Menurut kasing web tidak memungkinkan Anda untuk mendaftarkan dokumen. Perangkat lunak khusus yang digunakan
KURSUSPEKERJAAN
Dengan disiplin:"Sistem Informasi Perusahaan dan Efisiensi Sistem Informasi"
Pada topik:"DELO" - SISTEM OTOMASI UNTUK MANAJEMEN KANTOR DAN MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK
PENGANTAR
Sistem DELO, yang dikembangkan oleh perusahaan Electronic Office Systems (EOS), merupakan solusi industri komprehensif yang menyediakan otomatisasi proses kerja kantor, serta mempertahankan pengelolaan dokumen elektronik organisasi. Sistem ini efektif digunakan di kedua kecil perusahaan komersial, dan dalam holding terdistribusi atau struktur departemen.
Versi pertama dari sistem DELO dirilis pada tahun 1996. Saat ini, "DELO" digunakan oleh lebih dari 1.000 perusahaan, institusi, organisasi di Rusia dan negara-negara CIS, dan jumlah pekerjaan terpasang melebihi 100.000. Ia memiliki "Sertifikat Kualitas Tertinggi".
1. Informasi umum tentangsisteme"KASUS"
Sistem "DELO" adalah produk "kotak" yang direplikasi. Ini memecahkan masalah otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik sebagian besar organisasi tanpa modifikasi khusus. Dengan bantuan sistem direktori yang fleksibel, dapat dengan mudah diinstal dan dikonfigurasi oleh spesialis pelanggan.
· Dapat diskalakan dan fleksibel dalam kustomisasi, dengan mudah beradaptasi dengan spesifikasi alur kerja dalam organisasi dengan berbagai ukuran mulai dari unit hingga ribuan pekerjaan.
Memberikan tingkat kerahasiaan informasi yang diperlukan dan kepatuhan terhadap semua persyaratan peraturan baik pekerjaan kantor Rusia maupun standar internasional (ISO 15489 "Informasi dan Dokumentasi - Manajemen Dokumen" dan ISO / IEC 17799:2000 " Teknologi Informasi - Panduan praktis Manajemen Keamanan Informasi")
· Menyediakan manajemen dokumen elektronik yang aman menggunakan tanda tangan digital elektronik (EDS) dan alat kriptografi khusus. Sistem Perkantoran Elektronik memiliki semua sertifikat FSB yang diperlukan untuk menggunakan alat keamanan informasi dalam produknya.
Memberikan kemampuan untuk mentransfer dokumen kertas secara massal ke bentuk elektronik dan menempatkannya di basis data sistem menggunakan opsi "Pemindaian Sebaris".
· Mendukung siklus penuh bekerja dengan proyek dokumen, termasuk perutean dan pembuatan versinya.
· Memungkinkan Anda untuk bekerja dengan dokumen seperti di jaringan lokal, dan dari jarak jauh - melalui Internet ("DELO-WEB").
Ini memiliki arsitektur terbuka dan menyediakan kemampuan untuk berintegrasi dengan yang lain alat perangkat lunak baik oleh EOS maupun produsen lainnya produk perangkat lunak.
2. Keuntungan
Untuk manajer di berbagai tingkatan:
Pencarian cepat untuk dokumen
melacak pergerakan dokumen di semua tahap siklus hidupnya;
pengendalian dan pelaporan yang efektif atas pelaksanaan resolusi;
· pengurangan waktu persiapan dan koordinasi dokumen;
Pekerjaan nyaman pada draf dokumen;
Memperoleh ringkasan laporan dan log;
Kemungkinan pendelegasian wewenang.
Untuk karyawan kantor, sekretariat, untuk juru tulis:
pendaftaran dokumen yang cepat dan nyaman menggunakan sistem komprehensif dari berbagai direktori;
· pelacakan pelaksanaan resolusi;
· pencarian yang mudah dan cepat dengan rincian kartu pendaftaran (RK) baik dokumen maupun proyek (RKPD);
Jurnal transfer dokumen, register pengirim internal dan eksternal;
· Pembuatan laporan.
3. Fungsi utama sistem DeloFungsi utama
Menyediakan lengkap lingkaran kehidupan dokumen dalam organisasi dari pembuatan draf dokumen hingga penghapusan kasus dan transfer ke arsip.
Bekerja dengan dokumen masuk dan keluar
· Pendaftaran, kontrol dan akuntansi korespondensi masuk dan keluar.
· Pendaftaran dokumen yang dikirim melalui email dalam mode otomatis, termasuk yang dilindungi oleh EDS.
· Menyiapkan struktur nomor pendaftaran sesuai dengan nomenklatur kasus yang diadopsi dalam organisasi.
· Pengenaan resolusi, kontrol eksekusi, menulis dan melihat laporan resolusi.
· Meneruskan dokumen untuk eksekusi dalam organisasi sepanjang rute yang ditentukan.
· Pencarian cepat untuk semua detail Republik Kazakhstan dan RKPD, kemampuan untuk menyimpan dan menggunakan permintaan pencarian yang kompleks.
Penghapusan dokumen dalam kasus dan kemungkinan transfer ke penyimpanan arsip.
Bekerja dengan dokumen internal organisasi
Siklus penuh bekerja dengan draf dokumen didukung:
o pembuatan draf dokumen oleh RK, termasuk “berdasarkan” dokumen administratif;
o mengubah proyek dengan penyimpanan versi sebelumnya;
o koordinasi dan persetujuan draft dokumen;
o pendaftaran dokumen yang dibuat berdasarkan suatu proyek.
· Pembentukan pesanan sesuai dengan dokumen;
· Mengelola bagian dari dokumen dengan beberapa solusi. Seluruh dokumen secara keseluruhan dan setiap paragrafnya dapat memiliki pohon resolusi hirarkisnya sendiri, masing-masing dengan pelaksana dan pengontrolnya sendiri.
· Transfer dokumen yang disahkan kepada karyawan untuk sosialisasi dan eksekusi.
· Kontrol bagian dan pelaksanaan dokumen. Fungsi peran pengontrol telah diterapkan - kemungkinan untuk mendelegasikan fungsi pengendalian dokumen, klausul dan resolusi kepada orang atau divisi yang didefinisikan sebagai pengontrol atau layanan kontrol.
· Mengelola akses ke dokumen.
· Pembuatan dan penyimpanan template dokumen.
Memastikan keamanan informasi
· Diferensiasi hak akses pengguna terhadap dokumen. Setiap pengguna diberikan: hak sesuai dengan label akses; hak untuk mengakses lemari arsip tempat Anda dapat bekerja; seperangkat operasi bisnis sesuai dengan tanggung jawab fungsional.
· Mencatat tindakan pengguna.
· Penggunaan metode perlindungan informasi kriptografi - tanda tangan digital dan enkripsi.
Peluang "DELO-WEB"
Peluang untuk bekerja melalui Web telah menjadi sedekat mungkin dengan fungsionalitas sistem "DELO" di jaringan lokal. Karyawan cabang jarak jauh - dengan akses Web - menjadi peserta yang setara dalam alur kerja seluruh perusahaan. Manajer dan spesialis yang berada di luar kantor memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam penerapan, penerapan, dan pengendalian keputusan.
· Pendaftaran dokumen dengan penyelesaian otomatis beberapa bidang Republik Kazakhstan;
· Pendaftaran dokumen terkait;
· Sertifikasi berkas yang dilampirkan pada RK, EDS, serta verifikasi berkas EDS yang dilampirkan;
Membuat resolusi pada dokumen, memantau eksekusi
· Koordinasi dan penandatanganan draft dokumen
· Sertifikasi file EDS yang dilampirkan pada draft dokumen RK, serta verifikasi EDS mereka.
Cari dokumen dan resolusi berdasarkan nilai detailnya;
· Memperoleh laporan aliran dokumen internal dan eksternal.
4. Opsi "EDS dan enkripsi"Dalam aktivitas organisasi modern ada kecenderungan mantap menuju pengenalan teknologi pemrosesan informasi tanpa kertas.
Dokumen organisasi dibuat, diproses, dan dikirim secara elektronik. Dokumen yang masuk sering juga diterjemahkan ke dalam bentuk elektronik sarana pemindaian dan pengenalan teks, atau sudah tersedia dalam bentuk elektronik.
Manajemen dokumen elektronik secara signifikan meningkatkan efisiensi manajemen dan staf produksi: mempercepat proses persiapan, koordinasi, pengesahan dan persetujuan dokumen, menyederhanakan prosedur untuk mencari dan memproses dokumen, menukarnya baik di dalam organisasi maupun dengan koresponden / penerima eksternal. Selain itu, ada pengurangan yang signifikan dalam konsumsi kertas dan Persediaan, kebutuhan untuk menyalin dan menggandakan peralatan dan stafnya berkurang.
Aplikasi penyerahan elektronik dokumen memerlukan sarana yang memadai untuk mengesahkan informasi yang terkandung dalam dokumen. Alat semacam itu adalah tanda tangan digital elektronik (EDS) - analog dari sertifikasi tulisan tangan tradisional dari dokumen kertas (tanda tangan).
Tidak seperti tanda tangan biasa, EDS tidak hanya mengesahkan identitas orang yang menandatangani dokumen, tetapi juga menjamin bahwa tidak ada perubahan yang dilakukan pada dokumen setelah ditandatangani.
Saat mendaftarkan dokumen yang masuk, seorang karyawan dapat membubuhkan tanda tangan digitalnya pada file dokumen, yang menyatakan keasliannya. Saat bekerja dengan draf dokumen, dokumen keluar dan internal organisasi, EDS dapat digunakan untuk persetujuan, pengesahan, persetujuan, pendaftaran, dan pengiriman dokumen ke penerima.
Untuk menggunakan tanda tangan digital elektronik dalam sistem "DELO", opsi khusus "EDS dan enkripsi" disediakan.
Opsi ini memungkinkan Anda untuk menandatangani secara digital dokumen yang disimpan dan diproses di otomatisasi kantor DELO dan sistem manajemen dokumen elektronik. Jika perlu, dokumen dapat ditandatangani oleh beberapa karyawan, yang sangat memudahkan untuk mengotomatiskan prosedur persetujuan, penandatanganan, dan persetujuan dokumen.
Setiap karyawan yang memiliki akses ke dokumen tersebut menerima informasi yang dapat dipercaya tentang tanda tangan - siapa dan kapan menandatangani dokumen ini, dan juga dapat memverifikasi keaslian setiap tanda tangan dan memastikan bahwa dokumen tersebut tidak diedit setelah penandatanganan. Prosedur untuk memverifikasi tanda tangan digital sangat sederhana - cukup klik sekali dengan mouse.
Opsi "EDS dan enkripsi" juga menyediakan kemampuan untuk menandatangani dan mengenkripsi dokumen yang dikirim melalui email ke penerima eksternal: cabang, anak perusahaan, pelanggan, atau mitra. Enkripsi pesan yang dikirimkan melalui saluran komunikasi eksternal memungkinkan untuk melindungi informasi rahasia dengan aman dari akses tidak sah - membaca, mengubah, atau mengganti.
Jika sistem "DELO" dipasang untuk semua peserta dalam pertukaran informasi, tanda tangan digital yang ditumpangkan pada dokumen dikirimkan bersama dengan dokumen tersebut. Dengan demikian, pengguna sistem perusahaan dapatkan kesempatan untuk menandatangani dan mendistribusikan dokumen yang ditandatangani ke seluruh organisasi yang didistribusikan secara geografis. Dalam hal ini, misalnya, verifikasi tanda tangan presiden perusahaan di cabang jarak jauh dilakukan dengan cara yang sama seperti verifikasi tanda tangan karyawan cabang - satu "klik" mouse.
Teknologi bekerja dengan opsi "EDS dan enkripsi".
Untuk setiap pengguna sistem "DELO", yang memiliki hak untuk menandatangani, sebuah kunci dibentuk, terdiri dari dua bagian: rahasia dan terbuka.
Kunci rahasia ditulis ke media: memori sentuh tablet elektronik atau kunci elektronik EToken yang diberikan secara pribadi kepada pengguna. Kunci rahasia juga dapat dilindungi oleh kata sandi pengguna (jika media hilang).
Kunci rahasia digunakan untuk menandatangani dokumen dan mendekripsi pesan yang dikirim oleh pengguna melalui email. Untuk menandatangani file dokumen atau pesan, pengguna hanya perlu menempatkan pembawa kunci privat ke pembaca komputer dan "klik" tombol "Tanda" dengan mouse.
Berdasarkan kunci publik, sertifikat kunci publik dihasilkan. Sertifikat kunci publik digunakan untuk otentikasi tanda tangan digital.
Pembuatan kunci rahasia pengguna dan sertifikatnya dilakukan oleh administrator Pusat Kontrol Sistem Kunci (CUCS), yang merupakan kompleks perangkat lunak dan perangkat untuk menulis / membaca pembawa kunci, yang disertakan dalam kit pengiriman opsi.
CCMS adalah pusat kendali perusahaan untuk sistem kunci, aktivitasnya hanya berlaku untuk organisasi, cabang, dan anak perusahaannya sendiri. Jika perlu, sertifikat yang dikeluarkan oleh CCMS juga dapat ditandatangani oleh Otoritas Sertifikasi yang lebih tinggi. CCMS beroperasi pada komputer yang berdiri sendiri, yang tidak terhubung ke jalur komunikasi apa pun untuk tujuan keamanan.
Administrasi CVCS tidak memerlukan pelatihan khusus. Semua informasi yang diperlukan disajikan dalam dokumentasi sistem DELO.
Opsi pengiriman dan pemasangan untuk opsi "EDS dan enkripsi".
Pilihan "EDS dan enkripsi" tersedia dalam 3 pilihan pengiriman yang berbeda:
· Berfungsi penuh. Pengguna dapat menandatangani dokumen dan pesan, mengenkripsi dan mendekripsi pesan, memverifikasi tanda tangan pengguna lain. Untuk pengguna seperti itu, paket opsi menyertakan perangkat keras untuk membaca kunci rahasia.
· Verifikasi tanda tangan saja. Pengguna dapat memverifikasi tanda tangan pengguna lain, tetapi tidak dapat menandatangani dokumen sendiri. Workstation karyawan ini tidak memerlukan penggunaan perangkat keras.
· Verifikasi tanda tangan jarak jauh. Pengguna dapat memverifikasi tanda tangan pengguna lain, tetapi tidak dapat menandatangani dokumen sendiri. Opsi ini tersedia dari DELO versi 8.09 dan melibatkan pembelian server verifikasi tanda tangan yang memungkinkan Anda memverifikasi tanda tangan dari stasiun kerja mana pun di sistem DELO.
Bergantung pada kebutuhan pelanggan, kombinasi opsi Opsi yang sewenang-wenang dapat dibeli. Misalnya, membeli versi berfitur lengkap hanya untuk tim manajemen yang memiliki hak untuk menandatangani, dan untuk karyawan lain, belilah opsi “Hanya verifikasi tanda tangan”.
digunakan khusus perangkat lunak.
