Menerapkan sistem erp dalam suatu perusahaan adalah sebuah contoh. Implementasi Sistem ERP di perusahaan

Implementasi solusi ERP

Implementasi solusi TI memberikan banyak peluang untuk mengoptimalkan proses. Ini termasuk akses jarak jauh ke data dan pengetahuan berdasarkan teknologi web, fungsionalitas sistem ERP yang digunakan untuk berbagai perusahaan, sistem OSS/BSS untuk mendukung bisnis telekomunikasi. Peran penting dalam implementasi proses dimainkan oleh struktur organisasi yang efektif dan sistem motivasi personel. Dalam area ini, kita dapat mencatat penciptaan tim proses, pembentukan indikator kunci mereka dan sistem bonus berdasarkan mereka, pengembangan sistem yang tepat untuk memotivasi tim, pembentukan struktur organisasi perusahaan berbasis proses.

Sistem ERP itu kompleks perangkat lunak, akuisisi, implementasi dan pengembangan perangkat lunak yang harus direncanakan secara ketat dalam hal waktu, sumber daya dan anggaran proyek. Pada saat yang sama, baik Kontraktor maupun Pelanggan harus berpartisipasi dalam proses tersebut. Saat menerapkan solusi ERP, perlu menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan proyek TI yang kompleks.

Menurut statistik proyek dunia, hanya sepertiga dari proyek implementasi sistem informasi yang berhasil, mis. mencapai tujuan Sponsor Proyek (Pemilik perusahaan, Direktur, Dewan pemegang saham atau, dalam jargon profesional, "dompet proyek").

Tujuan proyek biasanya dipahami sebagai tiga faktor: kualitas, waktu, dan anggaran. 70% dari proyek yang tersisa baik tertunda dalam waktu, memerlukan dana tambahan (revisi anggaran proyek), atau sebagai hasil dari proyek, solusi ERP diusulkan bahwa spesialis Pelanggan tidak ingin bekerja dengannya, karena kompleksitas dan / atau "kelembaban".

Untuk berhasil menerapkan sistem ERP, Anda harus mematuhi aturan berikut:

1. Ketahui dengan tepat tujuan proyek, karena 70% proyek gagal karena alasan ini.

2. Tujuan, anggaran dan kerangka waktu proyek harus didokumentasikan, seorang pemimpin ditunjuk dan tim proyek dibentuk.

3. Tim proyek harus dilengkapi dengan segala sesuatu yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek (kantor proyek, komputer, printer, telepon, dll.).

4. Proyek harus dipecah menjadi tahapan dan tahapan kerja yang logis, yang harus diperiksa untuk tidak adanya "konflik" dalam urutan dan durasi kerja.

5. Manajemen proyek dan pesertanya harus berani menutup proyek. Untuk melakukan ini, manajer proyek harus dapat memecahkan pekerjaan desain untuk "kelompok prioritas", yaitu untuk dapat menolak proposal "rasionalisasi" dari Sponsor Proyek dan pengguna sistem ERP.

Keuntungan dan kerugian dari solusi ERP

Di antara kelebihan sistem ERP, kemampuan untuk mengurangi dan menyatukan perangkat keras yang digunakan biasanya dibedakan, karena teknologi dan integrasi "client-server" sistem Informasi, penyatuan proses dalam kelompok perusahaan (setelah merger atau akuisisi), penyatuan data sumber daya manusia, pengurangan jumlah personel (diisi dengan fungsi akuntansi dan memberikan dukungan untuk sistem informasi) .

Sistem ERP menyediakan satu koleksi data tingkat lanjut, menghilangkan duplikasi. Ini dilakukan dalam konteks proses, bukan fungsi, yang memungkinkan Anda untuk menilai keadaan proses yang diinginkan kapan saja. Keumuman penyajian data yang disediakan oleh penerapan sistem manajemen terintegrasi memberikan manajemen perusahaan peluang yang lebih baik untuk menyiapkan laporan standar dan khusus. Menyimpan semua data dalam satu jaminan database perusahaan level tinggi ketersediaan informasi, serta satu sudut pandang dalam pelaporan informasi.

Kerugian utama dari sistem ERP:

Kompleksitas implementasi yang tinggi. Hal ini diperlukan untuk menyajikan yang paling persyaratan tinggi kepada tim proyek, baik dari pihak Kontraktor maupun dari pihak Pelanggan. Pemilihan peserta proyek harus dilakukan tidak kalah kakunya dengan pemilihan sistem otomasi melalui tender.

Penting untuk mengevaluasi tidak hanya pengetahuan tentang sistem yang diterapkan, tetapi juga pengetahuan yang mendalam bidang mata pelajaran penerapan sistem, pengetahuan tentang spesifikasi industri Pelanggan, serta kemampuan untuk mengelola proyek yang kompleks seperti:

Ketika merestrukturisasi proses bisnis suatu perusahaan dan menerapkan solusi ERP, dalam banyak kasus ada risiko dan biaya besar yang dapat menyebabkan penurunan produktivitas yang signifikan dan, sebagai akibatnya, penurunan profitabilitas bisnis;

Tinggi dan biaya implementasi, karena sebagian besar biaya implementasi ERP tidak jatuh pada biaya sistem, tetapi pada pekerjaan implementasinya;

Biaya tinggi untuk memiliki sistem ERP (biaya tahunan);

Pengembalian sistem yang lama - 2-3 tahun setelah implementasinya.

"1C: ERP Enterprise Management 2" adalah solusi perangkat lunak modern untuk membangun sistem otomatis manajemen perusahaan, perusahaan. Biaya kepemilikan yang rendah dan kemungkinan memperoleh efek ekonomi yang signifikan mendorong perusahaan untuk menggunakannya. Tetapi kebutuhan untuk memperkenalkan sistem kontrol otomatis terkadang menimbulkan kekhawatiran di antara manajemen perusahaan. Ada baiknya jika perusahaan memiliki spesialis berpengalaman yang telah menerapkan ERP pada pekerjaan mereka sebelumnya atau memiliki pengalaman dalam menggunakannya. Tetapi masih sedikit dari mereka di pasar tenaga kerja. Oleh karena itu, manajer yang memecahkan masalah peningkatan efisiensi perusahaan dan yang kepentingannya secara langsung dipengaruhi oleh otomatisasi sistem kontrol mengajukan pertanyaan: bagaimana mendekati implementasi dan bagaimana memahami "mainan komputer" yang kompleks?

Pertama-tama, harus dipahami bahwa pengenalan sistem manajemen ERP otomatis pada platform 1C, meskipun secara teknis dan organisasi kompleks, tetapi masih merupakan PROYEK, yaitu, kanon umum manajemen proyek berlaku untuknya. Apa saja fitur-fiturnya?
Pertama, objek otomatisasi adalah sistem manajemen perusahaan - itu adalah sesuatu yang virtual, karena terdiri dari instruksi, standar, peraturan, peraturan, serta pengalaman personel. Ini memperumit segala sesuatu dalam proyek - perencanaan, pemodelan, implementasi, manajemen proyek.

Kedua, implementasi ERP adalah simbiosis kompleks antara manusia dan teknologi Informasi, dan dari faktor manusia Keberhasilan proyek lebih bergantung pada komponen teknis. Tetapi jika Anda memiliki perusahaan yang sukses, jika Anda telah meningkatkan produksi Anda standar internasional— implementasi 1C:ERP terserah Anda!

