По дело веб не позволяет регистрировать документ. Используемое специальное программное обеспечение
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем»
На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВВЕДЕНИЕ
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества».
1. Общие сведения о с истем е «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.
· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
2. Преимущества
Для руководителей различных уровней:
· быстрый поиск документов;
· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
· сокращение сроков подготовки и согласования документов;
· удобная работа над проектами документов;
· получение сводных отчетов и журналов;
· возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
· отслеживание хода исполнения резолюций;
· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
· формирование отчетности.
3. Основные функции системы "Дело"Основные функции
Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами
· Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
· Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
· Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
· Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
· Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними документами организации
· Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
o создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
o изменение проекта с хранением предыдущих версий;
o согласование и утверждение проекта документа;
o регистрация документа, созданного на основе проекта.
· Формирование поручений по документам;
· Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.
· Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
· Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
· Управление доступом к документам.
· Создание и хранение шаблонов документов.
Обеспечение информационной безопасности
· Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
· Протоколирование действий пользователей.
· Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.
Возможности «ДЕЛО-WEB»
Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.
· Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;
· Регистрация связанных документов;
· Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
· Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения
· Согласование и подписание проектов документов
· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.
· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;
· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.
4. Опция "ЭЦП и шифрование"В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.
Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.
Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.
Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).
В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.
Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.
Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».
Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.
Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста - достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.
Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа - прочтения, искажения либо подмены.
В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала - один «щелчок» мышкой.
Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".
Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.
Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).
Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носитель секретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать».
На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.
Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.
ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.
Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.
Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".
Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки:
· Полнофункциональная. Пользователь может подписывать документы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписи других пользователей. Для таких пользователей в комплект поставки опции входит аппаратное устройство считывания секретного ключа.
· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих мест этих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.
· Удаленная проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Этот вариант доступен с версии «ДЕЛО»8.09 и предполагает приобретение сервера проверки подписи, позволяющего проверять подписи с любого рабочего места системы «ДЕЛО».
В зависимости от потребностей заказчика, можно приобретать произвольные комбинации вариантов Опции. Например, приобрести полнофункциональный вариант только для руководящего состава, обладающего правом подписи, а для остальных сотрудников закупить вариант «Только проверка подписи».
Используемое специальное программное обеспечение.
Опция "ЭЦП и шифрование" использует средство криптозащиты «КриптоПро CSP», разработанное фирмой «КриптоПро» и сертифицированное ФАПСИ. Интеграция криптографического программного обеспечения в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» выполнена компанией ЭОС, имеющей соответствующие лицензии ФАПСИ.
5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборотаСистема поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа над проектами документов
Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;
2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;
3. согласование проекта документа;
4. утверждение проекта документа;
5. регистрация документа, созданного на основе проекта.
При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.
Регистрация документов
Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.
Контроль исполнения
В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов. Другие функции системы автоматизации делопроизводства приведены в таблице № 1.
Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства
Обработка и хранение документов | К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру. | |
Расширение состава реквизитов карточки документа | Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты. | |
Поточный ввод документов | Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК. | |
Движение документов | В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений. | |
Обеспечение юридической полноценности | В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств. | |
Отправка документов | Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства. | |
Справочно-аналитическая работа | По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. | |
Полнотекстовый поиск по содержанию документа | Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов. | |
Работа с взаимосвязанными документами | Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах. | |
Регламентация прав доступа | Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.) |
По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:
· около 15% всех документов безвозвратно теряется;
· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:
Не автоматизированная технология | Автоматизированная технология | |
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) | автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам | |
ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров | автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов | |
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения | автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту | |
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям | ||
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников | автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети | |
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений | однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений | |
ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений | автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа | |
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров |
«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов - то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства.
Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
В системе «ДЕЛО-Предприятие» пользователем может быть как непосредственно указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия.
7. Системы семейства «ДЕЛО»
Системы семейства «ДЕЛО» масштабируемы, они поддерживают централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:
· «ДЕЛО-Секретарь» можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов.
· «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом.
· Если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы этих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:
Работа в Интернет / Интранет сетях | Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. | |
Распределенный электронный документооборот | Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами. | |
Поддержка больших массивов документов | Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД. |
«ДЕЛО» - открытая система. Она интегрируется с любыми Windows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
· для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);
· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
«ДЕЛО» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системе уже реализована интеграция со следующими продуктами компании ЭОС:
Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» | «АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. | |
Система «КАДРЫ» | Программная система «КАДРЫ», предназначена для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д. |
Система "ДЕЛО-Старт" в качестве СУБД использует MSDE (Microsoft Data Engine).
