Persyaratan baru untuk sistem manajemen dokumen elektronik. "Persyaratan untuk sistem informasi untuk manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal" telah diadopsi! Persyaratan untuk sistem manajemen dokumen

Sistem manajemen dokumen elektronik(EDMS) yang digunakan di perusahaan harus memenuhi semua persyaratan dari kerangka peraturan dan otoritas federal kekuasaan eksekutif memenuhi harapan penggunanya dalam hal fungsionalitas dan kemungkinan teknologi. Hanya dengan begitu dia akan bisa kerja yang efisien dengan dokumen, mengotomatisasi proses manajemen mereka.

Kebutuhan untuk mengotomatisasi proses yang terkait dengan manajemen dokumen diakui oleh hampir semua perusahaan. Efisiensi dan kualitas keputusan, efektivitas implementasinya, dan aktivitas perusahaan secara keseluruhan sangat bergantung pada bagaimana pekerjaan dengan dokumen diatur.

Sistem manajemen dokumen elektronik — ini adalah sistem informasi yang membantu mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen di seluruh lingkaran kehidupan(penciptaan, modifikasi, penyimpanan, pencarian, klasifikasi, dll), serta proses interaksi antar karyawan. Saat memilih EDMS, Anda perlu memastikan bahwa sistem benar-benar memberikan solusi untuk masalah tersebut dan memenuhi sejumlah persyaratan untuk itu. Pertama-tama, ini adalah persyaratan hukum.

Kerangka legislatif

Kriteria utama pilihan EDMS untuk pengguna Rusia adalah kepatuhan sistem dengan standar dan norma kerja kantor yang diterima dan tidak adanya kontradiksi dengan hukum.

Pengaturan pengelolaan dokumen elektronik di tingkat negara bagian dilakukan dalam beberapa arah. Ini adalah peraturan legislatif (hukum federal), standardisasi di bidang pekerjaan kantor dan alur kerja, keputusan Presiden Federasi Rusia dan resolusi Pemerintah Federasi Rusia, perintah dan perintah badan kekuasaan negara dan manajemen. Hukum memiliki kekuatan hukum tertinggi Federasi Rusia. Ketidaktahuan akan hukum bukanlah alasan.

Standar MoReq-2

Standar (spesifikasi) MMoReq-2 (Persyaratan Model untuk pengelolaan arsip elektronik) "Persyaratan khas untuk sistem manajemen dokumen elektronik otomatis", diterbitkan pada tahun 2008 oleh Komisi Eropa dan diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia, berisi lebih dari 700 persyaratan manajemen dokumen elektronik dalam 12 modul (tabel). Standar dapat digunakan untuk membentuk kerangka acuan untuk bangunan produk perangkat lunak otomatisasi alur kerja.

Tabel 1. Persyaratan fungsional untuk EDMS sesuai dengan spesifikasi MOREQ 2

	Grup persyaratan	Jumlah persyaratan
1	Skema klasifikasi dan organisasi kasus
2	Kontrol akses dan keamanan
3	Penyimpanan, pemilihan, dan transfer
4	Input dan registrasi dokumen
5	Identifikasi objek informasi
6	Cari, ekstrak, dan tampilkan
7	Fungsi administrasi
8	Modul opsional
9	Persyaratan non-fungsional

Persyaratan perusahaan untuk EDMS

Setiap perusahaan, tergantung pada spesifik kegiatannya dan organisasi manajemen dokumen, merumuskan persyaratannya sendiri untuk sistem manajemen dokumen elektronik. Namun, GOST R ISO 15489-1-2007 “Manajemen dokumen. Persyaratan umum, bagian dari proses — pendaftaran dokumen dalam sistem, klasifikasi akses dan perlindungan, penetapan urutan dan ketentuan penyimpanan, dll. — diidentifikasi sebagai proses manajemen dokumen. Proses seperti itu akan umum untuk hampir semua perusahaan. Persyaratan umum perusahaan untuk EDMS juga mencakup:

pendaftaran, akuntansi dan pengendalian dokumen masuk, keluar, internal, banding warga, dokumen organisasi dan administrasi;
kemampuan menerjemahkan dokumen kertas menjadi bentuk elektronik, pemindaian streaming, pengenalan dokumen;
kekakuan proses bisnis dan, pada saat yang sama, kemampuan untuk membangunnya "dengan cepat" dan dalam bentuk apa pun;
pertukaran dokumen antara subdivisi yang tersebar secara geografis;
rubrikasi, kategorisasi dan klasifikasi dokumen;
pencarian berdasarkan detail dan pencarian teks lengkap berdasarkan konten dokumen, dengan mempertimbangkan morfologi bahasa;
pembukuan dan pemrosesan dokumen dalam penyimpanan arsip;
pelaporan;
pengelolaan hak akses;
penerapan tanda tangan digital.