Pada saat yang sama, agar proyek implementasi ERP 1C: dapat diimplementasikan dengan sukses, spesifikasinya perlu dipahami sebelum dimulainya pekerjaan.
Istilah ERP secara harfiah berarti sistem perencanaan sumber daya perusahaan. Komponennya dirancang untuk mengotomatisasi operasi harian proses bisnis internal, dan untuk mendukung interaksi dengan rekan bisnis, untuk membantu manajemen puncak dan pemilik perusahaan. Sistem 1C:ERP membantu membentuk dan mengimplementasikan strategi perusahaan.

Mari kita beralih ke gambar dan membayangkan sistem pendukung kehidupan dalam kondisi sulit "luar angkasa" bisnis besar". Semua sistem bekerja seperti jarum jam. Tapi ini tidak cukup. Pemantau manajemen harus secara teratur menerima informasi tentang keadaan bisnis saat ini dan tentang penyimpangan dari arah pergerakan strategis. Diinginkan untuk menyelesaikan sebagian besar masalah kecil secara otomatis "di tempat" dan tidak membebani manajer dengan ini, mis. singkirkan dia dari masalah saat ini.

Kemudian pemilik akan dapat berkonsentrasi hanya pada pembentukan strategi pengembangan perusahaan dan kontrol atas implementasinya. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya sistem manajemen terintegrasi bagi manajemen perusahaan.

Mari kita beralih ke tim pemain, karena seringkali peserta proyek yang menyebabkan kecemasan terbesar dari manajemen. Oleh karena itu, syarat utama bagi perusahaan pelaksana proyek adalah memiliki pengalaman sukses dalam mengimplementasikan 1C: ERP, diharapkan memiliki pengetahuan ahli di bidang pekerjaan pelanggan.

Pilihan terbaik adalah jika kontraktor memiliki tim proyek yang berpengalaman. Sebelum memulai proyek, Anda dapat meminta ringkasan dari spesialis ini, jika perlu, melakukan wawancara dengan mereka.

Spesialis berpengalaman yang telah mengimplementasikan beberapa proyek akan dapat mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan memecahkan masalah jauh lebih cepat daripada spesialis "mereka sendiri" yang bekerja dalam proses bisnis yang ada. Kebutuhan akan spesialis selama implementasi sistem ERP maksimum, dan pada tahap operasi industri sudah dikurangi ke tingkat pekerjaan episodik.

Mesin dari proyek yang sukses
Partisipasi dalam proyek kepala pertama

Jika orang pertama perusahaan mengambil bagian aktif dalam persiapan dan implementasi implementasi 1C: ERP, maka ia memastikan terciptanya kondisi untuk mencapai tujuan strategis dan memotivasi staf dan tim proyek untuk sukses.

Mengabaikan partisipasi manajer pertama dalam peluncuran ERP dapat menjadi salah satu masalah penting yang harus dihadapi dalam proses implementasi. Ini tampak seperti penarikan kepemimpinan dari membuat keputusan penting pada proyek. Dan karena ini, tim proyek tidak memiliki otoritas, para peserta tidak mau bertanggung jawab atas diri mereka sendiri, atau menyelesaikan tugas membangun pekerjaan secara eksklusif untuk kepentingan unit "mereka", tujuan strategis kabur.

Formasi, organisasi kerja dan motivasi tim proyek

Berikut adalah contoh struktur tim proyek yang khas.

Tim proyek dapat terdiri dari kelompok kerja yang dibentuk sesuai dengan bidang bisnis, dan terdiri dari spesialis kontraktor dan karyawan pelanggan yang bertanggung jawab. Mengelola tim proyek, seperti dewan manajemen perubahan.

Biasanya ketua dewan adalah pemilik bisnis atau yang disebut sponsor proyek - manajer puncak tertinggi, manajer sumber daya. Kelompok kerja dipimpin oleh manajer lini. Pengguna fungsional dan spesialis TI diundang ke kelompok kerja dari sisi pelanggan.

Jika hubungan kerja saling percaya terjalin antara spesialis kontraktor dan pengguna fungsional sistem, maka peserta proyek akan dapat mengatasi semua kesulitan, memahami penyebab kesalahan dan menghilangkannya. Jika karyawan pelanggan tidak termotivasi untuk berpartisipasi dalam implementasi, maka interaksi dapat dikurangi menjadi mencari kesalahan dalam pekerjaan spesialis kontraktor dan menyabot koreksi mereka, melemparkan tugas satu sama lain untuk mencari "ekstrim".

Profesionalisme manajer proyek

Dalam proyek implementasi 1C:ERP, manajer proyek (PM) yang efektif adalah salah satu faktor keberhasilan utama. Tugasnya adalah untuk mencapai hasil dengan mengatur pekerjaan orang lain. Hal ini terutama berlaku untuk manajer proyek di pihak pelanggan. Saat memilihnya, saya menawarkan pelanggan:

Menggunakan sumber daya internal- pilih karyawan yang telah mengimplementasikan salah satu proyek Anda berkat energi dan keterampilan organisasinya;

Cari pasar untuk manajer proyek dengan pengalaman (atau implementasi sistem serupa).

Karena proyek penerapan sistem ERP rumit secara teknologi, tugas RP adalah membentuk tim proyek yang akan mencakup orang-orang yang terlatih secara teknis yang dipercayainya. Omong-omong, banyak tergantung pada kepribadian manajer proyek, kemampuannya untuk menyatukan dan mengatur tim proyek.

Memilih Perusahaan Pelaksana yang Tepat

Agar tidak salah dalam hal ini, saya menyarankan Anda untuk memperhatikan pengalaman desain pelamar. Untuk ini ada baiknya:

Cari tahu jumlah dan status proyek yang diimplementasikan, termasuk yang ada di industri Anda;
. berkenalan dengan ulasan perusahaan tempat penerapan serupa dilakukan oleh pemohon;
. membaca CV anggota tim proyek dari perusahaan pelaksana potensial;
. diskusikan kemungkinan percakapan pribadi dengan masing-masing spesialis;
. memeriksa keberadaan sistem manajemen mutu yang terdokumentasi.

Satu nuansa lagi harus diperhitungkan. Karena 1C: proyek implementasi ERP menyiratkan interaksi yang erat dan secara harfiah spesialis kontraktor tumbuh menjadi masalah pelanggan, masalah kepercayaan pada tim pemain sangat relevan.

Pasar untuk sistem ERP di Rusia berkembang pesat. Namun, proyek untuk menerapkan sistem ERP sering berakhir dengan kegagalan. Menurut para ahli, sekitar 70% dari proyek implementasi sistem ERP tidak mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kami mengusulkan untuk membahas alasan utama. Setelah semua, diperingatkan adalah forearmed.

Pasar sistem ERP (Enterprise Resource Planning) tetap menjadi salah satu pasar perangkat lunak dengan pertumbuhan tercepat di dunia. Volume pasar Rusia Sistem ERP pada akhir 2015 tumbuh, menurut TAdviser, sebesar 9%, mencapai 108 miliar (lihat gambar). Pendapatan 8 dari 10 pemain terbesar di pasar ERP domestik juga menunjukkan periode pelaporan dinamika positif.