Функция | ДЕЛО-Предприятие | ДЕЛО-Секретарь* | ДЕЛО-Старт | |
Распределенная обработка документов в сети | ||||
Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы | ||||
Ведение нескольких картотек документов | ||||
Работа с проектами документов | ||||
Интеграция с подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» | ||||
Возможность взаимодействия с криптосервером | ||||
Регистрация документов | ||||
Ввод резолюций к документам | ||||
Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: Поступившие, На исполнении, На контроле и др. | Открыта только папка На контроле» | |||
Контроль исполнения документов** | Только в поиске | |||
Многокритериальный поиск документов | ||||
Формирование стандартных отчетов | ||||
Обмен документами по электронной почте | ||||
Списание документов в дело | ||||
Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов | ||||
Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов | ||||
Редактирование шаблонов выходных печатных форм | ||||
* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.
** - оперативный контроль исполнения документов может осуществляться двумя способами:
· при просмотре списка контрольных резолюций в папке «На контроле»;
· в режиме поиска по реквизитам резолюции.
9. Структура системы "ДЕЛО"
На рисунке 1. приведена структура системы "ДЕЛО" и ее опций.
Рис. 1. Структура системы "ДЕЛО" и ее подсистем.
10. Основные технические требования«ДЕЛО» - прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер.
В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.
ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ
Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «ДЕЛО», документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально.
Объем, занимаемый БД «ДЕЛО» на жестком диске, вычисляется из расчета - 50 Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов).
Усредненные характеристики сервера:
· процессор Pentium IV и выше;
· оперативная память не менее 512 Мб;
· свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД - 50 Мб.
В случае использования СУБД Oracle на платформе отличной от Windows, для обеспечения таких опциональных возможностей системы «ДЕЛО», как контекстный поиск по прикрепленным файлам и «ДЕЛО-WEB», потребуется дополнительный Windows-сервер c установленными MS Internet Information Server, MS Index Server.
ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ
Полнофункциональный клиент
Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением Windows 2000, Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).
· процессор Pentium II и выше;
· оперативная память не менее 128 Мб;
· свободное место на жестком диске от 200 Мб;
· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов
· Windows2000Professional.
«Тонкий» клиент:
Для работы с системой «ДЕЛО» через WEB интерфейс («ДЕЛО-WEB») необходим компьютер с установленным Internet Explorer 6.0 и выше.
ВЫВОД
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства. Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
4. Экономическая эффективность системы автоматизации
Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках.
Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять общий объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом – повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции у сотрудников, прививается культура современных информационных технологий.
Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.
5. Система электронного документооборота «дело»
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. 4
Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.
Система поддерживает полный цикл работы с электронными документами от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.
«ДЕЛО» - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 2 000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число рабочих мест составляет более 150 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
Сегодня система электронного документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.
Система «ДЕЛО» совместно с широким набором дополнительных модулей представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное решение самого широкого круга задач работы с электронными документами.
Система дает возможность комплексно автоматизировать документооборот организаций любой сферы деятельности и масштаба. А также позволяет плавно и без риска осуществить переход к современным технологиям управления электронными документами.
В зависимости от потребностей заказчика на основе системы «ДЕЛО» можно реализовать:
Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства.
Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий).
Смешанный бумажно-электронный документооборот.
Система документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.
Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Заложенная в систему бизнес-логика без дополнительных доработок позволяет осуществлять контроль, последовательное и параллельное согласование, работать с различными видами поручений, создавать разнообразные отчеты и сводки, разграничивать права доступа к документу, делегировать полномочия и др.
В системе «ДЕЛО» обеспечивается:
Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, существующими правилами работы с документами и сложившейся бизнес-логикой в части документооборота. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота.
Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.
Масштабируемость. Система электронного документооборота «ДЕЛО» обладает неограниченной масштабируемостью.
В системе могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей.
Автоматизация документооборота любого уровня сложности.
Работа в Интернет сетях. В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО-WEB»), позволяющая работать с документами через Internet.
Поддержка распределенного электронного документооборота. Система электронного документооборота позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
Работа с большими объемами документов. Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 3 000 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы.
Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами.
Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в Законодательстве РФ.
В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:
Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений.
Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.
ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм.
КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надежных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.
Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями (Например: 1С:Предприятие).
Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшие работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы.
На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.
ИНСТРУКЦИЯ
по работе в СЭД «Дело»
(толстый клиент)
1.Вход в СЭД «Дело» 3
2.Работа в кабинете 4
3.Регистрация документов 7
3.1 Регистрация входящих документов 7
3.2Регистрация обращений граждан 14
3.3Регистрация исходящих документов 20
4.Формирование проекта резолюции 35
5Утверждение проекта резолюции 43
7Принятие к исполнению и ввод подчиненной резолюции 47
8Исполнение резолюции 56
9Создание проекта исходящего письма 58
9.1Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа 58
9.2Создание инициативного проекта документа 65
9.3Создание версий проекта 65
10Снятие поручений с контроля 68
11Визирование проекта документа 72
12Подписание проекта 76
- ^
Вход в СЭД «Дело»
Рис. 1 – Вход в систему
Нажать кнопку «Ввод». Откроется главное окно программы.
Рис. 2 – Главное окно СЭД «Дело»
В верхней части главного окна программы находятся поля Картотека и Кабинет , содержащие наименование текущей картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя.
