Studi formulir pendaftaran dan program EDMS. Sistem informasi pengelolaan dokumen elektronik

Masyarakat kita hanya berada di jalur penerapan sistem di mana-mana di semua perusahaan. pengelolaan dokumen elektronik.

Ini karena sejauh ini sebagian besar perusahaan tidak dapat melakukannya karena alasan sederhana - kurangnya pengalaman dalam menggunakan dokumentasi elektronik.

Visi Dokumen SED

Docsvision EDMS sebagai alat otomatisasi proses di luar alur kerja

ELMA

ELMA EDMS diimplementasikan sebagai bagian dari beberapa paket ECM+, Projects+, ELMA CRM+, yang dipilih sesuai kebutuhan pengguna. Bahkan ada paket dengan KPI.

Keunikan antarmuka adalah penyesuaiannya dengan peran pengguna dengan bantuan alat desain bawaan.

Ini mengimplementasikan akses yang dipercepat ke data referensi dan otomatisasi sejumlah proses, khususnya pemrosesan dokumentasi dari berbagai sumber.

Sedangkan untuk pencarian data terdapat prosedur pencarian secara detail. Hasil pencarian dapat dibuat menjadi laporan, dan template dapat dibuat dari permintaan pencarian.

Untuk operasi dengan BP, subsistem khusus telah dialokasikan yang memungkinkan Anda merencanakan penggantian, mengatur tugas, mengelola, dan mensimulasikan BP.

Blok keamanan mendukung sejumlah metode otorisasi, dengan jelas menggambarkan hak pengguna untuk jenis akses ke objek.

Selain itu, EDS digunakan, dan jumlah pengguna aktif dapat ditentukan secara terprogram.

SED ini juga memiliki kelemahan. Misalnya, tidak ada surat lokal. Ada batasan dalam membuat dan menetapkan tugas, dan pendaftaran dari aplikasi kantor tidak diterapkan.

Selain itu, tidak ada alat bawaan untuk melihat lampiran, hanya kueri biasa yang dijalankan, dan tidak ada pencarian otomatis untuk duplikat.

Tugas apa yang diselesaikan 1C: Manajemen dokumen 8

Tugas apa yang diselesaikan 1C: Manajemen dokumen 8: pekerjaan kantor; penyimpanan dan pengambilan informasi; proses bisnis; perutean dokumen; akuntansi waktu kerja.

Manajemen dokumen elektronik

kantor Kerja- seperangkat tindakan untuk mengatur alur kerja suatu perusahaan atau organisasi. Pekerjaan kantor adalah istilah yang digunakan dalam praktik klerikal untuk merujuk pada seperangkat aturan formal untuk bekerja dengan dokumen.

dokumen elektronik(ED) - dokumen yang dibuat dengan menggunakan alat pengolah informasi komputer, yang dapat ditandatangani dengan tanda tangan elektronik (ES) dan disimpan di media mesin dalam bentuk file dengan format yang sesuai.

Aliran dokumen- sistem untuk membuat, menafsirkan, mengirim, menerima dan mengarsipkan dokumen, serta memantau pelaksanaannya dan melindungi dari akses yang tidak sah.

Manajemen dokumen elektronik(EDO) - siap proses otomatis berurusan dengan dokumen yang diserahkan kepada dalam format elektronik, dengan penerapan konsep “paperless office work”.

• alur kerja produksi;
• alur dokumen manajemen;
• pengarsipan (seperangkat prosedur untuk alur kerja pengarsipan);
• alur dokumen kepegawaian (prosedur akuntansi kepegawaian);
• aliran dokumen akuntansi;
• aliran dokumen gudang;
• pekerjaan kantor rahasia dan rahasia;
• alur kerja teknis dan teknologi.

Dan lain-lain. Jelas, ada sistem alur kerja sebanyak jenis kegiatan, sebagai akibatnya, sistem informasi yang mengotomatiskan jenis alur kerja pribadi berkembang ke arah karakter massal.

		Hemat waktu: karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari dokumen kertas. Berkat database pusat, file dicadangkan secara teratur, menghilangkan kemungkinan dokumen hilang tanpa dapat diperbaiki jika dilupakan di pesawat, dihancurkan secara tidak sengaja atau sengaja, atau hilang begitu saja dalam kekacauan kantor. Ini sepenuhnya menghilangkan hilangnya waktu untuk mencari file dan dokumen yang, karena alasan tertentu, tidak ada di tempatnya.
		Penggunaan ruang fisik dan teknologi yang lebih baik: rekaman persegi berharga yang ditempati oleh server berlebihan dan perangkat penyimpanan dokumen lainnya dapat dibebaskan. Bergantung pada status dan relevansi informasi, dokumen dan file dapat dihapus dengan aman setelah masa penyimpanannya berakhir. Manajemen data tidak hanya membantu Anda mematuhi peraturan perusahaan, tetapi juga membantu Anda memanfaatkan ruang penyimpanan dengan lebih baik.
		Meningkatkan transparansi pekerjaan internal perusahaan: SED(sistem manajemen dokumen elektronik) memungkinkan manajer untuk memantau status dokumen, di semua tahap persetujuan dan persetujuannya. Selain itu, SED memungkinkan Anda untuk secara instan dan mudah memanggil tidak hanya file yang diminta, tetapi juga laporan penuh tentang siapa yang membuatnya, siapa yang memiliki akses ke sana, dan siapa yang mengeditnya.
		Mempertahankan riwayat pribadi setiap file dan dokumentasi terkait: SED memungkinkan Anda mengelola hubungan dengan pelanggan dan pemasok secara terpusat. Misalnya, satu klik saja sudah cukup untuk memunculkan semua dokumen yang diperlukan yang berisi persyaratan terkait berbagai jenis hubungan antara organisasi dan aktor eksternal.
		Lebih banyak fleksibilitas mengenai lokasi fisik karyawan: berkat kemungkinan akses dan komunikasi elektronik, karyawan mendapatkan kesempatan untuk bekerja dari jarak jauh. Dan bahkan di lokasi geografis yang sama, karyawan tidak lagi harus menunggu salinan kertas file dikirim dari kantor tetangga.
		Meningkatkan keamanan informasi dan dokumen: seperti yang telah disebutkan, database pusat memungkinkan Anda membuat salinan cadangan dokumen, sehingga mengurangi risiko kehilangan file secara tidak disengaja atau disengaja. Pada saat yang sama, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen yang diperlukan jika lokasinya berubah karena suatu alasan.
		Pengurangan biaya untuk pencetakan, prangko, amplop, dan perangko: dokumen kertas yang dikirim antar departemen atau vendor dapat dikirim secara elektronik.
		Meningkatkan tingkat kepuasan karyawan dan manajer: optimalisasi tugas sehari-hari memungkinkan karyawan untuk mendapatkan lebih banyak kesenangan dari proses kerja. Melepaskan karyawan dari tugas yang sering membosankan seperti menangani faktur memungkinkan mereka mengabdikan diri untuk aktivitas lain. Pada saat yang sama, kepala departemen mendapatkan kontrol lebih besar atas pekerjaan bawahannya. Pada akhirnya, beberapa organisasi mungkin menemukan bahwa penghematan biaya memungkinkan mereka mencapai tingkat bisnis baru.