Gambar

Pertama-tama, minat yang ditunjukkan pada sistem ERP terkait dengan harapan manfaat signifikan yang dapat diterima perusahaan sebagai akibat dari penggunaan sistem tersebut. Tetapi harapan ini paling sering didasarkan pada janji-janji perusahaan yang mengimplementasikan perangkat lunak ini. Namun, sangat sering proyek untuk implementasi sistem ERP berakhir dengan kegagalan. Sekitar 70% proyek untuk implementasi sistem ERP tidak mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena kurangnya pemahaman yang dangkal tentang apa itu sistem ERP.

Apa alasan statistik yang menyedihkan seperti itu dan bagaimana, setelah menghabiskan sumber daya keuangan dan waktu yang signifikan, tidak membuktikannya? Kami menawarkan TOP 10 kesalahan yang dibuat dalam implementasi proyek ERP. Daftar ini tidak lengkap dan merupakan daftar kesalahan yang ditemukan oleh para ahli dan konsultan kami selama bekerja dengan klien.

Unduh dokumen bermanfaat:

Kesalahan #1. Jangan menjelaskan proses bisnis sebelum dimulainya implementasi ERP

Tidak mungkin menerapkan sistem ERP secara kualitatif tanpa proses bisnis yang dijelaskan dari tingkat "sebagaimana mestinya", atau setidaknya pemahaman yang jelas dan menampilkan "di atas kertas" informasi dan aliran material / dokumenter di perusahaan Anda. Kami sering menemukan pilihan ketika konsultan terlibat dalam pekerjaan pada saat kritis implementasi, ketika sistem gagal dan tidak memberikan efek yang diinginkan, dan pelaksana dan tim manajemen tidak dapat mengarahkannya ke arah yang benar. Sampai ke dasar penyebab kegagalan tersebut, kami mengungkapkan inkonsistensi serius dalam pemahaman proses oleh mereka yang menerapkan sistem dan oleh perusahaan itu sendiri - tidak ada deskripsi tentang mereka, atau dilakukan secara formal dan tidak mencerminkan siklus produksi yang sebenarnya.

Alasan paling umum untuk situasi seperti itu adalah keinginan klien untuk menghemat deskripsi dan pengembangan langkah ini, yang memang bisa sangat mahal. Klien mengharapkan bahwa penyesuaian terhadap proses dapat dilakukan pada tahap implementasi. Di satu sisi, ini logis, karena proyek, jika dibangun dengan benar, akan berkembang secara progresif, termasuk semakin banyak zona dan situs, memodernisasi dan meningkatkan sesuatu saat proyek berkembang. Tetapi ini tidak berarti bahwa proses bisnis dapat terus berubah selama pengembangan - ini seperti merenovasi apartemen, terus-menerus mengubah proyek desain ... Suatu hari Anda masih akan memperbaikinya. Satu-satunya pertanyaan adalah kapan dan berapa biayanya pada akhirnya?

Salah satu opsi yang masuk akal, dari sudut pandang kami, adalah pendahuluan deskripsi proses bisnis “sebagaimana adanya”, memaksakan mereka pada platform perangkat lunak dengan bantuan tim pelaksana dan mengubahnya menjadi “menjadi”, pada kenyataannya, adalah dasar untuk implementasi. Secara paralel, bersama dengan tim proyek, Anda dapat memodifikasi proses saat pengembangan berlangsung, menemukan solusi dan ide terbaik untuk mengoptimalkan proses yang sedang berlangsung dan otomatis.

Kesalahan #2. Terus lakukan perubahan pada sistem masa depan

Kesalahan umum lainnya adalah membuat penyesuaian pada sistem masa depan dan tidak melacaknya (apakah Anda ingin "duduk di atas jarum"?). implementasi ERP– selalu panjang dan melelahkan. Tetapi proses ini dapat menjadi lebih rumit jika Anda sepenuhnya mempercayai pelaksana dan tidak mengharuskan mereka untuk menjelaskan secara rinci perubahan yang dibuat pada platform asli. Hasilnya bisa menjadi yang paling menyedihkan - dalam kasus pemutusan kontrak, Anda berisiko mendapatkan banyak kode yang tidak dapat dipahami, yang tidak akan dapat Anda teruskan sendiri, atau Anda akan dipaksa untuk berinteraksi dengan lingkaran terbatas spesialis, karena hanya mereka yang memahami esensi dari sistem yang mereka buat. Bisnis tidak boleh dan tidak dapat bergantung dalam hal ini pada mitra dan niat baik mereka (atau tidak adanya - pengadilan, menurut praktik kami, dapat membantu dalam masalah ini tetapi mengambil terlalu banyak waktu yang berharga). Wajibkan pelaksana Anda untuk mempertahankan dokumentasi proyek, agar dapat melanjutkan proyek sendiri dengan menyewa spesialis, atau mengganti kontraktor.

Kesalahan #3. Mengandalkan sepenuhnya pada otomatisasi

Tidak ada gunanya percaya bahwa automator akan melakukan segalanya untuk Anda. Mereka tidak akan, titik. Mereka tidak akan dapat memperhitungkan semua fitur perusahaan Anda, nuansa interaksi, dan seluk-beluk berbisnis. Setiap perusahaan berbeda. Jika Anda ingin mendapatkan hasil yang baik, bergabunglah dengan proyek implementasi sistem EPR sejak awal! Tim proyek harus menyertakan spesialis kunci perusahaan, yang secara signifikan akan mengurangi risiko kegagalan proyek dan memungkinkan Anda membuat alat manajemen yang berguna bagi perusahaan, dan bukan "sistem entri data untuk laporan". Perlu diingat tujuan pelaksanaan – untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

Kesalahan #4. Kembangkan TK untuk semua kesempatan

Tidak mungkin untuk memperhitungkan semuanya, beberapa momen akan "lahir" dalam proses implementasi, dan harus ada tingkat kebebasan tertentu, termasuk yang ditetapkan dalam kontrak dengan pelaksana. Atau, Anda dapat menentukan dalam kontrak jumlah jam konsultasi untuk pengembangan tambahan - ini dapat dimasukkan dalam biaya proyek jika diterapkan secara turnkey, atau dapat dihitung tambahan dengan tarif jam kerja. Upaya untuk mengembangkan spesifikasi teknis dengan mempertimbangkan semua nuansa akan mengarah pada penciptaan Talmud besar, yang bahkan tidak mungkin dibaca dan dipelajari oleh tim proyek.

Kesalahan #5. Abaikan resistensi personel

Jika spesialis perusahaan tidak terlibat dalam proyek ERP, maka risikonya bertahan untuk tidak berubah , pengenalan "sistem kepemimpinan" dapat menghancurkan semua usaha yang baik. Dalam praktik kami, ada kasus ketika, di bawah tekanan manajemen, perusahaan kehilangan sekitar 50% personelnya dalam proses penerapan sistem.

Kesalahan #6. Tidak cukup memperhatikan proyek implementasi sistem ERP

Otomatisasi adalah opsional dalam hal apa pun. Dalam praktik kami, ada kasus ketika proyek implementasi sistem dipindahkan ke manajer puncak sebagai opsi tambahan. Akibatnya, syarat dan biaya pelaksanaan melebihi yang direncanakan sebanyak 2 kali lipat.

Proyek implementasi ERP membutuhkan pendalaman penuh dan, idealnya, manajer proyek terpisah dari perusahaan yang akan mengintegrasikan semua informasi tentang proyek dan komunikasi di tangannya. Seorang manajer proyek hanya di pihak pelaksana sama sekali tidak cukup.

