Cara mengirim faktur secara elektronik. Manajemen dokumen elektronik faktur

Pertanyaannya menyangkut faktur elektronik. Misalnya: kami menggunakan layanan bank, operasi yang dikenakan PPN. Bank mengirimkan faktur elektronik ke "Klien Bank", di mana di kolom "tanda tangan kepala" secara harfiah tertulis "Tanda tangan elektronik Ivanov I.I." Di bawah, setelah tanda tangan, ada persyaratan tambahan yang menyatakan bahwa dokumen (ID faktur ditunjukkan) dibuat dan dikirim melalui operator KORUS. Pertanyaannya adalah sebagai berikut. Apakah kami berhak untuk memperhitungkan faktur ini, yang tidak mengandung tanda tangan asli? dan rincian identifikasi apa yang harus ditunjukkan dalam faktur elektronik?

Anda berhak menerima faktur secara elektronik. Jika perusahaan menerima dokumen elektronik yang disertifikasi dengan tanda tangan yang disempurnakan dengan kualifikasi dari Bank melalui operator resmi, maka itu tidak memerlukan versi kertas dari faktur dengan tanda tangan asli.

Persyaratan identifikasi faktur elektronik adalah tanda tangan kualifikasi elektronik yang disempurnakan dari seorang manajer atau orang yang berwenang. Ketika sebuah dokumen ditandatangani dengan tanda tangan elektronik, operator menambahkan stempelnya ke dokumen tersebut. Anda dapat melihat format elektronik faktur dan detail yang diperlukan dalam urutan Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 4 Maret 2015 No. -7-6/93.

Alasan

(Warna menyoroti informasi yang akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat)

Olga Tsibizova, Kepala Departemen Pajak Tidak Langsung dari Departemen Pajak dan Kebijakan Tarif Bea Cukai Kementerian Keuangan Rusia

Cara mengeluarkan faktur secara elektronik

Faktur dapat diterbitkan di atas kertas dan/atau elektronik.

Formulir faktur dan aturan pengisian disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 26 Desember 2011 No. 1137. Prosedur untuk menerbitkan dan menerima faktur dalam bentuk elektronik disetujui oleh Perintah Kementerian Keuangan Rusia pada 25 April , 2011 Nomor 50n. Format elektronik faktur disetujui oleh perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 4 Maret 2015 No. -7-6/93.

Organisasi memiliki hak untuk menerbitkan faktur dalam bentuk elektronik dengan persetujuan bersama dari para pihak dalam transaksi. Di mana kondisi yang diperlukan adalah tersedianya sarana dan kemampuan teknis yang sesuai untuk menerima dan memproses tagihan sesuai dengan format dan prosedur yang ditetapkan. Hal ini dinyatakan dalam ayat 2 ayat 1 Pasal 169 Kode pajak rf.

Kode Pajak Federasi Rusia tidak mengatur bagaimana persetujuan bersama para pihak untuk menggunakan faktur elektronik diungkapkan. Oleh karena itu, perlu fokus pada kegiatan wirausaha aturan perilaku (kebiasaan bisnis). Misalnya, Anda dapat menandatangani perjanjian bersama atau bertukar dokumen yang ditandatangani oleh masing-masing pihak. Klarifikasi tersebut tertuang dalam surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 1 Agustus 2011 No. 03-07-09/26. Perlu dicatat bahwa adanya perjanjian semacam itu tidak mencegah penerbitan faktur di atas kertas. Apalagi jika faktur diterbitkan di atas kertas, tidak perlu menggandakannya dalam bentuk elektronik. Hal ini dinyatakan dalam surat Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 17 Juni 2013 No. ED-4-3/10769.

Dimungkinkan untuk mengeluarkan faktur dalam bentuk elektronik hanya melalui operator resmi manajemen dokumen elektronik (klausul 1.3 dari Prosedur yang disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 25 April 2011 No. 50n). Daftar operator tersebut diposting di situs web resmi Layanan Pajak Federal Rusia.

Sergei Razgulin, Penjabat Penasihat Negara Federasi Rusia, kelas 3

Bagaimana mengatur dokumen dalam akuntansi

Dokumen Elektronik

Dokumen primer dapat dibuat baik dalam bentuk kertas maupun dalam bentuk elektronik (bagian 5 pasal 9 UU 6 Desember 2011 No. 402-FZ). Opsi terakhir dimungkinkan jika dokumen ditandatangani secara elektronik (Pasal 6 UU 6 April 2011 No. 63-FZ).

Ada jenis berikut tanda tangan elektronik: sederhana tanpa pengecualian, peningkatan tanpa pengecualian, dan peningkatan kualifikasi (Pasal 5 UU 6 April 2011 No. 63-FZ). Kekuatan hukum dokumen akan tergantung pada tanda tangan yang digunakan oleh organisasi.

Jadi, dokumen sumber, disertifikasi oleh tanda tangan elektronik sederhana atau yang disempurnakan tanpa pengecualian, tidak dapat diterima untuk tujuan akuntansi dan akuntansi pajak. Mereka tidak diakui setara dengan dokumen kertas yang disertifikasi oleh tanda tangan tulisan tangan.

Sebaliknya, dokumen yang disertifikasi oleh tanda tangan elektronik yang disempurnakan dengan kualifikasi disamakan dengan dokumen yang ditandatangani tangan dan diterima untuk tujuan akuntansi dan akuntansi pajak.

Kesimpulan serupa mengikuti paragraf 1 dan 2 Pasal 6 Undang-Undang 6 April 2011 No. 63-FZ dan dikonfirmasi oleh surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 12 April 2013 No. 03-03-07 / 12250 , tanggal 25 Desember 2012 No. 03- 03-06/2/139, 28 Mei 2012 No. 03-03-06/2/67, 7 Juli 2011 No. 03-03-06/1/409.

Nomor Pesanan ММВ-7-6/172 tanggal 21 Maret 2012 dari Layanan Pajak Federal Rusia menyetujui rekomendasi format elektronik dokumen terpisah (faktur dalam bentuk No. TORG-12 dan tindakan penerimaan dan pengiriman pekerjaan (layanan)), yang dapat digunakan oleh organisasi baik dalam aktivitas ekonomi, dan saat menyerahkan dokumen atas permintaan pemeriksaan dalam bentuk elektronik.