Pilihan "EDS dan enkripsi" menggunakan alat cryptoprotection CSP CryptoPro yang dikembangkan oleh CryptoPro dan disertifikasi oleh FAPSI. Integrasi perangkat lunak kriptografi ke dalam otomasi kantor DELO dan sistem manajemen dokumen elektronik dilakukan oleh perusahaan EOS, yang memiliki lisensi FAPSI yang sesuai.
5. Fungsi sistem otomasi kantor dan manajemen dokumen elektronikSistem ini mendukung siklus hidup penuh dokumen dalam suatu organisasi mulai dari membuat draf dokumen hingga menulisnya ke file dan mentransfernya ke arsip.
Mengerjakan draf dokumen
Fungsi persiapan dokumen memungkinkan Anda mengotomatiskan seluruh proses pembuatan dokumen. Bekerja dengan draf dokumen melibatkan tindakan berikut:
1. pembuatan draf dokumen oleh Republik Kazakhstan, termasuk "berdasarkan" dokumen administratif;
2. mengubah proyek dengan tetap mempertahankan versi sebelumnya;
3. persetujuan rancangan dokumen;
4. persetujuan rancangan dokumen;
5. pendaftaran dokumen yang dibuat berdasarkan proyek.
Saat bekerja dengan proyek, perutean berurutan atau paralel dilakukan, ketentuan pertimbangan dan jangka waktu persiapan proyek secara keseluruhan dikontrol.
Pendaftaran dokumen
Untuk setiap dokumen dalam sistem "DELO", dibuat kartu registrasi dan kontrol (RC), di mana informasi tentang dokumen tersebut dimasukkan. Baik dokumen yang diterima dari luar maupun dokumen yang dibuat di dalam organisasi dapat didaftarkan: surat, perintah, instruksi, kontrak, tindakan, dll. Komposisi persyaratan Republik Kazakhstan: koresponden, ringkasan, tanggal pembuatan, nomor registrasi dokumen, tanda tangan, subjek, stempel akses, tanda keberadaan aplikasi, nomenklatur, komposisi dokumen, resolusi, dll. Beberapa detail, misalnya resolusi dan laporan implementasinya, penerima , koresponden mungkin memiliki arti jamak.
Kontrol eksekusi
Sistem "DELO" mengimplementasikan kontrol atas pelaksanaan dokumen. Baik pelaksanaan resolusi maupun pelaksanaan dokumen secara keseluruhan dapat dikendalikan. Pada saat yang sama, tenggat waktu dilacak secara otomatis, dokumen yang dikontrol dan dokumen dengan tenggat waktu kedaluwarsa disorot. Dimungkinkan untuk menghasilkan pengingat kepada pelaku dan melaporkan pelaksanaan dokumen kontrol. Fungsi lain dari sistem otomasi kantor ditunjukkan pada Tabel No. 1.
Tabel No. 1. Fungsi sistem otomasi kantor
Pemrosesan dan penyimpanan dokumen | Sejumlah file yang berisi dokumen aktual di bentuk komputer representasi (misalnya, gambar faksimili dari dokumen kertas, teks, materi audio atau video, dll.). File-file ini mungkin berasal dari jalur komunikasi atau dibuat di dalam organisasi menggunakan editor teks seperti MS WORD, pemindai, mikrofon, atau perangkat lain yang terhubung ke komputer. | |
Memperluas komposisi rincian kartu dokumen | Kartu tersebut berisi komposisi detail yang sepenuhnya memenuhi persyaratan pekerjaan kantor. Untuk mencerminkan spesifikasi departemen atau industri, komposisi bidang kartu dapat diperluas dengan detail tambahan. Bidang baru dapat dibuat oleh pengguna sendiri tanpa pemrograman apa pun. Rincian tambahan mungkin jenis yang berbeda: string, numerik, tanggal. Ini juga memberikan kemampuan untuk mengontrol data yang dimasukkan ke dalam detail yang dibuat. | |
Entri aliran dokumen | Input dokumen sebaris memungkinkan penyelesaian masalah input massal gambar elektronik dokumen kertas ke dalam sistem manajemen dokumen. Saat mendaftarkan dokumen pada lembar pertama atau pada lembar kosong terpisah (lembar pemisah), kode batang unik yang ditetapkan oleh sistem dicetak. Dalam proses pemindaian dan pengenalan di tempat kerja terpisah yang dilengkapi dengan pemindai berperforma tinggi, sistem menganalisis kode batang dan memproses dokumen yang dipindai sesuai dengan informasi yang ditentukan di dalamnya. Hasilnya, gambar elektronik dari dokumen yang diterima dalam format tertentu secara otomatis dilampirkan ke RC yang sesuai. | |
Pergerakan dokumen | Ada beberapa mekanisme untuk mengatur pergerakan dokumen dalam sistem. Setiap mekanisme memastikan kinerja optimal dari proses bisnis tertentu. Saat mengerjakan draf dokumen, kartu secara otomatis dikirim melalui jalur serial atau paralel antara pejabat persetujuan atau persetujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam proses penerusan proyek, sifat dari visa yang dikeluarkan diperhitungkan, ketentuan pertimbangan dikendalikan. Setelah resolusi disahkan, dokumen yang sudah selesai dibawa ke perhatian para pelaksana, dan tenggat waktu pelaksanaan instruksi dikendalikan. | |
Menjamin keabsahan hukum | Dalam proses menyetujui atau menyetujui rancangan dokumen, pengguna dapat mengesahkan dokumen yang dimaksud dengan tanda tangan digital elektronik (EDS). Ini memungkinkan Anda untuk memastikan validitas hukum dari dokumen elektronik yang dibuat. Untuk menyimpan sertifikat EDS, pusat sertifikasi pihak ketiga dan pusat kendali sistem kunci perusahaan (CMC) internal yang dibuat berdasarkan produk perangkat lunak EOS dan alat kriptografi bersertifikat dapat digunakan. | |
Mengirim dokumen | Sistem ini memungkinkan Anda membuat milis untuk ekspedisi institusi, mencetak amplop, mengirim dokumen menggunakan sistem email. Dokumen yang dikirim melalui email dapat dienkripsi dan disertifikasi dengan tanda tangan digital. Untuk tujuan ini, sistem menggunakan alat kriptografi bersertifikat. | |
Referensi dan pekerjaan analitis | Saat sistem berfungsi, ia mengumpulkan basis informasi dokumen institusi. Sistem menyediakan pencarian dokumen dalam database ini dengan kombinasi dari setiap detail Republik Kazakhstan, serta pencarian dalam teks dokumen. Jika perlu, permintaan pencarian yang rumit dapat disimpan dan digunakan berulang kali. Dokumen yang dipilih sebagai hasil pencarian dapat disimpan di folder pribadi pengguna atau dicetak sebagai daftar. | |
Pencarian teks lengkap berdasarkan konten dokumen | Pencarian gabungan telah diterapkan: secara bersamaan dengan kombinasi rincian kartu pendaftaran dan pencarian teks lengkap berdasarkan isi dokumen itu sendiri. | |
Bekerja dengan dokumen terkait | Mendukung kemampuan untuk membuat tautan antara dokumen RK atau konsep dokumen terkait secara tematis, membatalkan atau melengkapi satu sama lain, dll. Ini memungkinkan Anda untuk melihat rangkaian dokumen terkait. Tautan juga dapat diatur ke dokumen yang disimpan di luar sistem alur kerja (tautan URL). Dengan demikian, dokumen dari sistem "DELO" dapat mengacu pada materi informasi eksternal atau dokumen yang disimpan di sistem informasi lain. | |
Peraturan hak akses | Hak pengguna dalam sistem mengatur akses ke lemari arsip dan dokumen sesuai dengan klasifikasinya, dan serangkaian fungsi yang tersedia untuk pengguna ini (pendaftaran, pengeditan, penghapusan dokumen ke kasus, pencabutan pendaftaran, dll.) |
Menurut Barat perusahaan konsultan, saat bekerja dengan dokumen kertas:
· sekitar 15% dari semua dokumen hilang tanpa bisa diperbaiki;
Hingga 30% dari waktu kerja karyawan dihabiskan untuk mencari bahan yang diperlukan;
· Untuk setiap dokumen, rata-rata dibuat 19 eksemplar.
Otomasi kantor dan sistem manajemen dokumen elektronik "DELO" menciptakan kondisi baru yang mendasar untuk pengaturan kerja yang lebih efisien dengan dokumen:
Bukan teknologi otomatis | Teknologi otomatis | |
penerimaan manual dokumen yang diterima melalui saluran elektronik (faks, telegraf, email) | penerimaan otomatis dokumen yang diterima melalui saluran elektronik | |
pencetakan manual kartu, persiapan ringkasan, sertifikat, laporan, register | pencetakan otomatis kartu, ringkasan standar, sertifikat dan register, pembuatan laporan arbitrer | |
pemindahan draft dokumen secara manual dalam proses koordinasi dan persetujuan | transfer otomatis proyek antara pejabat yang mengoordinasi dan menyetujui sepanjang rute yang telah ditentukan | |
reproduksi dokumen dan kartu, transportasi dan transfer ke pemain mereka | ||
pendaftaran manual fakta pemindahan dokumen dan resolusi ke pejabat, yang seringkali tidak dilakukan karena kelalaian karyawan | pendaftaran otomatis fakta pengiriman dan penerimaan dokumen dan resolusi melalui jaringan komputer | |
pendaftaran ganda dari dokumen yang sama di jurnal dan lemari arsip dari berbagai unit struktural | pendaftaran awal tunggal dokumen di divisi mana pun dan pelacakan otomatis selanjutnya dari pergerakan dan pelaksanaan dokumen di lemari arsip elektronik divisi | |
pencarian dokumen secara manual dan pengumpulan informasi tentang pelaksanaannya di lemari arsip yang berbeda dari berbagai departemen | pencarian end-to-end otomatis di semua lemari arsip, dengan mempertimbangkan hak akses akun | |
pengiriman surat dan kurir dokumen dan resolusi ke cabang dan lembaga lain dengan kompilasi manual dari register yang relevan |
"DELO-Enterprise" dimaksudkan tidak hanya untuk layanan administrasi (sekretariat, kantor, departemen umum, ekspedisi, dll.). Sistem juga mengotomatiskan aktivitas peserta langsung dalam alur kerja: manajer, spesialis - yaitu, semua karyawan organisasi yang bekerja dengan dokumen.
"DELO" memenuhi semua persyaratan untuk keduanya sistem modern manajemen dokumen elektronik, dan sistem otomatisasi pekerjaan kantor klasik.
Mendukung pekerjaan kantor penuh kertas dan dokumen elektronik sepenuhnya, "DELO-Enterprise" memungkinkan Anda menerapkan sistem manajemen dokumen campuran kertas-elektronik dalam organisasi. Sistem menyediakan kesempatan unik pembuatan pekerjaan kantor tanpa kertas yang sangat efisien di area aktivitas manajemen yang sangat sibuk sambil mempertahankan alur kerja kertas yang lengkap di beberapa area. Ini memungkinkan Anda beralih dengan lancar ke teknologi manajemen modern, tanpa risiko kegagalan dalam sistem dokumentasi manajemen yang ditingkatkan.
Otomatisasi kantor dan sistem manajemen dokumen elektronik dibuat sebagai hasil dari ringkasan pengalaman bertahun-tahun dalam pengembangan dan pengoperasian lusinan sistem semacam itu di institusi terbesar bekas Uni Soviet dan Rusia. Oleh karena itu, sepenuhnya memenuhi persyaratan standar pekerjaan kantor saat ini, dan juga mendukung aturan (termasuk yang tidak formal) dan teknik yang digunakan dalam praktik kerja kantor di perusahaan dan institusi domestik.
Dalam sistem "DELO-Enterprise", pengguna dapat berupa pejabat yang secara langsung disebutkan dalam dokumen, atau karyawan lain dari institusi yang kepadanya wewenang yang sesuai telah didelegasikan.
7. Sistem keluarga "DELO".
Sistem keluarga "DELO" dapat diskalakan, mendukung skema terpusat, terdistribusi, dan terdesentralisasi untuk mengatur pekerjaan kantor:
· "KASUS-Sekretaris" dapat diinstal pada satu komputer dan dengan demikian memberikan pendaftaran terpusat dan kontrol atas pelaksanaan dokumen.
· "BUSINESS-Enterprise" mendukung mode multi-pengguna dan menyediakan manajemen terpusat dari alur kerja kantor tunggal.
· Jika lembaga memiliki subdivisi dengan pekerjaan kantor independen, maka "CASE-Enterprise" mendukung proses kerja kantor yang saling berinteraksi dari subdivisi ini.
Selain itu, penskalaan sistem dipastikan dengan penggunaan teknologi berikut:
Bekerja di jaringan Internet / Intranet | Antarmuka web diimplementasikan dalam sistem untuk menyediakan akses ke dokumen. Ini memberikan akses yang mudah dan efisien ke dokumen dari komputer lokal atau jarak jauh mana pun melalui Internet. | |
Pengelolaan dokumen elektronik terdistribusi | Sistem ini memungkinkan pertukaran otomatis dokumen elektronik yang valid secara hukum antar organisasi atau subdivisi yang jauh secara geografis. Pada saat yang sama, semua norma pekerjaan kantor rumah tangga dipatuhi. Kerahasiaan dan keaslian dokumen disediakan oleh sarana kriptografi bersertifikat. | |
Dukungan untuk array besar dokumen | Sistem penyimpanan memungkinkan banyak pengguna untuk bekerja dengan dokumen dalam jumlah besar. Peluang nyata yang dikonfirmasi secara praktis - lebih dari 4.000.000 dokumen, lebih dari 500 pengguna secara bersamaan. Pada saat yang sama, ada versi sistem pengguna tunggal yang bekerja dengan DBMS shareware. |
"DELO" adalah sistem terbuka. Itu terintegrasi dengan aplikasi Windows apa pun melalui API terbuka yang disertakan dengan sistem.
API menyediakan kemungkinan akses terkontrol ke data yang disimpan dalam mode pembacaannya oleh program lain. Program semacam itu, jika perlu, dapat dikembangkan oleh pelanggan, jika perlu untuk memperluas properti konsumen dari sistem tersebut, misalnya:
· untuk menampilkan data sistem dalam bentuk laporan yang paling nyaman;
· untuk pembentukan permintaan jenis yang diperlukan untuk pencarian dan pemilihan data;
· untuk mengakses data sistem melalui INTERNET (INTRANET);
untuk mengekspor data sistem ke database pelanggan lain, dll.