Penting untuk dipahami dan diterima bahwa penerapan sistem ERP pertama-tama diperlukan untuk perusahaan Anda. Sayangnya, perusahaan implementasi kurang tertarik dengan hal ini - mereka puas karena Anda membayar tagihan secara teratur.

Kesalahan #7. Mencoba melakukan semuanya sekaligus

Berdasarkan pengalaman kami dalam mendukung proyek implementasi, kami yakin bahwa konsep penggelaran proyek berbasis scrum (metodologi pengembangan perangkat lunak tangkas) benar-benar berfungsi dan memberikan hasil (baca juga tentang Metodologi tangkas). Prinsip utama yang kami fokuskan adalah bekerja dalam modul kecil (siklus hingga 1 bulan) untuk mendapatkan versi produk yang berfungsi di setiap tahap. Selanjutnya, penyesuaian dan penyelarasan modul lain dengan yang dikembangkan dapat berlangsung. Sistem ini berkembang secara progresif, secara fleksibel beradaptasi dengan tugas-tugas perusahaan. Mencoba menerapkan sistem sepenuhnya sekaligus dan kemudian mengujinya, Anda berisiko menghabiskan semua anggaran dan waktu, dan pada akhirnya Anda mendapatkan kejutan yang tidak menyenangkan dalam bentuk produk yang tidak berfungsi.

Kesalahan #8. Pilih platform yang salah

Saat memilih platform, pastikan platform tersebut benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan tidak hanya mendukung keuangan, akuntansi, tetapi juga operasi dasar (produksi, penjualan, dll.). Pastikan bahwa itu ditujukan secara khusus (universalitas di sini dapat merugikan) untuk jenis perusahaan Anda (manufaktur, logistik, dll.). Persyaratan ini berlaku untuk platform fungsional dan perangkat keras-perangkat lunak.

Semakin baik sistem sesuai dengan operasi Anda, semakin sedikit waktu dan uang yang akan Anda keluarkan untuk modifikasi, dan semakin nyaman sistem untuk digunakan.

Kesalahan No. 9. Tim automator yang salah

Temukan konsultan yang memahami bisnis Anda. Penting untuk dipahami bahwa proses bisnis perusahaan manufaktur tidak dapat didekati dengan metode manajemen yang umum di eceran atau di sektor jasa, tidak peduli seberapa baik sistem yang mendukung mereka dan tidak peduli konsultan apa yang menerapkannya. Pengetahuan tentang pemrograman, DBMS, akuntansi dan perdagangan memang penting, tetapi mereka tidak akan banyak membantu untuk menerapkan sistem di perusahaan yang bisnis utamanya adalah produksi.

Kesalahan #10. Tujuan yang salah untuk menerapkan sistem ERP

Masalah implementasi biasanya meningkat seiring kemajuan proyek ke tahapan proyek yang mengotomatiskan proses bisnis terpenting perusahaan. Yaitu, proses bisnis yang sesuai dengan jenis kegiatan yang mendatangkan keuntungan utama. Untuk perusahaan perdagangan ini adalah pembelian / penjualan, untuk perusahaan transportasi - transportasi, untuk perusahaan industri- produksi, dll.

Sayangnya, sangat sering tujuan penerapan sistem ERP tidak begitu banyak untuk meningkatkan kegiatan produksi, tetapi untuk mengurangi upaya pemeliharaan. arus informasi dalam perusahaan. Contoh klasik adalah penerapan sistem untuk menggabungkan informasi keuangan dan operasional dalam satu database.

Sebagian besar ERP yang mengklaim sebagai sistem perusahaan terintegrasi pada awalnya dibuat untuk tujuan manajemen hubungan pelanggan, keuangan, dan akuntansi. Dengan demikian, mereka dikembangkan oleh profesional akuntansi dan keuangan dengan bantuan profesional TI. Akibatnya, sistem ERP menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh departemen akuntansi dan keuangan, sementara manufaktur dan unit operasional lainnya (penjualan, pengadaan, gudang) menyediakan informasi ini. Penerapan sistem seperti itu, yang tidak mempengaruhi bisnis inti perusahaan, biasanya tidak membawa hasil yang signifikan.

Implementasi sistem ERP

Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (ERP), yang dalam terjemahan berarti sistem informasi perencanaan sumber daya perusahaan, telah lama menjadi area aktivitas umum untuk bisnis menengah dan besar. Pengenalan jaringan informasi ditujukan untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis, yaitu supply, marketing dan production. Pengenalan teknologi ini secara signifikan mempengaruhi peningkatan produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Tetapi ERP tidak hanya otomatisasi proses bisnis, tetapi juga otomatisasi seperti itu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengendalian dan akuntansi.

Sistem ERP sangat berbeda dari program yang kita semua kenal. Kantor Microsoft, yang bekerja sama di semua komputer. Kegunaan sistem ERP secara langsung tergantung pada definisi yang jelas tentang tugas perusahaan tertentu dan penyesuaiannya terhadap tugas-tugas ini. Manfaat penuh menggunakan sistem ini dicapai hanya jika dirancang dan dikonfigurasi dengan benar, yang akan membantu membuat bisnis lebih mudah dikelola di masa depan.

Fitur khas dari sistem ERP dari sistem lain terletak pada kenyataan bahwa membantu mengumpulkan data bersama tentang kegiatan perusahaan dan hanya berdasarkan informasi yang dikumpulkan sistem akan dapat menganalisis data. Fitur penting dari sistem ini adalah bahwa transaksi bisnis dalam sistem hanya terdaftar satu kali, dan kami dapat segera menganalisis dampaknya terhadap aktivitas perusahaan sesuai dengan laporan yang diterima.

Sistem informasi perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem yang cukup berkembang dan fungsinya terus dikembangkan dan ditingkatkan, tetapi bagaimanapun, terjadi bahwa setelah sistem ERP diimplementasikan di perusahaan tertentu dan semua metode implementasinya telah digunakan dengan benar, manajemen perusahaan masih gagal untuk mendapatkan kontrol informasi penuh atas kegiatan perusahaan. Dan yang paling menarik, tidak ada yang signifikan terjadi, tetapi sebaliknya, semuanya tetap sama. Ada apa di sini? Ada banyak faktor yang mempengaruhi operasi yang salah dari sistem ERP. Ini mungkin, misalnya, desain yang salah dokumen utama, kegagalan dan pelanggaran dalam kebijakan penjualan, adanya kelebihan stok di perusahaan. Bahkan mungkin banyak perusahaan, setelah pengenalan sistem ERP, menolaknya, karena fakta bahwa itu diduga tidak cukup dan tidak tepat waktu menanggapi tugas yang diberikan padanya. Tetapi ini tidak hanya terjadi di perusahaan kami, ada bukti bahwa di Barat, bagian keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan menyumbang kurang dari 50% kasus.

Tetapi mengapa sebagian besar implementasi sistem ERP tidak berhasil. Jika kita menganalisis implementasi sistem ERP yang tidak berhasil, maka berikut ini menjadi jelas bahwa salah satu faktor utama kegagalan implementasi adalah pelanggaran prinsip desain sistem. kontrol otomatis (ACS). Ada pendapat di antara para spesialis bahwa proyek untuk penerapan sistem kontrol otomatis tidak memberikan hasil positif karena fakta bahwa ketika merancang sistem ini, strategi pengembangan bisnis tidak diperhitungkan, proses bisnis terlalu sering diprogram ulang.