Perbedaan utama antara faktur elektronik dan kertas

	Elektronik	Kertas
	Satu tanda tangan- seorang manajer atau karyawan resmi lainnya (klausul 6, pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia)	Dua tanda tangan- kepala dan kepala akuntan atau karyawan resmi (klausul 6 pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia)
	Satu salinan pemasok mengekspos melalui Internet tanpa duplikasi di atas kertas. Pengecualian - jika pembeli belum menerima file elektronik (klausul 4 Lampiran 3 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 26 Desember 2011 No. 1137)	Dua salinan menggambar penjual di atas kertas - untuk dirinya sendiri dan untuk pembeli (klausul 6 dari Lampiran 1 Resolusi No. 1137)
	Tanggal penerimaan faktur ditetapkan oleh operator khusus(klausul 1.11 Prosedur, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 25 April 2011 No. 50n)	Tanggal penerimaan ditentukan oleh pembeli berdasarkan perangko atau daftar korespondensi
	Dilarang menyelesaikan dengan tangan	Metode pengisian gabungan diperbolehkan- di komputer dan dengan tangan (klausul 2 Lampiran 4 Resolusi No. 1137)

Dari artikel majalah "Glavbuh" No. 22 November 2014 Perusahaan yang menerbitkan dan menerima dokumen secara elektronik harus menyimpan tidak hanya dokumen-dokumen ini, tetapi juga tanda tangan elektronik, serta sertifikatnya. Lagi pula, saat memeriksa, inspektur mungkin ingin memastikan bahwa dokumen itu ditandatangani oleh karyawan yang berwenang. Sertifikat tersebut harus masih berlaku pada saat penandatanganan dokumen atau pada hari pembuktian keabsahan sertifikat ini (klausul 2, pasal 11 hukum federal 6 April 2011 No. 63-FZ).

Tetapi jangka waktunya terbatas - pusat sertifikasi mengeluarkan sertifikat hanya untuk satu tahun. Dan inspektur bisa datang dengan cek dalam dua atau tiga tahun. Bagaimana saya bisa mengkonfirmasi validitas sertifikat dalam kasus ini?

Sebenarnya itu sederhana. Saat Anda menandatangani dokumen, operator menambahkan cap waktu ke tanda tangan dan bukti validitas sertifikat. Dengan demikian, tanda tangan elektronik yang ditingkatkan diperoleh.

Pertanyaan yang sering muncul: mengapa ada beberapa tanda tangan dalam dokumen kertas, dan hanya satu dalam dokumen elektronik? Tidak tentu dengan cara itu. Jika Anda ingin dokumen tersebut disahkan oleh beberapa karyawan yang bertanggung jawab, misalnya direktur, kepala akuntan, dan manajer, maka Anda dapat memasukkan nama lengkap mereka di kolom yang sesuai. dan bahkan menempatkan ketiga tanda tangan elektronik.

Namun, seluruh proses pertukaran dokumen elektronik dirancang sedemikian rupa sehingga hanya satu tanda tangan elektronik - kepala atau karyawan yang berwenang - akan sampai ke rekanan melalui operator.

Unduh formulir

Sejak 2019, ketika bekerja dengan faktur elektronik (ESF), Anda harus dipandu.

Mengisi ESF di 2019

Bagian tersebut mencerminkan data yang diperlukan untuk mengidentifikasi dokumen, data pada tanggal penerbitan dan jenis faktur elektronik.

Baris yang menunjukkan nomor registrasi dan tanggal penerbitan ESF terisi secara otomatis sistem Informasi faktur elektronik (IS ESF) dan tidak dapat diedit secara manual.

Baris yang tersisa diisi secara independen oleh orang yang bertanggung jawab yang menerbitkan ESF.
Jika dokumen tambahan atau yang dikoreksi dikeluarkan, bagian tersebut mencerminkan informasi tentang jenis ESF, serta data pada dokumen asli yang diterbitkan saat ini.

Garis "Tanggal pernyataan di atas kertas" diselesaikan dalam kasus berikut:

Jika ESF tambahan atau koreksi dikeluarkan untuk faktur yang diterbitkan di atas kertas, yang tidak terdapat dalam sistem IS ESF dan kewajiban untuk menerbitkan yang dalam bentuk elektronik tidak muncul pada saat penerbitan;
Jika diproduksi, yang diterbitkan di atas kertas dan tidak tercantum dalam ESF IS, kewajiban penerbitan yang dalam bentuk elektronik juga tidak timbul pada saat pelaksanaannya;
Jika selama periode pelepasan di IS ESF ada: masalah teknis, maka faktur diterbitkan di atas kertas. Setelah penghapusan kesalahan teknis, ESF dikeluarkan yang menunjukkan tanggal penerbitan faktur kertas.

Bagian tersebut memuat informasi tentang penyedia barang, pekerjaan dan jasa yang memungkinkan untuk mengidentifikasinya antara lain wajib pajak (nama, BIN/IIN, alamat tempat, keterangan tentang surat keterangan wajib pajak, dan lain-lain). Jika ESF dikeluarkan oleh unit struktural, di baris 6.0 BIN unit struktural dapat ditunjukkan badan hukum.

Selain itu, bagian tersebut menunjukkan informasi tentang kategori pemasok, yang memengaruhi penyelesaian ESF. Dokumen tersebut dapat menunjukkan bahwa pemasok adalah pembuat komitmen, agen komisi, pengirim barang, lessor, peserta dalam perjanjian bagi hasil, peserta dalam perjanjian kegiatan bersama menunjukkan bagian partisipasi masing-masing, menyediakan layanan transportasi internasional, adalah prinsipal, dll.