• Keamanan manajemen yang efektif karena kontrol implementasi otomatis, transparansi kegiatan seluruh organisasi di semua tingkatan.
• Menjaga sistem kontrol kualitas yang memenuhi standar internasional.
• Mendukung akumulasi, manajemen, dan akses yang efektif ke informasi dan pengetahuan. Memastikan fleksibilitas personel karena formalisasi aktivitas setiap karyawan yang lebih besar dan kemampuan untuk menyimpan seluruh sejarah aktivitasnya.
• Mencatat kegiatan perusahaan secara keseluruhan (internal investigasi resmi, analisis kegiatan divisi, identifikasi "hot spot" dalam kegiatan).
• Optimalisasi proses bisnis dan otomatisasi mekanisme implementasi dan kontrolnya.
• Pengecualian dokumen kertas dari sirkulasi internal perusahaan. Menghemat sumber daya dengan mengurangi biaya pengelolaan aliran dokumen dalam organisasi.
• Penghapusan kebutuhan atau penyederhanaan yang signifikan dan pengurangan biaya penyimpanan dokumen kertas karena tersedianya arsip elektronik operasional.

• Persyaratan penyimpanan. Anda harus memilih sistem alur kerja yang mendukung Hierarchal Storage Management (HSM). Mekanisme ini menyimpan data yang paling aktif digunakan pada media tercepat namun paling mahal, sementara informasi yang jarang digunakan secara otomatis ditransfer ke media yang lebih lambat dan lebih murah.
• Adanya prosedur formal yang memerlukan dukungan untuk penerapan dan otomatisasi kontrolnya (penyiapan dokumen jenis tertentu, kinerja fungsi standar organisasi, dll.).
• Kebutuhan akan Otomasi administrasi organisasi. Tingkat kesulitan struktur organisasi.
• Kehadiran divisi yang didistribusikan secara teritorial. Faktor ini memberlakukan persyaratan tertentu untuk akses jarak jauh, replikasi data, dll.
• Arsip kertas besar. Beberapa sistem alur kerja dilengkapi dengan subsistem entri dokumen massal yang sudah terintegrasi.
• Adanya sistem pengelolaan dokumen yang belum memenuhi kebutuhan saat ini.
• Kebutuhan akan perutean dokumen tingkat lanjut, manajemen alur kerja. Sebagai kelanjutan dari kebutuhan ini, kebutuhan untuk mendukung proses bisnis yang sewenang-wenang, mungkin bekerja sama dengan sistem aplikasi untuk mendukung proses ini.
• Persyaratan penyimpanan dokumen. Dengan jangka waktu penyimpanan yang lama (puluhan tahun), perlu dipikirkan secara serius untuk mengatur arsip paralel pada mikrofilm.
• Persyaratan untuk "keterbukaan", ekstensibilitas sistem. Kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem informasi yang ada dan menggunakan peralatan yang ada.
• Kebutuhan untuk menyimpan gambar dokumen. Gunakan dalam organisasi format khusus untuk menyimpan dokumen. Kebutuhan untuk mendukung tugas-tugas teknik dan desain, fitur lain dari perusahaan.
• Kebutuhan akan alat temu kembali informasi tingkat lanjut. Dukungan penuh oleh sistem untuk bahasa dokumen yang tersedia di organisasi.
• Persyaratan keamanan (enkripsi, pengaturan akses, dll.). Kemungkinan menggunakan mekanisme akses yang sudah tersedia di infrastruktur informasi organisasi dalam sistem manajemen dokumen.
• Persyaratan untuk memenuhi standar tertentu: internal, industri, GOST, standar internasional pada kontrol kualitas, tingkat organisasi penyimpanan informasi.

Sistem manajemen dokumen elektronik apa pun dapat berisi elemen dari masing-masing kategori berikut, tetapi kebanyakan dari mereka memiliki orientasi khusus di salah satu area yang terkait terutama dengan pemosisian produk.