"DELO" terintegrasi erat dengan paket MS Office, yang memungkinkan Anda mendaftarkan dokumen langsung dari editor atau program email. Selain itu, sistem telah mengimplementasikan integrasi dengan produk EOS berikut ini:
Subsistem "USAHA ARSIP" | "KASUS ARCHIVE" adalah subsistem multi-pengguna yang dirancang untuk mengotomatiskan persiapan transfer kasus ke arsip, memelihara dan menghitung dokumen arsip. Program terintegrasi dalam hal mempertahankan nomenklatur kasus, melacak perubahan struktur organisasi organisasi, serta ekspor-impor dokumen elektronik. | |
Sistem "KADRY" | Sistem perangkat lunak "STAFF" dirancang untuk catatan personel otomatis perusahaan dan institusi. Sistem ini dapat digunakan baik oleh perusahaan dan organisasi individu, dan organisasi dengan struktur yang kompleks: tipe holding, memiliki banyak anak perusahaan, dengan struktur cabang yang luas, dll. |
Sistem "DELO-Start" menggunakan MSDE (Microsoft Data Engine) sebagai DBMS.
Fungsi | Perusahaan bisnis | Sekretaris KASUS* | DELO-Mulai | |
Pemrosesan dokumen terdistribusi dalam jaringan | ||||
Distribusi hak akses ke berbagai dokumen dan fungsi sistem | ||||
Memelihara beberapa lemari arsip | ||||
Bekerja dengan Proyek Dokumen | ||||
Integrasi dengan subsistem "ARCHIVE BISNIS" | ||||
Kemungkinan interaksi dengan cryptoserver | ||||
Pendaftaran dokumen | ||||
Memasukkan resolusi untuk dokumen | ||||
Distribusi dokumen yang sedang dieksekusi oleh "folder" tergantung pada tahap eksekusi dokumen: Diterima, Di eksekusi, Di kontrol dan sebagainya. | Hanya folder yang terbuka Di kontrol" | |||
Kontrol eksekusi dokumen** | Hanya dalam pencarian | |||
Pencarian dokumen multi-kriteria | ||||
Pembuatan laporan standar | ||||
Pertukaran dokumen melalui email | ||||
Penghapusan dokumen dalam kasus tersebut | ||||
Melacak pergerakan kertas asli dan salinan dokumen, memelihara register transfer dokumen internal | ||||
Mempertahankan daftar kustom pejabat, organisasi, judul subjek, kelompok dokumen | ||||
Mengedit Template Liburan formulir tercetak | ||||
* - MSDE (Microsoft Data Engine) digunakan sebagai DBMS, yang disertakan dalam set pengiriman.
** - kontrol operasional atas pelaksanaan dokumen dapat dilakukan dengan dua cara:
· saat melihat daftar resolusi kontrol di folder "On control";
· dalam mode pencarian dengan rincian resolusi.
9. Struktur sistem "DELO".
Gambar 1 menunjukkan struktur sistem "DELO" dan pilihannya.
Beras. 1. Struktur sistem "DELO" dan subsistemnya.
10. Persyaratan teknis dasar"DELO" adalah sistem aplikasi untuk otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik, yang beroperasi di lingkungan client-server.
Oracle 9i (9.2.0.3 atau lebih baru), Microsoft SQL Server 2000 dapat digunakan sebagai DBMS.
PERSYARATAN SERVER
Persyaratan untuk server terutama ditentukan oleh persyaratan DBMS yang dipilih, jumlah pengguna yang diharapkan dari sistem "DELO", dan alur kerja organisasi. Dalam setiap kasus, konfigurasi server ditentukan secara individual.
Volume yang ditempati oleh database "DELO" pada hard disk dihitung berdasarkan 50 MB ukuran awal database, ditambah 2 KB untuk setiap kartu pendaftaran (tidak termasuk volume file terlampir).
Karakteristik server rata-rata:
prosesor Pentium IV atau lebih tinggi;
RAM tidak kurang dari 512 MB;
· ruang kosong pada hard drive ditentukan oleh alur kerja organisasi. Dihitung berdasarkan 50 MB untuk kebutuhan sistem ditambah 2 KB untuk setiap kartu registrasi (tidak termasuk ukuran file terlampir). Ukuran database awal minimum adalah 50 MB.
Jika Oracle DBMS digunakan pada platform selain Windows, untuk menyediakan fitur opsional sistem DELO seperti pencarian kontekstual pada file terlampir dan DELO-WEB, server Windows tambahan dengan Server Informasi Internet MS yang diinstal, diperlukan MS Index Server.
SYARAT PEKERJAAN
Klien berfitur lengkap
Bagian klien dari sistem DELO beroperasi di bawah Windows 2000, Windows XP. Bagian klien dari DBMS yang sesuai harus diinstal pada workstation, serta untuk menggunakan semua fungsionalitas sistem "DELO", MS Internet Explorer 6.0 dan MS Office 2000 (atau lebih baru).
prosesor Pentium II atau lebih tinggi;
RAM minimal 128 MB;
ruang kosong di hard disk dari 200 MB;
monitor dengan resolusi 800x600, 65 ribu warna
Windows 2000 Profesional.
Klien tipis:
Untuk bekerja dengan sistem "DELO" melalui antarmuka WEB ("DELO-WEB"), Anda memerlukan komputer dengan Internet Explorer 6.0 dan yang lebih tinggi terinstal.
KESIMPULAN
"DELO" memenuhi semua persyaratan untuk sistem manajemen dokumen elektronik modern dan sistem otomasi kantor klasik. Mendukung pekerjaan kantor penuh kertas dan dokumen elektronik penuh, "DELO" memungkinkan Anda menerapkan sistem manajemen dokumen campuran kertas-elektronik dalam organisasi. Sistem ini memberikan peluang unik untuk menciptakan pekerjaan kantor tanpa kertas yang sangat efisien di area aktivitas manajemen yang sangat sibuk sambil mempertahankan alur kerja kertas yang lengkap di beberapa area. Ini memungkinkan Anda beralih dengan lancar ke teknologi manajemen modern, tanpa risiko kegagalan dalam sistem dokumentasi manajemen yang ditingkatkan.
Pendaftaran dokumen satu kali, yang memungkinkan untuk mengidentifikasi dokumen secara unik dalam instalasi apa pun dari sistem ini.
Kemungkinan eksekusi operasi paralel, yang memungkinkan untuk mengurangi waktu pergerakan dokumen dan meningkatkan efisiensi pelaksanaannya
Kesinambungan pergerakan dokumen, yang memungkinkan untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dokumen (tugas) setiap saat dalam kehidupan dokumen (proses).
Basis data informasi dokumenter tunggal (atau terdistribusi terkoordinasi), yang memungkinkan untuk mengecualikan kemungkinan duplikasi dokumen.
Sistem pencarian dokumen yang terorganisir secara efisien yang memungkinkan Anda menemukan dokumen dengan informasi minimal tentangnya.
Sistem pelaporan yang dikembangkan untuk berbagai status dan atribut dokumen, yang memungkinkan Anda mengontrol pergerakan dokumen melalui proses manajemen dokumen dan membuat keputusan manajemen berdasarkan data dari laporan.
4. Efisiensi ekonomi dari sistem otomasi
Cukup sulit untuk mengukur efisiensi ekonomi dari pengenalan sistem otomasi, karena perlu memperhitungkan sejumlah besar faktor dan memproses sejumlah besar informasi. Semakin kompleks dan besar sistemnya, semakin sulit untuk mengukur efektivitas biayanya. Berdasarkan data empiris, melalui analisis pakar yang dikombinasikan dengan analisis faktor, dimungkinkan untuk menilai secara akurat efek ekonomi, tetapi kami tidak akan memikirkan perhitungan matematis.
Jika sistem dipilih dengan benar dan proses implementasi berhasil, maka dengan mengurangi waktu untuk melakukan operasi rutin pada pekerjaan dengan dokumen, karyawan organisasi dapat menggunakan lebih efektif waktu kerja dan menyelesaikan keseluruhan lingkup pekerjaan. Sistem yang kompleks memungkinkan Anda mengoptimalkan aktivitas masing-masing departemen dan seluruh organisasi secara keseluruhan. Banyak sistem memberikan informasi analitis yang digunakan untuk membuat banyak keputusan penting manajemen.
Ada manfaat lain yang sama pentingnya yang akan diberikan oleh sistem otomasi. Manfaat ini tidak selalu terwujud secara eksplisit, tetapi hal itu tentunya juga mempengaruhi efisiensi organisasi secara keseluruhan - tingkat pelatihan profesional personel meningkat, ambisi karyawan meningkat, dan budaya teknologi informasi modern ditanamkan.
Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memberikan efek ekonomi yang signifikan, tetapi penilaian kuantitatifnya merupakan proses yang kompleks, karena banyak faktor yang harus diperhitungkan. Efek ekonomi sangat ditentukan oleh pilihan yang tepat dari sistem dan proses implementasi.
5. Sistem manajemen dokumen elektronik "kasus"
Sistem DELO, yang dikembangkan oleh perusahaan Electronic Office Systems (EOS), adalah solusi industri komprehensif yang menyediakan otomatisasi proses kerja kantor, serta memelihara manajemen dokumen organisasi yang sepenuhnya elektronik. empat
Sistem manajemen dokumen secara efektif digunakan baik di perusahaan komersial kecil maupun di holding terdistribusi dan struktur departemen. Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja karyawan dengan dokumen elektronik.
Sistem ini mendukung siklus penuh bekerja dengan dokumen elektronik mulai dari membuat draf dokumen hingga menulisnya ke file dan mentransfernya ke arsip.
Versi pertama dari sistem DELO dirilis pada tahun 1996.
"DELO" adalah sistem otomasi alur kerja domestik pertama yang telah menerima sertifikat negara dengan kualitas terbaik dari Komite Pusat Komite Standar Negara Federasi Rusia.
Saat ini, DELO digunakan oleh 2.000 perusahaan, institusi dan organisasi di Rusia dan negara-negara CIS, dan jumlah pekerjaan lebih dari 150.000 Tujuh belas subjek Federasi menerapkan program otomasi untuk badan pemerintah di semua tingkatan berdasarkan sistem DELO.
Saat ini, sistem manajemen dokumen elektronik DELO sebenarnya adalah standar industri untuk otomatisasi manajemen dokumen di Rusia. Level tinggi kualitas dan pengalaman bertahun-tahun dari spesialis EOS menjamin implementasi yang sukses dan tidak ada masalah dengan pengoperasian lebih lanjut.
Sistem DELO, bersama dengan berbagai modul tambahan, adalah solusi bisnis yang ditujukan untuk menyelesaikan berbagai tugas secara efektif untuk bekerja dengan dokumen elektronik.
Sistem ini memungkinkan untuk mengotomatiskan alur kerja organisasi secara komprehensif dari segala bidang aktivitas dan skala. Ini juga memungkinkan Anda untuk dengan lancar dan tanpa risiko melakukan transisi ke teknologi modern untuk mengelola dokumen elektronik.
Bergantung pada kebutuhan pelanggan, berdasarkan sistem "DELO", dimungkinkan untuk menerapkan:
Otomasi pekerjaan kantor tradisional (kertas).
Manajemen dokumen elektronik sepenuhnya (pengenalan teknologi tanpa kertas).
Alur dokumen kertas-elektronik campuran.
Sistem manajemen dokumen "DELO" adalah produk yang sangat dapat disesuaikan yang memiliki banyak peluang untuk disesuaikan dengan spesifikasi organisasi mana pun.
Salah satu fitur terpenting adalah dukungan dari aturan yang diterima dan metode bekerja dengan dokumen yang telah berkembang dalam praktik rumah tangga. Logika bisnis yang tertanam dalam sistem tanpa modifikasi tambahan memungkinkan Anda untuk mengontrol, koordinasi berurutan dan paralel, bekerja dengan berbagai jenis pesanan, membuat berbagai laporan dan ringkasan, membatasi hak akses dokumen, mendelegasikan otoritas, dll.
Sistem "DELO" menyediakan:
Menyiapkan sistem sesuai ketat dengan struktur organisasi, aturan yang ada untuk bekerja dengan dokumen dan logika bisnis yang ditetapkan dalam hal aliran dokumen. Secara khusus, sistem ini mendukung skema organisasi alur kerja yang tersentralisasi, terdistribusi, dan terdesentralisasi.
Kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan standar internal di bidang manajemen dokumen dan keamanan informasi.
Skalabilitas. Sistem manajemen dokumen elektronik DELO memiliki skalabilitas yang tidak terbatas.
Sistem dapat bekerja secara bersamaan dari beberapa hingga ratusan ribu pengguna.
Otomatisasi aliran dokumen dari tingkat kerumitan apa pun.
Bekerja di jaringan internet. Sistem "DELO" memiliki antarmuka web lengkap untuk akses ke semua data dan fungsi (opsi "DELO-WEB"), yang memungkinkan Anda bekerja dengan dokumen melalui Internet.
Dukungan untuk manajemen dokumen elektronik terdistribusi. Sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan pertukaran otomatis dokumen elektronik yang signifikan secara hukum antara organisasi atau divisi yang jauh secara teritorial. Pada saat yang sama, semua peraturan legislatif dan kantor dipatuhi, dan kerahasiaan serta keaslian dokumen dipastikan dengan cara bersertifikat perlindungan informasi kriptografi.
Bekerja dengan volume dokumen yang besar. Sistem penyimpanan data memungkinkan banyak pengguna untuk bekerja dengan banyak dokumen. Peluang nyata yang dikonfirmasi secara praktis - lebih dari 4.000.000 dokumen, lebih dari 3.000 pengguna secara bersamaan. Pada saat yang sama, ada versi sistem pengguna tunggal.
Kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan di bidang pengelolaan dokumen.
Sistem manajemen dokumen perusahaan "DELO" menyediakan manajemen dokumentasi berdasarkan persyaratan Rusia dan internasional kerangka regulasi DOW dan keamanan informasi. Persyaratan untuk organisasi manajemen dokumen tradisional dan elektronik terkandung dalam Undang-Undang Federasi Rusia.
Sistem alur kerja perusahaan "DELO" mendukung platform dan teknologi para pemimpin di bidang teknologi informasi di pasar global dan domestik:
Microsoft dan Oracle adalah penyedia platform aplikasi perusahaan paling populer.
Integrasi dengan paket Microsoft Office memungkinkan Anda mendaftarkan dokumen langsung dari editor atau program email.
ABBYY adalah pengembang perangkat lunak terkemuka untuk pemindaian dan pengenalan dokumen dan formulir.
CryptoPro, SignalCom, Aladdin adalah pengembang sarana perlindungan informasi kriptografi dan keamanan informasi yang andal.
Kehadiran antarmuka API terbuka memungkinkan untuk mengintegrasikan sistem manajemen dokumen perusahaan "DELO" dengan yang digunakan dalam organisasi sistem Informasi dan aplikasi bisnis (Misalnya: 1C: Perusahaan).
Sistem "DELO" adalah "produk kotak" yang dapat direplikasi yang memecahkan masalah otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik di sebagian besar organisasi. Kenyamanan dan kemudahan implementasi manajemen dokumen elektronik dan pekerjaan lebih lanjut dari pengguna disediakan karena kinerja sistem yang unik.
Berdasarkan "versi kotak" standar, sistem manajemen dokumen elektronik yang dibuat khusus juga dapat diterapkan, yang sepenuhnya memperhitungkan fitur spesifik dari aktivitas organisasi, terlepas dari skala, jenis aktivitas, dan bentuk kepemilikan.