Jika tanda ditetapkan bahwa pemasok adalah peserta dalam perjanjian bagi hasil atau peserta dalam perjanjian kegiatan bersama, maka jumlah peserta juga ditunjukkan. Bergantung pada jumlah peserta yang ditunjukkan, jumlahnya meningkat dalam "Detail Pemasok", B1 "Detail bank pemasok" dan , yang rinciannya ditunjukkan untuk setiap peserta.

Saat menentukan informasi bahwa pemasok adalah pihak dalam perjanjian pembagian produksi, eksportir atau pengangkut internasional, pernyataan ESF dalam mata uang asing diperbolehkan, kecuali jika bertentangan.

Bagian ini juga berisi baris khusus "Informasi tambahan", di mana Anda dapat menentukan Informasi tambahan dibutuhkan oleh para pihak yang bertransaksi. Garis untuk ditentukan informasi tambahan terkandung di bagian lain, komposisi data yang tercermin di dalamnya ditentukan oleh pemasok secara independen.

Rincian bank pemasok ditempatkan di bagian terpisah, yang menunjukkan nomor rekening bank, nama bank tempat dibukanya, BIC bank dan data lainnya.

Bagian ini tunduk pada penyelesaian wajib jika penerima barang, pekerjaan atau jasa di bawah operasi ini adalah agen pemerintah(Dalam bab DARI kategori penerima ditandai - E "Institusi publik"). Saat menjual ke kategori penerima lain, bagian tersebut diisi atas kebijaksanaan pemasok.

Dalam bab DARI informasi tentang penerima barang, pekerjaan dan jasa ditunjukkan: IIN / BIN penerima, namanya, alamat lokasi dan data lainnya. Jika penerima TRU adalah subdivisi struktural badan hukum, maka BIN unit struktural tersebut dicantumkan dalam ESF.

Bagian ini juga berisi informasi tentang kode negara penerima sesuai dengan pengklasifikasi negara-negara di dunia, disetujui oleh Keputusan Komisi Serikat Pabean tanggal 20 September 2010 No. 378. Baris ini diisi saat menjual untuk ekspor, atau saat memindahkan barang ke luar Republik Kazakhstan oleh satu badan hukum. Dalam kasus lain, garis secara otomatis diisi dengan nilai KZ.

Bagian ini memberikan indikasi kategori yang menjadi milik penerima. Kategori berikut dibedakan: komit, agen komisi, penyewa, peserta dalam perjanjian kegiatan bersama, lembaga negara, peserta dalam PSA, prinsipal, bukan penduduk, individu(dengan ketentuan cek KKM, saat membayar dengan uang elektronik, saat menjual barang kepada orang perseorangan yang juga terdaftar sebagai pengusaha perorangan, kepada pegawai secara kredit upah) dll.

Jika penerima tidak termasuk dalam salah satu kategori ini, baris tidak diisi.

Jika diketahui penerima adalah bukan penduduk (tandanya tertera pada kolom F), baris yang menunjukkan IIN/BIN tidak terisi.

Jika pembeli adalah pihak dalam perjanjian usaha patungan atau pihak dalam perjanjian bagi hasil, ketika nilai yang sesuai dicentang, garis untuk menentukan jumlah peserta menjadi tersedia. Untuk kategori ini, jumlah bagian meningkat Dengan "Rincian penerima" dan N "Data barang, pekerjaan, jasa peserta kegiatan bersama" untuk memberikan rincian untuk setiap anggota.

Bagian ini diisi hanya jika penerima barang, pekerjaan atau jasa untuk operasi ini adalah lembaga negara (pada bagian DARI di baris 20 sel ditandai E agen pemerintah).

Bagian tersebut mencerminkan informasi tentang tujuan pembayaran, kode BIC pusat badan yang berwenang tentang pelaksanaan anggaran dan informasi lainnya.

Bagian ini dimaksudkan untuk menentukan data pengirim dan penerima barang. Bagian secara terpisah menunjukkan data pengirim yang diperlukan: IIN / BIN, nama, alamat dari mana barang dikirim. Dan juga secara terpisah menunjukkan data penerima barang: nama, IIN/BIN, alamat pengiriman barang yang dijual.

Jika barang dijual di luar Republik Kazakhstan (untuk ekspor), dan juga ditransfer dalam satu badan hukum di luar Republik Kazakhstan, maka jalur "Kode negara". Baris menunjukkan kode huruf negara tempat barang dijual (dipindahkan) sesuai dengan pengklasifikasi negara-negara di dunia, disetujui. Jika tidak, string secara otomatis diisi dengan nilai KZ.

Baris ini wajib. Baris bagian yang tersisa diisi atas kebijaksanaan pemasok.

Bagian ini menunjukkan informasi tentang ada atau tidak adanya kontrak yang disepakati untuk penyediaan barang, pekerjaan, layanan, syarat pembayaran, informasi tentang pengiriman melalui kuasa, dan lain-lain.

Cara pengiriman barang ditunjukkan dalam bentuk penunjukan digital sesuai dengan pengklasifikasi moda angkutan dan angkutan barang. Pengklasifikasi ini telah disetujui oleh Keputusan Komisi Serikat Pabean tanggal 20 September 2010 No. 378.

Dalam hal ekspor barang dari wilayah Republik Kazakhstan, bagian tersebut berisi informasi tentang tujuan barang - unit administratif-teritorial, di wilayah tempat pengiriman barang dilakukan.

Informasi tentang syarat pengiriman diisi sesuai dengan pengklasifikasi syarat pengiriman, disetujui oleh Keputusan Komisi Serikat Pabean tanggal 20 September 2010 No. 378. Ketentuan pengiriman ditunjukkan oleh 3 huruf kapital alfabet Latin.

Dalam hal transaksi internasional, syarat pengiriman diisi sesuai dengan kebiasaan bisnis (Incoterms).

Di bagian ini, garis "Metode keberangkatan" adalah wajib. Baris yang tersisa diisi atas kebijaksanaan pemasok.

Bagian ini berisi informasi tentang dokumen yang mengkonfirmasikan pasokan barang, pekerjaan, dan layanan: nomor dan tanggalnya.