Perlu menyoroti kesalahan berikut:

1. Saat merancang sistem ERP, strategi pengembangan lebih lanjut dari perusahaan tidak diperhitungkan.

Seperti yang ditunjukkan oleh analisis, ini adalah kesalahan utama ketika menerapkan sistem ERP. Mari kita lihat mengapa ini terjadi. Dalam beberapa tahun terakhir, ekonomi dan berbagai cabang ekonomi, di mana perusahaan beroperasi, telah berubah secara signifikan dan terus berubah secara konstan, dalam konteks ini tidak mungkin untuk mengatur sistem informasi dengan benar, karena tidak akan dapat memperhitungkan kemungkinan perubahan dalam kegiatan perusahaan di masa depan. . Contohnya adalah bahwa perusahaan yang beroperasi di industri minyak dan gas, menarik semua aset non-inti, dan sementara itu, informasi tentang aset ini merupakan bagian penting dari sistem kontrol otomatis. Contoh lain: perusahaan yang beroperasi di bidang metalurgi hampir mengurangi separuh jumlah karyawan mereka, sehingga memengaruhi jumlah tempat otomatis, yang juga tidak dapat diperhitungkan saat menerapkan sistem ERP. Berdasarkan semua ini, menjadi jelas bahwa perlu entah bagaimana meningkatkan dan memodernisasi sistem perencanaan sumber daya perusahaan sehingga di masa depan dimungkinkan untuk memperhitungkan semua indikator yang berubah. Jika tidak, pengenalan sistem ERP akan menjadi semacam beban untuk kegiatan perusahaan yang benar dan produktif. Tetapi sekarang menjadi mungkin untuk menerapkan sistem ERP berfitur lengkap di perusahaan, tetapi ini adalah proses yang panjang dan dapat memakan waktu 3 hingga 5 tahun. Agar tidak mengulangi kesalahan di masa depan, perlu untuk merancang dan memikirkan struktur dan skala kegiatan perusahaan setidaknya tiga tahun sebelumnya. Tetapi di sini sekali lagi, dengan perkiraan yang salah tentang prospek kegiatan perusahaan di masa depan, kerugian dan pengeluaran besar mungkin terjadi, misalnya, untuk pembelian. peralatan tambahan untuk sistem ERP, yang menyebabkan pengeluaran tak terduga untuk membayar lalu lintas Internet. Beberapa orang akan merasa senang ketika, setelah waktu tertentu, muncul pertanyaan tentang mentransfer sistem ERP yang ada ke platform lain.

Area pengembangan bisnis lainnya juga harus selalu diperhitungkan - ini adalah perluasan praktik produksi skala kecil, dan organisasi cabang, dan pengurangan stok cadangan yang signifikan, dan kontrol waktu pengiriman yang lebih ketat. Saat melakukan semua tindakan ini, beban pada kinerja sistem ERP meningkat, di mana ketepatan waktu dan efisiensi pendaftaran transaksi bisnis bergantung, jika tidak, data apa pun yang dikumpulkan menggunakan sistem ini tidak akan efektif.

2. Merancang sistem informasi “bottom-up”.

Merumuskan dengan benar tujuan dan prospek perusahaan untuk masa depan perkembangan yang sukses hanya dapat dilakukan dengan menggunakan metode desain top-down. Praktek menunjukkan bahwa pembuatan sistem manajemen informasi yang efektif itu mahal, karena hampir tidak mungkin untuk memperhitungkan seluruh aliran informasi yang muncul di perusahaan. Oleh karena itu, ketika merancang sistem ERP, setiap pengembang menghadapi masalah untuk berpindah dari memperoleh informasi sebanyak-banyaknya ke batas tertentu. Tugas utama dalam desain sistem ERP adalah pilihan arah utama yang signifikan untuk adopsi yang efektif keputusan manajemen. Karena perusahaan setiap hari menerima sejumlah besar informasi dari berbagai konten, perancang hanya perlu memilih informasi yang paling signifikan dan penting dari semua aliran informasi ini. Secara alami, setiap perusahaan memiliki kebutuhannya sendiri akan dukungan informasi. Oleh karena itu, desain sistem ERP yang benar berarti, pertama-tama, pemilihan informasi yang penting untuk lapisan atas manajemen, dan baru kemudian perancang turun. Metode ini dirancang terutama untuk memperoleh informasi penting yang dibutuhkan oleh manajemen senior. Tetapi seperti yang ditunjukkan oleh praktik merancang sistem ERP, perancang, tanpa merinci pentingnya informasi yang masuk, memasukkan banyak informasi yang tidak perlu dan berlebihan ke dalam sistem, sehingga meningkatkan biaya sistem kontrol otomatis. Akibatnya, karena ketidakcukupan dan kelengkapan informasi yang diterima, manajemen perusahaan menderita. Dan manajemen perusahaan menerima sejumlah besar informasi yang tidak dianalisis, yang secara signifikan memperlambat proses pengambilan keputusan manajerial, ada banyak contohnya. Agar suatu perusahaan tidak menerima informasi yang berlebihan dan tidak efisien saat merancang dan mengimplementasikan sistem ERP, yang membutuhkan biaya yang signifikan, perlu memperhitungkan tujuan perusahaan saat merancang sistem ERP dan, berdasarkan ini, menentukan dengan benar jenis dan sifat informasi yang diterima oleh perusahaan.

3. Desain ulang proses bisnis yang salah.

Sering terjadi bahwa perusahaan yang memutuskan untuk menerapkan sistem ERP memutuskan untuk mengambil langkah signifikan seperti mendesain ulang atau merekayasa ulang semua proses bisnis yang ada di perusahaan dan implementasinya lebih lanjut, dan mensubordinasikan persyaratan sistem ERP. Atau ada kemungkinan perusahaan akan bersikeras mempertahankan semua proses bisnis yang ada sambil membangun kembali sistem ERP yang dipilih, dan terkadang bahkan menulis ulang sepenuhnya. Tetapi dua opsi untuk menerapkan sistem ERP ini salah, yang di masa depan akan berdampak negatif pada efisiensi perusahaan.

Saat merekayasa ulang semua proses bisnis, risiko bahwa sistem ERP yang diterapkan di perusahaan tidak akan digunakan sama sekali meningkat. Karena praktik rekayasa ulang proses bisnis menunjukkan bahwa setiap perubahan signifikan dalam proses bisnis sangat sulit untuk berakar dan, akibatnya, sangat jarang digunakan.

Jika kita melihat perusahaan Barat, kita akan melihat bahwa sistem ERP Barat dikembangkan dengan mempertimbangkan pengalaman dunia dalam menerapkan sistem ini berdasarkan pengalaman membangun dan mengoptimalkan proses bisnis. Berdasarkan ini, menjadi jelas bahwa pengalaman ini harus diperhitungkan ketika meningkatkan sistem manajemen di kami perusahaan Rusia dan perusahaan. Tetapi mungkin terjadi bahwa perancang sistem ERP tidak selalu menggunakan referensi praktik Barat dengan benar, karena perusahaan domestik beroperasi dalam lingkungan ekonomi yang sama sekali berbeda.