INSTRUKSI
untuk bekerja di EDMS "Delo"
(klien gemuk)
1. Masuk EDMS "Delo" 3
2. Bekerja di kantor 4
3.Pendaftaran dokumen 7
3.1 Pendaftaran dokumen masuk 7
3.2 Pendaftaran permohonan warga negara 14
3.3 Pendaftaran dokumen keluar 20
4. Pembentukan draf resolusi 35
5Pengadopsian draf resolusi 43
7Adopsi dan pengenalan resolusi bawahan 47
8Pelaksanaan resolusi 56
9Membuat draf surat keluar 58
9.1Membuat draf surat keluar untuk dieksekusi dokumen masuk 58
9.2 Membuat draft dokumen inisiatif 65
9.3Membuat Versi Proyek 65
10Hapus pesanan dari kontrol 68
11Persetujuan draf dokumen 72
12Menandatangani proyek 76
- ^
Masuk ke EDMS "Delo"
Beras. 1 - Masuk
Tekan tombol "Masuk". Jendela program utama akan terbuka.
Beras. 2 - Jendela utama "Kasus" EDMS
Di bagian atas jendela program utama adalah bidang Berkas kartu dan Kabinet, berisi nama lemari arsip dan kabinet saat ini. Secara default, mereka menetapkan nama indeks dan kabinet kartu, yang ditentukan untuk pengguna ini.
^ Fungsi modul "Dokumen":
Pendaftaran dokumen- digunakan untuk mendaftarkan korespondensi masuk, keluar dan banding warga. Selama pendaftaran, kartu kendali pendaftaran (RC) dibuat, di mana informasi tentang dokumen dimasukkan, dan sistem secara otomatis memberikan nomor sesuai dengan templat yang ditentukan. Gambar grafis dokumen dilampirkan pada kartu.
^ Fungsi "Lemari" - terbiasa bekerja dengan dokumen yang membutuhkan eksekusi, serta bekerja dengan draf dokumen. Secara sistem, kantor adalah kumpulan folder yang menerima catatan dokumen, instruksi dan draft dokumen yang dikirim untuk bekerja kepada pejabat yang ditugaskan di kantor ini.
^ Pencarian dokumen dan folder pribadi – digunakan untuk mencari dokumen/draf dokumen oleh kriteria yang berbeda. Anda dapat menggunakan folder pribadi untuk menyimpan hasil pencarian. Permintaan pencarian dapat disimpan untuk digunakan kembali.
^ Inventarisasi kasus- fungsi ini menyediakan tampilan dokumen yang dihapuskan ke kasing, serta memelihara kasing itu sendiri. Selain itu, fungsi ini digunakan untuk mengunggah informasi tentang kasus ke database sistem "File Arsip".
^ Mengirim dokumen – fungsi bekerja dalam dua mode: dalam mode "Dokumen Tidak Terkirim", Anda bekerja dengan dokumen yang siap dikirim, dan menandai pengiriman dokumen; dalam mode "Kontrol atas tanda terima pendaftaran", penerimaan pemberitahuan tentang pendaftaran dokumen terkirim yang dikirim dari sistem "DELO" organisasi penerima dipantau.
- ^
Kantor Kerja
Dokumen ditempatkan di folder jika:
Catatan tentang AC dikirim ke akun saat ini dari akun lain dengan perintah "Teruskan AC";
Catatan tentang AC, penerima internal yang merupakan pemilik akun saat ini (asalkan ada tanda pengiriman AC ke penerima ini);
Beras. 3 - Isi kabinet (1 - 4 peti)
Catatan tentang AC, yang pelaksananya adalah pemilik akun saat ini. Kolom tabel “Penulis/Item No., Teks”, “Rencana.”, “Kontraktor” diisi.
Beras. 4 - Isi kabinet (5 kotak)
^ Di folder "Sedang berlangsung" Dokumen disertakan jika:
di bidang RK "Kepada", pejabat yang merupakan pemilik akun saat ini ditunjukkan;
bidang “Kepada” menunjukkan unit yang kepalanya adalah pemilik rekening giro;
Catatan tentang AC dari dokumen yang diterima untuk dieksekusi, tetapi belum dieksekusi (yaitu catatan tentang AC, dipindahkan dari folder "Diterima" dengan perintah "Terima untuk dieksekusi");
Catatan tentang AC dikirim ke pemilik akun saat ini dari folder lain akun saat ini dengan perintah "Teruskan AC";
Catatan tentang Republik Kazakhstan, di mana pembuat resolusi dan pelaksana penugasan adalah pemilik kabinet ini.
^ Di folder "Manajemen". ada rekaman RC dokumen-dokumen yang berisi rancangan resolusi yang disiapkan dan dikirim untuk disetujui oleh pemilik kabinet saat ini (orang yang disebutkan sebagai pembuat resolusi). Akses ke folder ini diberikan kepada karyawan yang membuat draf resolusi untuk manajer dan, setelah disetujui, mendistribusikannya.
^ Di folder "Dalam Peninjauan". ada rekaman dokumen RC yang dibuat draf resolusinya, dan dikirim untuk dipertimbangkan kepada pemilik kantor ini (orang yang disebutkan sebagai pembuat resolusi). Rekaman tentang AC dengan resolusi draf hilang dari folder ini saat Anda menjalankan perintah "Kembalikan" di jendela resolusi draf.
^ Di folder "Dalam bisnis" catatan disimpan tentang RK dokumen yang akan dihapuskan dalam kasus tersebut. Hanya pengguna yang merupakan pemilik kabinet ini yang dapat menempatkan catatan tentang dokumen di folder kabinet ini.
^ Folder Manajemen Proyek dirancang untuk bekerja dengan draf dokumen. Semua dokumen keluar dalam proses pemrosesan melalui tahap proyek. EDMS "Delo" mendukung siklus penuh pekerjaan dengan proyek: pembuatan, pengeditan dengan pelestarian versi sebelumnya, koordinasi dan persetujuan (penandatanganan) dan pendaftaran dokumen keluar atau internal yang dibuat berdasarkan proyek. Semua draf dokumen yang dibuat disimpan dalam folder Manajemen Proyek, di mana kontraktor memantau status proyek dan melakukan pekerjaan lebih lanjut.
^ Folder "Terlihat" berisi daftar record tentang RCPD yang dikirimkan untuk persetujuan pemilik akun ini. Jika satu draf dokumen harus disahkan oleh beberapa pejabat - pemilik kabinet saat ini, maka folder tersebut akan berisi beberapa entri yang sesuai dengan RKPD-nya (sesuai dengan jumlah pemilik kabinet yang menyetujui). Catatan-catatan ini hanya akan berbeda dalam konten kolom "Persetujuan".
^ Folder "Untuk tanda tangan" berisi daftar catatan tentang RCPD yang dikirim untuk persetujuan (tanda tangan) kepada pemilik akun ini. Jika satu draf dokumen harus ditandatangani oleh beberapa pejabat - pemilik kabinet saat ini, maka folder tersebut akan berisi beberapa entri yang sesuai dengan RKPD-nya (sesuai dengan jumlah pemilik kabinet yang menandatangani). Catatan-catatan ini hanya akan berbeda dalam konten kolom "Tanda Tangan".
- ^
Pendaftaran dokumen
3.1 Pendaftaran dokumen masuk
Beras. 5 - Jendela utama "Kasus" EDMS
Beras. 6 - Memilih sekelompok dokumen
Tekan tombol "Pilih".
Beras. 7 - Kartu pendaftaran dokumen yang masuk
Di kartu pendaftaran yang dibuka di bidang "Corr." Masukkan huruf pertama dari nama organisasi dan tekan tombol "Enter". Bidang akan diisi secara otomatis dengan nama organisasi, jika ada di direktori.
Beras. 8 - Bagian "Koresponden"
Jika tidak ada organisasi di direktori "Organisasi", akan ada transisi ke buku pegangan ini. Di jendela "Pilih dari direktori Organisasi", klik tombol "Tambahkan organisasi".
Beras. 9 - Tambahan organisasi baru ke direktori
Di jendela pendaftaran organisasi baru, isi kolom "Nama", "Kota", "Alamat".
Beras. 10 - Pendaftaran organisasi baru 
Beras. 11 - Mengisi informasi tentang organisasi
Tekan tombol "Rekam".
Tekan tombol "Pilih".
Tekan tombol "Pilih". Bidang "Kor." dan "Signed" akan diisi dengan nilai.
Beras. 12 - Memilih organisasi
Di Republik Kazakhstan, di bagian “Koresponden”, isi kolom “Keluar. Tidak."
Di bidang Tanggal, klik dua kali.
Di kalender yang muncul, pilih tanggal dan klik tombol "Enter".
Isi bidang "Komposisi" dari keyboard.
Tentukan jenis pengiriman dari daftar yang diusulkan.
Beras. 13 - Memilih nilai dari direktori "Jenis pengiriman".
Di kolom "Kepada", masukkan huruf pertama dari nama belakang kepala yang menerima dokumen tersebut, dan tekan tombol "Enter". Bidang "Kepada" akan secara otomatis diisi dengan nama belakang pengelola.
Isi bidang "Konten" dari keyboard.
Di direktori judul yang terbuka, pilih judul organisasi Anda.
Beras. 14 - Direktori "Rubrikator"
Klik pada tajuk yang diperlukan.
Beras. 15 - Memilih rubrik dari direktori "Rubricator".
Tekan tombol "Pilih".
Tekan tombol "OK".
Pindai dokumen yang diterima untuk melampirkan gambar elektroniknya ke kartu registrasi.
Klik kanan pada dokumen yang dipindai dan pilih "Salin" dari menu.
Beras. 16 - Menambahkan gambar elektronik dari dokumen 
Beras. 17 - Kartu pendaftaran dokumen yang masuk
- ^
Pendaftaran banding warga negara
Beras. 18 - Jendela utama "Kasus" EDMS
Klik pada grup dokumen yang diinginkan.
Beras. 19 - Memilih grup dokumen
Tekan tombol "Pilih".
Beras. 20 - Menambahkan gambar elektronik dari dokumen
Dalam kartu pendaftaran banding di bidang "Warga Negara". masukkan huruf pertama dari nama belakang pelamar dan tekan tombol "Enter". Bidang akan diisi secara otomatis dengan nama belakang pemohon, jika ada di direktori.
Beras. 21 - Cari di direktori "Citizens"
Jika pelamar tidak ada di direktori "Warga Negara", akan ada transisi ke direktori ini. Di jendela "Pilih dari direktori Warga", klik tombol "Tambah warga" atau tombol F2.
Di jendela pendaftaran untuk pelamar baru, isi kolom "Nama Belakang".
Isi bidang "Kota" dari keyboard.
Isi bidang "Indeks" dari keyboard.
Isi bidang "Alamat" dari keyboard.
Di seberang bidang "Wilayah", klik tanda panah.
Pilih wilayah dan klik tombol "Pilih".
Di seberang bidang Status, klik tanda panah.
Klik pada status pemohon yang diinginkan dan klik tombol "Pilih".
Di bagian "Jenis Kelamin", centang kotak untuk nilai yang diinginkan.
Tekan tombol "Rekam".
Beras. 22 - Memasukkan informasi tentang warga negara
Tekan tombol "Pilih". Bidang di bagian "Koresponden" akan secara otomatis diisi dengan informasi yang dimasukkan tentang warga.
Masukkan huruf pertama dari nama belakang di bidang "Kepada" dan tekan tombol Enter. Bidang akan diisi dengan nilai yang diperlukan.
Tentukan status banding: anonim atau kolektif.
Isi kolom "Konten". dengan huruf kapital.
Tekan tombol "Rubr(0)". Bidang ini adalah beberapa atribut.
Beras. 23 - Memilih rubrikator
Tekan tombol "Pilih".
Tekan tombol "OK".
Tunjukkan jumlah lembar sirkulasi di bidang "Komposisi".
Pilih jenis pengiriman dari daftar.
Isi bidang "Akses" dengan nilai yang diperlukan dari daftar.
Pindai banding.
Di bagian "File", klik tombol "Sisipkan".
Setelah semua detail diisi, di jendela kartu registrasi banding, klik tombol "Rekam RC".
Beras. 24 - Memasukkan informasi tentang warga negara
- ^
Pendaftaran dokumen keluar
Di jendela utama program "Delo", untuk mendaftarkan dokumen, klik tombol "Pendaftaran dokumen".
Beras. 25 - Jendela utama program "Kasus"
Di jendela yang muncul, pilih kelompok yang diinginkan dokumen.
Beras. 26 - Memilih grup dokumen
Di kartu registrasi terbuka dari dokumen keluar, di bidang "Tanda (0)", masukkan huruf pertama dari nama belakang kepala yang menandatangani dokumen.
Tekan tombol "Masuk". Sistem akan menampilkan varian dari kecocokan yang ditemukan jika terdapat beberapa kecocokan, atau langsung mengisi kolom “Sub(0)” jika hanya ada satu kecocokan.
Isi kolom "Konten". menggunakan keyboard.
Di kolom "Eksekusi". Masukkan huruf pertama dari nama belakang artis.
Tekan tombol "Masuk". Sistem akan menampilkan varian dari kecocokan yang ditemukan jika ada beberapa kecocokan, atau akan langsung mengisi kolom "Diisi" jika hanya ada satu kecocokan.
Beras. 27 - Mengisi RC dokumen keluar
Isi bidang "Akses" dengan nilai yang diperlukan.
Untuk menentukan pejabat mana yang telah mengesahkan dokumen tersebut, klik tombol "Visas(0)".
Dalam buku referensi yang muncul "Subdivisi", temukan pemberi persetujuan.
Beras. 28 - Pemilihan Pejabat yang Menyetujui
Klik pada pemain yang ditemukan dan klik tombol "Pilih".
Jika perlu, tunjukkan tanggal pengesahan dokumen.
Beras. 29 - Memasukkan informasi tentang persetujuan dokumen
Tekan tombol "OK".
Tekan tombol "Gosok.(0)". Bidang ini adalah beberapa atribut.
Pilih kategori yang diinginkan di direktori rubrik yang dibuka.
Beras. 30 - Memasukkan informasi tentang persetujuan dokumen
Tekan tombol "OK".
Pindai dokumen keluar untuk melampirkan gambar elektroniknya ke kartu registrasi.
Klik kanan pada gambar yang dipindai dan pilih tindakan "Salin" dari menu.
Di bagian "File", klik tombol "Sisipkan".
Beras. 31 - Memasukkan informasi tentang persetujuan dokumen
Jika surat keluar disiapkan sebagai tanggapan atas surat masuk, Anda harus menentukan hubungan di antara mereka. Untuk melakukan ini, klik tombol "Bundles (0)". Dengan menggunakan atribut ini, sistem memungkinkan Anda untuk memperbaiki sejumlah tautan berbeda dari beberapa dokumen dengan yang lain, termasuk dokumen yang tidak terdaftar.
Di jendela yang muncul di bagian atas, klik tombol "Cari berdasarkan nomor".