Bagian tersebut mencerminkan semua informasi tentang barang, pekerjaan, jasa yang dijual: nama mereka, unit pengukuran, jumlah yang dijual, harga, informasi tentang tarif dan jumlah cukai, informasi PPN dan lain-lain.

Saat mendaftar, bagian menunjukkan kode mata uang dan nilainya. Kode mata uang diisi sesuai dengan pengklasifikasi mata uang yang disetujui oleh Keputusan Komisi Serikat Pabean tanggal 20 September 2010 No. 378. Secara default, baris diisi dengan kode mata uang tenge dan tidak aktif untuk diedit. Anda dapat mengubah mata uang dokumen jika pemasok memiliki tanda di kategori "Peserta dalam PSA atau transaksi yang dilakukan berdasarkan PSA", "Eksportir" atau "Pengangkut Internasional", atau jika pembeli memiliki tanda dalam kategori "Peserta dalam PSA atau transaksi yang diselesaikan berdasarkan PSA".

Di bagian dalam tanpa kegagalan informasi tentang asal barang yang dijual ditunjukkan. Kolom penanda asal barang, pekerjaan, jasa diisi dengan nilai digital dengan aturan sebagai berikut:

1 - saat menjual barang yang termasuk dalam, serta barang, kode TN VED EAEU dan namanya termasuk dalam Daftar pengecualian yang sebelumnya diimpor ke wilayah Republik Kazakhstan dari EAEU;
2 - ketika menjual barang-barang yang tidak termasuk dalam Daftar Pengecualian, serta barang-barang yang berkode TN VED EAEU dan namanya tidak termasuk dalam Daftar, diimpor ke dalam wilayah Republik Kazakhstan dari negara-negara anggota EAEU;
3 - saat menjual barang, kode TN VED EAEU dan namanya termasuk dalam Daftar, diproduksi di wilayah Republik Kazakhstan;
4 - saat menjual barang, kode TN VED EAEU dan namanya tidak termasuk dalam Daftar, diproduksi di wilayah Republik Kazakhstan;
5 – saat menjual barang lain yang tidak ditentukan oleh nilainya 1-4 , serta dalam penjualan bangunan, struktur atau kavling tanah;
6 - dalam kinerja pekerjaan, penyediaan layanan.

Informasi tentang nama barang, karya, layanan yang dijual tercermin dalam kolom khusus.

Dalam hal penjualan barang yang diproduksi di wilayah Republik Kazakhstan, penjualan karya atau jasa diformalkan, nama diisi di kolom "Nama barang, pekerjaan, jasa". Kolom menunjukkan nama yang digunakan dalam sistem akuntansi pemasok.

Jika penjualan barang yang diimpor ke wilayah Republik Kazakhstan terdaftar (tanda asal = 1 atau 2 ), namanya juga diisi di kolom “Nama barang sesuai dengan Pemberitahuan Barang atau Pemberitahuan Impor Barang dan Pembayaran Pajak Tidak Langsung". Data pada kolom tersebut diisi berdasarkan nama yang tertera pada (kolom 31), atau pada Permohonan impor barang dan pembayaran pajak tidak langsung (kolom 2). Untuk barang yang terdapat pada modul “Virtual Warehouse” data pada kolom tersebut terisi secara otomatis.

Untuk barang yang diimpor ke wilayah Republik Kazakhstan (tanda asal = 1 atau 2 ), wajib mengisi informasi dengan kode "TN VED EAEU". Kode TN VED EAEU diisi sesuai dengan kode yang ditunjukkan pada (kolom 33) atau Permohonan Pemasukan Barang dan Pembayaran Pajak Tidak Langsung (kolom 3). Juga, kolom diisi saat menjual barang yang diproduksi di wilayah Republik Kazakhstan (tanda asal 3 dan 4 (saat mengekspor ke EAEU)). Untuk barang yang terdapat pada modul “Virtual Warehouse” data pada kolom tersebut terisi secara otomatis. Dalam hal pengecualian kode TN VED dari EAEU, baris ini akan menunjukkan kode yang valid pada tanggal penerbitan ESF.

Dalam grafik "Satuan Pengukuran" unit pengukuran barang, pekerjaan, layanan yang dijual ditunjukkan. Baris ini diisi untuk barang, untuk pekerjaan dan jasa, pengisian kolom ini tidak wajib. Untuk barang yang terdapat pada modul “Virtual Warehouse” data pada kolom tersebut terisi secara otomatis.

Menghitung "Tarif PPN" PPN untuk setiap produk (pekerjaan, layanan). Jika ESF dikeluarkan untuk peredaran bebas, atau wajib pajak tidak terdaftar untuk PPN, kolom menunjukkan nilainya "Tanpa VAT". Saat mencerminkan data ESF tentang penjualan di luar Republik Kazakhstan, kolom harus menunjukkan nilai - "Tanpa PPN - bukan Republik Kazakhstan".

Menghitung "No. Surat Pernyataan untuk Barang, Permohonan Impor Barang dan Pembayaran Pajak Tidak Langsung, CT-1 atau CT-KZ" diisi dengan informasi tergantung pada indikasi tanda asal barang.

1. Jika tanda ditentukan 1 (barang-barang yang termasuk dalam Daftar yang diimpor ke Republik Kazakhstan dari EAEU atau dari negara ketiga) diisi kolom:

2. Jika fitur ditentukan 3 dan barang-barang tersebut dijual di wilayah EAEU:

Dalam hal - nomor registrasi 13 digit dari sertifikat asal barang (ST-1) ditunjukkan;
Dalam hal ekspor barang yang diproduksi di wilayah atau gudang bebas, ditunjukkan 11 digit nomor registrasi surat keterangan asal barang (ST-KZ).

3.(sejak 1 Juli 2019) Jika bendera ditentukan 2 (barang TIDAK termasuk dalam Daftar, diimpor ke Republik Kazakhstan dari EAEU atau dari negara ketiga) kolom diisi:

Atau 20 digit nomor pendaftaran Pemberitahuan Barang;
Atau 18 digit nomor pendaftaran Permohonan Impor Barang dan Pembayaran Pajak Tidak Langsung.