		Sistem manajemen dokumen elektronik dengan sarana canggih penyimpanan dan pengambilan informasi(arsip elektronik - EA). Arsip elektronik adalah kasus khusus dari sistem manajemen dokumen yang berfokus pada penyimpanan dan pengambilan informasi yang efisien. Beberapa sistem menonjol khususnya karena alat pencarian teks lengkapnya yang canggih: pencarian fuzzy, pencarian semantik, dll., lainnya karena organisasi penyimpanan yang efisien: HSM, dukungan untuk berbagai peralatan penyimpanan informasi, dll.
		Sistem manajemen dokumen elektronik dengan alat alur kerja tingkat lanjut(WF). Sistem ini terutama dirancang untuk memastikan pergerakan objek tertentu di sepanjang rute yang telah ditentukan (yang disebut "routing keras"). Pada setiap tahapan, objek dapat berubah, sehingga disebut dengan kata umum “work” (kerja). Sistem jenis ini disebut sistem alur kerja - "alur kerja" (sayangnya, tidak ada padanan persisnya dalam bahasa Rusia untuk istilah ini). Dokumen dapat dilampirkan ke pekerjaan, tetapi dokumen bukanlah objek dasar dari sistem ini. Sistem ini dapat digunakan untuk mengatur karya-karya tertentu, yang semua tahapannya diketahui sebelumnya dan dapat dituliskan.
		Sistem manajemen dokumen elektronik difokuskan untuk mendukung manajemen organisasi dan akumulasi pengetahuan. Ini adalah sistem "hibrid" yang biasanya menggabungkan elemen dari dua sistem sebelumnya. Dalam hal ini, konsep dasar dalam sistem dapat berupa dokumen itu sendiri maupun tugas yang harus dilakukan. Untuk mengelola organisasi, diperlukan perutean "keras" dan "bebas", saat rute dokumen ditetapkan oleh kepala ("cat" dokumen masuk), sehingga kedua teknologi dalam satu bentuk atau lainnya dapat hadir dalam sistem tersebut. Sistem ini secara aktif digunakan dalam struktur manajemen negara, di kantor perusahaan besar, yang dibedakan oleh hierarki yang dikembangkan, memiliki aturan dan prosedur tertentu untuk pergerakan dokumen. Pada saat yang sama, karyawan secara kolektif membuat dokumen, menyiapkan dan membuat keputusan, melaksanakan atau mengontrol pelaksanaannya.

Dengan diperkenalkannya sistem seperti itu perusahaan besar penting untuk menentukan apakah sistem menyediakan kemungkinan administrasi yang efektif, pemrosesan informasi dalam jumlah besar, integrasi dengan sistem otomatis manajemen produksi, skalabilitas, implementasi bertahap, dengan mempertimbangkan distribusi teritorial, struktur organisasi yang kompleks, prinsip pengorganisasian akses berbasis peran, dll.

		Sistem manajemen dokumen elektronik difokuskan untuk mendukung kolaborasi(kolaborasi). Ini adalah tren baru di bidang sistem manajemen dokumen, terkait dengan pemahaman variabilitas kondisi pasar V dunia modern dan dengan kebutuhan untuk memiliki "hanya yang paling diperlukan" untuk gerakan cepat, tanpa pemberat yang berlebihan, sangat berguna, tetapi berat. Sistem seperti itu, berbeda dengan yang sebelumnya, tidak memasukkan konsep hierarki dalam organisasi, tidak peduli dengan formalisasi alur kerja apa pun. Tugas mereka adalah menyediakan kerja sama orang-orang dalam organisasi, meskipun mereka terpisah secara geografis, dan menjaga hasil kerja ini. Biasanya diimplementasikan dalam konsep "portal". Mereka menyediakan layanan untuk menyimpan dan menerbitkan dokumen di intranet, pencarian informasi, diskusi, fasilitas pertemuan (baik nyata maupun virtual). Sistem seperti itu menemukan pelanggan di antara yang berkembang pesat perusahaan komersial, kelompok kerja di perusahaan besar dan lembaga pemerintah.
		Sistem manajemen dokumen elektronik dengan layanan tambahan lanjutan. Misalnya, layanan manajemen hubungan pelanggan (CRM - Manajemen Hubungan Pelanggan), manajemen proyek, penagihan, email, dll. (Perhatikan bahwa kompleksitas fungsi sistem manajemen dokumen dan, misalnya, layanan CRM mungkin berbeda proporsi tergantung pada organisasi. Namun dalam konteks artikel ini, fungsionalitas CRM bersifat opsional.)

Saat memilih platform seperti itu, perhatian utama harus diberikan pada:

• organisasi penyimpanan dokumen elektronik;
• otomatisasi alur kerja, dengan mempertimbangkan karakteristik individu organisasi;
• integrasi dengan lingkungan informasi yang ada.

persyaratan fungsional

Apakah umum	Spesifik
Memastikan pembuatan dokumen elektronik (Scanning, Import)	Membuat Diskusi Dokumen
Kemampuan untuk menambahkan komentar ke dokumen	Perbandingan isi dokumen, termasuk grafik
Membuat link antar dokumen

Bukan rahasia lagi bahwa keberhasilan menjalankan bisnis apa pun terutama bergantung pada cara kerja mekanisme perampingan dokumentasi. Bagaimanapun, bekerja dengan dokumen, meskipun tidak membawa kesenangan, merupakan mata rantai penting dalam manajemen perusahaan.

Selain itu, dokumentasi harus ditangani tepat waktu, jika tidak maka akan mulai menumpuk dan hilang. Untuk menghindari kemungkinan kerugian, sistem manajemen dokumen elektronik diperkenalkan.

