah menyelesaikan pelatihan keselamatan, lulus ujian dan menerima sertifikat yang diperlukan, dan juga memiliki kelompok izin keselamatan listrik yang diperlukan yang diizinkan untuk mengontrol);
• keselamatan kebakaran;
• penggunaan sumber bahaya yang meningkat;
• melakukan pengelolaan arsip kepegawaian;
• akuntansi waktu kerja;
• pengembangan profesional dan pelatihan ulang karyawan;
• omset hal-hal yang sangat berharga;
• peredaran uang dan surat berharga;
• dan seterusnya.

Jenis tanggung jawab yang dibebankan kepada karyawan atas perintah manajemen bergantung pada kekhususan kegiatan perusahaan tertentu.

Bentuk pesanan tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab dan aturan untuk mengisi

Perintah pengangkatan orang yang bertanggung jawab tidak secara resmi formulir yang ditentukan. Itu dibuat secara sewenang-wenang, tetapi tunduk pada aturan yang berlaku untuk semua dokumen utama. Aturan-aturan ini ditetapkan oleh hukum. tanggal 06.12.2011 06.12.2011 N 402-FZ. Formulir harus berisi:

• nama organisasi, informasi dasar tentangnya, kota lokasi;
• tanggal dan nomor dokumen;
• Nama lengkap CEO atau orang yang berwenang untuk mengeluarkan perintah;
• pembukaan, yang menunjukkan tujuan singkat dari mengeluarkan perintah dan berisi tautan ke norma hukum atas dasar penerbitannya (misalnya, tautan ke Kode Perburuhan Federasi Rusia);
• inti dari pesanan;
• tanda tangan manajer;
• tanda tangan karyawan sehubungan dengan pesanan yang dibuat, mengkonfirmasikan pengenalan mereka dengan dokumen tersebut.

Formulir ditandatangani oleh kepala organisasi - direktur umum.

Contoh pesanan tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab secara finansial

Mari kita beri contoh perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab di bidang pengendalian aset material. Daftar posisi dengan karyawan yang memungkinkan untuk membuat perjanjian tertulis tentang tanggung jawab individu penuh atas kekurangan harta yang dipercayakan diberikan dalam Lampiran N 1 sampai SK Menteri Tenaga Kerja 31 Desember 2002 N 85. Tanpa kesepakatan tentang tanggung jawab materi penuh atau pencantuman klausul kewajiban dalam kontrak kerja, perintah tersebut tidak memiliki kekuatan hukum. Templat untuk dokumen semacam itu mungkin terlihat seperti ini (Anda dapat mengunduh contoh di bawah):

Dokumen yang sudah selesai terlihat seperti ini:

Contoh pesanan tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab

Dengan satu pesanan, manajer dapat langsung menugaskan tanggung jawab penyimpanan aset material kepada sekelompok orang. Adalah penting bahwa menurut Art. 245 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, tanpa perjanjian tertulis tentang tanggung jawab kolektif penuh, yang dibuat antara majikan dan semua anggota tim, dokumen tersebut tidak dapat memiliki kekuatan hukum. Mari kita ambil contoh:

Untuk menunjuk mereka yang bertanggung jawab atas pencatatan (misalnya, untuk mencatat jam kerja), sebuah dokumen dapat diterbitkan yang juga mempengaruhi sekelompok orang sekaligus. Janji temu yang tidak terkait dengan kewajiban tidak memberikan perjanjian tambahan dengan karyawan. Contoh perintah seperti itu.

Jika volume dokumentasi yang harus diisi sangat mengesankan atau bertambah dan staf yang ada tidak dapat mengatasinya, maka diperlukan perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor. Contoh dan formulir makalah ini terlampir.

Dalam kebanyakan kasus, dalam organisasi kecil, sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaan kantor. Tetapi terkadang organisasi tidak memiliki sekretaris sama sekali, tetapi diperlukan seseorang yang akan menyusun dokumen yang secara fundamental penting bagi perusahaan, atau ada seorang sekretaris, tetapi dia tidak dapat mengatasi volume dokumentasi yang perlu diisi. keluar, dieksekusi, dikirim, dll.

Setiap karyawan organisasi dapat ditunjuk untuk bertanggung jawab, atas kebijaksanaan kepala.

Kombinasi dan biaya tambahan

Jika perintah seperti itu adalah cara untuk meningkatkan gaji seorang karyawan untuk peningkatan jumlah tugas, maka menunjukkan jumlah tertentu dalam pesanan akan menjadi pelanggaran.

Untuk mengeluarkan tunjangan semacam itu secara hukum dengan benar dan untuk peningkatan pekerjaan yang dilakukan, Anda perlu menandatangani dua dokumen: perintah janji temu ditambah perintah untuk menetapkan tunjangan pribadi (termasuk dalam kategori dokumen tentang personel).

Pesanan tidak boleh menunjukkan jumlah tunjangan, karena ini akan menjadi pengungkapan data pribadi (dan dalam kebanyakan kasus karyawan tidak menulis persetujuan untuk ini saat melamar pekerjaan). Itu sebabnya dokumen kedua diperlukan. Lagi pula, perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor disahkan sebagai perintah untuk kegiatan utama, dan datanya tersedia untuk semua orang.

Perubahan pekerja

Ada situasi-situasi di mana suatu pesanan memerlukan perubahan yang harus dilakukan. Misalnya, spesialis yang ada pergi, pergi untuk promosi, dll. Dan orang lain menggantikannya. Pendatang baru harus diberitahu tentang tugasnya, mengeluarkan dokumen tentang penyesuaian pesanan, meminta tanda tangan karyawan "baru". Jadi perintah itu akan memiliki kekuatan hukum.

Penyesuaian tepat waktu dari dokumen semacam ini adalah penurunan kemungkinan manajer untuk menerima peringatan atau bertanggung jawab secara administratif dalam bentuk denda.

Komponen pesanan

Dokumen tidak memiliki bentuk yang seragam, tetapi harus menyebutkan:

• Apa sebenarnya tanggung jawab itu.
• Siapa yang akan melakukan tugas-tugas ini dalam ketidakhadiran sementara yang ditunjuk. Jika tidak ada karyawan seperti itu, maka mereka cukup menulis bahwa manajer akan menandatangani instruksi yang sesuai.
• Jika pembayaran tambahan jatuh tempo untuk tugas, kepala mengacu pada peraturan perburuhan internal organisasi. Tidak diinginkan untuk menunjukkan jumlah dalam teks.
• Siapa yang mengontrol pelaksanaan poin-poin dokumen.

Lengkapi kertas tanda tangan ketua organisasi yang ditunjuk. Dan juga kita membutuhkan "tanda tangan" dari semua orang yang disebutkan dalam urutan penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor.



Daftar tanggung jawab

Pilihan terbaik adalah ketika organisasi memiliki deskripsi pekerjaan untuk posisi ini. Dalam urutannya, cukup memberikan tautan ke makalah ini, dan dalam instruksi itu sendiri, untuk meresepkan semua tugas yang diemban oleh karyawan yang ditunjuk. Tetapi jika tidak ada, maka Anda dapat membuat daftar tugas-tugas ini secara langsung dalam urutan (untungnya, ini menyiratkan bentuk presentasi gratis).

Catatan! Pilihan lain untuk membuat daftar tugas seorang karyawan adalah menerima instruksi tentang pekerjaan kantor, yang menjelaskan fungsi karyawan tersebut.

Gunakan kasus

Di organisasi besar, ada juga perintah terpisah tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab atas manajemen arsip personalia. Hal ini disebabkan karena jumlah staf yang lebih banyak, dan oleh karena itu, volume dokumentasi tentang personel yang harus diisi. Setiap organisasi memiliki hak untuk secara mandiri menentukan nama dan jumlah posting. Juga harus diingat bahwa penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor akan relevan dalam organisasi dengan beberapa cabang. Adalah keliru untuk percaya bahwa jika ada sekretariat di organisasi induk, divisi struktural tidak perlu khawatir dengan berbagai jenis kertas.

Untuk menetapkan pada tingkat hukum dalam tugas kepala unit tertentu tanggung jawab untuk memelihara berbagai jenis dokumen, ada perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor, contoh yang tersedia untuk diunduh di bagian atas halaman.

Aspek hukum

Manajer pada awalnya bertanggung jawab atas aliran dokumen dan pekerjaan kantor. Dan karyawan yang ditunjuk hanya bertanggung jawab atas proses perilakunya. Artinya, aspek-aspek seperti kepegawaian, pembayaran, jumlah pelayanan pekerjaan kantor ditentukan sepenuhnya oleh kepala. Bawahan hanya memimpin, mempertahankan alur kerja sistem manajemen dokumen.

Pada 2016, Pasal 15.11 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia diubah. Dikatakan bahwa hukuman untuk penyimpanan dokumen yang tidak benar (dan ini adalah bagian dari pekerjaan kantor) akan menimpa orang yang bertanggung jawab dalam bentuk denda, dan dalam kasus pelanggaran berulang - diskualifikasi. Ada kata "resmi". Itu bisa menjadi pemimpin atau karyawan organisasinya.

Jika kepala telah menandatangani perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor dan dokumen itu mengikat secara hukum, maka orang yang ditunjuk bertanggung jawab atas semua pelanggaran yang dapat diidentifikasi selama inspeksi.

Perintah pada penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor

Perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor dibuat dalam dua kasus: jika volume dokumen telah bertambah dalam organisasi, dan sekretaris telah berhenti mengatasinya, atau jika perusahaan tidak memiliki sekretaris sama sekali, tetapi orang yang akan memproses dokumen sangat penting. Dalam artikel tersebut Anda akan menemukan dua contoh pesanan untuk penunjukan orang yang bertanggung jawab dan mengomentarinya.

Urutan penunjukan orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor: informasi umum

Perintah seperti itu selalu dibuat dalam bentuk bebas. Hal utama adalah menunjukkan siapa tepatnya, kapan dan jenis tanggung jawab apa yang diberikan. Karakter utama pesanan - karyawan yang bertanggung jawab - harus dibiasakan dengan dokumen ini.

Juga, informasi tentang apa yang harus dilakukan jika orang yang bertanggung jawab yang ditunjuk oleh perintah jatuh sakit atau melakukan perjalanan bisnis, yaitu, menyediakan penggantian untuk periode ketidakhadiran jangka pendek, tidak akan merugikan.