^ Функции модуля «Документы»:
Регистрация документов – используется для регистрации входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. К карточке прикрепляются графические образы документов.
^ Функция «Кабинеты» – используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету.
^ Поиск документов и личные папки – используется для поиска документов/проектов документов по различным критериям. Для хранения результатов поиска можно использовать личные папки. Для повторного использования поисковые запросы можно сохранить.
^ Опись дел – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД системы «Архивное дело».
^ Отправка документов – функция работает в двух режимах: в режиме «Неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов; в режиме «Контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых из систем «ДЕЛО» организаций-адресатов.
- ^
Работа в кабинете
В папку помещаются документы если:
Записи об РК, направленные в текущий кабинет из другого кабинета по команде «Переслать РК»;
Записи об РК, внутренним адресатом которых является владелец текущего кабинета (при условии, что проставлена отметка об отправке РК данному адресату);
Рис. 3 – Содержимое кабинета (1 - 4 случай)
Записи об РК, исполнителем поручения которых является владелец текущего кабинета. Графы таблицы «Автор/№ пункта, «Текст», «План.», «Исполнитель» заполнены.
Рис. 4 – Содержимое кабинета (5 случай)
^ В папку «На исполнении» попадают документы если:
в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
Записи об РК документов, принятые к исполнению, но еще неисполненные (т.е. записи об РК, перемещенные из папки «Поступившие» по команде «Принять к исполнению»);
Записи об РК, посланные владельцу текущего кабинета из другой папки текущего кабинета по команде «Переслать РК»;
Записи об РК, в которых автор резолюции и исполнители поручения являются владельцами данного кабинета.
^ В папке «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были подготовлены проекты резолюций, отправленные на утверждение владельцу текущего кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Доступ к данной папке получает сотрудник, который формирует проекты резолюций для руководителя и после утверждения делает их рассылку.
^ В папке «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.
^ В папке «В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело. Помещать записи о документах в данную папку кабинета могут только пользователи, являющиеся владельцами этого кабинета.
^ Папка «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. СЭД «Дело» поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Все созданные проекты документов хранятся в папке «Управление проектами», в которой исполнитель отслеживает состояние проектов и ведет дальнейшую работу.
^ Папка «На визировании» содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству визирующих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Визирующий».
^ Папка «На подписи» содержит перечень записей об РКПД, присланных на утверждение (на подпись) владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству подписывающих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Подпись».
- ^
Регистрация документов
3.1 Регистрация входящих документов
Рис. 5 – Главное окно СЭД «Дело»
Рис. 6 – Выбор группы документов
Нажать кнопку «Выбрать».
Рис. 7 – Регистрационная карточка входящего документа
В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.
Рис. 8 – Раздел «Корреспонденты»
При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».
Рис. 9 – Добавление новой организации в справочник
В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».
Рис. 10 – Регистрация новой организации
Рис. 11 – Заполнении информации об организации
Нажать кнопку «Записать».
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.
Рис. 12 – Выбор организации
В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».
В поле «Дата» кликните двойным щелчком.
В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить с клавиатуры поле «Состав».
Указать вид доставки из предлагаемого списка.
Рис. 13 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»
В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.
Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.
Рис. 14 – Справочник «Рубрикатор»
Щелкнуть по нужной рубрике.
Рис. 15 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».
Рис. 16 – Добавление электронного образа документа
Рис. 17 – Регистрационная карточка входящего документа
- ^
Регистрация обращений граждан
Рис. 18 – Главное окно СЭД «Дело»
Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.
Рис. 19 – Выбор группы документа
Нажать кнопку «Выбрать».
Рис. 20 – Добавление электронного образа документа
В регистрационной карточке обращения в поле «Гражд.» ввести первые буквы фамилии заявителя и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически фамилией заявителя, если оно присутствует в справочнике.
Рис. 21 – Поиск по справочнику «Граждане»
При отсутствии заявителя в справочнике «Граждане» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Граждане» нажать на кнопку «Добавить гражданина» либо на клавишу F2.
В окне регистрации нового заявителя заполнить поле «Фамилия».
Заполнить поле «Город» с клавиатуры.
Заполнить поле «Индекс» с клавиатуры.
Заполнить с клавиатуры поле «Адрес».
Напротив поля «Регион» нажать на стрелку.
Выбрать регион и нажать кнопку «Выбрать».
Напротив поля «Статус» нажать на стрелку.
Щелкнуть на нужном статусе обратившегося и нажать кнопку «Выбрать».
В разделе «Пол» установить флажок на нужном значении.
Нажать кнопку «Записать».
Рис. 22 – Ввод информации о гражданине
Нажать кнопку «Выбрать». Поля раздела «Корреспонденты» автоматически заполнятся введенной информацией о гражданине.
Ввести первые буквы фамилии в поле «Кому» и нажать клавишу Enter. Поле заполнится нужным значением.
Указать статус обращения: анонимное или коллективное.