Pada artikel ini kami akan menjelaskan: Apa itu EDMS? Apa jenis, kelebihan dan kekurangannya?

Dengan perkembangan Internet, waktu folder tebal dan arsip berdebu adalah masa lalu. Sekarang proses bekerja dengan dokumen sepenuhnya otomatis. Makalah yang diperlukan dapat ditemukan dalam satu klik, dan pengarsipan dilakukan tanpa campur tangan manusia sama sekali. EDMS membuka peluang seperti itu bagi perusahaan.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah a perangkat lunak melalui mana dokumen diproses secara elektronik. Dengan kata lain, berkat EDMS, dimungkinkan untuk mentransfer dokumen antar karyawan, menerbitkan tugas individu, mengarsipkan, dll.

Tentunya banyak organisasi yang mampu membuat dokumen elektronik, menyimpan dan mentransfernya. Namun, hanya format elektronik tidak akan mempunyai akibat hukum. Agar kertas elektronik bertambah berat, penting untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini, dokumen harus disegel dengan tanda tangan elektronik khusus.

Oleh karena itu, SED dapat dibagi menjadi dua jenis:

1. Aliran dokumen dalam perusahaan antar karyawan;
2. Aliran dokumen antara berbagai perusahaan dan organisasi melalui saluran komunikasi khusus.

Untuk menggunakan EDMS dalam organisasi memerlukan perangkat lunak khusus. Biasanya program seperti itu disebut platform EDI. Selain itu, untuk kelancaran pengoperasian perangkat lunak semacam itu, Anda akan memerlukannya peralatan opsional. Misalnya, server, saluran jaringan, dan sebagainya.

Operator manajemen dokumen elektronik akan diperlukan jika perlu bekerja dengan kertas antara dua berbagai perusahaan. Operator seperti itu akan menjadi penolong yang baik. Bagaimanapun, dia tahu cara mengirim pesan, memeriksa format pengiriman dokumen, meminta dan mengontrol pembubuhan tanda tangan elektronik, menyimpan dan mengarsipkan kertas sendiri, dll.

Jadi, EDMS adalah “sistem peredaran darah” dari keseluruhan bisnis. Ini menghemat banyak waktu, dan, tentu saja, berdampak positif pada pekerjaan organisasi secara keseluruhan. Tapi apakah selalu ada manfaat dari jenis pemrosesan informasi ini? Dan apakah EDMS mampu merugikan bisnis? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, kita perlu mempertimbangkan positif dan sisi negatif pengelolaan dokumen elektronik.

Pro dan kontra dari EDI

Seperti proses lainnya, EDI memiliki pro dan kontra. Parameter utama disajikan dalam tabel di bawah ini.

Keuntungan

Kekurangan

Memerintah . Sistem secara otomatis membubuhkan nomor pada dokumen, yang menghilangkan semua jenis kesalahan Pelacakan . Kapan saja, Anda dapat mengetahui siapa yang mengerjakan dokumen tersebut Kelestarian. Karyawan tidak akan dapat kehilangan atau merusak dokumen elektronik tersebut Pemulihan . Dokumen yang dihapus dapat dipulihkan kapan saja Pelestarian sumber daya sementara. Bentuk elektronik dari dokumen tersebut sampai ke setiap karyawan dalam hitungan detik, terlepas dari lokasi mereka. Nyaman untuk bekerja. Jika perlu, karyawan dapat mengubah versi asli dokumen tersebut. EDO memungkinkan untuk memulihkan masing-masing. Selain itu, Anda dapat melacak nama-nama spesialis yang mengerjakan makalah tersebut. Ketersediaan . Sistem EDI beroperasi 24/7. Selain itu, ketika terhubung melalui Internet, seorang karyawan dapat bekerja dengan dokumentasi kapan saja, bahkan jika dia berada di rumah sakit atau sedang berlibur. Perencanaan. Sistem ini memungkinkan spesialis untuk merencanakan kemajuan pekerjaan dengan kertas. Anda dapat mengatur tanggal, waktu pelaksanaan, serta urutannya. Dan pada saat yang tepat, program itu sendiri akan mengingatkan karyawan tentang perlunya menyelesaikan pekerjaannya. Pencarian nyaman. Program ini dirancang sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk ditemukan dokumen yang diperlukan tidak hanya dengan nama, tetapi juga dengan kata kunci. Menyimpan kertas. Tidak perlu mencetak dokumentasi, mengikatnya ke dalam folder, dan membuat inventaris. Semua informasi disimpan secara elektronik, dan kapan saja dokumen yang diinginkan dapat dicetak di atas kertas.

Pengeluaran uang. Pembuatan EDI akan membutuhkan biaya keuangan tertentu. Uang diperlukan untuk perangkat lunak dan perangkat keras. Jumlah biaya akan tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung. Rata-rata, jumlah ini sekitar 100.000 rubel (*). Segera gunakan SED - tidak akan berfungsi. Setelah dibeli, menginstal, mengimplementasikan, dan men-debug program membutuhkan banyak waktu, serta keahlian khusus. Pelatihan. Agar dapat menggunakan EDMS dengan benar, semua karyawan yang terlibat harus menjalani pelatihan khusus. Keamanan. Demi keamanan informasi, pimpinan perusahaan harus membayar Perhatian khusus keamanan. Yakni, mengeluarkan tanda tangan elektronik, menentukan karyawan mana, dan akses apa yang akan dimiliki ke surat-surat itu, dan juga perlu melindungi program dari penetrasi dari luar. Diperlukan administrator. Staf organisasi harus memiliki orang yang dapat menyelesaikan tugas saat ini bekerja di EDMS. Yakni, untuk men-debug server, untuk membantu pengguna, untuk memantau fungsi sistem. Diperlukan cadangan permanen. Untuk menyimpan informasi, pengguna harus menyimpan dokumen secara permanen. Dalam beberapa kasus, keberadaan dokumen elektronik dan kertas diperlukan. Jika, misalnya, mitra tidak menginstal EDMS, maka saat bekerja dengannya, dokumentasi harus dalam bentuk elektronik dan kertas.