Jika organisasi berencana untuk membayar karyawan sebuah tugas tanggung jawab tambahan, maka jumlah biaya tambahan tidak dapat ditulis dalam pesanan ini. Besarnya biaya tambahan adalah data pribadi karyawan. Oleh karena itu, petugas personalia perlu menyiapkan perintah kedua "Tentang penetapan tunjangan pribadi" atau "Tentang peningkatan volume pekerjaan yang dilakukan." Karena itu, jangan bingung: perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor adalah perintah untuk kegiatan utama. Perintah untuk peningkatan atau peningkatan volume adalah pesanan untuk personel.

Tugas baru karyawan paling baik dimasukkan dalam deskripsi pekerjaannya. Jika tidak ada deskripsi pekerjaan di perusahaan, maka mereka dapat dicantumkan langsung di urutan (lihat contoh pertama) atau di instruksi kerja kantor (contoh kedua).

Perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor adalah perintah yang perlu dipantau relevansinya secara teratur. Orang yang bertanggung jawab dapat dipromosikan, mungkin berhenti atau cuti jangka panjang, dan kemudian perintahnya harus diubah. Misalnya, jika ada transfer (kenaikan), maka pada posisi baru orang ini tidak mungkin menarik tugas lamanya bersamanya. Kemungkinan besar, mereka akan diambil alih oleh orang yang menggantikannya. Jika pesanan tidak diubah tepat waktu, ternyata itu dibuat untuk karyawan yang tidak ada.

thebestsecretary.ru

Perintah pada penunjukan yang bertanggung jawab

Artikel Terkait

Menurut kepercayaan populer, pekerjaan kantor organisasi secara eksklusif menjadi tanggung jawab kantor atau layanan DOW. Namun, dalam praktiknya, karyawan divisi struktural lain perusahaan sering terlibat dalam pengerjaan kertas bisnis. Bagaimana urutan pengangkatan orang yang bertanggung jawab di lembaga pendidikan prasekolah disusun, baca di artikel ini.

Dari artikel Anda akan belajar:

• bagaimana perintah dikeluarkan tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab di lembaga pendidikan prasekolah;
• bagaimana bentuk perintah pengangkatan penanggung jawab digunakan;
• bagaimana perintah dikeluarkan untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas arsip.

Pekerjaan kantor suatu organisasi adalah sistem hubungan yang kompleks dan beragam tingkat yang berbeda struktur organisasi perusahaan. Itu dikendalikan tidak hanya oleh kantor atau departemen lembaga pendidikan prasekolah, seperti yang terlihat pada pandangan pertama. Praktik yang sangat umum adalah melibatkan karyawan dari berbagai departemen perusahaan dalam pelaksanaan fungsi bekerja dengan dokumentasi. Ini menimbulkan tugas kontrol yang tepat atas pelaksanaan wewenang yang didelegasikan oleh karyawan yang bertanggung jawab untuk karyawan layanan lembaga pendidikan prasekolah. Integritas dan pengelolaan seluruh sistem pekerjaan kantor perusahaan tergantung pada ini.

Prosedur untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab di lembaga pendidikan prasekolah

Bertanggung jawab untuk bekerja dengan dokumen sering ditugaskan kepada karyawan divisi struktural perusahaan. Divisi struktural adalah badan manajemen dalam organisasi yang memiliki seperangkat kekuasaan yang ditetapkan secara ketat.
Dokumen organisasi dan personel perusahaan juga menentukan jumlah departemen dan staf mereka.

Secara tradisional, dalam struktur hierarki perusahaan, eksternal dan internal unit struktural. Yang pertama termasuk cabang dan kantor perwakilan, yang terakhir - departemen, layanan, departemen, subdivisi, dll. Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang mendelegasikan tanggung jawab pekerjaan kantor kepada karyawan unit struktural internal, karena ini adalah masalah yang paling sulit.

Apakah mereka?

Secara paradoks, kesulitannya terletak pada kedekatan teritorial departemen dengan aparatur manajemen perusahaan utama dan dengan departemen pusat lembaga pendidikan prasekolah. Kepala departemen percaya bahwa kehadiran di perusahaan layanan khusus DOW membebaskan mereka dari kebutuhan untuk mengambil fungsi tambahan bekerja dengan dokumentasi. Sebagian dari posisi mereka dapat dimengerti. Tugas kantor, sekretariat, pelayanan DOE atau departemen umum (dalam perusahaan yang berbeda mereka mungkin memiliki nama yang berbeda) justru untuk memastikan pekerjaan yang tidak terputus dan akurat pada dukungan dokumentasi untuk manajemen. Namun, semua kegiatan perusahaan tunduk pada dokumentasi, dan karyawan dari layanan yang disebutkan di atas tidak dapat melakukannya tanpa bantuan departemen. Dengan demikian, semua divisi strukturalnya harus mengambil bagian dalam DOW suatu perusahaan.

Organisasi pekerjaan kantor di perusahaan diklasifikasikan menjadi tiga bentuk: terpusat, terdesentralisasi dan campuran.

1. Jika semua fungsi pekerjaan kantor terkonsentrasi di satu departemen khusus perusahaan (kantor, layanan lembaga pendidikan prasekolah, sekretariat, departemen umum), maka kita berurusan dengan terpusat bentuk organisasi bisnis.
2. Jika setiap unit struktural perusahaan secara independen mengimplementasikan fungsi DOW, maka kita berurusan dengan terdesentralisasi membentuk.
3. Paling sering ditemui dalam praktek Campuran bentuk organisasi kantor Kerja. Dalam hal ini, tanggung jawab untuk lembaga pendidikan prasekolah didistribusikan antara departemen khusus dan divisi struktural.

Perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab di lembaga pendidikan prasekolah

Bentuk organisasi kerja kantor yang digunakan di perusahaan tidak menghilangkan kebutuhan untuk menunjuk penanggung jawab pekerjaan kantor untuk setiap unit struktural. Kantor atau sekretariat harus menentukan komposisi fungsi yang akan dialihkan kepada karyawan ini, dan penunjukan orang yang bertanggung jawab diformalkan dengan perintah yang sesuai.

Tidak ada formulir pemesanan standar tunggal. Ada beberapa ketentuan bahwa perintah ini harus berisi tanpa gagal. Ini adalah subjek dari tanggung jawab yang diberikan, waktu dimulainya dan subjek dari tanggung jawab ini, yaitu, kerangka acuan karyawan ini. Kondisi yang sangat diperlukan, tentu saja, adalah pengenalan wajib karyawan yang bertanggung jawab dengan isi pesanan.

Dianjurkan untuk memasukkan dalam teks dokumen klausul tentang prosedur penggantian karyawan ini jika dia tidak ada untuk waktu yang singkat, misalnya, dalam kasus penyakit atau perjalanan bisnis.

Harap dicatat bahwa pesanan ini tidak boleh berisi informasi tentang jumlah pembayaran tambahan untuk pelaksanaan tugas tambahan, jika ada. Informasi semacam ini mengacu pada data pribadi karyawan. Departemen personalia perusahaan perlu menyiapkan pesanan lain "Tentang penetapan pembayaran tambahan pribadi" atau "Tentang prosedur untuk meningkatkan jumlah pekerjaan yang dilakukan".

Dalam uraian tugas seorang karyawan yang diberi tanggung jawab tambahan, direkomendasikan untuk memperbaiki tanggung jawab baru. Beberapa perusahaan tidak memiliki deskripsi pekerjaan, dalam kasus seperti itu daftar tanggung jawab baru dapat diberikan secara langsung dalam perintah atau instruksi untuk pekerjaan kantor.

Urutan penunjukan orang yang bertanggung jawab di lembaga pendidikan prasekolah mengacu pada makalah bisnis yang perlu diperiksa secara teratur untuk kesesuaian dengan relevansi konten. Orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk menangani catatan di departemen tertentu dapat melanggar hubungan kerja, pergi cuti jangka panjang atau pindah ke posisi lain. Misalnya, situasi mungkin timbul bahwa karyawan yang bertanggung jawab, setelah dipindahkan ke posisi baru, tidak lagi dapat memenuhi tugas bekerja dengan dokumen. Fungsi-fungsi ini, kemungkinan besar, harus dilakukan oleh seorang karyawan yang telah datang ke tempat yang pertama. Dengan demikian, pesanan yang tidak berubah dalam waktu akan dibuat untuk karyawan yang tidak lagi menjadi staf.

Formulir pesanan tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab

Pembuatan dan pembukuan dokumen

Beberapa kata harus dikatakan tentang jenis surat bisnis, yang transfernya dapat dilakukan dalam pengenalan orang baru yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor. Tentu saja, dalam kasus setiap perusahaan tertentu, daftar ini dapat dimodifikasi, tetapi perhatian harus diberikan untuk memastikan bahwa database dokumen (log registrasi) tetap berada di bawah kendali departemen utama PEI.
Sebaliknya, makalah bisnis yang terkait dengan profil aktivitas unit ini harus dibuat, dicatat, dan disimpan di departemen terkait.

Perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab atas arsip

Seperti dalam kasus yang dibahas di atas, orang yang bertanggung jawab atas arsip ditunjuk oleh urutan yang sesuai.

Ingatlah bahwa Seni. 60 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia melarang mengharuskan karyawan untuk melakukan tugas yang tidak diformalkan oleh kontrak kerja.

Jika fungsi tambahan tidak termasuk dalam daftar tugas fungsional karyawan ini, maka pembayarannya juga harus dilakukan dengan cara tambahan. Kasus ini mirip dengan membayar untuk kombinasi atau pekerjaan paruh waktu. Katakanlah dalam daftar staf perusahaan ada posisi yang bertanggung jawab atas kearsipan. Dalam hal ini, pembayaran untuk kewajiban tambahan untuk bekerja dengan arsip dapat dikeluarkan sebagai paruh waktu atau kombinasi.

Pilihan lain untuk memformalkan tugas-tugas ini melibatkan memasukkannya ke dalam deskripsi pekerjaan karyawan sesuai dengan Art. 72 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Dalam hal ini, bekerja dengan arsip akan menjadi bagian dari tugas resmi karyawan ini, tanpa pembayaran tambahan.

Opsi ketiga untuk mendaftarkan tanggung jawab tambahan untuk bekerja dengan arsip dimungkinkan sebagai pembayaran tambahan untuk meningkatkan intensitas pekerjaan atau meningkatkan volume pekerjaan.

www.sekretariat.ru

Siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor di unit dan organisasi secara keseluruhan?