Menyimpan semua proses bisnis yang ada juga merupakan metode yang tidak efisien, karena sistem yang dihasilkan kehilangan keandalan dan efisiensinya karena beberapa modifikasi dan revisi. Ini mempengaruhi risiko pemrosesan informasi input yang salah, dan juga tidak akan ada manfaat dari mengotomatisasi sistem yang dipilih, karena proses bisnis yang dimodifikasi dan didesain ulang tidak akan efektif. Perusahaan dalam hal ini akan bergantung pada sistem manajemen yang dipilih dan secara otomatis akan kehilangan kesempatan untuk meningkatkan aktivitasnya. Berdasarkan metode-metode ini, penting untuk menemukan titik "emas" antara rekayasa ulang proses bisnis dan penyempurnaan sistem yang ada.

4. Salah menilai efisiensi ekonomi implementasi sistem ERP.

Implementasi sistem ERP menghabiskan banyak uang, ini termasuk pembelian Peralatan yang diperlukan, komputer, pembayaran untuk layanan konsultasi, dll. Dalam hal ini, kepala perusahaan harus memecahkan masalah utama efisiensi ekonomi dari sistem ERP yang diterapkan. Manajer dihadapkan pada tugas membandingkan biaya otomatisasi proses bisnis dengan hasil ekonomi akhir proyek. Solusi dari masalah ini mencakup jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: informasi apa yang pada akhirnya akan diterima oleh manajer, kerugian apa yang akan dihindarinya, bagaimana memaksimalkan efisiensi sumber daya perusahaan yang digunakan. Jika setidaknya salah satu dari masalah ini tidak diselesaikan, sangat mungkin bahwa biaya penerapan sistem ERP tidak dapat dibenarkan atau tidak akan terbayar. Untuk menghindari kemungkinan kegagalan, perlu untuk menentukan harga termasuk informasi tertentu pada semua tahap merancang dan mengimplementasikan sistem ERP. Tapi itu tidak semua. Penting untuk memecahkan masalah efisiensi ekonomi bahkan ketika membuat prototipe sistem ERP masa depan. Efisiensi terbesar dari implementasi sistem ERP hanya mungkin jika perusahaan memiliki sistem manajemen yang dibangun dengan baik.

Faktor positif yang mempengaruhi benar dan kerja yang efisien diimplementasikan ERP-sistem adalah adanya fungsionalitas yang kaya. Tetapi praktik menunjukkan bahwa tidak jarang sistem ERP yang diimplementasikan berfungsi di perusahaan hanya sebagai alat untuk membantu mempersiapkan pelaporan pajak atau lebih dari itu, kalkulator sederhana. Ada beberapa alasan untuk ini, mulai dari pilihan yang salah sebuah perusahaan konsultan yang membantu sebuah perusahaan menerapkan sistem ERP, hingga pilihan tugas dan tujuan yang salah oleh perancang sistem. Banyak bisnis membuat kesalahan besar, dipandu oleh prinsip "beli sekarang, dan nanti kita lihat." Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan ini juga menderita kerugian dana yang signifikan.

Penciptaan dan implementasi sistem ERP di perusahaan atau perusahaan pada awalnya melibatkan perubahan radikal dalam proses bisnis perusahaan ini atau perusahaan. Ini difasilitasi oleh metodologi untuk menerapkan sistem ERP, fungsionalitas sistem ERP ini. Ada sistem kelas SAP R/3, di mana praktik implementasi yang diterima secara umum adalah untuk menarik proses bisnis perusahaan ke fungsionalitas kaya yang sudah ada dari sistem ERP. Sebagai hasil dari pengenalan sistem ini, perusahaan mengeluarkan biaya serius untuk pengelolaan proyek yang dilaksanakan, serta karena perubahan dalam proses bisnisnya sendiri. Ada juga sistem seperti MS Navision Attain dan Axapta, yang dianggap sebagai sistem kelas menengah. Sistem ini adalah salah satu sistem terbaik di kelas ini; ketika menerapkan sistem ini, perancang awalnya berfokus pada kemampuan beradaptasi dengan proses perusahaan yang diperlukan. Artinya, tujuan utama penerapan sistem ini difokuskan pada proses pelanggan, dan hanya pada fungsionalitas sistem. Sistem ERP modern memiliki lingkungan pengembangan tingkat tinggi dan terintegrasi, dalam hal ini dimungkinkan untuk membuat sistem yang sepenuhnya memenuhi semua persyaratan perusahaan yang ada.

Sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi alat yang familiar untuk bisnis besar dan menengah. Tugas utama mereka adalah mengotomatisasi proses bisnis perusahaan (produksi, pasokan, penjualan), serta fungsi manajemen (perencanaan, akuntansi, kontrol). Namun, statistik implementasi sistem ERP agak mengkhawatirkan.

Sistem ERP - bukan program "kotak", seperti Microsoft Office, yang dapat diinstal dengan efisiensi yang sama di komputer perusahaan mana pun. Efektivitas sistem ERP sangat tergantung pada penyesuaiannya untuk tugas-tugas tertentu dari perusahaan tertentu. Hanya sistem ERP yang dirancang dan dikonfigurasi dengan benar yang benar-benar "membantu" membuat bisnis lebih mudah dikelola dan "transparan" bagi manajemen perusahaan.

Secara skematis, model sebagian besar sistem ERP dapat digambarkan sebagai berikut: satu database menerima semua informasi utama tentang kegiatan perusahaan, dan atas dasar mereka program membangun berbagai laporan, grafik, prakiraan, dengan kata lain, memberikan informasi lengkap. informasi analitis yang matang. Transaksi bisnis terdaftar dalam sistem satu kali, dan dampaknya terhadap kinerja perusahaan dapat segera dinilai dengan menerima laporan terkait. Jadi, nilai utama dari sistem ERP adalah untuk memastikan integrasi informasi dari semua area fungsional perusahaan.

Terlepas dari kenyataan bahwa kemampuan sistem ERP modern cukup berkembang dan terus berkembang, keajaiban mungkin tidak terjadi. Seringkali, setelah pengenalan sistem informasi perusahaan, manajemen masih belum puas dengan kualitas dukungan informasi. Misalnya, bertentangan dengan semua harapan, biaya tenaga kerja untuk melakukan operasi rutin tidak berkurang dan, yang lebih penting, semua kekurangan yang melekat pada praktik produksi dan operasi ekonomi yang telah ditetapkan sebelumnya tetap ada. Kami biasanya berbicara tentang pelaksanaan dokumen utama yang salah, adanya kelebihan stok, pelanggaran dalam kebijakan pemasaran, khususnya, penjualan produk kepada pelanggan dengan kewajiban yang tidak terpenuhi, dll. Selain itu, seringkali sistem ERP yang dirancang begitu kompleks dan tidak memadai untuk tugas-tugas saat ini sehingga tidak digunakan sama sekali di perusahaan. Dan ini bukan kasus yang terisolasi! Menurut beberapa laporan, kurang dari 50% implementasi sistem ERP dianggap sangat berhasil di Barat. Belum ada informasi yang dapat dipercaya tentang situasi di Rusia, tetapi trennya tidak mungkin berbeda.