Untuk barang yang terdapat pada modul “Virtual Warehouse” data pada kolom tersebut terisi secara otomatis.

Dalam grafik "Nomor barang komoditi dari Pemberitahuan Barang atau Pemberitahuan Impor Barang dan Pembayaran Pajak Tidak Langsung" nomor seri barang, tercermin dalam Deklarasi barang, atau dalam Permohonan untuk impor barang, ditunjukkan. Baris wajib diisi untuk produk dengan atribut 1 dan 2 (mulai 1 Juli 2019) . Untuk barang yang terdapat pada modul “Virtual Warehouse” data pada kolom tersebut terisi secara otomatis.

Bagian ini juga berisi kolom untuk menentukan informasi tambahan tentang barang, pekerjaan, layanan yang dijual, yang diperlukan oleh para pihak dalam transaksi.

Bagian ini tersedia untuk diisi jika kategori pemasok memuat tanda bahwa ia adalah pihak dalam perjanjian kegiatan bersama atau pihak dalam perjanjian bagi hasil.

Bagian diisi untuk masing-masing pihak dalam kontrak (perjanjian), dengan mempertimbangkan bagian partisipasinya.

Data yang ditampilkan di bagian ini mirip dengan data di bagian G Data barang, pekerjaan, jasa.

Bagian ini diisi jika ESF diterbitkan oleh badan hukum yang merupakan kuasa pemasok (operator) berdasarkan perjanjian keagenan.

Bagian tersebut menunjukkan perincian utama orang yang berwenang: BIN-nya, nama, alamat lokasi, informasi tentang dokumen di mana orang yang berwenang ditunjuk, dll.

Bagian ini berisi informasi tentang pengacara pembeli dan diisi mirip dengan bagian Saya.

Formulir memiliki bagian khusus yang dirancang untuk mencerminkan informasi tambahan tentang transaksi yang diperlukan bagi para pihak dalam transaksi. Bagian dapat berisi data arbitrer.

Bagian tersebut mencerminkan informasi orang yang menerbitkan dan mengesahkan faktur elektronik: informasi tentang tanda tangan digital dan nama lengkap orang yang menerbitkan dokumen tersebut.

Ingatlah bahwa faktur elektronik, serta versi kertasnya, adalah dasar untuk mengurangi jumlah PPN yang diberikan oleh penjual kepada pembeli (klausul 1.2 dari Prosedur).

Operator manajemen dokumen elektronik

Penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik faktur adalah organisasi yang memastikan pertukaran faktur yang dibuat dalam bentuk elektronik sesuai dengan format yang ditetapkan antara pembeli dan penjual melalui sistem manajemen dokumen elektronik faktur (EDI).

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDM) faktur adalah sistem otomatis (program, antarmuka web) yang memungkinkan Anda membuat, mengirim, dan menerima faktur yang dibuat dalam bentuk elektronik sesuai dengan format yang ditetapkan melalui operator manajemen dokumen elektronik faktur.

Daftar operator EDI tepercaya dapat ditemukan di situs web Layanan Pajak Federal www.nalog.ru (Perpajakan di Federasi Rusia → Pengajuan pajak dan laporan keuangan→ Faktur elektronik → Daftar operator manajemen dokumen elektronik).

Organisasi dapat memilih salah satu dari mereka. Dan sama sekali tidak perlu bahwa pihak lawan yang dengannya pertukaran faktur elektronik diperkenalkan dilayani oleh operator yang sama. Satu-satunya hal yang penting adalah bahwa untuk menukar faktur elektronik, para pihak yang bertransaksi harus memiliki kompatibilitas sarana teknis(klausul 1.3 dari Ordo). Ini berarti bahwa mereka harus kompatibel dengan operator mereka. Oleh karena itu, ketika memilih operator EDI, Anda perlu mencari tahu dengan operator lain mana yang memiliki kemampuan teknis untuk bertukar faktur.

Pada gilirannya, ketika membuat kesepakatan dengan operator, organisasi harus menunjukkan apakah setuju atau tidak untuk mentransfer informasi ke operator lain (klausul "b", klausul 2.1 dari Prosedur).

Operator faktur EDI, sebagai perantara, menyelesaikan dua masalah sekaligus.

Pertama, organisasi tidak perlu secara independen mengurus pengembangan teknis alat untuk menerima dan memproses faktur elektronik yang kompatibel dengan dana pihak lawan yang beralih ke pertukaran faktur elektronik. Anda hanya perlu menginstal program (menggunakan antarmuka web) yang disediakan oleh operator EDI.

Kedua, operator EDI menghasilkan dokumen teknologi yang mengkonfirmasi fakta pertukaran (tanggal pengiriman, penerimaan, dll.) dari faktur elektronik. Dan ini penting untuk menghindari perselisihan antara wajib pajak dan IFTS. Ini juga ditunjukkan oleh otoritas pajak sendiri (surat dari Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 30 April 2015 No. BS-18-6 / [dilindungi email]).

Persetujuan para pihak dalam transaksi

Anda atau rekanan Anda dapat mengonfirmasi persetujuan Anda untuk penggunaan faktur elektronik dalam bentuk apa pun. Ini mungkin surat yang dikirim secara khusus atau hanya fakta bahwa Anda dan rekanan Anda telah memasukkan satu sama lain dalam daftar rekanan dalam sistem EDI (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 1 Agustus 2011 No. 03-07-09 / 26).

Tindakan penjual

Untuk menerbitkan faktur elektronik, dalam waktu lima hari kalender setelah pengiriman atau penerimaan pembayaran di muka (klausul 2.4 Prosedur), penjual harus:

membuat faktur elektronik sesuai dengan format yang ditetapkan dan menandatanganinya dengan tanda tangan elektronik;
mengirimkan file invoice untuk TMS kepada pembeli melalui operator EDI.

Selanjutnya, penjual akan menerima konfirmasi dari operator EDI yang menunjukkan tanggal dan waktu penerimaan file invoice. Menanggapi konfirmasi ini, selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya, ia harus mengirimkan pemberitahuan bahwa konfirmasi telah diterima.