• Iritikova Vera | manajer dokumen profesional, spesialis dokumen, dosen tamu Akademi Rusia ekonomi nasional dan pelayanan publik di bawah Presiden Federasi Rusia

Alasan artikel tersebut adalah dua pertanyaan dari pembaca tentang penunjukan mereka yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor. Tetapi mereka ternyata lebih sulit daripada yang terlihat pada pandangan pertama, termasuk. karena peraturan perundang-undangan yang tidak memadai.

Tolong beri tahu saya, bisakah ada dua orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor dalam satu organisasi? Jika demikian, apakah perlu mengeluarkan perintah pemisahan tugas mereka?

Kami berencana untuk menunjuk atas perintah organisasi mereka yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor di divisi dan memberikan tanggung jawab tertentu kepada mereka. Mohon klarifikasi masalah ini secara lebih rinci, yaitu: apa yang harus menjadi tugas mereka yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor di departemen dan bagaimana mendokumentasikannya?

Pemimpin bertanggung jawab untuk semuanya!

Tanggung jawab untuk dana dokumenter organisasi, dan oleh karena itu untuk sistem kerja kantor dan konstruksinya, menanggung pengawas(yaitu badan eksekutif tunggal). Untuk dokumen tata kelola perusahaan dan pekerjaan kantor terkait memikul tanggung jawab yang sama dewan direksi/ketua dan sekretaris perusahaan. Ini adalah tanggung jawab kepada pendiri/pemilik untuk penyelenggaraan kegiatan dan tanggung jawab sesuai dengan hukum yang berlaku, termasuk kepada otoritas pengatur negara.

Tapi tidak ada tindakan hukum pengaturan saat ini Tanggung jawab kepala untuk seluruh dana dokumenter organisasi, sayangnya, tidak ditetapkan dalam bentuk langsung, dalam bentuk kata-kata tertentu. Dia adalah diungkapkan secara tidak langsung, sebagai aturan, dalam bentuk kekuasaan badan pengatur untuk menyetujui dokumen, mengeluarkan perintah, menunjuk tanggung jawab / mendelegasikan kekuasaan, lagi-lagi berdasarkan perintah.

Sejak April 2016, Pasal 15.11 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia telah disesuaikan: sekarang karena tidak adanya dalam periode penyimpanan yang ditetapkan dokumen akuntansi(akuntansi utama, register, pelaporan, laporan audit) "pejabat" dapat didenda, dan dalam kasus pelanggaran berulang - dan didiskualifikasi. Namun siapa yang dimaksud dengan pejabat tidak dijabarkan dalam pasal ini.

Oleh karena itu, kami beralih ke Bagian 1 Pasal 7 Undang-Undang Federal 6 Desember 2011 No. 402-FZ "Tentang Akuntansi". Dikatakan bahwa manajer memiliki tanggung jawab untuk mengatur akuntansi dan penyimpanan dokumen yang relevan. Karena itu, jika kepala memberikan tanggung jawab untuk menyimpan catatan dan menyimpan dokumen, katakanlah, kepada kepala akuntan, maka dialah yang harus dihukum. Jika kewajiban seperti itu tidak diberikan kepada karyawan mana pun, maka manajer itu sendiri yang harus membayar denda.

Kebenaran pendekatan ini dikonfirmasi oleh Pleno Mahkamah Agung Federasi Rusia dalam paragraf 24 resolusi 24 Oktober 2006 No. 18 “Tentang beberapa masalah yang muncul di pengadilan ketika menerapkan Bagian Khusus Kode Federasi Rusia pada pelanggaran administrasi. Dikatakan bahwa, ketika memutuskan masalah membawa seorang pejabat ke tanggung jawab administratif, perlu mengacu pada undang-undang tentang akuntansi, yang sesuai dengan tanggung jawab kepala. untuk organisasi akuntansi, sebuah Kepala akuntan – untuk menyimpan catatan dan penyampaian laporan keuangan yang lengkap dan andal secara tepat waktu.

Pengadilan juga menganggap pendekatan ini sah (lihat, misalnya, keputusan Pengadilan Kota Moskow tanggal 6 Mei 2015 No. 4a-0628/15 dan 29 April 2014 No. 4a-748/2014). Mereka sering mengesampingkan keputusan pengadilan yang lebih rendah yang meminta pertanggungjawaban kepala jika ada kepala akuntan di staf.

Dan ada juga paragraf 4 yang luar biasa dari Pasal 10 Undang-Undang Federal 26 Oktober 2002 No. 127-FZ "Tentang Kepailitan (Kebangkrutan)", yang secara langsung memungkinkan Anda untuk mengalihkan pembayaran hutang atas kepala badan hukum yang pailit termasuk dengan tidak adanya dokumen akuntansi dan (atau) pelaporan, kewajiban untuk memelihara (menyusun) dan menyimpan yang ditetapkan oleh undang-undang” atau jika informasi di dalamnya telah terdistorsi.

Pelanggaran manajemen pekerjaan kantor personalia termasuk dalam Bagian 1 Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia, yang sekali lagi memungkinkan Anda untuk mendenda tidak hanya badan hukum, tetapi juga pejabat majikan (siapa ini: manajer atau pelaksana langsung?) . Jika, misalnya, kepala Ivan Ivanovich dengan sepatutnya mendelegasikan (mendokumentasikan) kewajiban untuk memelihara buku kerja kepada Marya Ivanovna, dan dia kehilangan buku kerja karyawan, maka dia akan dimintai pertanggungjawaban (paragraf 2, klausa 45 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan menyediakannya kepada majikan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 "Tentang buku kerja").

Tentu saja, Ivan Ivanovich dapat membuat Marya Ivanovna dikenakan tindakan disipliner, mengurangi bonus, dll., tetapi di pengadilan atau oleh pejabat inspektorat tenaga kerja, ia dapat dihukum sebagai orang yang bertanggung jawab - pelaksana langsung (lihat, misalnya, keputusan Pengadilan Kota Moskow tertanggal 10.07.2012 tentang kasus No. 7-1306/2012) dan CEO (lihat, misalnya, keputusan Pengadilan Kota Moskow tanggal 8 Juli 2015 dalam kasus No. 7-6031/2015 ).

Ada bidang kerja lain yang diatur oleh undang-undang terpisah (misalnya, bekerja dengan seruan warga). Di sini semuanya bertumpu pada siapa yang dapat dianggap sebagai pejabat. Ada jawaban yang jelas hanya dalam paragraf 5 Pasal 4 Undang-Undang Federal 2 Mei 2006 No. 59-FZ "Tentang Prosedur untuk Mempertimbangkan Banding dari Warga Negara Federasi Rusia" (selanjutnya disebut sebagai Undang-Undang tentang Warga Negara' Banding):
“Pejabat adalah orang yang secara tetap, sementara atau dengan wewenang khusus, menjalankan fungsi perwakilan otoritas atau melakukan fungsi organisasi, administrasi, administrasi, dan ekonomi. ".

Siapa yang akan dihukum oleh pengadilan karena melanggar prosedur untuk mempertimbangkan banding warga negara berdasarkan Art. 5.59 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia: kepala (mengatur pekerjaan dan menandatangani jawaban) atau pemain biasa yang berwenang (siapa yang melakukan semua pekerjaan dan menyiapkan dokumen untuk ditandatangani)? Ternyata yang pertama dari mereka! Konfirmasi adalah, misalnya, posisi Mahkamah Agung Federasi Rusia (Keputusan No. 11-AD12-11), yang pada November 2012 membatalkan keputusan pengadilan yang lebih rendah, menghilangkan tanggung jawab dari pelaku dan memindahkannya ke kepala ( berdasarkan Pasal 4 dan 10 UU Banding Warga Negara).

Jadi, bidang pekerjaan tertentu dapat diatur oleh undang-undang khusus, dan kemudian Anda perlu memahami dengan cermat apa yang tertulis di sana. Dalam semua kasus lainnya(tidak diatur secara khusus), "semua jalan mengarah" kepada pemimpin.

Dalam piagam hampir setiap organisasi tanggung jawab badan eksekutif (kolektif - dewan atau satu-satunya - ketua dewan, direktur umum) untuk organisasi sistem manajemen ditetapkan, dan sistem manajemen dokumen (pekerjaan klerikal) saat ini dianggap sebagai salah satu yang paling penting komponen infrastruktur, bersama dengan sistem manajemen personalia, akuntansi dan akuntansi pajak, manajemen proyek, keamanan informasi, manajemen kualitas, pembiayaan dan penganggaran, dll. Selain itu, piagam masing-masing organisasi dan undang-undang model, yang dikembangkan untuk usaha menengah dan kecil, memberikan tanggung jawab untuk transfer dokumen organisasi dalam hal likuidasi ke lembaga arsip / arsip yang sesuai. Komisi likuidasi / wali pailit menerima dokumen tentang tindakan dari kepala pertama organisasi.

Tinjauan praktik arbitrase dan praktik pengadilan yurisdiksi umum, yang diterbitkan di halaman jurnal kami, juga menunjukkan bahwa tanggung jawab materi dan administrasi untuk dokumenter dan dana arsip terutama terletak pada kepala organisasi.

Dari kepala organisasi, yang menyetujui struktur organisasi, kepegawaian, peraturan tentang divisi dan deskripsi pekerjaan, pada akhirnya tergantung pada penciptaan, subordinasi dan nama layanan manajemen arsip, kekuatan dan persyaratan kualifikasi kepada karyawan. Mari kita juga ingat bahwa nomenklatur urusan organisasi, dengan bantuan dana dokumenter yang sistematis, inventarisasi kasus dan tindakan alokasi dokumen untuk penghancuran disetujui oleh kepala organisasi. Atas perintah persetujuan nomenklatur kasus / tanda tangannya di atas materai persetujuan, ia menyusun dan menegaskan tanggung jawabnya atas dana dokumenter, kondisinya dan pergerakannya. Instruksi untuk pekerjaan kantor, formulir, dan bentuk standar dokumen terpadu organisasi juga disetujui atas perintah kepala. Dan jika dia memberikan hak untuk mengeluarkan perintah tersebut kepada salah satu wakilnya dan memaksakan kontrol atas ketaatan mereka padanya atau bahkan untuk kepala administrasi bisnis, maka sesuai dengan undang-undang, piagam organisasi dan prinsip-prinsip pendelegasian kekuasaan, ia tetap bertanggung jawab atas pelaksanaan kekuasaan yang dilimpahkan oleh semua orang yang berwenang.