Заполнить поле «Содерж.» с заглавной буквы.
Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
Рис. 23 – Выбор рубрикатора
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Указать в поле «Состав» количество листов обращения.
Выбрать из списка вид доставки.
Заполнить поле «Доступ» нужным значением из списка.
Отсканировать обращение.
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
После того, как заполнены все реквизиты, в окне регистрационной карточке обращения нажать кнопку «Записать РК».
Рис. 24 – Ввод информации о гражданине
- ^
Регистрация исходящих документов
В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».
Рис. 25 – Главное окно программы «Дело»
В появившемся окне выбрать нужную группу документов.
Рис. 26 – Выбор группы документа
В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.
Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.
В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.
Рис. 27 – Заполенение РК исходящего документа
Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».
В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего.
Рис. 28 – Выбор визирующего должностного лица
Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».
При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.
Рис. 29 – Ввод информации о визировании документа
Нажать кнопку «ОК».
Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.
Рис. 30 – Ввод информации о визировании документа
Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
Рис. 31 – Ввод информации о визировании документа
В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.
В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».
Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа
В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.
Ввести год.
Нажать кнопку «Найти».
Выбрать документ.
Выбрать связь «Во исполнение».
Нажать кнопку «Связать».
Рис. 33 – Ввод информации о визировании документа
В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».
Рис. 34 – Регистрационная карточка исходящего документа
В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».
Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».
Рис. 35 – Адресаты документа
Рис. 36 – Поиск адреса в справочнике «Организации»
Нажать кнопку «Найти».
Рис. 37 – Выбор представителя организации
Нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.
Рис. 38 – Указание даты отправки и вида отправки
В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».
Регистрация исходящего документа на основе проекта документа
В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».
Рис. 39 – Главное окно СЭД «Дело»
В появившемся окне нажать кнопку «Отменить». Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в определенный период времени.
Рис. 40 – Список документов зарегистрированных ХХ.ХХ.ХХ
В строке меню щелкните пункт «Проекты» (при отсутствии готовых к регистрации проектов данный пункт будет неактивен). Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации.
Для оповещения сотрудника отдела канцелярии следует настроить подсистему «Оповещения, уведомления и управления процессами». Оповещения будет приходить на электронную почту.
Рис. 41 – Перечень проектов готовых крегистрации
Двойным щелчком мыши кликните на записи об РКПД, на основе которой требуется зарегистрировать РК документа.
Ознакомьтесь с проектом документа.
Рис. 42 – Проект документа
Рис. 43 – Проверка подписей
Вернитесь к РКПД документа.
Нажмите в меню Файл пункт «Регистрировать проект». Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект. Часть реквизитов РК (основных и дополнительных) автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). РК документа, созданного на основе проекта, связывается с проектом связкой, имеющей категорию «Проекты». ФИО и должности лиц, подписавших проект документа, становятся значениями реквизита «Подписал», а завизировавших проект – реквизита «Визы». Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов сохраняются.
Рис. 44 – Регистрация проекта
Рис. 45 – Регистрация документа
Нажать кнопку «Адр.(0)» для внесения информации об адресате.
Рис. 46 – Адресаты документа
В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».
Рис. 47 – Поиск организации по справочнику
В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
Нажать кнопку «Найти».
Двойным щелчком кликнуть на элементе.
В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.
Рис. 48 – Выбор предствителя
Нажать кнопку «Выбрать».
В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.
В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.
Рис. 49 – Регистрация документа
В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел».
- ^
Формирование проекта резолюции
Открыть регистрационную карточку документа.
В РК документа в разделе поручений нажать кнопку «Ввести» и выбрать из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».
Рис. 50 – Ввод подчиненной резолюции
В появившемся окне проекта резолюции заполнить поле «Автор (внутр.)», выбрав
Данный проект резолюции.
Для изменения текста резолюции установить курсор мышки в текстовое поле и нажать на клавиатуре клавишу «Insert». Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.
Рис. 52 – Стандартный список резолюций
Рис. 53 – Ввод даты из календаря
В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
При необходимости заполнить поле «Категория поручения», выбрав из списка
После ввода плановой даты исполнения поручение автоматически ставится на контроль
.
Рис. 55 – Выбор из справочника «Подразделения»
Нажать кнопку Enter.
Рис. 56 – Заполение поля «Контроль»
Выбор исполнителя
Рис. 57 – Добавление внутреннего исполнителя
Выбор внешнего исполнителя
Рис. 58 – Добавление внешнего исполнителя
Рис. 59 – Справочник «Организации»
Рис. 60 – Ввод первых букв фамилии сотрудника
Нажать кнопку «Выбрать». Фамилия сотрудника появится в разделе
Рис. 61 – Проект резолюции
Первый в списке исполнителей отмечается красным восклицательным знаком 
.
Нажать кнопку «Записать». Произойдет возврат в РК документа. Запись об РК
Рис. 62 – Редактирование проекта резолюции
Откроется окно проекта резолюции. Для внесения изменений в проект резолюции руководствуйтесь п. 4.