Menurut Prosedur, setelah menerima konfirmasi ini dari operator EDF, faktur sudah dianggap diterbitkan (klausul 2.7 Prosedur). Pengiriman oleh pembeli pemberitahuan penerimaan faktur untuk TMS melalui operator EDI hanya tunduk pada kesepakatan antara para pihak dalam transaksi (klausul 2.9 dari Prosedur). Ini tidak wajib.

Faktur elektronik yang dikeluarkan untuk pembeli tidak dapat digandakan di atas kertas. Tetapi jika ada kebutuhan, misalnya, jika terjadi kegagalan teknis di operator EDI, Anda dapat mengeluarkan faktur kertas kepada pembeli alih-alih faktur elektronik (klausul 2.20 Prosedur).

Dalam buku penjualan, faktur elektronik terdaftar di urutan umum pada kuartal di mana tanggal pengiriman barang atau penerimaan uang muka jatuh (klausul 2 Aturan untuk memelihara buku penjualan (disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 26 Desember 2011 No. 1137), surat dari Layanan Pajak Federal Rusia pada 17 Juni 2013 No. ED-4 -3/10769).

Tindakan pembeli

Pembeli menerima dari operator EDI file dengan faktur elektronik dan konfirmasi pengirimannya, yang menunjukkan tanggal dan waktunya. Selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya, ia harus mengirimkan pemberitahuan tanda terima konfirmasi kepada operator.

Ini harus dilakukan hanya jika ada kesepakatan seperti itu dengan penjual (klausul 2.9, 2.12 dari Prosedur).

Dalam buku pembelian, faktur elektronik juga didaftarkan secara umum (klausul 1.11 dari Prosedur).

Manajemen dokumen elektronik saat bertukar faktur, itu dilakukan untuk setiap faktur secara terpisah.

Cara memperbaiki faktur elektronik

Untuk memperbaiki faktur elektronik, pembeli, melalui operator EDF, mengirimkan pemberitahuan kepada penjual tentang klarifikasi faktur.

Setelah menerima pemberitahuan, penjual memperbaiki kesalahan yang ditunjukkan di dalamnya dan mengirimkan faktur elektronik yang telah diperbaiki kepada pembeli melalui operator EDI (klausul 1.12 dari Prosedur).

Prosedur untuk tindakan lebih lanjut dari para pihak serupa dengan yang digunakan saat mengirim faktur asli.

Omong-omong, menurut Kementerian Keuangan, jika faktur elektronik diterbitkan, penyesuaiannya dapat dibuat di atas kertas (surat tertanggal 7 Februari 2018 No. 03-07-09 / 7269).

Cara menggabungkan faktur kertas dan elektronik

Faktur kertas dan elektronik dicatat dalam buku pembelian dan penjualan dalam urutan kronologis umum.

Saat mengeluarkan faktur dalam bentuk elektronik, wajib pajak memasukkan tanggal penerimaan file faktur oleh operator EDI dari penjual, yang ditunjukkan dalam konfirmasi operator ini. Setelah diterima, tanggal ketika operator EDF mengirimkan file faktur penjual kepada pembeli, sebagaimana tercermin dalam konfirmasi operator (surat dari Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 7 Mei 2014 No. GD-4-3/8815).

Faktur dalam bentuk elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan faktur kertasnya, dan merupakan dasar untuk pengurangan PPN.

Konsep faktur elektronik meliputi::

persyaratan;
bagian tekstur;
perhitungan.

Perbedaan faktur elektronik:

ESF hanya memiliki satu tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (QES) dari kepala atau orang yang berwenang (klausul 6 pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia), yang, menurut undang-undang tentang tanda tangan elektronik, sama dengan yang ditulis tangan.
ESF dipamerkan hanya dalam satu salinan.

Versi elektronik terdaftar di register ESF dan buku pembelian dan penjualan. Dokumen tersebut disimpan selama 4 tahun (8, paragraf 1, pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia).

Bagaimana bekerja?

Sebelum mulai bekerja, Anda harus memilih EDI resmi dan membuat perjanjian dengannya. Peserta harus memiliki (tanda tangan digital).

Pendaftaran pengguna di sistem

Kami mengaktifkan mode pendaftaran di situs. Dalam formulir, pilih yang sesuai dari opsi yang diusulkan: Kepala badan hukum, Pengusaha perorangan, Perorangan.
Maka Anda perlu mengonfirmasi sertifikat EDS: temukan dan pilih dokumen di komputer, aktifkan sertifikat dengan memasukkan kata sandi, PIN (kata sandi sertifikat). Sistem akan mengkonfirmasi keberhasilan verifikasi sertifikat dan secara otomatis mengisi data di formulir pendaftaran(nama lengkap, alamat, IIN, email, BIN dan nama perusahaan).
Di bidang yang sesuai, masukkan kata sandi yang dihasilkan oleh sistem. Ikuti tautan yang dikirim melalui email. Maka Anda perlu menandatangani perjanjian tentang penggunaan sistem. Untuk menandatangani perjanjian, aktifkan sertifikat dengan memasukkan kata sandi, PIN (kata sandi sertifikat). Setelah itu, sistem menandatangani perjanjian dengan EDS pengguna. Pendaftaran berhasil diselesaikan.

Autentikasi

Prosedur otentikasi adalah:

Pengguna yang telah lulus prosedur autentikasi mengetahui dalam program cara mengeluarkan ESF.

Penciptaan

Untuk membuat ESF, pengguna diautentikasi dengan masuk ke sistem melalui profil yang tersedia untuknya.

Membuat faktur termasuk::

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang aturan untuk mengisi faktur elektronik, serta melihat contoh dokumen.

Penetapan Status

Untuk menetapkan status ke faktur, Anda harus:

Untuk menetapkan status ke dokumen yang diterima, pilih dokumen yang diinginkan di bagian "Diterima" di subbagian "Diproses" atau "Tidak Dilihat".
Setelah menekan tombol yang sesuai, ESF menerima status pengguna "Diterima" / "Ditolak", yang juga ditampilkan oleh pengirim.