Sayangnya, tidak selalu dan tidak semua manajer memahami bahwa informasi dan dokumen adalah milik dan aset organisasi. Dan dana dokumenter dan sistem kerja kantor sedang dibentuk dan dikembangkan. Bukan kebetulan bahwa standar manajemen dokumen saat ini, yang mencerminkan pengalaman "praktik terbaik" dunia, mengkonsolidasikan konsep ini dalam kaitannya dengan dokumen dan ditujukan terutama untuk manajemen / manajemen puncak organisasi:

• GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistem standar untuk informasi, perpustakaan, dan penerbitan. Manajemen dokumen. Persyaratan Umum" dan
• GOST R ISO 30300-2015 “Sistem standar untuk informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Informasi dan dokumentasi. Sistem manajemen dokumen. Dasar dan kosakata.

Lihat artikel "New GOST R ISO 30300-2015" tentang standar yang mulai berlaku pada 1 Juli 2016. Perhatikan "revolusi" dalam pemahaman istilah "sistem manajemen dokumen" (DMS), serta "kekasaran" terminologis dari GOST baru

Kami merekomendasikan bahwa departemen SDM organisasi membuat: dalam peraturan tentang posisi ketua dewan / direktur umum (dan, karenanya, kepala divisi struktural) organisasi kata-kata yang diperlukan tentang tanggung jawab (dan lebih baik di bagian 1 " Ketentuan umum”), lihat Contoh 1 untuk contoh.

Pengaturan tersebut dalam peraturan tentang jabatan kepala organisasi dan dalam uraian tugas kepala divisi struktural merupakan dasar organisasi untuk memastikan penerimaan dan pemindahan kasus yang terdokumentasi berdasarkan tindakan jika terjadi perubahan orang-orang ini.

Kata-kata tanggung jawab kepala untuk dokumen organisasi



Terakhir, sejak ketua organisasi pertama bertanggung jawab atas sistem kerja kantor dan dana dokumen organisasi, sejak zaman Persatuan sistem negara manajemen arsip (M., 1974; selanjutnya - EGSD) ada rekomendasi yang sangat tepat tentang menetapkan subordinasi layanan manajemen arsip langsung kepada kepala organisasi.

Siapa yang akan mengelola bisnis?

Dengan demikian, kepala organisasi sebenarnya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor, yang merupakan alat dari sistem manajemen. Ini menentukan bagaimana bisnis akan diatur, menunjuk penanggung jawab untuk menjaga pekerjaan kantor di divisi organisasi dan struktural.

Tergantung pimpinan pertama bagaimana sistem kerja kantor akan dibangun, apakah layanan kerja kantor akan dibuat dan apa yang akan dipanggil, apa yang akan menjadi kepegawaian dan jabatan spesialis, dana upah, dll. aspek organisasi. Pada saat yang sama, tentu saja, arah dan skala kegiatan, distribusi teritorial, bentuk organisasi dan hukum, dll. harus diperhitungkan. faktor. Volume alur kerja diperhitungkan, di mana struktur layanan pekerjaan kantor dan jumlahnya bergantung. Nama-nama khas dari layanan manajemen arsip (manajemen kasus, kantor, departemen umum, sekretariat) pernah ditetapkan oleh USSD. Dan penghitungan jumlah karyawan layanan manajemen kantor (atau mereka yang bertanggung jawab atas pemeliharaannya) saat ini direkomendasikan untuk dilakukan sesuai dengan dokumen peraturan dan metodologi saat ini:

• Standar waktu yang diperbesar antarsektor untuk bekerja pada dukungan manajemen dokumenter (disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 25 November 1994 No. 72) dan
• Norma waktu untuk bekerja pada dukungan dokumenter dari struktur manajemen badan federal kekuasaan eksekutif(disetujui dengan resolusi Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 26 Maret 2002 No. 23).

Lihat artikel" jumlah kepala layanan dokumentasi. Ini mengusulkan beberapa metode untuk menghitung jumlah personel kantor yang dibutuhkan. Bahasa angka setidaknya akan membantu Anda membuktikan kepada manajemen bahwa orang-orang Anda kelebihan beban dan melindungi mereka dari PHK, dan paling tidak, membenarkan mempekerjakan yang baru.

Dalam organisasi kecil (atau secara geografis subdivisi terpisah) dengan sedikit dokumen semua operasi untuk pencatatan dapat dilakukan sekretaris organisasi (atau sekretaris unit). Sistem kerja kantor seperti itu disebut terpusat. Dan jika volume alur kerja besar, maka bahkan dalam organisasi kecil itu dapat dibuat layanan / departemen / sektor / kelompok kerja kantor atau DOW, terdiri dari 1-2 karyawan, yang fungsi kerjanya akan dikaitkan secara eksklusif dengan pencatatan.

Bertanggung jawab atas pekerjaan kantor (untuk pemeliharaannya), yang dimaksud dalam pertanyaan, ditetapkan, sebagai suatu peraturan:

• dalam organisasi kecil dengan jumlah alur kerja yang sederhana, untuk seluruh pemrosesan yang menjadi tanggung jawab mereka;
• atau, sebaliknya, dalam organisasi besar dengan jumlah alur kerja yang signifikan, ketika layanan administrasi (manajemen kasus, dll.) adalah unit struktural khusus, yang dibuat khusus untuk organisasi sistem manajemen dokumen untuk seluruh perusahaan, dan mengarahkan pelaksana duduk "di tanah" di unit yang melakukan pekerjaan kantor di wilayah mereka dan bertanggung jawab untuk itu.

Saat membuat layanan pekerjaan kantor, kami menyarankan agar saat ini kami melanjutkan dari definisi yang tercantum dalam Aturan Kerja Kantor di badan federal kekuasaan eksekutif (disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 15 Juni 2009 No. 477): “Layanan manajemen kantor adalah unit struktural yang dipercayakan dengan fungsi melakukan pekerjaan kantor, serta orang yang bertanggung jawab untuk mempertahankan kantor bekerja di unit struktural lainnya.” Lewat sini, Bertanggung jawab untuk pencatatan dalam suatu organisasi mungkin beberapa:.

Ini sebuah tanggung jawab menyarankan bahwa pencatatan untuk karyawan ini mungkin bukan yang utama, tapi fungsi tambahan, bersama dengan yang dia lakukan, menjadi spesialis dari yang lain bidang mata pelajaran(dan hampir semua fungsi terkait dengan dokumentasi). Tanggung jawab seperti itu untuk menjaga manajemen arsip saat ini ditugaskan ke posisi paling junior di organisasi dan tanpa peningkatan apa pun upah.

Analisis praktik terungkap 3 cara utama untuk memformalkan tanggung jawab untuk pencatatan.

Cara pertama di mana deskripsi pekerjaan, misalnya, seorang akuntan, insinyur, administrator, spesialis penjualan, atau penasihat hukum, yang memiliki tingkat kualifikasi terendah (atau baru saja dipekerjakan oleh organisasi), hanya mencakup fungsi kerja yang relevan terkait dengan pencatatan penyimpanan. Dan di bawah kondisi ini, kontrak kerja dibuat dan perintah kerja dikeluarkan. Ini digunakan dalam organisasi kecil dengan sedikit alur kerja. Misalnya, di bagian 1 "Ketentuan Umum" dari deskripsi pekerjaan spesialis mana pun, item dapat ditambahkan:

Fragmen deskripsi pekerjaan yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor

1.2. Penasihat hukum junior melakukan pekerjaan kantor sesuai dengan instruksi untuk pekerjaan kantor Technoservice LLC dan lokal lainnya peraturan mengatur urusan bisnis.

Tentu saja, instruksi tentang pekerjaan kantor harus dibuat dan disetujui terlebih dahulu, karena tidak mungkin untuk menuntut pengembangan instruksi dari orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan kantor, yang melakukan fungsi ini sebagai tambahan, dan bahkan sulit untuk menuntut kualitas pekerjaan kantor. Metode ini sesuai dengan praktik asing terbaik, tetapi meningkatkan biaya pekerjaan administrasi, karena gaji spesialis industri (misalnya, penasihat hukum junior) biasanya lebih tinggi daripada gaji juru tulis. Dan kualitas kinerja fungsi klerikal dalam bentuk tambahan membutuhkan kontrol yang lebih hati-hati.

Cara kedua digunakan dalam organisasi besar ketika perlu untuk menetapkan tanggung jawab untuk pencatatan di divisi struktural. Seluruh sistem pekerjaan kantor dalam hal ini akan dibangun sebagai Campuran, di mana bagian dari operasi kantor dilakukan secara terpusat, dan sebagian di divisi struktural oleh karyawan yang ditunjuk secara khusus. Pada saat yang sama, tanggung jawab layanan manajemen kantor "pusat" meningkat, karena dia adalah:

• dalam instruksi tentang pekerjaan kantor organisasi menentukan spesialis mana di divisi struktural yang dapat dipercaya untuk melakukan pekerjaan kantor, operasi apa yang mereka lakukan. Di setiap bagian instruksi tentang pekerjaan kantor, subbagian dapat dibedakan:
  • “Manajemen kasus dilakukan. ",
  • “Bertanggung jawab atas pekerjaan kantor di unit struktural yang dilaksanakan. »;
• jika perlu, mengembangkan dan menyelenggarakan persetujuan instruksi atau aturan untuk melakukan pekerjaan kantor di divisi struktural (dengan mempertimbangkan dokumen yang terkait dengan sistem khusus dokumentasi - akuntansi, ilmiah dan teknis, industri, keuangan, dll., serta pekerjaan kantor atas permintaan warga dan pekerjaan kantor personel, yang dapat diimplementasikan di unit struktural ini);
• bila perlu, menyusun uraian tugas standar bagi penanggung jawab pencatatan di unit struktural, yang bertindak sebagai pelengkap uraian tugas utama untuk posisi/kekhususan/profesi;
• memprakarsai penerbitan perintah (dalam kasus ekstrim, ia harus mengoordinasikan mereka jika pemrakarsa perintah tersebut adalah kepala unit) pada penugasan tanggung jawab untuk pencatatan di unit struktural kepada karyawan tertentu dan pembebasan dari tanggung jawab karena perubahan dalam personil. Pesanan ini dapat diklasifikasikan sebagai pesanan untuk kegiatan administrasi dan organisasi yang memiliki umur simpan 5 tahun. Saat menyiapkan pesanan draf, sebaiknya gunakan rumus ucapan standar:

  Fragmen pesanan tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pencatatan di unit

  1.1. Bertanggung jawab atas administrasi bisnis (atau tetapkan fungsi pencatatan) di departemen kerja penjualan dan klien "Techcertification" PJSC untuk spesialis di departemen kerja penjualan dan klien Oleg Vasilyevich Meshkov (berdasarkan kesepakatan untuk mengubah ketentuan kontrak kerja yang ditentukan oleh para pihak dengan Meshkov O.V.).