Dalam hal menyelenggarakan proses kerja, perusahaan merumuskan persyaratan EDMS dalam bentuk sebagai berikut:

pembuatan draft dokumen;
persetujuan draft dokumen;
persetujuan dokumen;
pembuatan resolusi, instruksi;
pengendalian pelaksanaan disiplin;
kontrol versi dokumen;
pencatatan tindakan;
pembahasan dokumen;
pendelegasian wewenang untuk mengeksekusi dokumen, dll.

Selain semua persyaratan untuk EDMS ini, perusahaan mengharapkannya untuk mematuhi konsep pengembangan TI di perusahaan secara keseluruhan. Yang, pada gilirannya, menyiratkan skalabilitas, kemungkinan membuat EDMS yang didistribusikan secara geografis, serta — perluasan tugas fungsional. Properti penting yang diharapkan dari sistem — keterbukaannya, yaitu kemungkinan membuat perubahan, termasuk oleh kekuatan spesialis mereka sendiri.

Perusahaan juga membutuhkan kemungkinan EDMS untuk diintegrasikan dengan sistem informasi perusahaan, termasuk. surel, dengan aplikasi perkantoran standar, portal perusahaan perusahaan.

Untuk pekerjaan di otoritas eksekutif, integrasi memungkinkan pengorganisasian satu ruang informasi untuk bertukar dokumen dengan sistem manajemen dokumen elektronik antardepartemen, berinteraksi dengan situs, dan mengunduh permohonan warga.

Persyaratan abadi perusahaan untuk EDMS — memastikan keamanan informasi dan perlindungan dokumen dan informasi yang terkandung di dalamnya.

Preferensi pribadi pengguna

Preferensi pribadi pengguna EDMS turun, sebagai suatu peraturan, untuk memastikan kenyamanan bekerja dalam sistem, meningkatkan kepercayaan pada kinerja operasi tertentu. Jadi, salah satu preferensi umum — kesederhanaan dan kenyamanan antarmuka. Semakin sedikit waktu yang dihabiskan untuk mempelajari cara menggunakan EDMS, semakin cepat sistem diterima oleh pengguna. Antarmuka yang sederhana dan ramah pengguna yang biasa digunakannya untuk bekerja di area fungsional lainnya, ketersediaan kursus pelatihan elektronik secara signifikan mengurangi waktu untuk mengoperasikan EDMS dan tidak menyebabkan penolakan, seperti yang lainnya.

Pengguna juga membutuhkan komunikasi informal, kesempatan untuk mendiskusikan perlunya perubahan dalam dokumen tertentu.

Preferensi pengguna lainnya meliputi:

menampilkan pergerakan dokumen (proses), termasuk — grafis;
kontrol operasional atas pelaksanaan dokumen (tahap apa, karyawan mana, siapa yang memiliki salinan kertas, apakah rekanan mengembalikan kontrak, apakah rekan kerja mulai melakukan tugas, dll.);
organisasi folder pribadi dan pribadi (penyimpanan dokumen pribadi dengan penyediaan akses yang fleksibel kepada rekan kerja);
kemampuan untuk mengonfigurasi sistem untuk melakukan tugas tertentu untuk pengguna tertentu;
organisasi desktop yang hanya menampilkan informasi yang dibutuhkan karyawan;
akses jarak jauh ke sistem, bekerja dari perangkat seluler.

Jadi, misalnya, 1C: EDMS Manajemen Dokumen memenuhi semua persyaratan di atas, dan solusi bersama 1C-KPD dan iDecide untuk iPad memungkinkan Anda bekerja dengan dokumen di jalan dan dalam perjalanan bisnis, melihat dan melakukan tugas dengan perangkat seluler, gunakan komentar suara dan grafik untuk menyederhanakan pendaftaran instruksi, yang mempercepat pengambilan keputusan.

Pengetahuan tentang persyaratan eksternal perusahaan untuk sistem manajemen dokumen elektronik, dan kemampuan untuk merumuskan persyaratan Anda sendiri untuk itu, memungkinkan tidak hanya memilih sistem yang paling cocok untuk perusahaan, mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses manajemen dokumen dan mengelolanya, tetapi juga — menciptakan lingkungan informasi terpadu untuk kerja tim dengan dokumen.