Tinjauan

Di bagian "Terkirim", pilih dokumen.
Ketika mode "Cabut" diaktifkan, formulir muncul di mana Anda perlu menentukan alasan pencabutan.
Kemudian kami menggunakan fungsi "Masuk dan kirim".

Setelah prosedur tanda tangan, ESF akan ditampilkan di bagian "Terkirim" di subbagian "Dicabut". Penerima akan melihatnya di bagian Diterima pada subbagian Dicabut, beserta alasan pencabutannya. Jika ESF tambahan dikeluarkan untuk faktur yang ditarik, itu juga akan ditarik.

Impor

Langkah-langkah persiapannya sama seperti saat membuat ESF.

Majalah

Sistem secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam bagian dan subbagian berikut:

"Terkirim" memiliki subbagian: "Tidak Terlihat", "Terkirim", "Diperbaiki", "Tambahan", "Dibatalkan", "Dicabut".
"Diterima" berisi: "Belum Dilihat", "Diproses", "Dibatalkan", "Dicabut", "Diterima", "Ditolak".
"Sedang berlangsung": "Draf", "Diimpor", "Salah".

Jurnal memiliki fungsi pencarian, pencetakan formulir ESF dan jurnal.

Penyerahan kepada otoritas pengatur

Menurut Seni. 93 Kode Pajak Federasi Rusia dapat disajikan dalam otoritas pajak melalui internet. Prosedur pengiriman diatur oleh Perintah Layanan Pajak Federal Federasi Rusia tertanggal 17 Februari 2011 No. MMV-7-2 / [dilindungi email].

Menurut prosedur, otoritas pajak mengirim permintaan untuk penyediaan dokumen.

Wajib Pajak mengirimkan paket dokumen yang diminta, surat pengiriman, yang berisi deskripsi dan tautan ke persyaratan. Penerima mengkonfirmasi penerimaan dokumen untuk verifikasi.

Tak terbantahkan Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik adalah menghemat waktu, karena ESF langsung terkirim ke penerima. Pemrosesan otomatis mengurangi waktu pemeriksaan dan menjamin deteksi kesalahan format-logis. Kerugiannya termasuk kemungkinan kegagalan sistem otomatis. Dalam hal ini, Anda perlu mengeluarkan faktur di bentuk kertas(baca tentang apa itu ESF dan apa kelebihannya dibandingkan versi kertas).

Faktur adalah dokumen yang diperlukan untuk akuntansi pajak PPN. Dengan bantuan itu, fakta penerimaan layanan atau barang oleh pelanggan dikonfirmasi. Baca materi kami tentang cara melakukannya dengan benar, termasuk.

Video yang bermanfaat

Kami menawarkan Anda untuk menonton video tentang operasi apa yang dapat Anda lakukan dengan faktur elektronik:

Perusahaan yang merupakan pembayar PPN mendaftarkan faktur dalam buku pembelian dan penjualan, dan perusahaan yang menjadi perantara - dalam register. Akuntansi untuk faktur kertas terjadi pada tanggal kompilasi. Dengan faktur elektronik, ini sedikit lebih rumit, karena mereka memiliki tiga tanggal sekaligus: tanggal kompilasi, tanggal penerbitan, dan tanggal penerimaan. Dalam artikel ini, kami akan mempertimbangkan bagaimana akuntansi faktur elektronik dilakukan.

Faktur elektronik

Faktur elektronik adalah analog dari versi kertas dan merupakan dasar untuk menerima PPN yang disajikan oleh penjual untuk dipotong. Untuk penggunaan faktur elektronik dalam alur kerja, persetujuan dari semua pihak untuk transaksi yang dilakukan, serta ketersediaan kemampuan teknis tertentu, diperlukan. Tidak hanya penjual, tetapi juga agen pajak, agen komisi, agen yang atas namanya sendiri menjual atau membeli barang untuk prinsipal, memiliki hak untuk menerbitkan faktur dalam bentuk elektronik. Dengan demikian, pertukaran faktur elektronik dimungkinkan jika kondisi berikut terpenuhi:

persetujuan dari masing-masing pihak untuk transaksi;
dokumen dibuat sesuai dengan format yang disetujui;
penandatanganan dokumen dilakukan dengan tanda tangan yang ditingkatkan;
sarana dan fasilitas teknis untuk menerima dokumen elektronik dan dari pemrosesan tersedia untuk semua pihak dalam transaksi.

Prosedur untuk menerbitkan faktur elektronik

Faktur harus dikeluarkan dalam waktu 5 hari sejak tanggal pengiriman barang (pekerjaan, layanan) atau penerimaan pembayaran di muka. Sesuai dengan Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia, ini tidak harus dilakukan dalam bentuk kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik. Faktur elektronik adalah analog lengkap dari faktur kertas. Ini berisi semua perincian yang diperlukan, serta tanda tangan orang yang berwenang. Persyaratan berikut diajukan untuk faktur elektronik:

dikompilasi sesuai dengan formulir yang disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal No. -7-6 / [dilindungi email] dari 04.03.2015;
memiliki tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat;
ditransmisikan melalui operator EDF, yang memperbaiki tanggal penerbitan dokumen dan penerimaannya.

Penting! Menurut undang-undang Federasi Rusia saat ini, dokumen yang memiliki tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat dan dikirim melalui operator EDI adalah dokumen asli. Anda tidak perlu mencetak dokumen-dokumen ini.

Pengeposan faktur secara elektronik

Untuk mencatat PPN di perusahaan, pembayarnya harus menyimpan buku pembelian dan penjualan. Perantara, serta orang yang menerbitkan dan menerima faktur sesuai dengan perjanjian ekspedisi transportasi atau bertindak sebagai pengembang diwajibkan untuk menyimpan log faktur yang diterima dan diterbitkan. Semua jenis faktur (primer, korektif, dll.) tunduk pada satu pendaftaran.

Penting! Bentuk buku dan bentuk jurnal, termasuk tata cara pemeliharaannya, tercantum dalam Peraturan Pemerintah No. 1137 Tahun 26/12/2011.