  Fragmen perintah penghapusan tanggung jawab untuk pencatatan di unit

  1.1. Bebaskan Oleg Vasilievich Meshkov, seorang spesialis di departemen penjualan dan layanan pelanggan, dari melakukan tugas orang yang bertanggung jawab atas pencatatan (atau melakukan fungsi pencatatan) di departemen penjualan dan layanan pelanggan "Techcertification" PJSC mulai 22/09/2016 (berdasarkan kesepakatan untuk mengubah ketentuan kontrak kerja dengan Meshkov O.V., ditentukan oleh para pihak).

  1.2. Perintah ini mulai berlaku sejak tanggal penandatanganan.

  Metode ini sering digunakan dalam organisasi dan kepemilikan yang terdistribusi secara geografis, ketika subdivisi tidak hanya membuat departemen kerja kantor khusus, tetapi juga menghemat pengenalan posisi spesialis yang relevan. Sayangnya, metode ini juga tidak mendukung kualitas pekerjaan dengan dokumen.

  Cara ketiga, yang paling umum, memberikan pengenalan sederhana tentang penempatan staf posisi reguler sekretaris atau juru tulis yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor di departemen organisasi besar, yang dimungkinkan dengan Campuran sistem klerikal (ketika beberapa operasi klerikal atau sebagiannya dilakukan oleh layanan pusat (manajemen kasus, kantor, departemen umum), dan beberapa didesentralisasi di departemen oleh sekretaris atau juru tulis). Jabatan dan tingkat kualifikasi sekretaris dan juru tulis yang bertanggung jawab atas pencatatan harus sesuai dengan yang baru standar profesional"Spesialis dalam dukungan organisasi dan dokumenter manajemen organisasi" (disetujui atas perintah Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 06.05.2015 No. 276n). Uraian pekerjaan, kontrak kerja, dan perintah untuk mempekerjakan sekretaris dan juru tulis saat ini sedang dikembangkan dengan mempertimbangkan standar profesional ini.

  Dalam praktiknya, ada situasi lain di mana Tanggung jawab ditugaskan untuk pencatatan atas permintaan warga, untuk pencatatan untuk pelaksanaan kontrak, untuk bekerja dengan dokumentasi ilmiah dan teknis dan penyimpanannya, dll. Yang terpenting adalah pengaturan yang komprehensif dari tanggung jawab ini dalam kerangka membangun sistem manajemen untuk organisasi dan dokumennya.

  Teknologi kantor, atau Bagaimana kami mendistribusikan tanggung jawab antara "pusat" dan "bertanggung jawab"

  Pekerjaan kantor adalah teknologi, di mana operasi yang saling terkait dilakukan secara berurutan. Pekerjaan kantor dianalisis dan diatur langkah demi langkah, terutama dengan bentuk organisasi yang paling umum dan beragam. Untuk menetapkan tanggung jawab penyimpanan catatan, perlu untuk menganalisis dan menetapkan peraturan lokal yang relevan (setidaknya dalam instruksi penyimpanan catatan) operasi (tindakan) mana dan dengan kategori / jenis dokumen / aliran dokumen apa yang dilakukan oleh layanan manajemen kantor "pusat", dan operasi dan tindakan mana yang dapat dilakukan oleh mereka yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor, yang, pada dasarnya, tidak bertanggung jawab dalam memahami undang-undang saat ini, tetapi hanya fungsi referensi pekerjaan klerikal - kinerja operasi individu dengan dokumen dengan panduan fungsional linier metodis atau langsung dari layanan klerikal "pusat".

  Ayo tunjukkan kemungkinan varian distribusi tanggung jawab untuk pencatatan dalam bentuk campuran. Dari Contoh 5 dapat dilihat bahwa layanan manajemen kantor “pusat”, yang berinteraksi langsung dengan kepala organisasi pertama, harus diberi solusi masalah organisasi, pengembangan peraturan daerah tentang pekerjaan kantor, panduan metodologis penerapannya , serta menganggarkan biaya penerimaan, pengiriman, dan pemindahan dokumen. Mereka yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor dapat secara langsung berada di bawah kepala departemen, termasuk yang terisolasi secara teritorial, tetapi mereka harus melakukan pekerjaan kantor secara ketat di bawah bimbingan metodologis layanan pekerjaan kantor "pusat", yang menyediakan manajemen fungsional dari operasi ini.

  Hanya dari posisi seperti itu, kami merekomendasikan untuk mengalokasikan tanggung jawab untuk pekerjaan kantor, memperbaikinya dalam "rantai" dokumen yang relevan (setidaknya instruksi untuk pekerjaan kantor + deskripsi pekerjaan + pesanan). Atas dasar organisasi ini, sistem manajemen dokumen dibangun dan alat-alatnya dipilih: EDMS dan lainnya sistem Informasi, sarana untuk mentransfer dokumen dan informasi.

  Distribusi fungsi manajemen kantor antara "pusat" dan "bertanggung jawab"

  Halo! Pada artikel ini kita akan berbicara tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk menjaga manajemen arsip kepegawaian.

  Hari ini Anda akan belajar:

  1. Kepada siapa administrasi SDM ditransfer?
  2. Pendaftaran resmi pengangkatan panitera;
  3. Hak dan kewajiban petugas personalia.

  Pengangkatan Pejabat Personalia

  Penunjukan orang yang bertanggung jawab atas administrasi SDM adalah prosedur yang diperlukan untuk setiap organisasi atau pengusaha perorangan yang memiliki karyawan. Seseorang yang menjalankan fungsi juru tulis personalia menangani hampir semua masalah yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan, kegiatan mereka, hak, kewajiban, dan pemecatan.

  Biasanya, penunjukan seperti itu hanya diperlukan di organisasi besar, karena lebih menguntungkan bagi majikan dengan staf kecil untuk menyerahkan fungsi-fungsi ini kepada kepala.

  Manajemen catatan personalia dialihkan kepada orang yang memiliki pengalaman yang relevan. Bisa juga pengacara, sekretaris, manajer manajemen, kepala rumah tangga.

  Saat membuat penunjukan juru tulis, Anda perlu memperhatikan kualitas pelamar seperti perhatian, ketahanan terhadap berbagai tekanan dan keterampilan komunikasi, karena karyawan khusus ini kemungkinan akan menjadi penghubung utama antara tenaga kerja dan manajemen.

  Jadi, ada 3 opsi utama untuk menetapkan wewenang petugas personalia:

  • Pada pimpinan organisasi, misalnya direktur;
  • Pada karyawan organisasi saat ini, dengan memperluas kekuasaannya;
  • Tentang karyawan baru yang dipekerjakan.

  Pada saat yang sama, jenis penunjukan tergantung pada tugas apa yang ditetapkan manajer dalam organisasi kerja. Jika dia hanya perlu menyusun sejumlah kecil dokumen tentang pergerakan personel dan menyiapkan lembar waktu, maka dia dapat membatasi dirinya untuk memperluas fungsinya sendiri atau memberikan kekuatan tambahan kepada salah satu karyawan.

  Tetapi jika perlu untuk mengatur pengembangan deskripsi pekerjaan baru, melakukan banyak pengarahan, pelatihan, pelatihan modern, maka Anda harus mempekerjakan seorang karyawan yang akan sepenuhnya menangani masalah di atas, jika tidak mencapai manajemen yang efektif tim tidak akan mungkin.

  Pendaftaran resmi pengangkatan untuk pekerjaan kantor personalia

  1. Perluasan kekuasaan kepala organisasi. Pendiri organisasi dapat mengeluarkan perintah terpisah tentang penugasan kepada kepala fungsi spesialis personel. Meskipun biasanya desain seperti itu tidak diperlukan. Agensi eksekutif perusahaan, seperti direktur, dapat dengan mudah menangani masalah personalia sendiri tanpa tambahan dokumentasi. Hal ini dimungkinkan karena kepala adalah orang yang secara default bertanggung jawab atas setiap aktivitas organisasi, yang dapat secara mandiri terlibat dalam segala arah aktivitasnya.
  2. Perluasan kekuasaan karyawan lain dalam organisasi akan membutuhkan persiapan dan adopsi beberapa dokumen penting. Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat perjanjian tambahan dan mengubah deskripsi pekerjaan. Perjanjian tambahan yang ditandatangani berarti bahwa karyawan tersebut setuju dengan penunjukan barunya, dan Fungsi Pekerjaan bahwa ia sadar akan semua tugas, hak, dan tanggung jawabnya yang baru. Selanjutnya, perintah pengangkatan untuk suatu posisi diadopsi, yang menunjukkan ukuran tarif, jumlah upah tambahan yang dibayarkan untuk kinerja fungsi personalia.
  3. Mempekerjakan karyawan baru. Ini adalah prosedur standar di mana seorang kandidat untuk suatu posisi harus mengajukan aplikasi dengan permintaan untuk dipekerjakan, dengan syarat: Dokumen yang dibutuhkan, termasuk paspor, SNIL, rincian bank untuk menerima upah, buku kerja jika tersedia. Kontrak kerja disimpulkan, pengenalan dengan dokumen konstituen organisasi, tindakan lokal, deskripsi pekerjaan terjadi. Perlu diingat bahwa pengangkatan seorang karyawan ke posisi petugas personalia hanya dimungkinkan setelah posisi ini dimasukkan dalam organisasi. Ini adalah dokumen yang harus disiapkan oleh manajer terlebih dahulu, dan kemudian, setelah penunjukan petugas personalia kepegawaian dia akan lakukan.

  Teks perintah penugasan fungsi tambahan kepada karyawan adalah sebagai berikut.

  • Unduh perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan manajemen arsip personalia

  Untuk menunjuk pustakawan Petrov Ivan Petrovich yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan personel di LLC "Vatrushki" mulai 04/01/2017 dengan tarif 0,25. Departemen akuntansi lembaga untuk membuat biaya tambahan bulanan ke Petrov I.I. untuk memenuhi tugas orang yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan personel dalam jumlah 5.000 rubel.

  Alasan: pernyataan Petrov I.P., persetujuan tambahan untuk kontrak kerja mulai 03/01/2017.

