Вопрос касается электронных счетов-фактур. На примере: пользуемся услугами банка, операции по которым облагаются НДС. Банк по "Банк-клиенту" высылает электронную счет-фактуру, где в графе "подпись руководителя" дословно написано "Электронная подпись Иванов И.И." Ниже после подписи есть доп.реквизит, о том что документ (указан ID счет-фактуры) составлен и передан через оператора "КОРУС". Вопрос в следующем. Имеем ли мы право принять к учету данную счет-фактуру, в которой нет оригинала подписи? и какие идентификационные реквизиты должны быть указанны в электронном счет-фактуре?Материал из БСС "Система Главбух"Подробнее: http://vip.1gl.ru/#/hotline/?of=copy-bf8767aed2
Вы имеете право принять счет-фактуру в электронном виде. Если компания получила электронный документ, заверенный усиленной квалифицированной подписью, от Банка через уполномоченного оператора, то ей не нужен бумажный вариант счета-фактуры с оригиналом подписи.
Идентификационный реквизит электронного счета-фактуры - это электронная усиленная квалификационная подпись руководителя или уполномоченного лица. Когда документ подписан электронной подписью оператор добавляет к ней свой штамп. Электронный формат счета-фактуры и обязательные реквизиты Вы можете посмотреть в приказе ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как выставить счет-фактуру в электронном виде
Счета-фактуры могут быть выставлены на бумаге и (или) в электронном виде.
Форма счета-фактуры и правила заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Организации вправе выставлять счета-фактуры в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ.
Налоговый кодекс РФ не регламентирует, каким образом выражается взаимное согласие сторон использовать электронные счета-фактуры. Поэтому нужно ориентироваться на применяемые в предпринимательской деятельности правила поведения (обычаи делового оборота). Например, можно подписать совместное соглашение или обменяться документами, подписанными каждой из сторон. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. Следует отметить, что наличие такого соглашения не препятствует оформлению счетов-фактур на бумаге. Причем, если счет-фактура выставлен на бумаге, дублировать его в электронном виде не требуется. Об этом сказано в письме ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769.
Выставлять счета-фактуры в электронном виде можно только через уполномоченных операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н). Перечень таких операторов размещен на официальном сайте ФНС России .
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как организовать документооборот в бухгалтерии
Электронные документы
Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.
Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.
Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.
Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.
Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.
Решающие отличия электронных и бумажных счетов-фактур
Электронные |
Бумажные |
|
Одна подпись - руководителя или иного уполномоченного сотрудника (п. 6 ст. 169 НК РФ) |
Две подписи - руководителя и главбуха или уполномоченных сотрудников (п. 6 ст. 169 НК РФ) |
|
Один экземпляр выставляет поставщик через интернет без дублирования на бумаге. Исключение - если покупатель не получил электронный файл (п. 4 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) |
Два экземпляра оформляет продавец на бумаге - для себя и для покупателя (п. 6 приложения 1 к постановлению № 1137) |
|
Дату получения счета-фактуры фиксирует спецоператор (п. 1.11 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н) |
Дату получения определяет покупатель на основании почтовых штампов или журнала учета корреспонденции |
|
Запрещено дополнять от руки |
Разрешен комбинированный способ заполнения - на компьютере и от руки (п. 2 приложения 4 к постановлению № 1137) |
Из статьи журнала «Главбух» № 22, Ноябрь 2014 Компании, которые оформляют и получают документы в электронном виде, должны хранить не только эти документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Ведь при проверке инспекторы наверняка захотят убедиться в том, что документ был подписан уполномоченным на то сотрудником. Сертификат должен быть действительным на момент подписания документа или на день проверки действительности этого сертификата (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Но срок его ограничен - удостоверяющие центры выдают сертификат всего на один год. А инспекторы могут нагрянуть с проверкой и через два, и через три года. Как в этом случае подтвердить действительность сертификата?
На самом деле это просто. Когда вы подписываете документ, оператор добавляет к подписи штамп времени и доказательства действительности сертификата. Таким образом, получается усовершенствованная электронная подпись.