Akuntansi faktur dapat dilakukan baik dalam bentuk kertas maupun elektronik. Pada saat yang sama, harus diingat bahwa sejak tahun 2015, informasi yang terdapat dalam buku dan jurnal telah disampaikan dalam SPT PPN, yang disediakan dalam bentuk elektronik. Dalam hal ini, juga lebih mudah untuk menyimpan catatan faktur dalam bentuk elektronik, dan bukan di atas kertas.

Jika aliran dokumen disimpan di atas kertas, maka sangat sulit untuk melacak tanggal penerbitan faktur dan tanggal penerimaannya, oleh karena itu, tanggal persiapannya biasanya tercermin. Saat menggunakan faktur elektronik, perbaikan terjadi pada tiga tanggal:

penyusunan;
memamerkan;
resi.

Dalam buku penjualan dan pembelian, hanya tanggal kompilasi yang dicatat, karena buku tersebut diperlukan untuk memperhitungkan jumlah PPN. Tanggal penerbitan dan penerimaan dokumen sudah dimasukkan dalam jurnal akuntansi yang dikelola oleh organisasi perantara.

Pendaftaran faktur di buku penjualan

Dengan munculnya kewajiban untuk membayar PPN, pendaftaran faktur dilakukan secara kronologis dalam buku penjualan untuk masa pajak di mana kewajiban untuk membayar PPN muncul. Saat mendaftar, informasi berikut diberikan:

kode jenis operasi;
NPWP, KPP dan nama perusahaan pembeli;
nomor dan tanggal dokumen pembayaran;
mata uang dan kodenya;
jumlah transaksi, serta pajak yang terutang.

Pendaftaran faktur di buku belanja

Dengan munculnya hak untuk menerima pengurangan PPN, faktur dicatat dalam buku pembelian. Ini berisi informasi berikut:

kode jenis operasi;
nomor dokumen dan tanggal penyusunannya;
tanggal penerimaan untuk akuntansi barang (pekerjaan, jasa);
NPWP, KPP nama perusahaan penjual;
NPWP, KPP dan nama perusahaan perantara;
rincian pemberitahuan pabean;
mata uang, kodenya;
jumlah transaksi, serta pajak yang dapat diklaim untuk pengurangan.

Munculnya hak atas pengurangan

Pembeli berhak untuk mengurangi PPN yang masih harus dibayar dengan pajak yang dibayarkan atas barang yang dibeli (pekerjaan atau jasa). Hak tersebut hanya muncul jika kondisi berikut terpenuhi:

barang yang dibeli (karya, jasa) untuk transaksi yang dikenakan PPN;
barang yang dibeli diperhitungkan;
menerima faktur dari penjual.

Penting! Dalam buku pembelian, faktur elektronik didaftarkan pada tanggal kompilasi, namun hak untuk pengurangan akan tergantung pada saat diterima. Dimungkinkan untuk mengurangi pajak hanya jika ada faktur yang dieksekusi dengan benar, di mana penjual bertanggung jawab untuk menerbitkannya. Artinya, sampai penjual mengeluarkan faktur dan pembeli menerimanya, pajak tidak mungkin dikurangi.

Jika pembeli menerima dokumen dalam masa pajak di mana barang dikreditkan, maka tidak ada kesulitan dalam menerima PPN untuk pengurangan.

Jika pengeposan dan penerimaan dokumen terjadi dalam periode yang berbeda, maka pertanyaan mungkin muncul. Setelah menerima faktur setelah akhir periode pajak di mana barang-barang diperhitungkan, tetapi sebelum pernyataan untuk periode ini diserahkan, pembeli dapat memotong PPN atas barang-barang tersebut dalam periode di mana mereka diperhitungkan. Jika faktur diterima oleh pembeli setelah deklarasi diserahkan, maka itu harus dikaitkan dengan periode pajak berikutnya.

Pendaftaran faktur dalam jurnal akuntansi

Bergantung pada apakah perantara adalah pembayar PPN, kewajibannya untuk memelihara daftar faktur ditentukan. Pada saat yang sama, perantara, pengirim barang dan pengembang tidak membayar PPN dan tidak menerimanya untuk pengurangan pada faktur yang terdaftar di jurnal mereka.

Jurnal akuntansi dibagi menjadi dua bagian, di mana faktur yang dikeluarkan terdaftar, dan yang lain - diterima.

Pada bagian pertama, dokumen didaftarkan pada tanggal dikeluarkan. Jika faktur tidak ditransfer ke pelanggan, maka faktur tersebut didaftarkan pada tanggal kompilasi. Pada bagian kedua, dokumen didaftarkan pada tanggal diterima.

Untuk setiap kuartal, perantara diharuskan memberikan catatan akuntansi kepada otoritas pajak. Berdasarkan hal ini, IFTS melakukan kontrol, dan juga menentukan kepatuhan jumlah PPN yang masih harus dibayar dan diklaim oleh pembeli untuk dipotong. Dan juga apakah jumlah pengurangan PPN yang dinyatakan sesuai dengan yang dibayarkan ke anggaran oleh penjual.

Jawaban untuk pertanyaan umum

Pertanyaan: Apakah mungkin untuk menggandakan faktur elektronik, yang dikeluarkan untuk pembeli, dalam bentuk kertas?

Jawaban: Tidak, namun, jika perlu, Anda dapat memberikan faktur di atas kertas alih-alih dokumen elektronik. Ini mungkin diperlukan, misalnya, jika operator EDI mengalami kegagalan teknis.

Pertanyaan: Perusahaan menerbitkan faktur baik di atas kertas maupun dalam bentuk elektronik. Bagaimana mereka harus dipertanggungjawabkan?

Jawaban: Pendaftaran dalam buku pembelian dan penjualan faktur kertas dan elektronik terjadi dalam urutan kronologis umum. Saat mengeluarkan faktur dalam bentuk elektronik, tanggal penerimaan file oleh operator EDI dari penjual ditunjukkan. Saat menerima dokumen, Anda harus menunjukkan tanggal pengiriman file oleh operator EDI kepada pembeli, yang terdapat dalam konfirmasi operator.