Biaya riil manajemen dokumen elektronik untuk usaha kecil

(*) Jika perusahaannya kecil, dan pemilik bisnis (atau pengusaha perorangan itu sendiri) akan menandatangani dokumen secara pribadi, maka biayanya akan minimal. Mereka terdiri dari pembelian tanda tangan digital elektronik - 1.500 rubel dan akses ke layanan manajemen dokumen elektronik - mulai 100 rubel.

Untuk volume kecil, editor kami merekomendasikan layanan Kontur.Diadoc. Jika Anda memilih tarif Universal“, maka biayanya hanya 9 rubel per dokumen yang dikirim. Dibandingkan dengan mengirim dokumen asli melalui pos, mengirim satu surat terdaftar di wilayah tersebut akan menelan biaya setidaknya 50 rubel. Perbedaannya jelas:

Sistem memberi semua pengguna baru 50 bonus selamat datang transfer dokumen elektronik.

Seperti yang terlihat dari tabel, selain aspek positifnya, SED juga memiliki aspek negatif. Pada dasarnya, mereka bermuara pada biaya material, yang ternyata mungkin tidak sedikit.

Perusahaan akan mengeluarkan biaya yang signifikan tidak hanya untuk menginstal perangkat lunak dan membeli peralatan yang diperlukan, tetapi juga harus mempekerjakan seorang karyawan, yang tanpa keahlian khusus, sistem manajemen dokumen elektronik tidak akan berfungsi. Karyawan seperti itu juga perlu membayar gaji. Dan ini adalah item biaya lainnya.

Namun jangan lupa bahwa upaya yang dilakukan akan terbayar di masa mendatang, dan perusahaan yang bekerja dengan EDMS hanya akan mendapat keuntungan. Bagaimanapun, mereka tidak hanya akan menghemat waktu pemrosesan informasi, tetapi juga akan secara signifikan mengurangi biaya pembayaran layanan, misalnya, seorang arsiparis. Selain yang lainnya, arsip elektronik tidak memerlukan tempat tambahan, pembelian alat tulis tambahan, dan poin lainnya.

Apa itu sistem manajemen dokumen elektronik?

Biasanya, ini adalah sistem manajemen dokumen elektronik (EDM), di mana Anda dapat membuat, mengirim, menerima, dan menandatangani dokumen elektronik. Mereka setara dengan kertas dengan tanda tangan tulisan tangan. Untuk melakukan pengelolaan dokumen elektronik, Anda memerlukan sertifikat tanda tangan elektronik.

Antarmuka biasanya terdiri dari 2-3 tab, termasuk kontraktor (mitra dan klien Anda yang berpartisipasi dalam EDI) dan tab utama - Dokumen. Di tab ini, bagian Masuk dan Keluar akan berisi dokumen yang dikirim dan diterima oleh Anda.

Jenis EDI

Tidak diragukan lagi, saat memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, organisasi sangat menekankan efisiensi. Sulit untuk mengatakan jenis EDI mana untuk organisasi tertentu yang paling efektif. Itu semua tergantung pada arah perusahaan dan proses bisnisnya.

Namun, ada kualifikasi umum EDI dalam hal fungsionalitas, teknologi kontrol, komponen penyusun, dll. Dalam hal ini, jenis utama SED dapat dibedakan:

• Sistem kantor. Jenis ini dimaksudkan untuk melakukan pekerjaan kantor perusahaan. Selain itu, pekerjaan dilakukan sesuai dengan semua aturan yang diterima dengan kontrol vertikal, yaitu. dari atasan ke bawahan;
• Arsip elektronik. Tujuan utama dari sistem semacam itu adalah mengatur pekerjaan pada penyimpanan dokumentasi. Antara lain, program ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan kertas yang diperlukan. Namun, transfer dokumentasi dalam sistem seperti itu tidak mungkin dilakukan;
• Sistem alur kerja. Jenis sistem ini tersebar luas di kalangan pengguna karena tugas utamanya adalah mengatur dan otomatisasi proses bisnis. Mudah berbisnis dengan perangkat lunak semacam itu, dan alur kerja hanyalah alasan untuk adanya momen kerja;
• sistem ECM. Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk memperkenalkan hal baru ke dalam sistem manajemen organisasi. Dengan bantuan sistem yang kompleks, dimungkinkan untuk mengelola: dokumen, tanda tangan, alur kerja, pengetahuan karyawan, dan sebagainya. Jenis EDI ini akan jauh lebih mahal, karena menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut kepada pengguna.

Perlu dicatat bahwa setiap jenis EDMS menjadi lebih besar dari yang sebelumnya, dan memberikan lebih banyak peluang bagi pengguna. Namun, untuk menghargai manfaat penuh dari manajemen dokumen elektronik, Anda harus membuat pilihan yang tepat.

Bagaimana memilih SED yang tepat

Seperti yang telah disebutkan, pemilihan EDMS adalah proses kompleks yang membutuhkan perhatian khusus. Antara lain, manajemen perusahaan perlu mempertimbangkan sejumlah besar faktor penentu, seperti arah perusahaan, staf, dll.