  Hak dan kewajiban petugas personalia

  Hak:

  Daftar hak spesialis dalam manajemen personel dan catatan personalia ditentukan dalam uraian tugas. Menurut kode tenaga kerja orang ini memiliki semua hak dasar, seperti karyawan lainnya, seperti hak atas upah, liburan, berbagai jaminan dan kompensasi, hari kerja 8 jam.

  Karena kekhasan kegiatannya, ia memiliki hak untuk menuntut dari manajemen organisasi semua tindakan lokal dan dokumen lain yang diperlukan untuk pekerjaan itu. Seorang pekerja personalia dapat meminta dari karyawan berbagai data pribadi yang diperlukan untuk pekerjaan, berbagai manfaat, jaminan dan kompensasi.

  Tanggung jawab:

  Dalam kebanyakan kasus, daftar tugas petugas personalia dapat dibagi menjadi beberapa blok bersyarat:

  1. Cari kandidat untuk kelas Lowongan organisasi. Termasuk memposting iklan, mewawancarai pelamar, meminta informasi tambahan penegak hukum dan lembaga lainnya. Interaksi dengan pusat-pusat pekerjaan penduduk.
  2. Pergerakan buruh. Blok ini mencakup persiapan pesanan perekrutan, pemberdayaan karyawan dengan fungsi tambahan, pemecatan, pengenalan karyawan dengan pesanan ini dan penandatanganan oleh manajer mereka.
  3. Organisasi berbagai cek kantor, persiapan pesanan untuk pengenaan tindakan disiplin, pembentukan komisi untuk persiapan tindakan, penerbitan instruksi untuk divisi struktural.
  4. Masalah penggajian seperti timesheets, lembur.
  5. Organisasi penyimpanan dokumen kepegawaian sesuai dengan nomenklatur dan persyaratan hukum saat ini.
  6. Membuat perubahan dan menyiapkan draft deskripsi pekerjaan untuk disetujui oleh manajer.
  7. Melakukan perubahan buku kerja karyawan.

  Dengan demikian, spesialis SDM bertanggung jawab atas sejumlah besar dokumen organisasi dan administrasi yang penting. Setelah pemecatan, ia berkewajiban untuk mentransfer ke penggantinya semua informasi yang perlu dengan mengeluarkan tindakan khusus pemindahan dokumen.

  Struktur tindakan transfer-penerimaan dokumen:

  • Informasi tentang para pihak dan fakta transfer. Contoh: Sidorov Petr Petrovich, seorang spesialis personel di Tyav LLC, menyerahkan, dan seorang karyawan Alexander Fedorovich Malinin menerima dokumen tentang manajemen catatan personel, sesuai dengan bagian "Personil" dari nomenklatur institusi.
  • Daftar rinci dokumen yang akan ditransfer ditunjukkan, menunjukkan jumlah salinan dan lembar. Contoh: Pesanan untuk pekerjaan dalam jumlah 99 lembar, masing-masing 1 eksemplar, masing-masing untuk 1 lembar.
  • Mencantumkan catatan bahwa dokumen diterima utuh dan tidak ada klaim atas kualitas dokumen-dokumen ini.

  Akta dibuat dalam rangkap 2 dan ditandatangani oleh para pihak.

  • Unduh tindakan penerimaan dan transfer dokumen

  Sebuah tanggung jawab

  Untuk pelanggaran tugas resmi layanan personel memikul tanggung jawab disipliner yang ditetapkan oleh kode perburuhan dalam bentuk komentar, teguran, atau pemecatan.

  Namun, hanya sedikit orang yang tahu bahwa petugas personalia juga memikul tanggung jawab tambahan jika terjadi pelanggaran undang-undang tentang data pribadi. Lagi pula, ia mengelola file pribadi karyawan yang berisi informasi tentang biografi pribadi mereka, tempat pendaftaran, status perkawinan, status kesehatan, dan banyak lagi.

  Jika data tersebut menjadi publik dan diungkapkan kepada mereka, ia dapat dikenakan tanggung jawab administratif, dan dalam kasus di mana pengungkapan tersebut telah membahayakan kepentingan warga negara, seorang spesialis personel dapat dimintai pertanggungjawaban pidana - hukuman maksimum yang mungkin adalah hingga 4 tahun penjara.

  Di perusahaan mana pun, apa pun bentuk organisasi dan hukumnya, puluhan, ratusan, bahkan ribuan dokumen dibuat setiap hari selama kegiatan operasional. berbagai macam: surat keluar, perintah untuk kegiatan utama atau administrasi dan ekonomi, perintah manajemen, risalah rapat operasional atau rapat direksi, serta kontrak, faktur, faktur, dll.

  Dokumentasi dari saat pendaftaran badan hukum dan sampai saat penutupannya (dan sering kali setelahnya) adalah kunci penting untuk pekerjaan penuh perusahaan. Sistem manajemen dokumen yang terorganisir secara profesional dalam suatu organisasi memungkinkan Anda untuk mengelola informasi, memiliki akses ke riwayat masalah apa pun yang menarik, memantau pekerjaan karyawan individu atau seluruh departemen, dan juga mendukung aktivitas manajemen dengan mengonfirmasi keputusan yang dibuat di perusahaan, memantau kemajuan pelaksanaannya dan mencatat hasilnya.

  Petugas adalah "filter informasi" organisasi

  Salah satu tugas utama seorang juru tulis adalah menyelenggarakan sistem pekerjaan kantor dan bertanggung jawab atas bidang pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Ingatlah bahwa panitera, sebagai suatu peraturan, mendaftarkan dan menyimpan dokumen-dokumen seperti surat keluar dan masuk, pesanan untuk kegiatan inti, pesanan, risalah rapat operasional, serta, atas nama kepala, orang lain. jenis dokumen yang tidak ditransfer ke yurisdiksi departemen khusus. Sepintas, seorang juru tulis sebagai sekretaris atau asisten manajer memiliki hubungan yang sangat tidak langsung dengan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh karyawan perusahaan atau divisi strukturalnya. Namun nyatanya, hal ini tidak sepenuhnya benar.

  Pekerjaan seorang sekretaris-petugas sering diremehkan oleh para pegawai organisasi. Sebagai aturan, ini disebabkan oleh fakta bahwa undang-undang di negara kita tidak mengatur tanggung jawab administratif atau lainnya karena melanggar aturan penyimpanan catatan dan manajemen dokumen. Dokumen dan standar metodologis yang berlaku di negara tersebut bersifat nasihat dan tidak berisi informasi tentang ukuran tanggung jawab atas ketidaktepatan mereka. Namun, perlu diingat bahwa sikap lalai terhadap dokumen, pelaksanaannya, publikasi, penyimpanan, pendaftaran dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak menyenangkan. Misalnya, jika surat atau dokumen hilang, perlu untuk menulis ulang, menyetujui, menandatangani, yang memerlukan kerugian waktu yang signifikan. Surat tidak terdaftar tepat waktu atau pemberitahuan dari badan dan layanan negara (misalnya, dari kantor Pajak) dapat menyebabkan keterlambatan dalam penyerahan dokumen yang diminta, dan dalam beberapa kasus dapat dikenakan denda dan penalti.

  Sebagai aturan, jika masalah muncul terkait dengan pelaksanaan dokumen yang salah, penyimpanan arsip yang tidak tepat, kehilangan dokumen penting bagi perusahaan, klaim manajemen ditujukan kepada mereka yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor. Namun, petugas sering tidak memiliki kesempatan untuk melacak setiap dokumen, memeriksa pelaksanaannya yang benar, dan mendaftarkannya sesuai dengan itu, karena karyawan organisasi lainnya sering kali merupakan penyusun dan pelaksana berbagai jenis dokumen. Petugas adalah semacam "filter informasi" organisasi: sebagian besar dokumen perusahaan, korespondensi dengan mitra dan kontraktor melewatinya; dialah yang disapa oleh manajer dan karyawan ketika diperlukan untuk menemukan dokumen, melihat riwayat korespondensi, memeriksa tanggal penerimaan atau pengiriman dokumen tertentu. Masing-masing departemen perusahaan dalam kegiatannya menciptakan berbagai dokumen tertentu. Dengan demikian, departemen personalia melakukan manajemen catatan personel sesuai dengan undang-undang perburuhan, menyusun berbagai jenis dokumen personel pada formulir yang disetujui, mempertahankan penomoran dokumen keluarnya sendiri dan dipandu oleh undang-undang dan peraturan yang berlaku di bidang ini \ u200b\u200bpekerjaan klerikal. Departemen keuangan dipandu oleh undang-undang yang diadopsi di Federasi Rusia dan tindakan legislatif di bidang akuntansi, menyimpan catatan dokumen keuangan (rekening, faktur, waybill). Departemen hukum bertanggung jawab atas pelaksanaan, pendaftaran, penyimpanan, dan pengarsipan semua jenis dokumen hukum (kontrak, perjanjian, klaim, risalah rapat pendiri, dll.).

  Petugas tidak perlu mengetahui kerangka legislatif dan peraturan yang memandu masing-masing departemen organisasi, namun, perlu mempertimbangkan kekhasan aliran dokumen departemen untuk mengatur sistem kerja kantor di perusahaan dan mengoordinasikan dokumen peraturan internal (instruksi tentang pekerjaan kantor, peraturan tentang pekerjaan kantor) dengan semua departemen organisasi.

  Dokumen penting atau "kertas tambahan"?

  Ketika mengatur sistem manajemen dokumen dan mengembangkan Peraturan tentang pekerjaan kantor di suatu organisasi, perlu untuk meminta dukungan penuh dari layanan hukum.

  Tugas utama dari layanan hukum adalah:

  • penguatan supremasi hukum dalam kegiatan organisasi;
  • analisis dokumen dan keputusan yang dibuat dalam organisasi untuk memenuhi tertentu tindakan legislatif;
  • perlindungan hak dan kepentingan sah perusahaan dan karyawan yang bekerja di dalamnya.

  Praktek menunjukkan bahwa interaksi seorang pengacara dan asisten manajer yang melakukan tugas seorang juru tulis tidak selalu efektif. Seringkali alasannya adalah pekerjaan terus-menerus seorang pengacara dan pelaksanaan tugas-tugasnya yang "lebih penting" daripada mengoordinasikan surat, perintah, peraturan tentang pekerjaan kantor atau paket dokumen yang dikirim ke rekanan.