Рис. 63 – Открытие окна для утверждения проекта резолюции
Щелкнуть на кнопке «Вернуть» – произойдет возврат в окно папки «На рассмотрении». Запись об РК документа автоматически удаляется из папки «На рассмотрении». В папке «У руководства» около плановой даты появляется знак «плюс» (колонка «План»), который означает утверждение проекта резолюции руководителем.- ^
Рассылка утвержденного проекта резолюции
Зайти в папку «У руководства» кабинета руководителя, в которой хранится записи о проектах резолюций. Выбор кабинета осуществляется в правом верхнем углу кабинета.
Установить указатель на записи проекта резолюции, у которой в колонке «План.» установлен «+» перед плановой датой исполнения. Это говорит о том, что проект резолюции утвержден руководителем.
Рис. 64 – Символ «+» - отметка об утверждении проекта резолюции
Нажать правой кнопкой мыши на записи о проекте резолюции и выбрать из контекстного меню действие «Редактировать проект».
Рис. 65 – Редактирование проекта резолюции
После внесения изменений в проект резолюции нажать кнопку «Разослать». Запись об РК покинет папку «У руководства». Запись об РК с резолюцией автоматически появится у исполнителей в папке «Поступившие».
- ^
Принятие к исполнению и ввод подчиненной резолюции
В главном окне программы щелкнуть на кнопку «Кабинеты». Откроется папка №1 – «Поступившие». Будет представлен перечень записей об регистрационных карточках (РК) и поручениях в кабинете.
Рис. 67 - Перечень записей в папке №1
Для ознакомления с документом необходимо двойным щелчком мыши кликнуть на записи об РК либо на записи о поручении. Откроется РК документа.
Рис. 68 – РК входящего документа
Для просмотра отсканированного письма в разделе «Файлы» двойным щелчком нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
Рис. 69 - Раздел «Файлы»
После просмотра электронного файла закрыть приложение.
В РК документа в разделе поручений нажмите кнопку «Ввести» и выберите из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».
Рис. 70 – Ввод подчиненной резолюции
Рис. 71 – Подчиненная резолюция
Для изменения текста резолюции установите курсор мышки в текстовое поле резолюции и нажмите на клавиатуре клавишу «Insert».Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.
Рис. 72 – Стандартный список резолюций
В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.
Рис. 73 – Ввод даты из календаря
Рис. 74 – Выбор из справочника «Подразделения»
Нажать кнопку Enter.
Выбрать найденного контролера.
Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.
Рис. 75 – Выбор контролера
Выбор исполнителя
Рис. 76 – Добавление внутреннего исполнителя
Выбор внешнего исполнителя при межведомственном взаимодействии осуществляется путем нажатия на кнопку «Добавить внешнего исполнителя».
Рис. 78 – Добавление внешнего исполнителя
В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.
Рис. 79 – Справочник «Организации»
В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».
Рис. 80 – Выбор представителя организации
Рис. 81 – РК входящего документа
Выделить запись о поручении в кабинете и нажать правой кнопкой мыши.
Выбрать из контекстного меню «Принять к исполнению». Документ переместится в папку №2 «На исполнении».
Рис. 82 – Принятие к исполнению
- ^
Исполнение резолюции
Откройте папку кабинета «На исполнении», в которой будет представлен перечень записей о поручениях в кабинете.
Рис. 83 – Ввод подчиненной резолюции
Двойным щелчком мыши откройте РК на просмотр. Ознакомьтесь с регистрационной карточкой документа.
Для того, чтобы ввести отчет об исполнении, нажать правой кнопки мыши на записи о поручении и выбрать из контекстного меню действие «Исполнить».
Рис. 84 – Исполнение поручения
В окне «Отчет исполнителя» выбрать из списка состояние исполнения.
Промежуточное состояние исполнение выбирается исполнителем в случае частичного исполнения поручения. В этом случае дата отчета не указывается.
Рис. 85 – Ввод отчета об исполнении
Для указания даты отчета двойным щелчком кликнуть в поле «Дата».
Выбрать дату из календаря и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить текстовое поле с клавиатуры.
Для того, чтобы приложить результат проделанной работы необходимо нажать на кнопку «Файлы».
Скопируйте файл с любого места вашего компьютера.
Нажать кнопку «Добавить файл». Произойдет добавление файла.
Рис. 86 – Прикрепление электронного файла
Нажать кнопку «ОК» в нижнем правом углу окна отчета. В случае неконтрольной резолюции после ввода отчета запись о поручении покинет кабинет, в противоположном случае поручение должно быть снято с контроля контролером, после чего оно автоматически покинет кабинет исполнителя и контролера.- ^
Создание проекта исходящего письма
Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа
Открыть регистрационную карточку документа, по которому Вам было отписано поручение.
В меню «Файл» выбрать команду «Создать РКПД».