Arsip elektronik

Persyaratan fungsional khas untuk sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem untuk menyimpan dokumen elektronik dalam arsip badan-badan negara

Alexey Mikryukov
01 Agustus 2018 10:27

Alexey Mikryukov, analis perusahaanDIREKTUM .

14 Juni 2018 di situs resmi Badan Arsip Federal (Rosarchive) di bagian "Draf Dokumen " ditempatkan "Rancangan persyaratan fungsional standar untuk sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem untuk menyimpan dokumen elektronik di arsip badan-badan negara » dengan volume 37 halaman.

Industri telah lama menunggu dokumen ini. Dan seperti yang dinyatakan dalam proyek, persyaratan dikembangkan untuk membentuk satu kesatuan kerangka peraturan untuk sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dan sistem penyimpanan dokumen elektronik (EDMS), serta untuk evaluasi EDMS dan EDMS yang sudah digunakan. Dokumen tersebut membuat perbedaan yang jelas antara ERMS dan ERMS, dan ini adalah poin penting.

Menekankan istilah SHED adalah salah satu dari perbedaan mendasar persyaratan baru. Ada penekanan yang jelas pada tahap penyimpanan arsip dalam siklus hidup dokumen. Sebelumnya, terutama tentang EDMS, dan masalah penyimpanan dokumen elektronik (ED) tetap berada di belakang layar. Dengan demikian, dokumen penyimpanan jangka panjang sebelumnya atau awalnya dibuat di bentuk kertas, atau dicetak sebelum disimpan.

Dokumen hanya mempertimbangkan persyaratan fungsional, tidak seperti dokumen peraturan sebelumnya ( Persyaratan untuk sistem manajemen dokumen elektronik otoritas federal (EDMS FOIV), disetujuiPerintah Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia No. 221 tanggal 09/02/2011 ; Lihat juga ) . Persyaratan sistem dan teknis, persyaratan untuk keamanan informasi, keandalan, serta persyaratan untuk antarmuka stasiun kerja otomatis pengguna EDMS dan EDMS tidak dipertimbangkan. Persyaratan tidak berlaku untuk pekerjaan dengan dokumen yang berisi informasi yang merupakan rahasia negara.

Saat menganalisis dokumen, sangat menarik untuk mempertimbangkan persyaratan yang terkait dengan organisasi penyimpanan dokumen. Persyaratan untuk membuat atau memasukkan, mendaftarkan, mengeksekusi, dan mengontrol saat bekerja dengan dokumen tidak begitu menarik, karena ini adalah tugas utama EDMS. Praktis tidak ada organisasi besar yang tersisa yang tidak akan mengotomatisasi tugas-tugas ini menggunakan EDMS. Oleh karena itu, persyaratan EDMS menarik hanya untuk mengevaluasi sistem yang ada dan yang digunakan pada saat memperbarui atau mengubah, dan ini adalah topik untuk materi tersendiri.

Persyaratan fungsional umum

Mari kita mulai dengan "Persyaratan fungsional umum untuk manajemen dokumen di EDMS dan EDMS".

Bagian ini, menurut saya, mencerminkan dua poin penting:

Pertama« 2.3. EDMS dan EDMS harus memenuhi persyaratan untuk: keaslian, validitas, integritas, dan kesesuaian untuk digunakan dokumen elektronik yang termasuk dalam sistem ini».

Untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ini selama penyimpanan dokumen, perlu bahwa ketika dokumen ditransfer untuk disimpan di EDMS, dokumen tersebut harus otentik, dapat diandalkan, lengkap, dan dapat digunakan. Dengan demikian, sebelum transfer dokumen ke EDMS, “tanggung jawab” untuk memenuhi persyaratan ini terletak pada sistem operasional (EDMS atau sistem informasi lainnya).

Kedua“2.4. Metadata dokumen harus dibentuk dan disimpan dalam EDMS dan EDMS:

- dibuat ketika dokumen disertakan dalam sistem (EDMS atau EDMS);

- dibentuk setelah pencantuman dokumen dalam EDMS atau EDMS sebagai bagian dari siklus hidupnya dalam sistem;

- digunakan dalam interaksi EDMS dan EDMS dengan sistem informasi lain (termasuk MEDO, SMEV, dll.)

- terkait dengan transfer untuk penyimpanan berikutnya (dari EDMS— ke SHED, dari SHED- di arsip negara).