Beras. 32 - Memasukkan informasi tentang persetujuan dokumen
Di kotak pencarian berdasarkan nomor, di bidang "Nomor Reg.", masukkan nomor dokumen masuk yang ingin Anda tautkan dengan dokumen saat ini.
Masukkan tahun.
Tekan tombol "Temukan".
Pilih dokumen.
Pilih koneksi "Dalam eksekusi".
Tekan tombol "Hubungkan".
Beras. 33 - Memasukkan informasi tentang persetujuan dokumen
Di jendela Tautan, klik tombol OK. Tautan ke dokumen akan ditampilkan di bidang Tautan (1) di jendela kartu pendaftaran.
Beras. 34 - Kartu pendaftaran dokumen keluar
Di jendela kartu pendaftaran dokumen keluar, klik tombol "Rekam RC".
Anda dapat menentukan organisasi penerima yang ditujukan untuk surat keluar di bagian "Penerima", untuk ini, tekan tombol "Alamat(0)" di Republik Kazakhstan.
Beras. 35 - Penerima dokumen
Beras. 36 - Cari alamat di direktori "Organisasi".
Tekan tombol "Temukan".
Beras. 37 - Memilih perwakilan organisasi
Tekan tombol "Pilih".
Mengirim dokumen.
Beras. 38 - Indikasi tanggal pengiriman dan jenis pengiriman
Dalam hal mengirim dokumen ke OGV RB melalui surel ikuti “Petunjuk untuk mengirim dan mendaftarkan dokumen di Delo EDMS melalui hub transportasi”. Jangan lupa untuk memeriksa keberadaan alamat email di kolom "email".
Mendaftarkan dokumen keluar berdasarkan draf dokumen
Di jendela utama program "Delo", klik tombol "Pendaftaran dokumen".
Beras. 39 - Jendela utama "Kasus" EDMS
Di jendela yang muncul, klik tombol "Batal". Jendela yang berisi daftar dokumen yang terdaftar dalam periode waktu tertentu akan tetap ada.
Beras. 40 - Daftar dokumen terdaftar XX.XX.XX
Di bilah menu, klik item "Proyek" (jika tidak ada proyek yang siap untuk didaftarkan, item ini tidak akan aktif). Sebuah jendela akan terbuka berisi daftar draf dokumen yang siap untuk didaftarkan.
Untuk memberi tahu karyawan departemen kantor, Anda harus mengonfigurasi subsistem "Peringatan, pemberitahuan, dan manajemen proses". Notifikasi akan dikirim melalui email.
Beras. 41 - Daftar proyek yang siap untuk didaftarkan
Klik dua kali pada entri RCPD yang menjadi dasar Anda ingin mendaftarkan RC dokumen.
Periksa draf dokumen.
Beras. 42 - Draf dokumen
Beras. 43 - Verifikasi tanda tangan
Kembali ke dokumen RCPD.
Klik menu File dan pilih Check In Project. Jendela dokumen PK milik grup dokumen yang sama dengan proyek akan terbuka. Sebagian rincian RK (utama dan tambahan) otomatis diisi dengan nilai yang telah ditetapkan dalam RKPD (dalam versi terbaru proyek). RC dokumen yang dibuat berdasarkan proyek dikaitkan dengan proyek melalui tautan yang memiliki kategori "Proyek". Nama lengkap dan posisi orang yang menandatangani draf dokumen menjadi nilai atribut "Ditandatangani", dan mereka yang menyetujui proyek menjadi nilai atribut "Visa". File yang dilampirkan pada RKPD oleh pelaksana proyek dilampirkan pada RC dokumen. File EDS disimpan.
Beras. 44 – Registrasi proyek
Beras. 45 - Registrasi dokumen
Tekan tombol "Address(0)" untuk memasukkan informasi tentang penerima.
Beras. 46 - Penerima dokumen
Di jendela yang terbuka, klik tombol "Tambahkan organisasi".
Beras. 47 - Cari organisasi di direktori
Di bidang pencarian di sebelah kiri tombol "Temukan", masukkan nama organisasi.
Tekan tombol "Temukan".
Klik dua kali untuk mengklik elemen.
Di jendela yang muncul Informasi rinci tentang penerima, pilih perwakilan yang dikirimi surat itu. Jika tidak ada penerima, klik tombol "Edit" dan tambahkan perwakilan.
Beras. 48 - Memilih perwakilan
Tekan tombol "Pilih".
Di jendela yang muncul, klik tombol "Pilih".
Mengirim dokumen.
Jika dokumen dikirim ke organisasi pihak ketiga(kecuali untuk OGV RB), lalu di jendela "Alamat", tunjukkan tanggal pengiriman dan jenis pengiriman. Simpan perubahan.
Beras. 49 - Registrasi dokumen
Dalam hal mengirim dokumen ke OGV RB melalui email, ikuti “Petunjuk untuk mengirim dan mendaftarkan dokumen di Delo EDMS melalui hub transportasi”.
- ^
Pembentukan draf resolusi
Buka kartu pendaftaran dokumen.
Di RC dokumen, di bagian instruksi, klik tombol "Enter" dan pilih tindakan "Resolusi bawahan" dari menu konteks.
Beras. 50 - Memasuki Sub-Resolusi
Di jendela draf resolusi yang muncul, isi kolom "Penulis (internal)" dengan memilih
draf resolusi ini.
Untuk mengubah teks resolusi, tempatkan kursor mouse di bidang teks dan tekan tombol "Sisipkan" pada keyboard. Daftar resolusi umum akan terbuka, yang dikonfigurasi oleh teknolog sistem. Jika perlu, Anda dapat membuat daftar pribadi Anda sendiri.
Beras. 52 - Daftar resolusi standar
Beras. 53 - Memasukkan tanggal dari kalender
Di kalender, klik tanggal dan tekan tombol "Enter".
Jika perlu, isi bidang "Kategori Instruksi" dengan memilih dari daftar
Setelah memasukkan tanggal eksekusi yang direncanakan, pesanan secara otomatis dikendalikan 
.
Beras. 55 - Seleksi dari direktori "Subdivisi"
Tekan tombol Enter.
Beras. 56 - Mengisi kolom "Kontrol".
Pilihan artis
Beras. 57 - Menambahkan pelaksana internal
Memilih pelaksana eksternal
Beras. 58 - Menambahkan eksekutor eksternal
Beras. 59 - Direktori "Organisasi"
Beras. 60 - Memasukkan huruf pertama dari nama belakang karyawan
Tekan tombol "Pilih". Nama belakang karyawan akan muncul di bagian tersebut
Beras. 61 - Resolusi draf
Yang pertama dalam daftar pemain ditandai dengan tanda seru berwarna merah 
.
Tekan tombol "Rekam". Dokumen tersebut akan dikembalikan ke Republik Kazakhstan. Rekam tentang RK
Beras. 62 - Pengeditan draf resolusi
Jendela draf resolusi akan terbuka. Untuk melakukan perubahan draf resolusi, lihat paragraf 4.
Beras. 63 - Membuka jendela untuk persetujuan draf resolusi
Mengklik tombol "Kembali" akan mengembalikan Anda ke jendela folder "Tertunda". Entri tentang RC dokumen secara otomatis dihapus dari folder "Under Review". Di folder "Di manajemen" di dekat tanggal yang direncanakan, muncul tanda tambah (kolom "Rencana"), yang berarti persetujuan draf resolusi oleh kepala.- ^
Distribusi draf resolusi yang disetujui
Buka folder "Di manajemen" kantor manajer, yang menyimpan catatan draf resolusi. Kabinet dipilih di sudut kanan atas kabinet.
Atur penunjuk ke entri draf resolusi, yang ada di kolom "Rencana." diatur ke "+" sebelum tanggal jatuh tempo yang direncanakan. Hal ini menandakan bahwa draf resolusi telah disetujui oleh pimpinan.
Beras. 64 - Simbol "+" - tanda persetujuan draf resolusi
Klik kanan entri tentang draf resolusi dan pilih tindakan "Edit proyek" dari menu konteks.
Beras. 65 - Pengeditan draf resolusi
Setelah melakukan perubahan pada draf resolusi, klik tombol "Kirim". Catatan tentang AC akan meninggalkan folder "Di manajemen". Catatan tentang AC dengan resolusi akan secara otomatis muncul untuk pemain di folder "Diterima".
- ^
Penerimaan untuk eksekusi dan masuknya resolusi bawahan
Di jendela utama program, klik tombol "Kabinet". Folder No. 1 - "Diterima" akan terbuka. Daftar entri tentang kartu registrasi (RC) dan pesanan di kantor akan disajikan.
Beras. 67 - Daftar catatan di folder No. 1
Untuk membiasakan diri dengan dokumen tersebut, Anda harus mengklik dua kali pada catatan tentang AC atau pada catatan tentang instruksi. PK dokumen akan terbuka.
Beras. 68 - RC dari dokumen yang masuk
Untuk melihat surat yang dipindai di bagian "File", klik dua kali nama file. Aplikasi penampil file akan diluncurkan.
Beras. 69 - Bagian "File"
Setelah melihat file elektronik, tutup aplikasi.
Di RC dokumen, di bagian instruksi, klik tombol "Enter" dan pilih tindakan "Resolusi Bawahan" dari menu konteks.
Beras. 70 - Memasukkan resolusi bawahan
Beras. 71 - Resolusi bawahan
Untuk mengubah teks resolusi, tempatkan kursor mouse di bidang teks resolusi dan tekan tombol "Sisipkan" pada keyboard. Daftar resolusi umum akan terbuka, yang dikonfigurasi oleh teknolog sistem. Jika perlu, Anda dapat membuat daftar pribadi Anda sendiri.
Beras. 72 - Daftar resolusi standar
Dalam daftar resolusi, pilih yang Anda butuhkan dan klik tombol "Pilih".
Agar pesanan menjadi kontrol, perlu memasukkan tanggal yang direncanakan. Klik pada bidang Direncanakan. Kalender akan terbuka.
Beras. 73 - Memasukkan tanggal dari kalender 
Beras. 74 - Seleksi dari direktori "Subdivisi"
Tekan tombol Enter.
Pilih pengontrol yang ditemukan.
Tekan tombol "Pilih". Nama belakang pengontrol akan muncul di bidang "Pengontrol".
Beras. 75 - Pemilihan pengontrol
Pilihan artis
Beras. 76 - Menambahkan pelaksana internal
Memilih pelaksana eksternal dalam hal interaksi antardepartemen, itu dilakukan dengan mengklik tombol "Tambahkan pelaksana eksternal".
Beras. 78 - Menambahkan eksekutor eksternal
Di direktori Organisasi yang muncul, temukan organisasi dan klik dua kali pada entri.
Beras. 79 - Direktori "Organisasi"
Di bagian "Perwakilan", pilih perwakilan organisasi dan klik tombol "Pilih".
Beras. 80 - Pilihan perwakilan organisasi
Beras. 81 - RC dari dokumen yang masuk
Pilih entri pesanan di akun dan klik kanan.
Pilih "Terima" dari menu konteks. Dokumen akan dipindahkan ke folder No. 2 "On execution".
Beras. 82 - Penerimaan untuk eksekusi
- ^
Implementasi resolusi
Buka folder kabinet "On execution", yang akan berisi daftar record tentang penugasan di kabinet.
Beras. 83 - Memasukkan resolusi bawahan
Klik dua kali untuk membuka RK untuk dilihat. Periksa kartu registrasi dokumen.
Untuk memasukkan laporan eksekusi, klik kanan pada catatan instruksi dan pilih tindakan "Eksekusi" dari menu konteks.
Beras. 84 - Pelaksanaan perintah
Di jendela "Laporan Pelaksana", pilih status eksekusi dari daftar.
Status eksekusi perantara dipilih oleh pelaksana dalam kasus eksekusi sebagian dari pesanan. Dalam hal ini, tanggal laporan tidak disebutkan.
Beras. 85 - Memasukkan laporan kinerja
Untuk menentukan tanggal laporan, klik dua kali di bidang "Tanggal".
Pilih tanggal dari kalender dan tekan tombol "Enter".
Isi bidang teks dari keyboard.
Untuk melampirkan hasil pekerjaan yang dilakukan, Anda harus mengklik tombol "File".
Salin file dari mana saja di komputer Anda.
Klik tombol "Tambah file". File akan ditambahkan.
Beras. 86 - Melampirkan file elektronik
Klik tombol OK di sudut kanan bawah jendela laporan. Dalam kasus resolusi non-kontrol, setelah memasukkan laporan, catatan instruksi akan meninggalkan kantor, jika tidak, instruksi harus dihapus dari kontrol oleh pengontrol, setelah itu secara otomatis akan meninggalkan kantor pelaksana dan pengontrol.- ^
Buat draf keluar
Membuat draf surat keluar sesuai dengan dokumen masuk
Buka kartu registrasi dari dokumen yang sesuai dengan pesanan yang dikirimkan kepada Anda.
Di menu "File", pilih perintah "Buat RCPD".
Beras. 87 - Pembuatan RKPD sesuai dengan dokumen yang masuk
Di jendela Pemilihan Grup Proyek Baru, pilih grup. Di bagian "Salin Detail", centang kotak "Koresponden" agar tidak mengisi informasi tentang koresponden di kartu dokumen keluar.
Beras. 88 - Memilih grup proyek
Tekan tombol "Pilih". RCPD dokumen keluar akan terbuka.
Beras. 89 - RKPD
Isi ringkasan dokumen di kolom "Konten".
Temukan dokumen di desktop, klik kanan padanya dan pilih perintah "Salin" dari menu konteks.
Buka bagian "File" dan klik tombol "Sisipkan File".
Beras. 90 - Bagian "File"
Tekan tombol "OK".
Untuk mengirimkannya untuk persetujuan/tanda tangan, klik tombol "Tambahkan visa/tanda tangan".
Beras. 91 – Kirim untuk visa/tanda tangan
Pilih "Tambah" dari menu "Tindakan".
Penyetuju/penanda tangan ditambahkan dalam mode pengeditan proyek. Untuk beralih ke mode ini, gunakan tombol 
.
Di direktori "Subdivisi" yang muncul di bidang "Cari", masukkan huruf pertama artis. Tekan tombol Enter.
Beras. 92 - Seleksi dari direktori "Subdivisi"
Tandai pemberi persetujuan/penanda tangan dan klik tombol "Pilih". Anda akan dikembalikan ke jendela Tambah dan Kirim untuk Persetujuan/Tanda Tangan, yang akan menampilkan catatan pemberi persetujuan/penandatangan yang dipilih.
Dari daftar drop-down yang terletak di bagian kiri atas jendela, pilih salah satu dari dua nilai: "Untuk Persetujuan" atau "Untuk Tanda Tangan", dengan demikian menentukan daftar pejabat mana yang Anda buat: menyetujui atau menandatangani.
Beras. 93 - Kirim untuk disetujui/ditandatangani
Sistem memiliki dua rute untuk mengoordinasikan dokumen: "Semua sekaligus" atau "Satu per satu". Setel sakelar ke nilai yang diinginkan.
Di bidang "Untuk suatu periode" tunjukkan jumlah jam (hari) yang dialokasikan untuk persetujuan / penandatanganan proyek.