Рис. 87 – Создание РКПД во исполнение входящего документа
В окне «Выбор группы нового проекта» выбрать группу. В разделе «Копировать реквизиты» отметить флажок «Корреспонденты» для того, чтобы в карточке исходящего документа не заполнять информацию о корреспонденте.
Рис. 88 – Выбор группы проекта
Нажать кнопку «Выбрать». Откроется РКПД исходящего документа.
Рис. 89 – РКПД
Заполнить краткое содержание документа в поле «Содержание».
На рабочем столе найти документ, нажать на нем правой кнопкой и выбрать из контекстного меню команду «Копировать».
Зайти в раздел «Файлы» и нажать кнопку «Вставить файл».
Рис. 90 – Раздел «Файлы»
Нажать кнопку «ОК».
Для отправки на визирование/подпись нажать кнопку «Добавить визу/подпись».
Рис. 91 – Отправка на визу/подпись
Выбрать из меню «Действия» команду «Добавить».
Добавление визирующего/подписывающего осуществляется в режиме редактирования проекта. Для того чтобы перейти в данный режим используется кнопка 
.
В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы исполнителя. Нажать клавишу Enter.
Рис. 92 – Выбор из справочника «Подразделения»
Отметить визирующего/подписывающего и нажать кнопку «Выбрать». Произойдет возврат к окну «Добавление и направление на визирование/подпись», в котором появятся записи выбранных визирующих/подписывающих лиц.
Из раскрывающегося списка, расположенного в левой верхней части окна, выбрать одно из двух значений: «На визирование» или «На подпись», определив тем самым, какой именно список должностных лиц вы формируете: визирующих или подписывающих.
Рис. 93 – Отправка на согласование/подписание
В системе есть два маршрута согласования документов: «Всем сразу» либо «По очереди». Установить переключатель на нужном значении.
В полях «На срок» указать количество часов (дней), отводимых на визирование/подписание проекта.
Нажать «Добавить и направить». Произойдет возврат к окну проекта (РКПД). В разделе «Управление проектом» будут находиться записи о добавленных визирующих/подписывающих лицах, указаны дата и время окончания срока визирования/подписания.
Рис. 94 – Раздел «Управление проектом»
Важно!!!
Исполнитель отправляет проект документа на подпись руководителю только после того все визирующие должностные лица проставили визы.
При необходимости, визирующее (подписывающее) должностное лицо также может добавить дополнительных визирующих должностных лиц.
Рис. 95 – Папка «Управление проектами»
После подписания проекта, в правом верхнем углу появляется статус «Подписан». Такой документ необходимо отправить на регистрацию в канцелярию. Для этого открыть проект и в меню «Действия» выбрать команду «Направить проект на регистрацию». После отправки документ приобретет статус «На регистрацию».
- ^
Создание инициативного проекта документа
Откройте папку №7 «Управление проектами».
Нажать кнопку «Создать РКПД».
Рис. 97 – Создание инициативного проекта документа
Откроется окно «Выбор группы нового проекта документа». Выберите нужную группу и нажмите кнопку «Выбрать».
Рис. 98 – Выбор группы проекта документа
Откроется окно проекта документа. Далее см. п. 5.1.5.- ^
Создание версий проекта
Находясь в папке №7 «Управление проектами» кликнуть на нужном проекте документа.
Выбрать из меню «Действия» команду «Создать новую версию». Появится системное сообщение о том, что при создании новой версии проекта работа с текущей версией будет закончена. В окне сообщения подтвердите продолжение создания новой версии.
Рис. 99 – Создание новой версии проекта
На экране отобразится РКПД новой версии проекта. Она получает статус «Создан» и ей автоматически присваивается следующий по порядку номер версии. РКПД новой версии наследует часть реквизитов РКПД предыдущей версии, а также список визирующих и подписывающих, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта.
Рис. 100 – Вторая версия проекта документа
Открыть раздел «Файлы». Для внесения изменений в документ нажать кнопку «Редактировать файл».
Рис. 101 – Раздел «Файлы»
Отправка на повторное согласование/подписание
Рис. 102 – Отправка на визирование
После подписания руководителей проекта документа исполнитель отправляет проект на регистрацию в канцелярию (см. п. 5.1.18).- ^
Снятие поручений с контроля
Открыть папку №3 «На контроле». В данной папке хранятся записи о поручениях, контролером которых является владелец текущего кабинета. Запись об одной и той же регистрационной карточке (РК) может быть представлена в перечне несколько раз, если она имеет несколько поручений. Записи о просроченных поручениях будут выделены красным цветом.
Рис. 103 – Папка «На контроле»
Правой кнопкой нажать на нужной записи о РК и выбрать из контекстного меню действие «Просмотреть РК».
Рис. 104 – Просмотр РК
В меню РК выбрать «Поручения» и выбрать «Смотреть поручение». Появится окно с поручением.
Рис. 105 – Просмотр поручения
Рис. 106 – Просмотр отчета
В окне «Резолюция» нажать кнопку «Редактировать».