Metadata tentang dokumen yang termasuk dalam ERMS atau ERMS harus dikaitkan dengan dokumen yang dirujuk.

Artinya, metadata yang terkait dengan dokumen terbentuk di seluruh siklus hidup dokumen, termasuk di seluruh periode penyimpanannya. Pada saat yang sama, tidak ada persyaratan eksplisit untuk format atau metode penyimpanan metadata.

Bekerja dengan dokumen arsip

Persiapan transfer dokumen untuk penyimpanan di SHED (klausul 3.8 dan 3.9).

“Fungsi SED meliputi:

Pembentukan dan pemeliharaan nomenklatur kasus
Penugasan dokumen untuk kasus
Pembentukan inventaris kasus, dokumen divisi struktural
Pemeriksaan nilai dokumen, meliputi pemilihan arsip elektronik, dokumen yang akan dipindahkan ke SHED dan alokasi pemusnahan dokumen yang tidak untuk disimpan.

Dengan dokumen yang tersimpan di SED, semuanya menjadi jelas. Tetapi organisasi memiliki sistem informasi lain yang dapat menyimpan dokumen, seperti ERP. Sistem ini mungkin tidak “tahu” sama sekali tentang nomenklatur kasus dan norma pekerjaan kantor. Oleh karena itu, mereka harus dikembangkan aturan tambahan, yang menurutnya dokumen akan ditransfer untuk disimpan di SHED.

Dokumen tidak mengatakan apa-apa tentang cara mengunggah dokumen dari sistem lain, ERP yang sama. Oleh karena itu, jika suatu organisasi ingin menyimpan dokumen dari ERP, maka perlu dibuat beberapa aturan yang menurutnya:

1) dokumen-dokumen ini akan diunduh dari ERP - ini adalah tugas ERP yang sebenarnya;

2) dokumen-dokumen ini akan ditempatkan di SHED - ini adalah tugas SHED, dan kami memiliki alat untuk ini.

Penerimaan dokumen di SHED (klausul 4.3)

“SHED harus menyediakan:

● Penerimaan file elektronik, dokumen dan inventaris unit struktural dengan pemeriksaan kelengkapan

● Memeriksa tanda tangan elektronik dokumen

● Memeriksa reproduktifitas dokumen elektronik

● Pembentukan pesan tanggapan tentang konfirmasi atau penolakan untuk menerima dokumen.

Persyaratan untuk reproduktifitas ditunjukkan, tetapi tidak jelas bagaimana menerapkannya.

Dokumen tersebut memiliki indikasi eksplisit format wadah ULN, yaitu " arsip zip yang berisi konten dan metadata dokumen elektronik, file tanda tangan elektronik, dan salinan yang diberikan dari dokumen elektronik teks dalam format PDF/A».

Akuntansi dan klasifikasi dokumen dalam ASHED (klausul 4.4)

Persyaratan pembukuan dokumen elektronik dalam ESS praktis tidak berbeda dengan persyaratan pembukuan dokumen kertas. Pada saat yang sama, persyaratan untuk komposisi metadata ULN hanya memperhitungkan kekhususan dokumen yang khas untuk lembaga pemerintah (surat, pesanan, dll.). Organisasi komersial memiliki lebih banyak variasi dokumen: menawarkan, piagam proyek, tugas teknis, protokol komisi pengadaan, dll. Dalam hal ini, persyaratan hampir tidak berlaku untuk jenis dokumen lain.

Penyimpanan file elektronik, dokumen di SHED (klausul 4.5)

Blok ini terlihat seperti salah satu persyaratan yang paling tidak berkembang dalam proyek. Ini memperbaiki persyaratan untuk menyediakan kemampuan EDMS:

● cadangan dokumen elektronik;

● memeriksa keberadaan dan kondisi UGD menggunakan program khusus memeriksa kondisi teknis dokumen elektronik dan memperbaiki hasil pemeriksaan dalam tindakan yang relevan;

● konversi dan/atau migrasi dokumen elektronik ke format baru;

Tetapi pada saat yang sama, tidak ada yang dikatakan tentang memastikan signifikansi hukum ED selama penyimpanan jangka panjang. Persyaratan tersebut adalah saya.

Penggunaan file elektronik yang termasuk dalam ACS (klausul 4.2 dan 4.6).