Klik Tambah dan Kirim. Akan ada pengembalian ke jendela proyek (RKPD). Di bagian "Manajemen Proyek" akan ada catatan pemberi persetujuan / penanda tangan yang ditambahkan, tanggal dan waktu berakhirnya periode persetujuan / penandatanganan akan ditunjukkan.
Beras. 94 - Bagian "Manajemen Proyek"
Penting!!!
Kontraktor mengirimkan draf dokumen untuk ditandatangani ke kepala hanya setelah semua pejabat yang menyetujui telah membubuhkan visa.
Apabila diperlukan, Pejabat Pemberi Persetujuan (Penandatanganan) juga dapat menambah Pejabat Pemberi Persetujuan tambahan. 
Beras. 95 - Folder "Manajemen Proyek"
Setelah menandatangani proyek, status "Signed" muncul di pojok kanan atas. Dokumen semacam itu harus dikirim ke kantor untuk pendaftaran. Untuk melakukan ini, buka proyek dan pilih perintah "Kirim proyek untuk pendaftaran" di menu "Tindakan". Setelah mengirim dokumen akan memperoleh status "Untuk pendaftaran".
- ^
Buat draf dokumen inisiatif
Buka folder #7 "Manajemen Proyek".
Klik tombol "Buat RCPD".
Beras. 97 - Membuat draft dokumen inisiatif
Jendela Select New Document Project Group terbuka. Pilih grup yang diinginkan dan klik tombol "Pilih".
Beras. 98 - Memilih grup proyek dokumen
Jendela Proyek Dokumen terbuka. Lebih lanjut lihat pasal 5.1.5.- ^
Membuat Versi Proyek
Berada di folder No. 7 "Manajemen Proyek" klik pada dokumen proyek yang diinginkan.
Pilih "Buat Versi Baru" dari menu "Tindakan". Pesan sistem akan muncul yang menyatakan bahwa saat membuat versi baru proyek, bekerja dengan versi saat ini akan selesai. Di kotak pesan, konfirmasikan untuk melanjutkan pembuatan versi baru.
Beras. 99 - Membuat versi baru dari proyek
RKPD versi baru proyek akan ditampilkan di layar. Itu menerima status "Dibuat" dan secara otomatis diberi nomor versi berurutan berikutnya. RCPD versi baru mewarisi beberapa detail RCPD versi sebelumnya, serta daftar pemberi persetujuan dan penandatangan yang ditambahkan oleh pelaksana proyek. File yang dilampirkan oleh Pejabat yang Menyetujui dan Menandatangani tidak ditransfer ke versi proyek yang baru.
Beras. 100 - Versi kedua draf dokumen
Buka bagian "File". Untuk membuat perubahan pada dokumen, klik tombol Edit File.
Beras. 101 - Bagian "File"
Mengirim untuk persetujuan ulang/penandatanganan
Beras. 102 - Mengirim untuk persetujuan
Setelah manajer proyek menandatangani dokumen, kontraktor mengirimkan proyek untuk didaftarkan ke kantor (lihat pasal 5.1.18).- ^
Penghapusan instruksi dari kontrol
Buka folder No. 3 "On control". Folder ini menyimpan catatan instruksi, yang pengontrolnya adalah pemilik akun saat ini. Entri pada kartu registrasi (RC) yang sama dapat ditampilkan dalam daftar beberapa kali jika memiliki beberapa instruksi. Entri tentang pesanan yang lewat jatuh tempo akan disorot dengan warna merah.
Beras. 103 - Folder "Terkontrol"
Klik kanan pada rekaman yang diinginkan tentang AC dan pilih tindakan "Lihat AC" dari menu konteks.
Beras. 104 - Lihat RK
Di menu RK, pilih "Pesanan" dan pilih "Lihat pesanan". Jendela pesanan akan muncul.
Beras. 105 - Lihat pesanan
Beras. 106 - Lihat laporan
Di jendela "Resolusi", klik tombol "Edit".
Beras. 107 - Resolusi pengeditan
Klik dua kali di bidang "Aktual" untuk memasukkan tanggal jatuh tempo yang sebenarnya. Ini akan menjadi tanggal terakhir untuk eksekusi pesanan.
Beras. 108 - Memasukkan tanggal sebenarnya
Klik pada tanggal dan tekan tombol "Enter".
Di kolom "Status eksekusi", setel nilainya ke "Penuh" (pilih dari daftar drop-down).
Beras. 109 - Masukkan status eksekusi
Isi kolom "Alasan penarikan".
Tekan tombol "Rekam". Catatan pesanan ini secara otomatis akan meninggalkan kantor. Instruksi akan memperoleh status "Ditarik dari kontrol".- ^
Persetujuan draf dokumen
Buka folder kabinet No. 8 "Terlihat".
Beras. 110 – Kabinet
Klik dua kali pada entri proyek.
Beras. 111 - Folder "Terlihat"
Lihat RCPD-nya.
Beras. 112 - RKPD
Baca dengan cermat tenggat waktu persetujuan proyek di bagian Manajemen Proyek. Setelah periode ini, tidak mungkin mengeluarkan visa dan kontraktor harus memperpanjang periode visa.
Beras. 113 - Batas waktu untuk persetujuan proyek 
Beras. 114 - Persetujuan proyek 
Beras. 115 - Menyimpan file ke disk
Beras. 116 - Menambahkan file
Tekan tombol "OK".
Di jendela persetujuan proyek, klik tombol OK. Setelah disetujui, proyek memperoleh status "Disetujui". Entri tentang RCPD akan meninggalkan folder "On Approval". Selama proses persetujuan, pemberi persetujuan dapat menambahkan pemberi persetujuan tambahan (lihat paragraf XX).
- ^
Penandatanganan proyek
Buka folder kabinet No. 9 "On signature".
Beras. 117 – Kabinet
Klik dua kali pada entri proyek. Lihat RCPD-nya.
Beras. 118 - RKPD
Untuk melihat surat di bagian "File", klik nama file. Aplikasi penampil file akan diluncurkan.
Tutup aplikasi setelah melihat file elektronik.
Di bagian "Manajemen Proyek", sorot nama belakang Anda dalam daftar pejabat yang menyetujui dan menandatangani.
Baca dengan cermat tenggat waktu penandatanganan proyek di bagian Manajemen Proyek. Setelah berakhirnya periode ini, penandatanganan tidak mungkin dilakukan dan kontraktor harus memperpanjang periode persetujuan.
Beras. 119 – Batas waktu penandatanganan proyek 
Beras. 120 – Penandatanganan proyek
Beras. 121 - Menyimpan file ke disk
Beras. 122 - Menambahkan file
Tekan tombol "OK".
Di jendela penandatanganan proyek, klik tombol "OK". Setelah penandatanganan, proyek memperoleh status "Ditandatangani".
Untuk menandatangani dokumen elektronik dengan tanda tangan digital, pilih file yang diperlukan di bagian "File" dan klik tombol "Sign File".
Beras. 123 - Menandatangani gambar elektronik dari suatu dokumen
Gambar elektronik dokumen ditandai dengan tanda centang merah.
Beras. 124 - File dengan tanda tangan digital
Tutup RKPD. Entri tentang RKPD akan meninggalkan folder "Untuk Tanda Tangan".
1. Pendaftaran dokumen
Sebelum Anda mulai bekerja dengan dokumen, itu harus dimasukkan ke dalam sistem, mis. daftar. Kedua dokumen yang diterima dari luar dan dibuat di dalam organisasi didaftarkan: surat, perintah, kontrak, permohonan warga negara, dll.
Selama pendaftaran, kartu kendali pendaftaran (RC) dibuat, di mana informasi tentang dokumen dimasukkan, dan sistem secara otomatis memberikan nomor sesuai dengan templat yang ditentukan. RK berisi set lengkap metadata dan detail yang disediakan oleh standar pekerjaan kantor Rusia. File yang berisi teks atau gambar grafik dari dokumen itu sendiri dapat dilampirkan ke kartu.
Untuk mencerminkan spesifikasi departemen atau industri, komposisi bidang RK dapat diperluas dengan membuat detail tambahan.
Sistem ini memungkinkan Anda untuk secara otomatis mendaftarkan dokumen yang dikirim melalui email, termasuk yang dilengkapi dengan tanda tangan elektronik digital (EDS). Untuk dokumen yang disiapkan menggunakan MS Word dan Excel, prosedur pendaftaran yang disederhanakan juga diterapkan langsung dari lingkungan editor yang familiar bagi pengguna.
Untuk memudahkan dan mempercepat prosedur pendaftaran, alat-alat berikut digunakan:
mengatur nilai atribut yang diisi secara otomatis (secara default);
mengisi detailnya dengan memilih nilai yang diinginkan dari direktori yang telah dikonfigurasi sebelumnya;
daftar teks standar yang paling sering digunakan;
membuat tautan ke dokumen lain;
penugasan dokumen ke judul tematik, dll.
Atas
2. Bekerja dengan file (dokumen elektronik)
File dalam format apa pun yang berisi teks atau gambar grafik dari dokumen dapat dilampirkan ke kartu pendaftaran. File-file tersebut ditulis ke database sistem "DELO", yang menjamin keamanannya, setelah itu dapat dihapus dari komputer lokal pengguna. Pada saat yang sama, sistem menyediakan pekerjaan penuh dengan file: melihat, mengedit, menghapus, menandatangani dengan tanda tangan digital elektronik, membatasi hak akses (baik di tingkat RK maupun dokumen elektronik itu sendiri).
Terjemahan dokumen dari kertas ke bentuk elektronik
Sistem menyediakan kemampuan untuk memindai dan mengenali dokumen kertas langsung dari antarmuka kartu registrasi dan secara otomatis melampirkan file yang diterima ke RC (opsi "Memindai").
Untuk organisasi dengan aliran dokumen yang besar, kemungkinan input massal dokumen kertas ke dalam sistem dan pengenalan gambar elektronik mereka telah diterapkan. Ini secara signifikan mengurangi biaya tenaga kerja untuk memasukkan informasi dan menciptakan prasyarat untuk transisi ke manajemen dokumen elektronik. (Opsi "Pindai Inline").
Teknologi pemindaian aliran adalah sebagai berikut. Saat mendaftar pada dokumen (pada lembar kosong pertama atau terpisah), kode batang unik yang ditetapkan oleh sistem dicetak. Ini berisi nomor identifikasi unik dari dokumen dan aturan pemrosesannya.
Selama proses pemindaian dan pengenalan, sistem menganalisis kode batang dan memproses dokumen yang dipindai sesuai dengan informasi yang ditentukan di dalamnya. Hasil pemindaian yang diperoleh dalam format yang ditentukan secara otomatis dilampirkan ke RC yang sesuai.
Sistem menyediakan kemampuan untuk mengonfigurasi parameter pemindaian streaming secara fleksibel:
letak kode batang pada dokumen atau kertas kosong;
dukungan untuk bekerja dengan pemindai dua sisi;
metode pemrosesan (membuat gambar grafik, file teks, atau versi gabungan);
format gambar (TIFF, GIF, JPG, PNG), dan pengenalan (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Mulai dari versi 8.9.7, kode batang dari dokumen PK dapat dicetak pada kaset khusus oleh pengguna yang memiliki akses ke fungsi "Cetak kode batang". Kemungkinan membuka RK dengan membaca kode batang dari dokumen asli melalui pemindai manual disediakan. Dan juga ada kemungkinan untuk mencari dokumen dengan kode batang.
Untuk mengimplementasikan fungsi ini, perangkat lunak ABBYY - FineReader 6.0 atau 7.0 Scripting Edition digunakan. Lihat http://www.abbyy.ru untuk detailnya.
Atas
3. Bekerja dengan instruksi (penerbitan, eksekusi, dan kontrol)
Sistem menyediakan pekerjaan dengan beberapa jenis pesanan:
resolusi - perintah yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan dokumen;
paragraf - instruksi yang terkandung dalam teks dokumen itu sendiri dan tidak memiliki penulis tertentu;
resolusi bawahan - mengacu bukan pada dokumen secara keseluruhan, tetapi pada paragraf atau resolusi yang terpisah; sistem memungkinkan Anda melacak hierarki resolusi dari kerumitan apa pun, berapa pun jumlahnya;
draf resolusi - versi awal dari resolusi yang memerlukan persetujuan manajemen.
Manajer dapat memasukkan instruksi dan secara otomatis mengirimkannya ke pemain, mendelegasikan otoritas kontrol kepada pejabat atau departemen kontrol yang ditunjuk secara khusus. Sistem ini mendukung pekerjaan dengan sejumlah instruksi untuk sebuah dokumen, yang masing-masing melibatkan orang-orangnya sendiri (penulis, pengontrol, dan pelaksana). Dengan demikian, semua pejabat yang berkepentingan diberikan alat yang efektif untuk kemudahan kontrol dan pelaksanaan dokumen.
Setelah memasukkan instruksi, dokumen secara otomatis dikirim ke pelaksana di kantornya di sistem "DELO". Pejabat yang menerima dokumen tersebut dapat mengeksekusinya sendiri dan memasukkan laporan yang sesuai ke dalam sistem, atau dengan resolusinya mengirimkan dokumen tersebut lebih lanjut - ke pelaku tingkat bawah.
Untuk dokumen kontrol yang instruksinya dimasukkan, tenggat waktu eksekusi dilacak secara otomatis, dokumen terkontrol dan dokumen dengan tenggat waktu kadaluwarsa disorot. Sistem secara otomatis memberi tahu pengguna tentang pelanggaran tenggat waktu untuk pertimbangan atau pelaksanaan dokumen dan memungkinkan Anda menerima laporan tentang pelaksanaan dokumen kontrol. Kontrol juga dapat dilakukan dengan mencari dokumen dengan rincian perintah kontrol.
Penghapusan dari kontrol terjadi setelah menerima laporan akhir dari kontraktor. Ketika sebuah instruksi dihapus dari kendali, informasi tentangnya secara otomatis dihapus dari semua akun kerja sistem.
Atas
4. Lemari
Sistem menyediakan pengguna dengan "virtual tempat kerja" - miliknya Wilayah Pribadi, yang menyediakan alat yang nyaman untuk bekerja dengan dokumen: mengeluarkan, mengontrol dan melaksanakan pesanan, menyetujui dan menandatangani proyek, dll.
Kabinet adalah sekumpulan folder yang mengelompokkan dokumen yang diterima atas nama pejabat: dikirim untuk disetujui atau ditandatangani, menunggu resolusi, tunduk pada kontrol, diterima untuk dieksekusi, dll.
Distribusi folder kabinet memungkinkan Anda mengatur sejumlah besar dokumen yang sedang dikerjakan.
Folder kabinet:
"Manajemen Proyek Dokumen"
"Dalam pengelihatan"
"Pada tanda tangan".
"Diterima"
"Pada Kinerja"
"Terkendali"
"Di pimpinan"
"Dalam pertimbangan"
Sistem menyediakan sarana canggih untuk memberi tahu pemilik kabinet tentang penerimaan dokumen baru di folder atau perubahan statusnya.