Misalnya, untuk organisasi komersial akan benar untuk menginstal EDMS baik antar karyawan maupun antar mitra. Hanya dengan cara ini perusahaan dapat memperoleh manfaat ekonomi yang diperlukan.

Untuk institusi publik lebih baik fokus pada kekhususan karyanya, dan lebih memperhatikan pembuatan arsip elektronik. Dan itu juga diperlukan untuk melatih karyawan untuk bekerja dengan mereka.

Saat memilih satu atau beberapa EDMS, penting untuk mempertimbangkan apakah sistem memenuhi persyaratan yang dinyatakan. Ini termasuk:

• Kelengkapan fungsi;
• Kemudahan penggunaan;
• Dengan kecepatan berapa sistem ini akan dimasukkan ke dalam alur kerja;
• Adanya pengaturan, dan harus fleksibel;
• Apakah sistem memiliki kemampuan untuk memperluas fungsionalitas;
• Apakah mungkin untuk menyesuaikan EDMS dengan perangkat lunak perusahaan yang ada;
• Kemudahan adaptasi;
• Ketersediaan dukungan teknis. Adalah penting bahwa bantuan semacam itu berada pada tingkat yang tinggi;
• Reputasi pabrikan, dll.

Mempertimbangkan fakta ini, pengguna harus mematuhi tindakan berikut:

1. Jelajahi fungsionalitas. Perhatian khusus harus diberikan pada bab "Peluang". Penting bahwa pabrikan secara khusus menentukan daftar tugas yang dilakukan oleh program. Jika tidak ada yang spesifik, maka sebaiknya tinggalkan sistem EDMS seperti itu;
2. Ketersediaan presentasi tematik. Program harus berisi materi demo, sehingga menjelaskan kepada pengguna cara menggunakan fungsionalitas;
3. Pelajari tangkapan layar. Jadi manajer akan dapat memastikan apakah fungsionalitasnya benar-benar sederhana, dan apakah memiliki persyaratan yang disebutkan;
4. Pastikan untuk membaca ulasan dari pengguna nyata. Pilihan terbaik adalah menonton video di YouTube;
5. Banyak pabrikan menawarkan uji coba gratis kepada eksekutif. Sehingga pengguna akan dapat memahami apakah produk yang dipilih cocok atau tidak;
6. Adapun harga barang, jelas barang ini tidak bisa tidak menggairahkan pembeli. Sulit untuk menentukan berapa biaya sebenarnya dari EDMS, tetapi perlu ditelusuri apa yang ditambahkan oleh angka ini atau itu. Oleh karena itu, studi mendetail tentang daftar harga akan membantu pembeli menghindari biaya dan pengeluaran yang tidak terduga.

Perlu diingat apa yang harus dilakukan pilihan tepat hanya spesialis yang akan membantu. Oleh karena itu, pemilihan dan pemasangan EDMS harus dilakukan hanya di bawah pengawasan orang yang memiliki keahlian khusus.

Karena biayanya yang tinggi, tidak semua organisasi di negara kita bekerja dengan EDMS. Saat ini, pengolahan kertas dalam bentuk elektronik hanya dilakukan oleh perusahaan besar. Tetapi banyak hal sedang berubah, dan kemungkinan besar dalam waktu dekat kebutuhan untuk bekerja dengan bantuan EDMS akan dihargai, dan banyak perusahaan akan mampu melakukan bisnis elektronik. Jadi, mereka akan menjadi yang paling efektif dan sukses!

Bahan tambahan dan arsip

Keberadaan sukses pengembang perangkat lunak di pasar produk dan layanan TI hampir tidak mungkin tanpa jaringan mitra yang dikembangkan. Mitra membantu mengurangi biaya proses pemasaran dan penjualan, mengatur komunikasi antara produsen dan konsumen produk perangkat lunak, memberikan layanan tambahan (termasuk pengembangan fungsionalitas perangkat lunak dasar dan pelatihan pelanggan), menyelesaikan masalah kelengkapan geografis bisnis. TAdviser telah menyiapkan review dan rating program afiliasi Vendor produk EDMS / ECM Rusia ().

pasar Rusia EDMS berubah saat pendekatan bisnis dan kebutuhan berubah. Fokusnya bukan hanya pada pergerakan dokumen yang disesuaikan dan antarmuka yang ramah pengguna, tetapi pertama-tama pada efisiensi proses. Kualitas otomasinya tercermin, antara lain, oleh mesin alur kerja. Alur kerja memungkinkan Anda mempercepat proses rutin dan tugas berulang, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan penyelesaian baik operasional maupun tujuan strategis pengelolaan. Menganalisis peluang saat ini sistem Rusia pengelolaan dokumen elektronik dalam hal otomasi proses dapat didasarkan pada hasil survei pemasok yang dilakukan oleh TAdviser.

Selama studi TAdviser, 12 pengembang sistem manajemen dokumen elektronik diwawancarai tentang kemampuan mesin alur kerja yang mereka tawarkan (modul yang bertanggung jawab untuk perutean dokumen) dalam kerangka: memulai proses, memulai proses, bergerak di sepanjang rute dan mengembangkan rute . Sistem dievaluasi berdasarkan 35 parameter, dengan mempertimbangkan tingkat penerapan fungsionalitas dan fakta penggunaannya oleh pelanggan ().