Penggunaan DE melibatkan:

● Memberikan hak akses permanen dan sementara ke dokumen

● Pembentukan dana untuk penggunaan file elektronik dan organisasi ruang baca elektronik atas dasar itu

● Pencarian multi-kriteria

● Pembentukan salinan arsip, sertifikat pernyataan

● Akuntansi untuk penggunaan e-file.

Di sini ada pertanyaan, pertama-tama, tentang penyediaan dokumen elektronik berdasarkan permintaan. berbagai organisasi, karena tidak ada persyaratan seragam untuk penyediaan UGD di luar sekarang, dan praktiknya belum terbentuk.

Pemeriksaan nilai dan peruntukan pemusnahan arsip elektronik, dokumen yang habis masa penyimpanannya (pasal 4.7 dan 4.8).

Persyaratan yang diberikan dalam proyek juga praktis tidak berbeda dengan persyaratan saat bekerja dengan dokumen kertas. Perbedaannya hanya pada fitur pemusnahan dokumen elektronik (misalnya, penghapusan salinan cadangan dan pemusnahan yang dijamin).

Persyaratan untuk transfer dokumen elektronik untuk penyimpanan di negara bagian. arsip dijelaskan secara formal. Alasannya kemungkinan besar terkait dengan kurangnya praktik yang mapan.

Kesimpulan umum

Setelah menganalisis draf persyaratan, ada perasaan bahwa apa yang tercantum di dalamnya "mengejar" dengan keadaan saat ini, memperkuat perkembangan yang ada, tetapi tidak sepenuhnya menjawab pertanyaan yang ada, dan terlebih lagi tidak mencoba untuk memprediksi dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan dalam waktu dekat.

Dokumen tersebut menunjukkan bahwa ada banyak persyaratan khusus untuk sistem penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang. Beberapa di antaranya cukup tangguh dan spesifik. Perusahaan memiliki banyak sistem yang menghasilkan dokumen yang tunduk pada penyimpanan jangka panjang, atau menyiratkan penyimpanan jangka panjang: ERP, SDM, ECM. CRM dan lain-lain. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa yang paling tepat mengalokasikan sistem penyimpanan jangka panjang yang terpisah terintegrasi dengan sistem sumber. Untuk menerapkan persyaratan dalam semua sistem di atas adalah panjang dan mahal.

Di sisi lain, persyaratan sudah memiliki dasar teknologi yang memungkinkan penerapan sistem tersebut. Sistem manajemen dokumen yang tersedia di pasar dapat dan harus diperiksa kesesuaiannya dengan persyaratan yang dirumuskan dalam kerangka peraturan.

Implementasi Persyaratan

Salah satu contoh sistem yang menunjukkan kesiapan dan sepenuhnya memenuhi persyaratan ini adalah solusi Arsip Jangka Panjang dari DIRECTUM.

"Arsip jangka panjang" adalah sistem yang kompleks untuk mengelola arsip kertas dan elektronik suatu organisasi. Solusinya dikembangkan sesuai dengan aturan pekerjaan kantor arsip Rusia. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen apa pun secara terpusat untuk periode yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia, menjamin kekuatan hukum dokumen selama seluruh periode penyimpanan.

Solusinya dapat bekerja dengan sistem ECM apa pun, tidak hanya dengan solusi DIRECTUM, tetapi juga terintegrasi dengan ERP dan sistem lain menggunakan mekanisme yang sudah jadi.

Selain itu, solusinya tidak hanya menutup tugas membuat arsip elektronik sekarang, tetapi juga bekerja untuk masa depan. Solusinya mencakup kemampuan untuk bekerja dengan alat pemrosesan dokumen otomatis berdasarkan kecerdasan buatan untuk mengklasifikasikan dan memeriksa nilai dokumen. Selain itu, ia menggunakan miliknya sendiri teknologi unik memastikan signifikansi hukum, yang di masa depan dapat ditransfer ke teknologi blockchain.

(4,78 - dinilai oleh 9 orang)

Karena penyebaran modern teknologi otomatis bekerja dengan dokumen bentuk elektronik pada 2013, atas perintah Badan Pengarsipan Federal, dua lembaga ilmiah terkemuka di bidang manajemen dokumen dan pengarsipan - Negara Rusia universitas kemanusiaan(RGGU) dan Lembaga Penelitian Seluruh Rusia di bidang Dokumentasi dan Pengarsipan (VNIIDAD) - sejumlah proyek penelitian dilakukan untuk mempersiapkan pedoman di bidang pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Berikut adalah beberapa proyek tersebut:

"Persyaratan fungsional arsip dan dokumenter untuk sistem Informasi menyediakan manajemen dokumen elektronik dalam proses kegiatan internal otoritas eksekutif federal” (VNIIDAD).
« Analisis perbandingan format file dokumen elektronik untuk penyimpanan permanen (jangka panjang)” (RGGU).
"Rekomendasi untuk akuisisi, akuntansi, dan organisasi penyimpanan dokumen arsip elektronik di arsip organisasi" (VNIIDAD).
"Rekomendasi untuk akuisisi, akuntansi, dan organisasi penyimpanan dokumen arsip elektronik di arsip negara bagian dan kota" (VNIIDAD).
"Penyusunan inventaris arsip dalam bentuk elektronik dan integrasinya ke dalam infrastruktur informasi arsip negara bagian dan kota" (VNIIDAD).

Dokumen yang paling banyak adalah "Persyaratan fungsional manajemen arsip dan dokumen untuk sistem informasi yang menyediakan manajemen dokumen elektronik dalam proses kegiatan internal badan eksekutif federal" yang disiapkan oleh VNIIDAD (selanjutnya disebut sebagai Persyaratan). Ini sangat menarik bagi pekerja kantor dan departemen TI yang menerapkan atau mengonfigurasi sistem. pekerjaan kantor elektronik dan alur kerja (EDMS), dan dalam artikel ini kami akan mempertimbangkannya dengan tepat.

Pelepasan dokumen ini sangat penting: terlepas dari kenyataan bahwa sistem manajemen dokumen elektronik telah digunakan selama hampir dua puluh tahun, hingga saat ini, satu-satunya dokumen domestik yang menetapkan persyaratan dasar untuk manajemen dokumen elektronik dan sistem kerja kantor (EDMS) adalah perintah Kementerian Komunikasi Rusia tertanggal 2 September 2011 No. 221 " Atas persetujuan Persyaratan sistem informasi manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan pemrosesan melalui sistem ini informasi layanan distribusi terbatas. Dokumen ini hanya berisi sangat singkat (pada 6 halaman) dan sebagian besar Persyaratan Umum ke SED. Sementara EDMS digunakan secara eksklusif sebagai sistem intra-organisasi, keragaman dan ketidakcocokan satu sama lain bukanlah masalah yang signifikan. Tetapi dengan dimulainya transisi ke ruang informasi tunggal, organisasi manajemen dokumen elektronik antardepartemen, kebutuhan untuk menyatukan EDMS, memastikan kompatibilitasnya dengan sistem pertukaran dokumen nasional, interaksi elektronik, dan penyimpanan arsip muncul ke permukaan. Sebagian untuk mengatasi masalah interaksi sistem EDMS GOST R 53898-2010 “Sistem manajemen dokumen elektronik. Interaksi sistem manajemen dokumen. Persyaratan untuk pesan elektronik ”, tetapi persyaratan manajemen arsip dan dokumen untuk EDMS yang dikembangkan oleh VNIIDAD sangat relevan.

Persyaratan ditujukan untuk otoritas eksekutif federal, tetapi sesuai dengan Art. 11 Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ “Tentang Informasi, teknologi Informasi dan tentang perlindungan informasi” berlaku untuk badan-badan negara bagian lain dan pemerintah daerah. Organisasi komersial memiliki hak untuk menyelenggarakan EDMS atas kebijakan mereka sendiri, tetapi, mengingat peran negara di negara kita, biasanya semua besar dan menengah organisasi komersial dipandu oleh aturan yang ditetapkan oleh negara untuk kenyamanan interaksi dengan lembaga pemerintah.

Tinjauan dokumen peraturan dan metodologi yang menetapkan persyaratan untuk pengaturan pekerjaan kantor dan EDMS