Berkat antarmuka yang dapat dimengerti dan sedekat mungkin dengan tugas pengguna yang sebenarnya, sangat mudah untuk menentukan dokumen mana yang sedang dikerjakan oleh seorang pejabat dan pada tahap pelaksanaannya. Antarmuka dan kumpulan fungsi yang tersedia dapat dikonfigurasi secara individual untuk setiap pengguna sistem.
Kehadiran "tempat kerja" karyawan mereka sendiri memungkinkan Anda mengatur dengan nyaman kerja sama dengan dokumen sejumlah besar pejabat. Selain itu, kabinet juga merupakan salah satu cara efektif untuk memastikan keamanan informasi rahasia, karena kemungkinan membatasi hak pengguna untuk mengaksesnya.
Alat kantor dan prinsip kerja di dalamnya sepenuhnya memperhitungkan teknologi kantor yang diterima, serta pembagian tanggung jawab dan "peran" tradisional peserta dalam alur kerja. Secara khusus, manajer dan pejabat yang bertanggung jawab lainnya memiliki kesempatan untuk mengalihkan sebagian dari kekuasaan mereka kepada asisten atau sekretariat - misalnya, fungsi mengeluarkan instruksi, memantau pelaksanaannya, dll. (seperti yang sering terjadi dalam kenyataan).
Atas
5. Bekerja dengan draf dokumen
Semua dokumen keluar dalam proses pemrosesan melalui tahap proyek. Sistem ini mendukung siklus penuh pekerjaan dengan proyek: pembuatan, pengeditan dengan menyimpan versi sebelumnya, persetujuan dan persetujuan (penandatanganan) dan, terakhir, pendaftaran dokumen keluar atau internal yang dibuat berdasarkan proyek.
Untuk bekerja dengan proyek, jenis kartu registrasi khusus digunakan, yang berisi sekumpulan detail khusus.
Kontraktor yang membuat draf dokumen menunjukkan pejabat yang menyetujui dan menandatangani, serta jalur proyek di antara mereka (serial atau paralel).
Pejabat yang dikirimi dokumen dapat membiasakan diri dengan isinya dan melakukan penyesuaian. Pengeditan dapat dilakukan dengan mengoreksi versi saat ini, melampirkan file dengan komentar ke kartu, dan juga dengan membuat versi proyek yang baru. Sistem ini mendukung pekerjaan dengan jumlah versi yang tidak terbatas, yang memungkinkan Anda mengatur dengan mudah kerja tim dengan proyek, secara efektif melacak dan merampingkan pembuatan berbagai versinya dan, jika perlu, pada setiap tahap proses persetujuan, kembali ke versi sebelumnya.
Jika pejabat tersebut puas dengan konten proyek, dia dapat mendukungnya atau menandatanganinya dalam bentuk elektronik, termasuk menggunakan tanda tangan digital elektronik (EDS) pribadi. Status proyek, yang mencerminkan kemajuan persetujuan dan penandatanganan, diperbarui secara otomatis dan ditampilkan di tempat kerja kontraktor.
Setelah melewati semua tahapan prosedur persetujuan, proyek yang disetujui menjadi dokumen keluar atau internal yang harus didaftarkan dalam sistem. Kartu registrasinya dibuat secara otomatis berdasarkan proyek RC.
Atas
6. Penerimaan dan distribusi dokumen eksternal
Tingkat perkembangan hubungan manajerial dan sarana komunikasi saat ini mengarah pada peningkatan volume korespondensi resmi yang konstan. Dalam organisasi besar dengan alur kerja yang signifikan untuk pemrosesannya, dibuat khusus divisi individu- ekspedisi. Dalam hal ini, syarat penting untuk penciptaan sistem yang efektif alur kerja adalah otomatisasi fungsi penerimaan dan pengiriman dokumen masuk dan keluar, baik dalam bentuk elektronik maupun kertas.
Untuk memfasilitasi pemrosesan dokumen yang dikirim melalui email, sistem "DELO" mendukung pekerjaan dengan program email yang kompatibel dengan MAPI, termasuk. dengan MS Outlook. Pengguna memiliki opsi berikut:
menerima dan mengirim dokumen melalui email dari antarmuka sistem;
pendaftaran otomatis dokumen masuk;
menandatangani pesan terkirim dengan EDS;
enkripsi pesan menggunakan alat proteksi kripto;
kontrol atas pemberitahuan tentang pendaftaran dokumen (dalam sistem "DELO" yang dipasang di organisasi penerima).
Dokumen kertas dapat dikirim melalui pos, kurir atau jasa kurir. Untuk mengatur pengiriman dokumen keluar dalam jumlah besar, perlu disimpan catatannya dengan memasukkannya ke dalam register khusus, sesuai dengan dokumen mana yang ditransfer untuk pengiriman (dengan tanda tangan). Penggunaan teknologi tradisional bentuk-bentuk yang telah mapan register. Menurut mereka, dokumen didistribusikan tergantung pada jenis dan harga barang, kategori penerima, dll.
Sistem "DELO" memungkinkan untuk secara signifikan memfasilitasi dan mengotomatiskan proses kompilasi register yang melelahkan.
Semua dokumen keluar yang akan dikirim yang memiliki tujuan eksternal secara otomatis ditempatkan di folder terpisah. Sistem ini dikonfigurasi untuk sejumlah jenis pengiriman dan kategori penerima, serta jenis register yang ditujukan untuk mereka.
Seorang pegawai atau sekretaris ekspedisi dapat secara elektronik menyiapkan milis menggunakan alat yang mudah digunakan untuk menyortir dokumen berdasarkan register, membentuk isi paket, dan mencetak register dan amplop yang sudah jadi.
Sistem ini juga menyediakan mekanisme yang nyaman untuk mencari melalui isi register, yang memungkinkan, jika perlu, dengan cepat mengakses dokumen yang dikirim sebelumnya.
Atas
7. Pergerakan dokumen dalam organisasi
Selain distribusi eksternal, dokumen dalam proses pengerjaannya dapat berpindah di dalam organisasi antar berbagai pejabat (divisi). Pengiriman dokumen secara otomatis melalui jaringan lokal sangat menyederhanakan dan mempercepat pertukaran informasi dan interaksi antar karyawan.
Sistem ini memungkinkan Anda mengirim kartu pendaftaran dengan file yang dilampirkan ke kantor karyawan mana pun. Pada saat yang sama, RC itu sendiri disimpan di server, dan tautan ditampilkan di folder akun dalam bentuk catatan tentang dokumen tersebut. Dengan demikian, Anda dapat mendistribusikan dokumen ke semua departemen tanpa menyalinnya secara fisik. Pada saat yang sama, menghapus entri dari akun tidak menyebabkan penghapusan AC sepenuhnya.
Dengan teknologi kerja kantor tradisional, dokumen biasanya ditransfer antara pelaksana yang bertanggung jawab dengan tanda tangan di jurnal khusus. Untuk melakukan ini, sistem menyediakan pemeliharaan log transmisi, yang menunjukkan siapa dan kapan dokumen asli atau salinan diterima. Ini juga menunjukkan jumlah kasus pengiriman dokumen atau fakta penghancurannya.
Berdasarkan entri jurnal transfer, sekretaris dapat secara otomatis membuat dan mencetak register transfer dokumen di dalam organisasi (termasuk per departemen).
Selain itu, dimungkinkan untuk mencerminkan dalam bentuk elektronik sosialisasi massal pejabat dengan dokumen tersebut.
Fakta mengirim RC dan mentransfer kertas asli (salinan) secara otomatis dicatat oleh sistem di jurnal yang relevan, yang memungkinkan Anda melacak dengan cepat semua pergerakan dokumen dalam organisasi.
Atas
8. Pembentukan kasus
Selama tahun ini, dokumen yang dieksekusi "dihapus ke dalam file", dan, dengan demikian, dana arsip organisasi dibentuk. Sistem ini menyediakan sarana yang nyaman untuk mengatur penyimpanan dokumen kertas dan elektronik (file yang dilampirkan ke RC).
Fungsi "inventaris kasing" menyediakan otomatisasi tugas utama penyimpanan operasional dokumen dan kasing:
dukungan nomenklatur kasus yang diterima di organisasi;
mekanisme penghapusan dokumen dalam suatu perkara;
melihat daftar dokumen yang dihapuskan untuk kasus ini;
dukungan untuk bekerja dengan kasus multi-volume;
penghitungan ulang otomatis halaman dalam file;
kemampuan untuk membuka dan menutup kasus untuk penerimaan dokumen baru.
Untuk memfasilitasi pekerjaan pelaksana dan karyawan layanan lembaga pendidikan prasekolah untuk pembentukan kasus yang benar, dimungkinkan untuk terlebih dahulu menghapus dokumen ke dalam kasus yang sudah pada tahap pendaftaran atau bekerja dengannya dengan menempatkannya di a folder khusus ("Into the case"). Selanjutnya, ketika dokumen dieksekusi dan bekerja dengannya selesai, tidak diperlukan untuk secara khusus mencarinya di database untuk mengirimkannya ke kasus - cukup menggunakan alat yang nyaman untuk menghapus kelompok dokumen yang disiapkan di muka untuk ini.
Sistem "DELO" menyediakan fungsi dasar untuk bekerja dengan arsip, tetapi untuk pekerjaan yang lebih dalam pada pemeliharaan dan penghitungan file arsip, sistem "ARCHIVE DELO" yang terpisah telah dibuat. Untuk interaksi yang efektif antara kedua sistem, kemungkinan mengekspor dan mengimpor data diterapkan.
Atas
9. Pekerjaan informasi dan referensi
Sistem ini menyediakan kemampuan pencarian yang luas untuk akses cepat dan mudah ke setiap informasi yang terakumulasi dan disimpan dalam database. Ini memungkinkan Anda untuk secara instan menemukan dokumen, instruksi, dan draf dokumen berdasarkan nilai detail apa pun dan kombinasinya yang sewenang-wenang. Dimungkinkan juga pencarian teks lengkap berdasarkan konten file yang dilampirkan pada kartu registrasi.
Pengguna dapat membuat kueri penelusuran dengan kompleksitas apa pun dan menyimpannya untuk digunakan kembali nanti. Kueri penelusuran dapat dibuat "dari awal" dan berdasarkan template yang dibuat sebelumnya. Satu permintaan dapat berisi jenis yang berbeda cari: untuk pencocokan persis, untuk rentang nilai yang berbeda, dll.
Untuk kemudahan akses, dokumen yang dipilih sebagai hasil pencarian dapat disimpan di folder pribadi pengguna atau dicetak sebagai daftar.
Mekanisme untuk mengkategorikan dokumen (referensi ke topik tertentu) dan menautkannya memungkinkan Anda dengan cepat, akurat, dan tanpa upaya tambahan menemukan semua dokumen tentang topik atau masalah tertentu dan, jika perlu, dengan mudah memahami riwayat masalah.
Perlu dicatat bahwa kemampuan mencari dokumen untuk setiap pengguna ditentukan sesuai dengan hak akses ke informasi yang dikonfigurasikan untuknya. Misalnya, Anda dapat membatasi akses ke dokumen lemari arsip, grup, atau klasifikasi keamanan.
Sistem memiliki alat bawaan untuk memperoleh laporan formal yang menyediakan informasi lengkap tentang kemajuan bekerja dengan dokumen (selain mesin pencari standar).
Fungsi ini memungkinkan Anda untuk secara instan menerima data statistik tentang alur kerja yang menarik bagi manajemen sesuai dengan parameter yang ditentukan. Sistem secara otomatis memproses data dan menyajikannya dalam bentuk dokumen selesai dalam format Word dengan kemampuan untuk mencetak menggunakan editor teks.
Pengguna dapat menerima formulir pelaporan berikut:
Informasi tentang sirkulasi dokumen.
Ringkasan kinerja.
Pengingat bantuan tentang pelaksanaan pesanan.
Informasi tentang sirkulasi dokumen oleh koresponden dan warga.
Informasi tentang pekerjaan pejabat / divisi dengan dokumen.
Informasi yang diperoleh dengan cara ini berfungsi untuk mengevaluasi kinerja baik seluruh aparatur pemerintahan maupun pejabat tertentu (pelaksana) dan selanjutnya mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan disiplin kinerja.
Kemampuan untuk mengonfigurasi parameter secara fleksibel untuk setiap laporan memastikan akurasi dan kualitas maksimum dari hasil pencarian dan kemudahan penggunaan sistem.
Atas
10. Akses jarak jauh ke data dan fungsi
Sistem "DELO" memiliki antarmuka web lengkap untuk akses ke semua data dan fungsi (opsi "DELO-WEB"), yang memungkinkan Anda bekerja dengan dokumen melalui Internet\Intranet. Untuk berhasil mengatur pekerjaan jarak jauh, browser web Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (dan lebih tinggi) atau perangkat lunak yang sepenuhnya kompatibel dengannya sudah cukup.
"DELO-WEB" menyediakan hampir semua fitur utama yang dijelaskan di atas:
pendaftaran dokumen (dengan penyelesaian otomatis beberapa bidang Republik Kazakhstan);
pendaftaran dokumen terkait;
melampirkan file ke RK;
sertifikasi dan verifikasi berkas EDS yang dilampirkan pada RK;
adopsi resolusi pada dokumen dan kontrol eksekusi;
memasukkan laporan pelaksanaan instruksi;
bekerja di folder kantor (melihat dokumen yang diterima di kantor);
koordinasi (persetujuan) dan penandatanganan draft dokumen;
mencari dokumen dan instruksi berdasarkan nilai detailnya;
pencarian teks lengkap dari dokumen;
menggunakan berbagai permintaan pencarian bawaan;
diferensiasi hak akses ke data dan fungsi.
Akses web universal ke semua dokumen perusahaan dan kemungkinan kerja jarak jauh yang efektif dengannya memungkinkan sistem "DELO" menjadi basis penuh untuk pembentukan ruang informasi tunggal dalam organisasi dengan skala dan level apa pun. Opsi "DELO-WEB" adalah solusi yang diperlukan untuk perusahaan dengan struktur yang terdistribusi secara geografis. Berkat peluang baru, karyawan cabang jarak jauh, yang tidak dapat terhubung ke jaringan lokal "perusahaan utama", menjadi peserta yang setara dalam aliran dokumen di seluruh perusahaan.
Penggunaan aktif akses jarak jauh menciptakan prasyarat untuk meningkatkan mobilitas staf. Manajer dan spesialis yang berada di luar kantor (dalam perjalanan bisnis, perjalanan bisnis, dll.) Memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan atas dokumen, pelaksanaan dan kontrolnya.
Penggunaan teknologi web dapat secara signifikan menyederhanakan arsitektur sistem manajemen dokumen perusahaan, karena tidak memerlukan penginstalan aplikasi klien utama di workstation pengguna. Pekerjaan pengguna sistem juga disederhanakan berkat antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan.