  Jika peran pekerjaan kantor diremehkan oleh pengacara organisasi, perlu diingatkan bahwa jika pekerjaan kantor dalam organisasi disistematisasi dan diatur di semua tingkatan, maka ikuti ketertiban yang ditetapkan seharusnya dan pelayanan hukum. Salah satu argumen dalam percakapan semacam itu dapat berupa: “Saya mengikuti instruksi manajer saya, yang menganggap perlu untuk menstandardisasi dokumen, membuat sistem tunggal manajemen dokumen dan menetapkan prinsip-prinsip pencatatan.

  Dalam beberapa kasus, pengacara merujuk pada fakta bahwa ini adalah "kertas tambahan yang hanya memperumit pekerjaan", namun, di sini harus diingat bahwa dokumen internal perusahaan, yang ditandatangani oleh orang pertama, wajib untuk semua karyawan. dari organisasi. Omong-omong, alasan keengganan karyawan organisasi untuk menyetujui ketentuan Peraturan tentang pekerjaan kantor seringkali adalah fakta bahwa pengenalan dokumen semacam itu menambah tanggung jawab dan membutuhkan peningkatan perhatian dalam persiapan dan persiapan dokumen.

  Sedangkan peraturan tentang pekerjaan kantor dan pengawasan pelaksanaannya oleh panitera memberikan jaminan kepada departemen hukum bahwa tidak ada dokumen yang akan meninggalkan kantor sampai dokumen tersebut dinegosiasikan dan disetujui dengan benar. Selain itu, pada kenyataannya, dokumen akan menghemat waktu di masa depan, karena prosedur yang jelas untuk mengoordinasikan dokumen dengan indikasi tenggat waktu akan membebaskan pengacara dari pertanyaan yang tidak perlu dan tidak tepat waktu yang sering diajukan oleh karyawan organisasi.

  Proses pengembangan dan pengesahan ketentuan ini tidak selalu mudah, karena diperlukan analisis menyeluruh terhadap dokumen dan proses alur kerja dalam organisasi. Namun, di masa depan, ketersediaan dokumen tersebut dan pelaksanaannya akan sangat memudahkan kontrol panitera atas pelaksanaan pekerjaan kantor dan pengelolaan dokumen, serta persiapan dan pelaksanaan dokumen untuk karyawan departemen.

  Basis normatif Terlepas dari kenyataan bahwa tidak ada persyaratan yang ditetapkan secara hukum dan wajib untuk penyimpanan catatan, ada sejumlah dokumen yang harus diandalkan ketika mengatur sistem penyimpanan catatan dan yang merupakan dasar peraturan dan metodologi untuk penyimpanan catatan. Dan meskipun beberapa dari mereka telah kehilangan validitasnya, informasi yang berguna juga dapat diperoleh dari mereka. GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen " adalah dokumen peraturan terpenting untuk memproses korespondensi bisnis, dokumentasi, yang mencerminkan, antara lain, persyaratan pendaftaran dokumen manajemen. Perlu dicatat bahwa GOST R 6.30-2003 adalah satu-satunya standar negara pada pendaftaran dokumentasi organisasi dan administrasi dan bersifat penasehat. Instruksi standar tentang pekerjaan kantor di badan eksekutif federal (disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 08 November 2005 No. 536; tidak berlaku lagi). Hal ini dapat dijadikan dasar untuk mengembangkan suatu peraturan atau instruksi untuk pekerjaan kantor dalam suatu organisasi (misalnya, Anda dapat menggunakan struktur dasar dan barang wajib Instruksi Model dan menyelaraskannya dengan kekhasan pencatatan dalam organisasi tertentu). Rekomendasi untuk pencatatan dalam organisasi (disetujui oleh wakil kepala Arsip Federal pada tanggal 31 Desember 2003) dapat melayani panduan metodologis untuk menyusun atau meningkatkan instruksi yang ada untuk pekerjaan kantor (manajemen dokumentasi) organisasi, terlepas dari skala dan arah kegiatan mereka, jumlah staf, bentuk kepemilikan dan subordinasi. Aturan dasar untuk pengoperasian arsip organisasi (disetujui oleh keputusan Collegium Arsip Federal 6 Februari 2002) dapat berguna untuk pengembangan nomenklatur file organisasi, karena mereka mencerminkan persyaratan dasar untuk nomenklatur kasus. Nomenklatur kasus digunakan untuk membentuk dan mentransfer kasus ke arsip, untuk melakukan pemeriksaan nilai dokumen dan dokumen mengikat untuk organisasi apa pun. Daftar dokumen manajemen khas yang dihasilkan dalam aktivitas organisasi, yang menunjukkan periode retensi (disetujui oleh Rosarkhiv pada 06.10.2000; tidak berlaku), menetapkan periode penyimpanan jenis tertentu dokumen yang dikeluarkan oleh organisasi, termasuk. surat keluar dan masuk, protokol, sertifikat, dokumen kepegawaian, dll. Daftar ini dapat digunakan untuk pekerjaan di hampir setiap departemen organisasi, karena mencakup dokumen yang berkaitan dengan hampir semua bidang kegiatannya. Persyaratan penyimpanan dokumen ditunjukkan dalam nomenklatur file departemen dan / atau nomenklatur kasus untuk organisasi secara keseluruhan. Periode penyimpanan dokumen yang tidak termasuk dalam Daftar ditentukan oleh organisasi secara independen: disetujui oleh kepala dan disetujui oleh pesanan, atas dasar mana dokumen dari jenis tertentu akan disimpan untuk periode yang ditentukan dalam urutan ini. ■ hukum federal tanggal 22 Oktober 2004 No. 125-FZ “Tentang Pengarsipan di Federasi Rusia” (sebagaimana diubah pada 11 Februari 2013) mengatur hubungan di bidang pengorganisasian penyimpanan, akuisisi, akuntansi dan penggunaan dokumen Dana Kearsipan Federasi Rusia dan dokumen arsip lainnya, terlepas dari bentuk kepemilikannya, serta hubungan di bidang pengelolaan arsip di Federasi Rusia untuk kepentingan warga negara, masyarakat, dan negara.

  Menentukan rentang tugas yang membutuhkan interaksi

  Karena petugas adalah semacam "filter informasi" organisasi, dan pengacara menganalisis dokumen dan keputusan yang dibuat dalam organisasi untuk kepatuhan peraturan, memberikan bantuan hukum dalam penyusunan dokumen bersamaan dengan pengembangan sistem kerja kantor dan alur kerja, perlu untuk menentukan berbagai masalah dan tugas yang memerlukan kerja bersama juru tulis dan pengacara (lihat Tabel).