Bagian pertama Persyaratan berisi ikhtisar dokumen normatif dan metodologis yang menetapkan persyaratan untuk menyiapkan pekerjaan kantor dan EDMS. Dua lusin halaman berisi ketentuan utama dokumen utama di bidang otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah - standar GOST R 15489-1-2007 “SIBID. Manajemen dokumen. Ketentuan umum”, GOST R ISO 23081-1-2008 “SIBID. Manajemen dokumen. Proses manajemen dokumen. Metadata untuk Dokumen”, dianalisis secara rinci standar Eropa MoReq, MoReq2 dan persyaratan untuk EDMS, disetujui oleh perintah Kementerian Komunikasi Rusia tanggal 2 September 2011 No. 221 “Atas persetujuan persyaratan sistem informasi untuk elektronik manajemen dokumen otoritas eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses melalui sistem ini informasi resmi distribusi terbatas. Ketentuan Undang-Undang Federal 27.07.2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi", Aturan Pekerjaan Kantor di Otoritas Eksekutif Federal, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 15/06/2009 477 (sebagaimana diubah pada 07.09. 2011), hukum federal tanggal 06.04.2011 No. 63-FZ "Tentang tanda tangan elektronik", Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 09.02.2012 No. 111 "Tentang tanda tangan elektronik yang digunakan oleh otoritas eksekutif dan pemerintah daerah ketika mengatur interaksi elektronik di antara mereka sendiri, pada prosedur penggunaannya, serta menetapkan persyaratan untuk memastikan kompatibilitas sarana tanda tangan elektronik” (bersama dengan Aturan untuk penggunaan tanda tangan elektronik yang ditingkatkan yang memenuhi syarat oleh otoritas eksekutif dan pemerintah daerah ketika mengatur interaksi elektronik di antara mereka sendiri). Namun, harus diingat bahwa undang-undang di bidang bekerja dengan dokumen elektronik berubah dengan cepat, oleh karena itu, dengan menggunakan bagian ini, selalu ada baiknya memeriksa perubahan peraturan. tindakan hukum, misalnya, peraturan yang sama tentang MEDO hari ini berlaku di edisi 2011, termasuk peserta yang lebih luas.

Praktik menggunakan EDMS dalam proses kegiatan internal otoritas eksekutif federal

Bagian kedua dari Persyaratan berisi informasi menarik tentang level implementasi EDMS di otoritas eksekutif federal, diperoleh berdasarkan pemantauan yang dilakukan oleh VNIIDAD. Fakta bahwa 74 otoritas eksekutif federal (FOIV) bertanggung jawab atas 57 produk EDMS dari sembilan belas jenis menunjukkan betapa relevannya penyatuan di bidang sistem bisnis elektronik saat ini.

Tahapan siklus hidup dokumen dalam suatu institusi, komposisi bidang pendaftaran dan kartu kendali, skema untuk mengklasifikasikan dan mengatur kasus, persyaratan untuk fungsi aplikasi, dukungan informasi EDMS dan penggunaan tanda tangan elektronik di EDMS - Anda akan mempelajari semua ini dari artikel Cand. ist. ilmu pengetahuan, ahli Rosarkhiv S.L. Kuznetsova dalam edisi 7 2013 majalah "Teknologi modern alur dokumen dan pekerjaan kantor

Secara umum, VNIIDAD "Persyaratan fungsional manajemen arsip dan dokumen untuk sistem informasi yang menyediakan manajemen dokumen elektronik dalam kegiatan internal badan eksekutif federal" yang disiapkan oleh VNIIDAD dapat dan harus digunakan tidak hanya pada tahap pemilihan, implementasi, dan konfigurasi awal EDMS, tetapi juga dalam analisis EDMS yang sudah berfungsi untuk menentukan kepatuhan EDMS yang digunakan dalam organisasi tertentu dengan persyaratan modern.

Dokumen normatif dan aspek hukum

Persyaratan untuk sistem informasi manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal disetujui

28 November 2011 09:50

Perintah Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia tertanggal 2 September 2011 No. 221 menyetujui Persyaratan untuk sistem informasi untuk manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses layanan terbatas informasi melalui sistem ini.

Persyaratan tersebut berlaku untuk instansi pemerintah yang menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), atau mengevaluasi kemampuan sistem yang telah mereka miliki.

Persyaratan menetapkan aturan untuk organisasi dan fungsi sistem otomasi kantor dan alur kerja di lembaga pemerintah, menentukan set minimum fungsi yang harus dilakukan oleh EDMS badan negara, serta persyaratan untuk mengelola dokumen dalam EDMS, termasuk informasi layanan distribusi terbatas.