Dukungan informasi untuk kegiatan Administrasi Distrik Kashar
laporan praktek
Sistem manajemen dokumen elektronik "SED Delo"
Sistem DELO adalah produk lengkap yang dapat ditiru yang memecahkan masalah otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik untuk sebagian besar organisasi. Sistem "DELO" menyediakan otomatisasi pekerjaan kantor klasik dan manajemen dokumen elektronik yang lengkap. Ini memungkinkan Anda membuat solusi untuk otomatisasi terintegrasi level apa pun, serta lancar dan tanpa risiko untuk melakukan transisi ke teknologi manajemen modern.
Bergantung pada kebutuhan pelanggan, berdasarkan sistem, dimungkinkan untuk menerapkan: Otomatisasi pekerjaan kantor (kertas) tradisional; Manajemen dokumen elektronik sepenuhnya (pengenalan teknologi tanpa kertas); Alur dokumen kertas-elektronik campuran.
"DELO" adalah produk yang sangat dapat disesuaikan yang memiliki banyak peluang untuk beradaptasi dengan spesifikasi organisasi mana pun.
Fungsi utama.
Memberikan siklus hidup lengkap dokumen dalam suatu organisasi mulai dari pembuatan draf dokumen hingga penghapusan dan transfer ke arsip. Bekerja dengan dokumen masuk dan keluar. Pendaftaran, kontrol dan akuntansi korespondensi masuk dan keluar. Pendaftaran dokumen yang dikirim melalui email dalam mode otomatis, termasuk yang dilindungi oleh tanda tangan elektronik. Memaksakan resolusi, memantau pelaksanaan, menulis dan melihat laporan resolusi. Meneruskan dokumen untuk dieksekusi dalam organisasi di sepanjang rute yang ditentukan. Pencarian cepat melalui semua detail kartu pendaftaran, kemampuan untuk menyimpan dan menggunakan permintaan pencarian yang kompleks. Penghapusan dokumen dalam kasus dan kemungkinan transfer ke penyimpanan arsip. Bekerja dengan dokumen internal organisasi. Siklus kerja penuh dengan draf dokumen didukung. Pembentukan instruksi untuk dokumen. Negosiasi kontrak. Manajemen bagian dan kontrol pelaksanaan dokumen perguruan tinggi dengan berbagai keputusan. Transfer dokumen yang disahkan kepada karyawan untuk sosialisasi dan eksekusi. Kontrol atas bagian dan eksekusi dokumen. Kontrol akses dokumen. Pembuatan dan penyimpanan template dokumen. Memastikan keamanan informasi. Diferensiasi hak akses pengguna terhadap dokumen. Mencatat tindakan pengguna. Penggunaan metode perlindungan informasi kriptografi - EDS dan enkripsi.
Kemampuan sistem.
Gambar 3. Menyiapkan sistem sesuai ketat dengan struktur organisasi dan metode manajemen dan alur kerja yang ada.
Sistem DELO, yang dikembangkan oleh EOS, merupakan solusi komprehensif yang menyediakan otomatisasi proses kerja kantor untuk perusahaan dengan berbagai ukuran dan bidang aktivitas, serta memelihara manajemen dokumen yang sepenuhnya elektronik dalam suatu organisasi. Sistem DELO secara efektif digunakan baik di perusahaan komersial kecil maupun di holding terdistribusi dan struktur departemen. Itu mampu menyediakan manajemen dokumen elektronik dari setiap perusahaan dan organisasi apa pun, serta meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja karyawan dengan dokumen. Ini, pada gilirannya, mengoptimalkan proses bisnis organisasi dari profil dan skala apa pun.
Saat ini, program manajemen dokumen elektronik perusahaan "DELO" adalah yang paling umum di Rusia, sebenarnya merupakan standar industri.
Gambar 4. Kelebihan EDMS "DELO"
Kelengkapan teknis dari solusi. EDMS "DELO" ditandai dengan fungsionalitas penuh, tersedia segera setelah dibeli. Ini termasuk otomatisasi pekerjaan kantor, dan koordinasi, serta kontrol atas pelaksanaan instruksi, dan banyak lagi. Karena perangkat lunak alur kerja perusahaan sudah menyertakan setiap fitur ini, Anda tidak perlu membayarnya secara terpisah. Kesediaan untuk bekerja di Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Antar Departemen (MEDO).
Sekarang EDMS "DELO" benar-benar siap bekerja di MEDO. Sejak 2009, EOS telah berpartisipasi dalam pengembangan proyek MEDO dan memiliki solusi siap pakai untuk kerja sama antarlembaga. Sistem penyediaan fasilitas umum dan layanan kota dalam bentuk elektronik (SOGU) berdasarkan EDMS "DELO" memungkinkan Anda mengubah proses penyediaan layanan elektronik di semua tingkatan - federal, regional dan kota. EDMS "DELO" bekerja dengan seruan warga (termasuk memperhitungkan SNILS di direktori warga). Cahaya dan instalasi cepat dan kustomisasi (termasuk oleh pelanggan) membuat EDMS "DELO" menarik bagi semua pelanggan. Beberapa menghemat uang untuk solusi kotak yang mencakup semua fungsi kantor, sementara yang lain tertarik waktu singkat komisioning dan kemungkinan implementasi independen.
Gambar 5. Alur dokumen berkualitas tinggi dalam organisasi: tugas yang harus diselesaikan
Kantor - pendaftaran dokumen jenis apa pun sesuai dengan persyaratan GSDOU; pendaftaran banding warga negara; dukungan untuk tanda tangan elektronik; manajemen kertas dan dokumen elektronik yang nyaman dan sederhana di organisasi mana pun.
Persiapan korespondensi keluar - menyortir dokumen keluar sesuai dengan register untuk pengiriman; mencetak register untuk mengirim dokumen, amplop, paket, dll. Memastikan pekerjaan dengan surat batch (penugasan kode batang secara otomatis barang pos, pencetakan amplop dan register dengan kode batang yang ditetapkan, pembuatan dokumentasi elektronik untuk surat batch).
Pesanan - membuat dan bekerja dengan pesanan bersarang dan bercabang apa pun; bekerja dengan draf pesanan; penunjukan pelaksana internal dan eksternal; instruksi kontrol dan non-kontrol; menginformasikan tentang penerimaan pesanan baru di kantor.
Kontrol eksekusi order - melihat laporan tentang eksekusi dan penghapusan order dari kontrol.
Persetujuan - pengaturan fleksibel untuk proses persetujuan; pembuatan berbagai rute persetujuan untuk berbagai dokumen;
Proses bisnis - manajemen dokumen perusahaan dengan kompleksitas apa pun; kustomisasi untuk tugas tertentu; proses kerja pada acara apa pun - mulai dari pendaftaran hingga penandatanganan dokumen.
Kabinet seluler adalah solusi universal yang menyediakan akses ke semua fitur utama EDMS menggunakan hampir semua fitur perangkat seluler(komputer tablet, smartphone, komunikator, ponsel dll.) Organisasi interaksi penuh EDMS dengan kontrol atas pengiriman dokumen di organisasi penerima.
Pemindaian, termasuk pemindaian sebaris - terjemahan dokumentasi ke dalam bentuk elektronik; pendaftaran otomatis dokumen yang diakui; pencetakan dan pengenalan barcode.
Pembuatan laporan - persiapan dan pencetakan formulir pelaporan; statistik; laporan khusus; pemilihan template laporan.
Akses web - pekerjaan jarak jauh lengkap dengan dokumen; pelaksanaan perintah; kontrol eksekusi; perjanjian; Mencari.
Tanda tangan elektronik (ES) - menandatangani file dan detail dokumen; gunakan saat menandatangani dan menyetujui; memasukkan informasi dengan tangan (tanda tangan faksimili, komentar, laporan).
Alur dokumen yang signifikan secara hukum dari suatu perusahaan - solusi untuk mengatur aliran dokumen yang signifikan secara hukum dalam skala apa pun; tanda tangan elektronik (ES) setara dengan tanda tangan tulisan tangan; pembuatan dan verifikasi tanda tangan elektronik; enkripsi pesan; stempel waktu; dukungan untuk semua penyedia crypto yang digunakan di Federasi Rusia.
Protokol - melihat semua tindakan yang dilakukan dalam sistem Integrasi - struktur sistem yang dijelaskan; ketersediaan API.
Peluang dan keuntungan EDMS "DELO"
Ini mendukung semua fungsi utama di bidang alur kerja perusahaan: pendaftaran, kontrol eksekusi, perutean, berbagai laporan, pencarian mudah, penghapusan. Semua fungsi ini termasuk dalam pengiriman standar DELO EDMS, jadi tidak perlu membeli modul tambahan memungkinkan Anda mentransfer kasus saat karyawan pergi berlibur atau dipecat.
Antarmuka yang mudah digunakan dan intuitif. Entri informasi yang cepat, yang membedakan program alur kerja (berkat substitusi otomatis dan daftar teks standar), membantu bekerja dengan sejumlah besar dokumen, menghabiskan waktu minimum. Mekanisme yang efektif untuk akses pengguna yang berbeda ke dokumen dan fungsi sistem memungkinkan untuk menentukan bagaimana dan dengan dokumen apa karyawan akan bekerja EDMS "DELO" dengan dukungan pekerjaan kantor tradisional memungkinkan Anda untuk dengan lancar dan tanpa risiko beralih dari pekerjaan kantor "kertas" ke teknologi modern untuk mengelola dokumen elektronik Kemudahan instalasi dan konfigurasi (termasuk oleh Pelanggan), serta waktu commissioning yang singkat memastikan implementasi yang cepat dari program manajemen dokumen elektronik Menyiapkan sistem sesuai ketat dengan struktur organisasi, aturan yang diterima dan prosedur, memudahkan untuk mentransfer pekerjaan yang akrab bagi karyawan ke dalam bentuk elektronik, yang memfasilitasi transisi ke dan manajemen dokumen elektronik Sistem ini dapat diskalakan, mis. ruang lingkup yang hampir tidak terbatas untuk "peningkatan". Dari beberapa unit hingga beberapa ribu pengguna dapat bekerja secara bersamaan di EDMS "DELO".
"Kabinet Seluler"- solusi universal yang menyediakan akses ke semua fitur utama EDMS menggunakan hampir semua perangkat seluler (komputer tablet, ponsel cerdas, komunikator, ponsel dll.).
"Tempat Kerja Kepala"- pekerjaan yang nyaman dan visual dengan dokumen elektronik di mana saja dan kapan saja menggunakan komputer tablet atau laptop.
"Server interaksi elektronik (CMEA)"- organisasi interaksi penuh sistem manajemen dokumen elektronik dengan kontrol atas pengiriman dokumen di organisasi penerima.
"Pelapor". Sebagai alternatif dari "Cabinet Annunciator" yang disertakan dalam versi kotak, dimungkinkan untuk memperluas fungsionalitas menggunakan sistem informasi pengguna berlisensi terpisah - modul "Informer". Bergantung pada pengaturannya, modul ini memberi tahu pengguna tentang sejumlah peristiwa di akunnya.
"Aliran dokumen perusahaan yang signifikan secara hukum"- solusi menggunakan kompleks kriptografi yang menyediakan pekerjaan penuh dengan dokumen elektronik yang signifikan secara hukum. Jika perlu untuk memberikan signifikansi hukum pada manajemen dokumen elektronik, keputusan ini dapat diimplementasikan baik saat menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), dan dalam EDMS yang sudah beroperasi.
"Pemindaian Sebaris"- konversi massal dokumen kertas menjadi bentuk elektronik, yang menyelamatkan karyawan dari melakukan operasi rutin untuk memindai setiap dokumen secara terpisah.
"DELO-Web"- akses web ke semua data dan fungsi, sehingga karyawan dapat bekerja dengan dokumen sepenuhnya seperti yang mereka lakukan di desktop, saat dalam perjalanan bisnis atau di luar kantor.
"DELO-1C"- integrasi EDMS "DELO" dan "1C" memungkinkan untuk memperkenalkan manajemen dokumen keuangan perusahaan.
"Manajemen proses"- opsi ini membantu spesialis di bidang manajemen proses untuk merancang dan membuat proses bisnis arbitrer (misalnya, prosedur persetujuan dokumen arbitrer, dll.).
"Peringatan dan Pemberitahuan"- opsi ini digunakan untuk memberi tahu karyawan secara tepat waktu melalui email tentang kedatangan dokumen baru, pesanan, dll.
Kehadiran antarmuka API terbuka memberikan kemungkinan untuk mengintegrasikan sistem DELO dengan sistem informasi dan program bisnis apa pun yang digunakan oleh organisasi pelanggan.
Keandalan dan pengoperasian sistem tanpa gangguan dikonfirmasi oleh fakta bahwa pelanggan EOS telah bekerja di EDMS "DELO" selama bertahun-tahun dan terus memperluas skala penggunaannya. Mereka tertarik pada sistem dan fakta bahwa itu diterapkan dalam waktu sesingkat mungkin.
"DELO" adalah solusi industri kotak yang tidak memerlukan intervensi terus-menerus dari spesialis dan biaya keuangan tambahan untuk membayar layanan mereka. Implementasi terintegrasi manajemen dokumen elektronik berdasarkan solusi bisnis semacam itu memberikan hasil yang nyata dan dapat dimengerti oleh pelaku dan manajemen.
EDMS "DELO" mematuhi persyaratan legislatif dan peraturan dan metodologi di bidang manajemen dokumen, baik kerangka peraturan Rusia maupun standar internasional dan persyaratan keamanan informasi.
Sistem "DELO" adalah produk kotak replikasi jadi yang dirancang untuk menyelesaikan tugas otomatisasi kantor untuk berbagai organisasi. Kesederhanaan penerapannya dan kenyamanan bekerja di dalamnya disebabkan oleh sifat unik dari sistem tersebut.
Artikel Baru
- Bagaimana mengatur hidup Anda
- Pelajaran dalam Kepemimpinan
- Cara menarik orang kepada Anda: rahasia dari petugas intelijen
- Bagaimana menaklukkan takdir dan menarik kesuksesan
- Mata kebijaksanaan ilahi - makna simbol
- Apakah hidup satu hari adalah hal yang baik atau buruk?
- Siapa yang tidak bekerja tidak boleh makan
- Bagaimana cara menghasilkan uang dengan menulis teks?
- Pekerjaan jarak jauh tanpa investasi
- Kutipan Tentang Pertumbuhan Karir
Artikel Populer
- TLD First Impressions Take Your Life adalah istilah yang salah
- Past Present Future Live di kutipan sekarang
- Kata-Kata Mutiara dan Ucapan Konfusius Semuanya tidak seperti yang terlihat dalam kalimat lengkap
- Kata-kata bijak tentang menunggu orang yang dicintai
- Aspek teoritis pembentukan strategi branding dalam kondisi modern Branding sebagai strategi di pasar
- Sumber daya informasi dalam organisasi
- Program untuk menganalisis kondisi keuangan suatu perusahaan Program untuk mengevaluasi hasil keuangan
- Baca Dasar-Dasar Manajemen secara online lengkap - Michael Albert - MyBook
- Apa prasyarat munculnya logistik terintegrasi?
- Kursus Magang dan Penyegaran Bisnis Internasional