Рис. 107 – Редактирование резолюции
Двойным щелчком кликнуть в поле «Фактическая» для ввода фактической даты исполнения. Она и будет являться окончательной датой исполнения поручения.
Рис. 108 – Ввод фактической даты
Кликнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
В поле «Состояние исполнения» установить значение «Полностью» (выбором из раскрывающегося списка).
Рис. 109 – Ввод состояния исполнения
Заполнить поле «Основание для снятия».
Нажать кнопку «Записать». Запись о данном поручении автоматически покинет кабинет. Поручение приобретет статус «Снято с контроля».- ^
Визирование проекта документа
Открыть папку кабинета №8 «На визировании».
Рис. 110 – Кабинет
Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте.
Рис. 111 – Папка «На визировании»
Ознакомьтесь с РКПД.
Рис. 112 – РКПД
Внимательно ознакомьтесь со сроком визирования проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить визу и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.
Рис. 113 – Срок визирования проекта
Рис. 114 – Визирование проекта
Рис. 115 – Сохранение файла на диске
Рис. 116 – Добавление файла
Нажать кнопку «ОК».
В окне визирования проекта нажать кнопку «ОК». После визирования проект приобретает статус «Завизирован». Запись об РКПД покинет папку «На визировании». В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего (см. п. ХХ ).
- ^
Подписание проекта
Открыть папку кабинета №9 «На подписи».
Рис. 117 – Кабинет
Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте. Ознакомьтесь с РКПД.
Рис. 118 – РКПД
Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
Внимательно ознакомьтесь со сроком подписания проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить подпись и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.
Рис. 119 – Срок подписания проекта
Рис. 120 – Подписание проекта
Рис. 121 – Сохранение файла на диске
Рис. 122 – Добавление файла
Нажать кнопку «ОК».
В окне подписания проекта нажать кнопку «ОК». После подписания проект приобретает статус «Подписан».
Для того чтобы подписать электронный документ электронно-цифровой подписью, выделить нужный файл в разделе «Файла» и нажать кнопку «Подписать файл».
Рис. 123 – Подписание электронного образа документа
Электронный образ документа отметиться красной галочкой.
Рис. 124 – Файл с ЭЦП
Закройте РКПД. Запись об РКПД покинет папку «На подписи».
1. Регистрация документов
Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.
При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:
задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
установление ссылок на другие документы;
отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
Наверх
2. Работа с файлами (электронными документами)
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы "ДЕЛО", гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
Перевод документов из бумажной в электронную форму
Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция "Сканирование").
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция "Поточное сканирование").
Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.
В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
поддержка работы с двусторонним сканером;
способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Начиная с версии 8.9.7 появилась возможность печати штрих-кода с РК документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции "Печать штрих-кода". Обеспечена возможность открытия РК путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. А также появилась возможность поиска документов по штрих-коду.
Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition. Подробнее см. http://www.abbyy.ru
Наверх
3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)
Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция - относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе "ДЕЛО". Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
Наверх
4. Кабинеты
Система предоставляет пользователю "виртуальное рабочее место" - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
Папки кабинета:
"Управление проектами документов"
"На визировании"
"На подписи".
"Поступившие"
"На исполнении"
"На контроле"
"У руководства"
"На рассмотрении"
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.
Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных "рабочих мест" сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и "ролей" участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
Наверх
5. Работа с проектами документов
Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
Наверх
6. Прием и внешняя рассылка документов
Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система "ДЕЛО" поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе "ДЕЛО", установленной в организации-адресате).
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.
Система "ДЕЛО" позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
Наверх
7. Движение документов внутри организации
Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Наверх
8. Формирование дел
В течение текущего года исполненные документы "списываются в дело", и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).
Функция "опись дел" обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку ("В дело"). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Система "ДЕЛО" обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
Наверх
9. Информационно-справочная работа
Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как "с нуля", так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.
Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.
В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте.
Сводка об исполнении.
Справка-напоминание об исполнении поручений.
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.
Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
Наверх
10. Удаленный доступ к данным и функциям
В системе "ДЕЛО" реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция "ДЕЛО -WEB"), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.
"ДЕЛО-WEB" предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:
регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК);
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе "ДЕЛО" стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция "ДЕЛО-WEB" - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети "основной компании", становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.
Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.
Информационное обеспечение деятельности Администрации Кашарского района
отчет по практике
Система электронного документооборота «СЭД Дело»
Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый продукт, который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.
В зависимости от потребностей заказчика на основе системы можно реализовать: Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства; Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий); Смешанный бумажно-электронный документооборот.
«ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.
Основные функции.
Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив. Работа с входящими и исходящими документами. Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции. Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью. Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям. Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам. Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационных карточек, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов. Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение. Работа с внутренними документами организации. Поддерживается полный цикл работы с проектами документов. Формирование поручений по документам. Согласование договоров. Управление прохождением и контроль исполнения коллегиальных документов с множеством решений. Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение. Контроль прохождения и исполнения документов. Управление доступом к документам. Создание и хранение шаблонов документов. Обеспечение информационной безопасности. Разграничение прав доступа пользователей к документам. Протоколирование действий пользователей. Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.