Ada ratusan alasan untuk implementasi yang gagal. Tetapi mereka didasarkan, sebagai suatu peraturan, pada pelanggaran prinsip-prinsip dasar merancang sistem kontrol otomatis (ACS). Biasanya, proyek untuk implementasi sistem ERP tidak memberikan hasil yang diharapkan karena desainnya tanpa mempertimbangkan strategi pengembangan bisnis; pelanggaran prinsip membangun sistem "top-down"; antusiasme yang berlebihan untuk rekayasa ulang proses bisnis dan subordinasinya yang terkadang tidak dapat dibenarkan terhadap persyaratan fungsionalitas standar dari sistem ERP dasar dan, sebaliknya, karena pengerjaan ulang yang radikal dari fungsionalitas dasar.

Kesalahan #1. Merancang sistem ERP tanpa memperhitungkan strategi pengembangan perusahaan

Ini adalah salah satu kesalahan umum. Jelas bahwa ketika mengatur sistem tidak mungkin untuk memperhitungkan semua cara potensial untuk pengembangan perusahaan di masa depan yang jauh. Selama beberapa tahun terakhir, lingkungan ekonomi tempat perusahaan Rusia beroperasi telah banyak berubah. Misalnya, di perusahaan-perusahaan di industri minyak dan gas, struktur kepemilikan diubah: organisasi menghapus hampir semua aset non-inti, informasi tentang yang merupakan bagian integral dari sistem kontrol otomatis dan diperhitungkan saat menyusun laporan keuangan konsolidasi. Banyak perusahaan di industri metalurgi telah secara signifikan mengurangi jumlah karyawan (beberapa hampir dua kali lipat), yang secara alami mempengaruhi jumlah pekerjaan otomatis.

Jelas bahwa seiring waktu, sistem ERP yang dibuat secara terpisah dari rencana restrukturisasi bisnis akan memerlukan peningkatan radikal. Jika tidak, mereka akan berubah menjadi beban yang mengganggu manajemen saat ini dan bahkan dokumen. Penciptaan dan implementasi sistem ERP yang berfungsi penuh adalah proses panjang yang perusahaan besar bisa memakan waktu 3 atau bahkan 5 tahun. Apalagi sistemnya harus didesain sedemikian rupa agar bisa bekerja selama 2-3 tahun tanpa modernisasi. Oleh karena itu, ketika mendesain, penting untuk membayangkan struktur dan skala bisnis di masa depan, setidaknya selama 3 tahun. Kesalahan dalam peramalan dapat menyebabkan biaya tinggi yang tidak masuk akal, khususnya untuk pembelian peralatan jaringan tambahan dan pembayaran untuk lalu lintas Internet, yang merupakan proporsi signifikan dari biaya memiliki sistem ERP. Ini adalah pilihan yang sangat tidak menyenangkan ketika, setelah satu atau dua tahun, kebutuhan untuk mentransfer sistem ERP ke platform teknis lain menjadi jelas.

Bidang pengembangan bisnis lainnya termasuk memperluas praktik produksi skala kecil, menciptakan jaringan cabang, mengganti pemasok, mengurangi stok cadangan, dan memperketat persyaratan untuk waktu pengiriman. Dalam hal ini, kinerja saluran telekomunikasi internal harus dirancang untuk peningkatan beban, misalnya, ketika aliran data meningkat karena pengurangan frekuensi pembaruan informasi. Jika kinerja saluran dan database itu sendiri tidak cukup, maka pendaftaran transaksi bisnis akan kurang efisien. Akibatnya, data analitik apa pun tentang situasi saat ini tidak akan sepenuhnya dapat diandalkan.

Kesalahan #2. Merancang sistem ERP dari bawah ke atas

Dimungkinkan untuk meletakkan dalam sistem ERP tujuan perusahaan dan prospek pengembangannya hanya ketika merancang "top-down", dan bukan sebaliknya. Membuat sistem manajemen informasi adalah kesenangan yang mahal. Pendaftaran di dalamnya dari semua data yang muncul di perusahaan, pada prinsipnya, tidak mungkin. Dan tentu saja, ketika merancang, setiap pengembang dihadapkan dengan kebutuhan untuk beralih dari informasi yang lengkap, dalam arti "tidak terbatas" ke beberapa jenis batas, dengan "harga masalah" untuk implementasinya. Setiap perusahaan setiap hari beredar besar arus informasi data tentang material dan sumber daya teknis, pelanggan, personel, potensi produksi dll. Muncul pertanyaan: apakah sistem ERP memerlukan informasi spesifik, katakanlah, tentang kinerja mesin dalam 2 jam terakhir atau tentang jumlah produk setengah jadi di atas meja karyawan tertentu pada saat ini, apalagi. bahwa informasi ini tidak diragukan lagi digunakan dalam kegiatan manajemen?

Setiap tingkat manajemen memiliki kebutuhannya sendiri untuk dukungan informasi. Tetapi data ini tidak boleh berlebihan.

Distribusi arus informasi akan benar jika Anda mulai membangun sistem dengan memperjelas kebutuhan informasi dari manajemen tingkat atas, secara bertahap turun. Dengan pendekatan ini, pertama-tama, indikator yang dibutuhkan oleh manajemen puncak, serta frekuensi perhitungannya, dibentuk dan ditentukan. Ini kemudian mengatur data yang dibutuhkan oleh yang berikutnya dalam hierarki pengelolaan, dll. Dengan demikian, risiko menciptakan sistem yang akan menghasilkan informasi yang tidak cukup untuk membuat keputusan manajerial oleh manajemen puncak dihilangkan.

Dalam praktiknya, perancang, tidak bertujuan untuk memberikan dukungan informasi untuk membuat keputusan manajemen, mencoba memasukkan jumlah data maksimum ke dalam sistem, sehingga meningkatkan biaya sistem kontrol otomatis secara tidak wajar, atau melewatkan beberapa informasi yang penting untuk beberapa tingkat manajemen. Akibatnya, manajemen menderita karena dukungan informasi yang tidak memadai dan tidak tepat waktu.

Dan manajemen perusahaan kasus terbaik memperoleh akses ke ruang informasi yang berisi sejumlah besar data. Tapi dia hampir tidak pernah diberikan informasi agregat poin yang diperlukan untuk membuat keputusan manajerial. Tentu saja, tujuan penting untuk menciptakan dan mengimplementasikan sistem ERP seperti memperkuat kontrol juga tidak tercapai.

Dalam praktiknya, ada banyak contoh ketika sistem otomatis yang berfungsi penuh dari kelas ERP tidak memenuhi kebutuhan informasi dari aparat administrasi. Misalnya, seorang kepala perusahaan metalurgi, ketika menganalisis situasi dengan piutang, menghadapi masalah berikut: sistem yang digunakan dalam pekerjaan hanya dapat memberikan daftar debitur yang tidak terstruktur tanpa pengelompokan berdasarkan kepentingan, dengan membagi jumlah total debitur. hutang, syarat, dll.

Agar suatu perusahaan, setelah menghabiskan dana yang signifikan, tidak menerima sistem akuntansi yang tidak efisien karena fragmentasi, sistem ERP harus dirancang, dengan fokus pada tujuan perusahaan, untuk secara konsisten menentukan jenis dan karakteristik informasi yang dibutuhkan oleh setiap level. manajemen, dimulai dengan manajemen puncak.