Sistem manajemen dokumen suatu perusahaan menggabungkan banyak fitur organisasi, struktural dan produksi yang spesifik, pengaturan perusahaan, standar dan persyaratan perusahaan, prosedur tertentu untuk interaksi antara layanan dan pemain, dan sebagainya.
| | |

Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan budaya perusahaan dalam bekerja dengan dokumen di perusahaan dalam bentuk kepemilikan apa pun, serta di lembaga pemerintah.
| | | | |

Terminologi dasar(GOST R 7.0.8-2013)

• Dokumen - Informasi yang direkam pada pembawa dengan perincian yang memungkinkan untuk diidentifikasi
• Dokumen Elektronik - Dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk elektronik.
• Elektronik aliran dokumen - aliran dokumen menggunakan sistem informasi otomatis (electronic document management system).

Saat ini, pertukaran dokumen antara badan usaha dan individu secara bertahap berpindah dari kertas ke elektronik. Sistem manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kertas biasa - menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan. EDMS dapat dibangun baik di dalam perusahaan maupun di antara perusahaan yang berbeda melalui Internet.

Manajemen dokumen elektronik adalah sistem proses untuk memproses dokumen dalam bentuk elektronik. Sebagian besar program akuntansi dan personalia modern mampu menghasilkan dokumen elektronik dalam format standar yang ditetapkan di tingkat legislatif. Namun agar dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum, maka harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan tanda tangan elektronik.

Manajemen dokumen elektronik dapat dibagi menjadi dua jenis besar - pertukaran dokumen di dalam perusahaan atau antar perusahaan yang berbeda melalui saluran komunikasi. Diperbolehkan untuk menggabungkan kedua sistem ini menjadi satu sistem global.

Penggunaan manajemen dokumen elektronik dalam perusahaan memerlukan pembelian paket perangkat lunak yang diperlukan (platform EDI), serta peralatan untuk operasinya (peralatan jaringan, server, dll.).

Untuk pertukaran dokumen antara dua perusahaan, diperlukan operator pengelola dokumen elektronik. Ini menjamin pengiriman pesan, mengontrol format dokumen yang dikirim, memerlukan sertifikasi pekerjaan dengan data dengan tanda tangan elektronik, dan menyimpan arsip dokumen.

Perhatian! Salah satu layanan tersebut adalah . Dokumen yang diterima melalui itu signifikan secara hukum jika mengandung tanda dari EPC kedua belah pihak untuk aliran dokumen.

Keuntungan dan kerugian EDI

Keuntungan utama

Manajemen dokumen elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan kertas:

• Menyederhanakan pekerjaan kantor - sistem tidak akan mengizinkan Anda untuk menetapkan nomor yang sama berbagai dokumen, karena itu akan terjadi secara berurutan dan otomatis;
• Melacak posisi setiap dokumen - kapan saja Anda dapat mengetahui dengan tepat siapa yang mengerjakan dokumen tersebut. Karyawan tidak akan dapat merusak atau kehilangannya. Dokumen yang terhapus secara tidak sengaja atau sengaja masih dapat dikembalikan;
• Percepatan pemrosesan dokumen - jika departemen perusahaan tersebar di beberapa gedung, maka dokumen kertas harus dibawa sendiri ke sana untuk disetujui. Dengan EDI, dokumen yang diperlukan sampai ke karyawan dalam sepersekian detik;
• Pekerjaan nyaman dengan versi - saat mengedit, sistem menyimpan setiap versi. Jika perlu, Anda dapat melacak siapa dan kapan membuat perubahan pada dokumen;
• Akses jarak jauh sepanjang waktu - jika perlu, akses ke sistem EDI dapat diatur melalui Internet dari komputer mana pun dunia. Seorang karyawan dapat bekerja dengan dokumen saat dalam perjalanan bisnis, berlibur atau cuti sakit;
• Penjadwalan kerja - dengan menentukan tanggal pembuatan dan tanggal jatuh tempo, Anda dapat merencanakan pelaksanaan dokumen yang masuk sesuai antrian;
• Pencarian dokumen - Anda dapat mencari di dasar umum dokumen di kata kunci dan ekspresi;
• Penghematan kertas - tidak perlu mencetak semua dokumen dalam jumlah yang dibutuhkan.

Kerugian utama

Terlepas dari keuntungan yang jelas, sistem EDI juga memiliki kelemahan yang dapat menghentikan perusahaan untuk mengimplementasikannya.

Ini termasuk:

• Perlu menghabiskan uang tunai untuk pembelian sistem, yang tergantung pada jumlah pengguna, bisa mencapai 100 ribu rubel;
• Setelah pembelian, butuh waktu lama untuk menginstal, mengimplementasikan, dan men-debug;
• Perlu dilakukan pelatihan bagi seluruh pengguna yang akan terlibat di dalamnya;
• Memastikan keamanan sistem - membatasi akses antar pengguna, mengeluarkan yang diperlukan tanda tangan elektronik, perlindungan terhadap penetrasi dari luar;
• Staf perusahaan harus memiliki administrator yang akan memantau fungsi sistem, melakukan tindakan layanan, dan menyelesaikan masalah pengguna;
• Untuk menyimpan informasi, database perlu dicadangkan dengan dokumen;
• Jika perusahaan mitra tidak memiliki EDI, sistem elektronik dan kertas harus dipastikan.

Fungsi manajemen dokumen elektronik

Setiap sistem alur kerja harus menyediakan serangkaian tindakan:

• Bekerja dengan segala jenis dokumen - buat, buat, proses, daftarkan, kontrol implementasinya, koordinasikan, dll.;
• Atur alur alur kerja - tentukan rute dalam perusahaan, batasi akses antara pengguna individu, berikan kemampuan untuk bekerja dengan satu dokumen ke beberapa orang sekaligus;
• Atur arsip dokumen dengan kemungkinan pencarian, penyimpanannya.

Perhatian! Manajemen dokumen elektronik harus memberikan kemampuan yang sama untuk bekerja dengan dokumen seperti kertas tradisional.