  Pembagian tanggung jawab untuk pengembangan sistem penyimpanan catatan

  Tugas panitera	Tugas dari layanan hukum
  Pengembangan rancangan Peraturan tentang pekerjaan kantor
  Mengembangkan rancangan Peraturan	Melakukan analisis terhadap rancangan Peraturan untuk kepatuhan dengan tindakan legislatif dan dari sudut pandang memperhatikan kepentingan perusahaan secara keseluruhan dan karyawannya pada khususnya
  Mempertimbangkan kekhasan pekerjaan kantor dan aliran dokumen dalam organisasi secara keseluruhan dan di divisi/departemen yang terpisah	Memeriksa kesesuaian prinsip pengelolaan dokumen antar departemen dan karyawan dengan peraturan di departemen/divisi dan Deskripsi pekerjaan para karyawan
  Menyerahkan Peraturan kepada pengacara untuk disetujui	Memberi petugas daftar dokumen dan keputusan yang memerlukan persetujuan hukum wajib, yang menunjukkan tenggat waktu; untuk menyetujui Peraturan
  Perintah pada penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pencatatan Dalam organisasi(Contoh 1)
  Atas nama kepala, siapkan draft pesanan, serahkan ke pengacara untuk persetujuan, setelah membubuhkan visa persetujuan pada dokumen, serahkan ke kepala untuk ditandatangani dan membiasakan karyawan perusahaan dengan pesanan	Melaksanakan koordinasi pesanan, menempelkan visa persetujuan pada dokumen. Jika, dari sudut pandang hukum, persetujuan tertulis dari kepala departemen organisasi diperlukan, setujui dan klarifikasi masalah yang muncul
  Mulai berlakunya Peraturan tentang pekerjaan kantor
  Siapkan Peraturan yang disepakati dengan pengacara dan departemen / kepala departemen perusahaan untuk ditandatangani oleh kepala, setelah persetujuan - untuk membiasakan karyawan organisasi dengannya	Melakukan pemeriksaan akhir dokumen dan membubuhkan visa persetujuan pada Peraturan (Contoh 2)
  Bentuk dokumen yang merupakan lampiran dari Peraturan tentang pekerjaan kantor dalam organisasi
  Mengembangkan formulir untuk jenis dokumen yang dikeluarkan dalam organisasi, dan menerbitkannya sebagai lampiran Peraturan	Melakukan uji tuntas formulir yang sah, memeriksa pendaftaran nama organisasi sesuai dengan dokumen undang-undang, serta alamat resmi dan sebenarnya serta rincian bank organisasi
  Kartu organisasi
  Petugas memberikan kartu tersebut kepada kontraktor dan karyawan organisasi berdasarkan permintaan	Buat kartu perusahaan, periksa kepatuhan dengan data yang ditentukan dalam dokumen hukum, setujui dokumen dan berikan kepada petugas
  Surat masuk dan surat keluar
  Setelah menerima surat masuk yang isinya menyangkut hukum atau masalah kontroversial, kontrak, hubungan kemitraan organisasi dengan perusahaan pihak ketiga, perlu untuk mentransfer salinan surat untuk dipertimbangkan oleh pengacara, terlepas dari karyawan mana surat itu ditujukan	Biasakan diri Anda dengan surat yang masuk dan, jika perlu, berikan rekomendasi kepada pelaksana surat tentang bagaimana mempersiapkan tanggapan yang kompeten secara hukum. Saat menyiapkan surat tanggapan, disarankan untuk membubuhkan visa persetujuan pada dokumen
  Saat memproses surat keluar tentang masalah hukum, kontrak, hubungan kemitraan organisasi dengan perusahaan pihak ketiga, perlu mengkoordinasikan teks surat dengan dinas hukum sebelum surat ditandatangani oleh pelaksana/pengelola dan dikirim ke penerima.	Melaksanakan persetujuan surat keluar dan membubuhkan persetujuan visa. Jika ada pertanyaan tentang isi surat, diskusikan dengan pelaksana surat, pimpinan organisasi.
  surat pengantar
  Saat mengirim dokumen atas nama manajer atau departemen / karyawan mana pun, buatlah surat pengiriman pada pengiriman dokumen yang menunjukkan dokumen dalam daftar lampiran. Jika dokumen diserahkan mengenai kegiatan keuangan organisasi, dokumen hukum, salinan atau asli kontrak, risalah rapat direksi, salinan dokumen hukum maka konsultasi dengan pengacara adalah wajib.	Mengkoordinasikan surat lamaran dan mengirimkan dokumen yang ditentukan. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebutuhan / tujuan pengiriman dokumen apa pun, cari tahu dari kontraktor alasan mengirim atau menerima permintaan, yang menurutnya Anda perlu mengirim paket dokumen yang ditentukan
  Perintah, arahan
  Menyusun dan mendaftarkan pesanan untuk kegiatan utama adalah tanggung jawab petugas, terlepas dari siapa perancang teks pesanan atau pesanan. Rancangan perintah atau perintah harus disepakati dengan pengacara sebelum menandatangani dengan kepala. Rancangan pesanan yang telah disepakati harus diserahkan kepada kepala untuk ditandatangani bersama dengan rancangan pesanan. Selain itu, Anda bisa mendapatkan visa pengacara untuk pesanan yang sudah jadi - maka tidak wajib menyimpan draf pesanan. Seringkali pemimpin menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan perintah. Adalah perlu untuk setuju dengan pengacara apakah pelaksanaan tugas yang diberikan merupakan tanggung jawab karyawan tertentu dan apakah dia memiliki wewenang untuk melaksanakan tugas tersebut.	Lakukan analisis keputusan manajemen untuk kepatuhan dengan standar hukum, serta periksa kebenaran semua detail yang diperlukan, masukkan visa persetujuan pada rancangan pesanan atau pada pesanan / keputusan yang sudah jadi. Periksa apakah pelaksanaan tugas yang diberikan termasuk dalam tugas resmi karyawan dan apakah ia memiliki wewenang untuk melaksanakan tugas tersebut. Jika kontradiksi muncul, usulkan kandidat lain atau beri tahu kepala tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab yang salah
  Log untuk mendaftarkan pesanan untuk aktivitas inti
  Salah satu tugas petugas adalah melakukan registrasi pesanan untuk kegiatan utama dan memelihara register registrasi pesanan. Tidaklah berlebihan untuk menyediakan jurnal untuk ditinjau ke layanan hukum sekali seperempat atau lebih sering / lebih jarang (jika perlu)	Analisis daftar pesanan untuk memeriksa kebenaran penomoran pesanan, keberadaan pesanan di arsip petugas, serta melacak keabsahan dan kemajuan adopsi keputusan manajemen tercermin dalam perintah dan perintah
  Penandatanganan dokumen
  Saat menyiapkan surat keluar, mengirim berbagai jenis dokumen, Anda harus memeriksa keberadaan tanda tangan pada dokumen. Jika dokumen ditandatangani oleh orang yang tidak memiliki hak untuk menandatangani, perlu berkonsultasi dengan pengacara	Periksa keabsahan tanda tangan karyawan pada dokumen. Disarankan untuk membuat dokumen terpisah atau mengusulkan untuk memasukkan informasi tentang pemberian hak untuk menandatangani jenis dokumen tertentu oleh karyawan organisasi ke Ketentuan Pekerjaan Kantor
  Segel dan perangko
  Sebagai aturan, stempel utama adalah stempel organisasi, yang terletak di orang pertama perusahaan atau di departemen keuangan / departemen akuntansi. Selain itu, seringkali departemen / subdivisi memiliki stempel atau stempel sendiri (“Departemen Personalia”, “Akuntansi”, “Tempat Produksi No. 7”). Untuk mensistematisasikan dan mengendalikan penggunaan stempel dan stempel dalam organisasi, perlu dikembangkan dan disetujui Peraturan tentang stempel dan stempel di organisasi. Tugas panitera adalah menyusun daftar stempel dan stempel bekas, orang yang menyimpannya, menyiapkan rancangan peraturan tentang stempel dan stempel di organisasi dan menyerahkannya kepada pengacara untuk disetujui.	Hal ini diperlukan untuk menentukan daftar pejabat bertanggung jawab atas penyimpanan segel dan stempel, wewenang penggunaan stempel dan stempel, serta jenis dokumen yang dapat dibubuhi stempel tersebut. Karena stempel menyatakan tanda tangan pejabat pada dokumen, maka perlu juga untuk menunjukkan tanda tangan siapa yang disertifikasi oleh stempel terpisah. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang wewenang karyawan / departemen, perlu untuk menganalisis tugas karyawan, serta setuju dengan kepala daftar meterai dan daftar pejabat yang bertanggung jawab.
  Peraturan-peraturan tentang stempel dan stempel yang telah disepakati harus dibuat untuk disetujui oleh kepala. Dalam lampiran peraturan tersebut perlu dibubuhi cap meterai dan stempel. Perintah dan Peraturan tentang meterai dan materai harus disepakati dengan pengacara sebelum ditandatangani dan disetujui oleh kepala	Perlu menyepakati versi final Peraturan tentang meterai dan materai, teks perintah pemberlakuan Peraturan ini, daftar pejabat yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan penggunaan segel dan materai, serta memeriksa keberadaan cetakan dan perangko dalam aplikasi. Cantumkan visa persetujuan atas perintah pemberlakuan Peraturan di atas meterai dan materai dan pada Peraturan itu sendiri. Jika karyawan organisasi memiliki pertanyaan tentang poin-poin Peraturan, berikan klarifikasi yang diperlukan
  Peraturan, instruksi, peraturan
  Atas nama pimpinan, serta atas prakarsanya sendiri, jika perlu, mengembangkan ketentuan, instruksi, peraturan lain yang diperlukan untuk memperbaiki sistem kerja kantor dan alur dokumen di perusahaan; berpartisipasi dalam pengembangan dan persetujuan peraturan dan instruksi yang diajukan oleh karyawan / departemen lain untuk memverifikasi kebenaran persiapan dan pelaksanaan dokumen	Bersama dengan petugas, buatlah daftar ketentuan dan instruksi yang diperlukan untuk pengembangan. Dalam hal perkembangan ketentuan oleh panitera, untuk memberikan dukungan dalam pemeriksaan hukum dokumen dan berkonsultasi. Jika pengembangan dokumen dilakukan oleh karyawan atau departemen lain, perlu mendapatkan persetujuan dari petugas dalam hal desain, ejaan, dan (jika perlu) isi dokumen.
  Nomenklatur urusan organisasi
  Untuk menyusun nomenklatur kasus dalam suatu organisasi, setiap departemen perlu mengembangkan nomenklaturnya sendiri, yang harus menunjukkan jenis dokumen, nomor kasus, periode penyimpanan dengan indikasi dasar (standar, hukum, daftar), dll. Tugas juru tulis adalah memberikan dukungan metodologis dan informasi yang diperlukan kepada departemen dalam persiapan nomenklatur, serta mengembangkan nomenklatur terpadu untuk urusan organisasi, yang terdiri dari data yang disediakan oleh departemen.	Berikan dukungan metodologis, informasional, konsultasikan dengan petugas dan karyawan perusahaan dalam pengembangan nomenklatur kasus. Setujui nomenklatur kasus dan periksa data yang dimasukkan untuk kepatuhan dengan tindakan legislatif yang ada di semua bidang kegiatan yang diperlukan (keuangan, personel, pekerjaan kantor, dll.).

  Contoh 1

  Perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pencatatan dalam organisasi

  
  membuka perusahaan saham gabungan"Magnolia"
  (LLC Magnolia)

  MEMESAN

  13.01.2014 № 002

  kota Moskow

  Tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab atas pencatatan

  Dalam rangka meningkatkan dan meningkatkan efisiensi dukungan dokumentasi di Magnolia LLC (selanjutnya disebut Perusahaan)
  

  saya memesan:
  

  1. Untuk menunjuk asisten kepala Solntseva M.Yu. bertanggung jawab untuk mengatur dan melakukan pekerjaan kantor dari 13/01/2014.
  2. Asisten Manajer Solntseva M.Yu. mengembangkan, bersama dengan layanan hukum, Peraturan tentang pencatatan di Perusahaan selambat-lambatnya 20.01.2014.
  3. Asisten kepala Solntseva M.Yu., pengacara Maksimov D.M. menyusun rancangan formulir untuk surat keluar, perintah, instruksi di Perusahaan, serta jenis dokumen lain yang digunakan dalam kegiatan saat ini organisasi.
  4. Saya memegang kendali atas pelaksanaan pesanan ini.

  CEO Perepelkin A.E. Perepelkin

  Contoh 2

  Bagian dari Ketentuan tentang pekerjaan kantor, disetujui oleh pengacara dan disetujui oleh kepala

  PERATURAN OFFICE PROCESSING
  Di MAGNOLIA LLC

  I. Ketentuan Umum

  1.1. Peraturan tentang pekerjaan kantor di Magnolia LLC (selanjutnya disebut Peraturan) telah dikembangkan untuk meningkatkan dukungan dokumenter manajemen dan meningkatkan efisiensinya.

  Instruksi - dokumen peraturan yang menetapkan aturan seragam untuk persiapan dan pelaksanaan dokumen, penyimpanan catatan, pendaftaran, kontrol atas pelaksanaan dokumen.

  Ini bukan daftar lengkap masalah dan tugas yang memerlukan kerja bersama antara juru tulis dan pengacara, tetapi kami menyentuh poin utama.

  Untuk mengatur pekerjaan kepaniteraan dan pelayanan hukum yang terkoordinasi sejak awal, disarankan untuk menetapkan tugas-tugas utama yang harus diselesaikan bersama dalam Ketentuan Pekerjaan Kantor. Tergantung pada kebutuhan organisasi, proposal yang dapat dibuat oleh layanan hukum, blok terpisah dapat dimasukkan dalam dokumen, yang ditujukan untuk pengaturan interaksi antar departemen, prosedur untuk menyetujui dokumen, serta waktu mereka persetujuan dan persetujuan.

  Dokumen dan manajemen dokumen adalah komponen kunci dari operasi organisasi yang efektif. Kehadiran sistem manajemen dokumen yang jelas memungkinkan Anda untuk menjalin interaksi antara departemen internal, divisi, departemen, dan organisasi yang terkoordinasi dengan baik. kerja tim karyawan dan departemen adalah kunci keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.

  
  

  Dalam kerangka artikel ini, di bawah panitera, kita akan memahami karyawan organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan kantor di organisasi.