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI MASSA FEDERASI RUSIA

MEMESAN

02.09.2011 №221

Pada persetujuan Persyaratan sistem informasi untuk manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses informasi resmi distribusi terbatas melalui sistem ini

Sesuai dengan paragraf 5.2.23 Peraturan tentang Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 2 Juni 2008 No. 418 (Undang-undang yang Dikumpulkan dari Federasi Rusia, 2008, Nomor 23, Pasal 2708; Nomor 42, Pasal 4825; Nomor 46, butir 5337; 2009, Nomor 3, butir 378; Nomor 6, butir 738; Nomor 33, butir 4088; 2010, Nomor 13, butir 1502; Nomor 26, butir 3350; Nomor 30, butir 4099; Nomor 31, butir 4251; 2011, Nomor 2, butir 338; Nomor 3, butir 542; Nomor 6, butir 888 ; No. 14, item 1935; No. 21, item 2965), dan paragraf 2 dari rencana aksi untuk transisi badan eksekutif federal ke manajemen dokumen tanpa kertas ketika mengatur kegiatan internal, disetujui atas perintah Pemerintah Federasi Rusia 12 Februari 2011 No. 176-r (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, No. 8, Pasal 1151),

saya memesan:

1. Menyetujui persyaratan terlampir untuk sistem informasi manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses informasi resmi distribusi terbatas melalui sistem ini (selanjutnya disebut Persyaratan).

2. Departemen kebijakan publik di bidang penciptaan dan pengembangan pemerintahan elektronik (Lipov) untuk mempublikasikan Persyaratan di situs web resmi Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia di jaringan informasi dan telekomunikasi Internet.

3. Kirim pesanan ini untuk pendaftaran negara ke Kementerian Kehakiman Federasi Rusia.

Menteri I.O. Shchegolev

Aplikasi. Persyaratan untuk sistem informasi manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses informasi resmi distribusi terbatas melalui sistem ini

Perintah Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia
tanggal 2 September 2011 N 221
"Atas persetujuan Persyaratan untuk sistem informasi manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses informasi resmi distribusi terbatas melalui sistem ini"

Sesuai dengan paragraf 5.2.23 Peraturan tentang Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia pada 2 Juni 2008 N 418 (Undang-undang yang Dikumpulkan dari Federasi Rusia, 2008 , N 23, Pasal 2708; N 42, Pasal 4825; N 46, butir 5337; 2009, N 3, butir 378; N 6, butir 738; N 33, butir 4088; 2010, N 13, butir 1502; N 26, butir 3350; N 30, butir 4099; N 31, butir 4251; 2011, N 2, butir 338; N 3, butir 542; N 6, butir 888; N 14, butir 1935; N 21, butir 2965), dan paragraf 2 dari rencana aksi untuk transisi badan eksekutif federal ke manajemen dokumen tanpa kertas ketika mengatur kegiatan internal, disetujui atas perintah Pemerintah Federasi Rusia 12 Februari 2011 N 176-r (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, N 8, Pasal 1151), saya memesan:

2. Departemen Kebijakan Negara di bidang pembuatan dan pengembangan e-government (Lipov) mempublikasikan Persyaratan di situs web resmi Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia di jaringan informasi dan telekomunikasi Internet.

3. Kirim pesanan ini ke pendaftaran negara ke Kementerian Kehakiman Federasi Rusia.

Registrasi N 22304

Persyaratan untuk sistem informasi manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal telah ditetapkan.

Sistem harus terukur.

Tingkat kinerja, keandalan, dan perlindungannya diberikan. Jadi, akses ke sistem tidak boleh lebih dari 3 detik, waktu henti jika terjadi kegagalan dan reboot - 30 menit. Keamanan terhadap akses tidak sah dalam kasus pemrosesan informasi layanan terbatas - tidak kurang dari kelas 1G.

Sistem ini dirancang untuk mengelola semua dokumen badan, termasuk rancangannya, kecuali yang berisi rahasia negara. Ini berinteraksi, khususnya, dengan sistem manajemen dokumen elektronik antardepartemen.

Proses memasukkan dokumen ke dalam sistem meliputi pendaftaran, pemindaian, dan pembuatan gambar elektronik.

Jika larangan membuat gambar elektronik ditetapkan, dokumen hanya terdaftar.

Sistem harus mendukung setidaknya 4 format file: pdf, rtf, doc, tiff.

Ini juga harus memastikan verifikasi dan keamanan tanda tangan elektronik, mencatat informasi tentang pemberian akses dan operasi lainnya dengan dokumen dan metadata sebagai bagian dari informasi kontrol.

Sistem ini harus mematuhi GOST R 51275-2006 dan aturan untuk perlindungan teknis informasi rahasia.

Itu tidak boleh memiliki koneksi langsung (tanpa jaminan) ke Internet.

Perintah Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia 2 September 2011 N 221 "Atas persetujuan Persyaratan sistem informasi untuk manajemen dokumen elektronik badan eksekutif federal, dengan mempertimbangkan, antara lain, kebutuhan untuk memproses informasi layanan terbatas melalui sistem ini"