Sistem canggih yang besar memberikan peluang untuk:

• Pendaftaran semua dokumen yang lewat - masuk, keluar, internal, dengan pengalihan lebih lanjut ke kepala;
• Pastikan prosedur yang seragam untuk bekerja dengan dokumen di setiap divisi perusahaan;
• Bekerja dengan dokumen baik secara individu maupun kolektif;
• Bertukar dokumen antar departemen dan karyawan tertentu;
• Batasi akses ke dokumen;
• Gunakan formulir standar untuk semua dokumen;
• Mengontrol bahwa persetujuan, pelaksanaan, dan pekerjaan lain dengan dokumen akan diselesaikan tepat waktu;
• Hasilkan pelaporan - analitis, statistik, dll.;
• Atur penyimpanan arsip dengan memperbaiki tanggal dan waktu aksesnya oleh pengguna.

Apakah mungkin menggabungkan manajemen dokumen kertas dengan elektronik?

Setelah transisi ke manajemen dokumen elektronik dalam suatu organisasi, pada awalnya masih tidak mungkin untuk sepenuhnya meninggalkan dokumen kertas.

Ini dapat terjadi karena beberapa alasan:

• Tidak semua kontraktor menggunakan EDI;
• Perusahaan sudah memiliki banyak dokumen kertas di arsip.

Namun, ada perbedaan mendasar bekerja dengan dokumen elektronik dan kertas. Misalnya, dokumen kertas perlu dicetak dan dibawa ke pengelola untuk ditandatangani, sedangkan dokumen elektronik ditandatangani di sistem itu sendiri. Dokumen akuntansi kertas yang dikirim ke rekanan mungkin hilang melalui pos selama pengiriman, sementara dokumen elektronik sampai ke penerima.

Perbedaan utama antara bekerja dengan dua jenis dokumen adalah penyimpanannya. Dokumen elektronik segera masuk ke sistem, di mana semua pengguna dapat bekerja dengannya. Untuk dokumen kertas, arsip tetap harus ditata dimana akan disimpan secara teratur. Pada saat yang sama, setelah memasuki perusahaan, dokumen kertas harus dipindai, dan salinan pindaian ini harus diunggah ke sistem untuk pekerjaan lebih lanjut.

Perhatian! Dengan demikian, pekerjaan di dalam perusahaan tetap harus dilakukan hanya dalam bentuk elektronik. Jika dokumen kertas tiba, hanya mereka yang menerima atau menandatanganinya yang melihatnya. Pada saat yang sama, bekerja dengan salinan elektronik memungkinkan Anda melindungi yang asli dari hampir semua kehilangan, dan memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja dengannya sekaligus.

Apa saja program ED?

Ada banyak sistem manajemen dokumen di pasaran, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri. Sistem yang paling umum:

Sistem	Keanehan	Harga
Kasus	Salah satu program EDI terbesar. Fungsionalitas hebat, kesederhanaan, dan kemudahan penggunaan.	Dari 11 hingga 13,5 ribu rubel. untuk satu tempat kerja
Logika	Dapat digunakan di perusahaan dengan berbagai ukuran, mudah dipelajari, kustomisasi yang fleksibel	Dari 4900 hingga 5900 per kursi.
Efrat	Dianggap sebagai sistem yang paling canggih, paket ini menyertakan sistem basis datanya sendiri, desain yang ringan dan menyenangkan	Dari 5.000 rubel per tempat kerja saat ditempatkan di server organisasi, dari 10.000 rubel. ketika ditempatkan pada peralatan pengembang.
1C: Arsip	Integrasi penuh dengan produk 1C apa pun, kemampuan untuk menyimpan file apa pun - teks, grafik, video, dan audio.	Dari 12 hingga 57 ribu rubel. untuk keseluruhan program.
LANGSUNG	Sistem optimal untuk usaha kecil dan menengah, Anda dapat menggabungkan dokumen elektronik dengan dokumen kertas.	Dari 7 ribu rubel. hingga 2 juta rubel untuk lisensi
Alur Kerja OPTIMA	Sistem baru yang baru mulai berkembang secara aktif. Ada beberapa fitur unik untuk sistem ini.	Dari 55 hingga 75 ribu rubel. untuk lisensi.

Interaksi dokumen elektronik dengan program lain

Mengambil tempatnya di lingkungan elektronik organisasi, sistem EDI harus secara bebas mendukung aplikasi bisnis lain yang sudah beroperasi di dalamnya selama pengoperasian. Misalnya, dokumen akuntansi harus diproses secara bebas - faktur, tindakan, faktur, surat kuasa, dll.

Selain itu, sistem manajemen dokumen elektronik harus bekerja dengan semua orang secara konsisten, dan beroperasi dengan data yang sama. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang mampu mendukung direktori yang digunakan dalam lingkungan elektronik dan mampu memperbaharui data di dalamnya.

Selain itu, pekerjaan dengan data eksternal harus diperhitungkan - surel, platform perdagangan dll.

Saat memilih EDI, perlu diperhatikan kemungkinan interaksinya dengan cara lain dan sumber data yang tersedia di perusahaan. Biasanya, sistem yang populer, dan karenanya secara aktif mengembangkan, menggabungkan banyak modul untuk program paling populer - 1C, Parus, Oracle, dan banyak lainnya.

Misalnya, program manajemen dokumen elektronik 1C memungkinkan Anda untuk membuat, menerima, dan mengirim dokumen akuntansi elektronik langsung darinya, sambil mengonfirmasinya dengan tanda tangan yang memenuhi syarat.