Kesalahan #3. Rekayasa ulang proses bisnis yang berlebihan

Cukup sering, perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP setuju untuk merekayasa ulang semua proses bisnis dan mensubordinasikannya ke persyaratan fungsionalitas dasar sistem yang dipilih, atau bersikeras untuk mempertahankan praktik kerja yang telah ditetapkan dan, karenanya, pada restrukturisasi radikal dari sistem yang dipilih. sistem (dan terkadang pada penulisan ulang lengkapnya). Kedua ekstrem ini menambah daftar alasan kegagalan dalam pembuatan dan implementasi sistem ERP.

Dalam kasus pertama, ada risiko tinggi bahwa sistem, yang dibuat dengan harapan restrukturisasi fundamental proses bisnis, tidak akan digunakan sama sekali. Pengalaman menunjukkan bahwa perubahan mendasar dalam proses bisnis sulit dan jarang berakar dan masih lebih baik untuk meningkatkan sistem manajemen perusahaan secara evolusioner.

Sistem ERP Barat dikembangkan dengan mempertimbangkan pengalaman dunia dalam membangun dan mengoptimalkan proses bisnis. Tentu saja, semua ini harus diperhitungkan ketika meningkatkan sistem manajemen perusahaan Rusia. Pada saat yang sama, referensi ke praktik Barat yang sering digunakan oleh desainer tidak sepenuhnya benar, karena. perusahaan domestik beroperasi di lingkungan ekonomi yang berbeda, dan transisi ke standar Barat tidak selalu tepat.

Dalam kasus kedua, sistem yang dihasilkan kehilangan keandalannya karena modifikasi dan revisi. Dengan demikian, risiko pemrosesan informasi input yang salah meningkat tajam. Selain itu, tidak akan ada manfaat dari mengotomatisasi proses bisnis perusahaan yang tidak efisien. Sebaliknya, ia akan kehilangan kesempatan untuk meningkatkan aktivitasnya, karena. akan diperas ke dalam kerangka kaku program. Dalam hal ini, sangat penting untuk menentukan dengan benar rasio optimal antara rekayasa ulang proses bisnis dan penyempurnaan sistem.

Kesalahan #4. Penilaian yang salah atas efisiensi ekonomi dari penerapan sistem ERP

Efektivitas biaya penerapan sistem ERP mungkin yang paling masalah yang kompleks untuk dijawab oleh manajer. Jelas bahwa implementasi menyiratkan biaya yang cukup besar untuk otomatisasi umum (komputer, server, peralatan jaringan, lisensi, pelayanan konsultasi dll.). Dalam hal ini, penting untuk membandingkan biaya untuk mengotomatisasi proses tertentu, mengingat tempatnya dalam sistem ERP, dengan hasil ekonomi akhir dari proyek secara keseluruhan. Artinya, perlu untuk menjawab pertanyaan, apa akuntansi dari operasi yang sesuai dalam sistem atau penyediaan data ini dan itu kepada manajer ini dan itu? Kerugian apa yang akan membantu untuk menghindari? Bagaimana meningkatkan efisiensi sumber daya yang digunakan? Cadangan apa yang memungkinkan untuk terlibat dalam kegiatan produksi? Jika tidak, risiko bahwa biaya otomatisasi proses tidak akan terbayar meningkat.

Menjawab pertanyaan, berapa harga termasuk informasi apa pun, diperlukan di semua tahap perancangan sistem ERP. Pertama, ketika menentukan struktur fungsionalnya, memilih platform dasar, perangkat keras, dan solusi umum lainnya untuk sistem pada tahap pengembangan konsepnya, kemudian ketika menyusun kerangka acuan. Selain itu, penting untuk mengajukan pertanyaan tentang efektivitas biaya pada tahap finalisasi prototipe sistem ke versi final.

Pada saat yang sama, ingatlah itu hasil terbaik dari implementasi sistem ERP dicapai jika dirancang untuk perusahaan dengan sistem manajemen yang dibangun dengan baik.

Teknologi dan praktik merancang sistem ERP.

Dalam praktiknya, proses desain terlihat seperti ini: Pelanggan merumuskan persyaratan yang diperbesar untuk sistem yang dibuat, yang menjadi dasar dari Konsep kerangka acuan, dikembangkan oleh eksternal organisasi desain. Proses ini selalu didahului dengan analisis produksi dan kegiatan ekonomi perusahaan pelanggan. Tujuan mempelajari proses bisnis adalah untuk mengidentifikasi “bottlenecks” dalam mendukung informasi dan mengidentifikasi cadangan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Berdasarkan studi varian dalam Konsep, ditentukan kontur sistem yang dibuat, yaitu: sistem ERP dasar; struktur fungsional; Dukungan Informasi; jumlah stasiun kerja yang dibutuhkan; dukungan teknis. Saat mengembangkan Konsep Perhatian khusus diberikan untuk prospek pengembangan bisnis pelanggan. Kerangka di mana penting untuk memahami (menyajikan) prospek pengembangan bisnis ditentukan berdasarkan waktu pengembangan dan implementasi sistem (yang tergantung pada ukuran perusahaan: dari 6 bulan hingga 3 tahun); periode pengoperasian sistem tanpa perlu modernisasi (diinginkan bahwa periode keusangan sistem setidaknya dua tahun). Dibentuk berdasarkan survei pra-proyek, Konsep dapat berisi beberapa pilihan alternatif pengembangan otomatisasi sistem kontrol pelanggan. Setiap opsi harus dievaluasi berdasarkan rasio biaya / efektivitas. Pilihan Konsep dilakukan oleh pelanggan dan menjadi dasar pengembangan Kerangka Acuan (TOR). Di sini, persyaratan untuk sistem dikerjakan secara rinci. TK - dokumen utama yang mendefinisikan persyaratan, organisasi, dan pelaksanaan pekerjaan, yang dengannya desain sistem ERP dan pengirimannya ke pelanggan dilakukan. Tahap selanjutnya adalah pengembangan model proses bisnis menjadi (proses bisnis dalam kondisi berfungsinya sistem ERP). Model dibuat berdasarkan TOR dan menjelaskan secara luas hubungan manajerial dan informasi dalam sistem. Tahapan ini merupakan kunci dari pembuatan sistem ERP. Ini dijelaskan oleh fakta bahwa hasilnya memungkinkan karyawan dan manajemen perusahaan pelanggan untuk membentuk visi berfungsinya perusahaan mereka dalam kondisi menggunakan sistem ERP dan mengklarifikasi persyaratan untuk itu. Untuk perusahaan besar, disarankan untuk mengembangkan Draft Design (sebelum mengembangkan model proses bisnis menjadi), yang mendefinisikan solusi desain utama (dengan lebih dari 60 pekerjaan). Berdasarkan TOR, solusi desain disetujui pada tahap desain awal, dan model proses bisnis yang akan dibuat, desain detail tekno. Pada tahap ini, analisis kepatuhan algoritma perhitungan dan metode kontrol ditetapkan dalam perangkat lunak sistem ERP yang diimplementasikan, algoritma dan metode khusus yang digunakan dalam praktik perusahaan pelanggan. Berdasarkan hasil analisis, "kesenjangan" dalam fungsionalitas sistem ditentukan dan keputusan desain yang diperlukan dibuat untuk menghilangkannya. Efektivitas proyek untuk pembuatan dan penerapan sistem kontrol otomatis terintegrasi semakin tinggi, semakin erat kerjasama antara pelanggan dan pengembang di semua tahap desain.