Возможности системы.
Рис 3. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления и порядком документооборота.
Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, - комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
В настоящее время программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» - самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.
Рис 4. Преимущества СЭД «ДЕЛО»
Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно. Готовность к работе в Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в МЭДО. С 2009 г. ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые решения по межведомственному взаимодействию. Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. СЭД «ДЕЛО» работает с обращениями граждан (в том числе, учитывая СНИЛС в справочнике граждан). Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, включающем весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.
Рис 5. Качественный документооборот в организации: решаемые задачи
Канцелярия - регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
Подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).
Поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.
Контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений.
Согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
Бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа.
Мобильный кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы,мобильные телефоны и т.п.)Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
Сканирование, в том числе поточное - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
Создание отчетов - подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
Веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.
Электронная подпись (ЭП) - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
Юридически значимый документооборот предприятия - решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.
Протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе.Интеграция - описанная структура системы; наличие API.
Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»
Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, удобный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать дополнительные модули.Делегирование полномочий на работу с документами позволяет назначать права на доступ к кабинетам должностных лиц, ввод резолюций, контроль и исполнение поручений, визирование и подписание документов, а также позволяет передавать дела при уходе сотрудника в отпуск или его увольнении.
Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов), помогает работать с большим количеством документов, затрачивая минимум времени.Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.Легкость установки и настройки (в том числе силами Заказчика), а также короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.Система обладает масштабируемостью, т.е. практически неограниченной возможностью «расширения охвата». В СЭД«ДЕЛО» одновременно могут работать от нескольких единиц до нескольких тысяч пользователей.
«Мобильный кабинет» - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетных компьютеров, смартфонов, коммуникаторов, мобильных телефонов и т.п.).
«АРМ Руководителя» - удобная и наглядная работа с электронными документами в любом месте и в любое время с помощью планшетного компьютера или ноутбука.
«Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» - организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
«Информер» . В альтернативу входящего в коробочную версию «Оповещателя кабинетов» существует возможность расширить функционал с помощью отдельно лицензируемой системы информирования пользователя - модуля «Информер». В зависимости от настроек, этот модуль информирует пользователя о ряде событий в его кабинете.
«Юридически значимый документооборот предприятия» - решение с применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. В случае необходимости придания юридической значимости электронному документообороту, данное решение может быть внедрено как при разворачивании системы электронного документооборота (СЭД), так и в уже работающую СЭД.
«Поточное сканирование» - массовый перевод бумажных документов в электронный вид, что избавляет сотрудников от выполнения рутинных операций по сканированию каждого документа в отдельности.
«ДЕЛО-Web» - web-доступ ко всем данным и функциям, благодаря чему сотрудники могут так же полноценно работать с документами, как и за своим рабочим столом, находясь в командировке или вне офиса.
«ДЕЛО-1С» - интеграция СЭД «ДЕЛО» и «1С» дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия.
«Управление процессами» - эта опция помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).
«Оповещения и уведомления» - данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д..
Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.
Надежность и бесперебойность функционирования системы подтверждается тем, что клиенты компании ЭОС работают в СЭД «ДЕЛО» долгие годы и постоянно расширяют масштабы ее использования. Их привлекает в системе и то, что она внедряется в минимальные сроки.
«ДЕЛО» - коробочное, промышленное решение, не требующее постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.
СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям информационной безопасности.
Система «ДЕЛО» - это законченный тиражируемый коробочный продукт, предназначенный для того, чтобы решать задачи автоматизации делопроизводства различных организаций. Простота ее внедрения и удобство работы в ней обусловлены уникальными свойствами системы.
Новые статьи
- Как управлять своей жизнью
- Занятия «Уроки лидерства
- Как притягивать к себе людей: секреты от сотрудников спецслужб
- Как подчинить себе судьбу и притягивать успех
- Око божественной мудрости - значение символа
- Жить одним днём - хорошо или плохо?
- Кто не работает - тот не ест
- Как заработать на написании текстов?
- Удаленная работа без вложений
- Цитаты про карьерный рост
Популярные статьи
- Первые впечатления о TLD Лишить себя жизни неверное выражение
- Прошлое, настоящее, будущее Жить надо настоящим цитаты
- Афоризмы и изречения конфуция Все не то чем кажется фраза полностью
- Мудрые высказывания про то как ждут любимых
- Теоретические аспекты формирования стратегии брендинга в современных условиях Брендинг как стратегия на рынках
- Информационные ресурсы в организации
- Программа анализа финансового состояния предприятия Программы для оценки финансовых результатов
- Читать книгу «Основы менеджмента» онлайн полностью — Майкл Альберт — MyBook
- Что явилось предпосылками возникновения интегрированной логистики?
- Международный бизнес Стажировки и курсы повышения квалификации