Еще часто возникает вопрос: почему в бумажном документе может быть несколько подписей, а в электронном - только одна? Не совсем так. Если хотите, чтобы документ визировали несколько ответственных сотрудников, например директор, главбух и менеджер, то можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить все три электронные подписи.
Однако весь процесс обмена электронными документами построен так, что к контрагенту через оператора попадет всего одна электронная подпись - руководителя или уполномоченного сотрудника.
С 2019 года при работе с электронными счетами-фактурами (ЭСФ) необходимо руководствоваться .
В разделе отражаются данные, необходимые для идентификации документа, данные о дате выписки и виде электронного счета-фактуры.
Строки с указанием регистрационного номера и даты выпиcки ЭСФ заполняются автоматически информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и не могут быть отредактированы вручную.
Остальные строки заполняются самостоятельно ответственным лицом, которое производит выписку ЭСФ.
Если выписывается дополнительный или исправленный документ, в разделе отражаются сведения о виде ЭСФ, а также данные об исходном документе, к которому выписывается текущий.
Строка «Дата выписки на бумажном носителе» заполняется в следующих случаях:
В разделе указываются сведения о поставщике товаров, работ и услуг, которые позволяют идентифицировать его среди других налогоплательщиков (наименование, БИН/ИИН, адрес местонахождения, сведения о свидетельстве плательщика по НДС и другие). Если выписка ЭСФ производится структурным подразделением, в строке 6.0 может быть указан БИН структурного подразделения юридического лица.
Дополнительно в разделе указываются сведения о категории поставщика, которые оказывают влияние на заполнение ЭСФ. В документе можно указать, что поставщик является комитентом, комиссионером, экспедитором, лизингодателем, участником соглашения о разделе продукции, участником договора о совместной деятельности с указанием доли участия каждого, оказывает услуги по международной перевозке, является доверителем и т.д.
Если установлена отметка о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции или участником договора о совместной деятельности, то дополнительно указывается количество участников. В зависимости от количества указанных участников, увеличивается количество В «Реквизиты поставщика» , В1 «Банковские реквизиты поставщика» и , сведения в которых указываются по каждому участнику.
При указании сведений о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции, экспортером или международным перевозчиком, разрешена выписка ЭСФ в иностранной валюте, если это не противоречит .
Также в разделе содержится специализированная строка «Дополнительные сведения» , в которой можно указать дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки. Строки для указания дополнительных сведений содержатся и в других разделах, состав отражаемых в них данных определяется поставщиком самостоятельно.
Банковские реквизиты поставщика вынесены в отдельный раздел, в котором указывается номер банковского счета, наименование банка в котором он открыт, БИК банка и другие данные.
Раздел подлежит обязательному заполнению в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С отмечена категория получателя – Е «Государственное учреждение» ). При реализации иным категориям получателей, раздел заполняется на усмотрение поставщика.
В разделе С указываются сведения о получателе товаров, работ и услуг: ИИН/БИН получателя, его наименование, адрес местонахождения и другие данные. Если получателем ТРУ является структурное подразделение юридического лица, то в ЭСФ указывается БИН структурного подразделения.
Также в разделе указываются сведения о коде страны получателя в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным Решение Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Данная строка заполняется при реализации на экспорт, либо при перемещении товаров за пределы РК одним юридическим лицом. В остальных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .
В разделе предусмотрено указание категории, к которой относится получатель. Выделены следующие категории: комитент, комиссионер, лизингополучатель, участник договора о совместной деятельности, государственное учреждение, участник СРП, доверитель, нерезидент, физическое лицо (с предоставлением чека ККМ, при расчете электронными деньгами, при реализации товара физ лицу, который также зарегистрирован в качестве ИП, работнику в счет заработной платы) и т.д.
В случае если получатель не относится ни к одной из данных категорий, строка не заполняется.
Если отмечено что получатель является нерезидентом (установлен признак в графе F ), строка с указанием ИИН/БИН не заполняется.
Если покупатель является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции, при отметке соответствующего значения становится доступной строка для указания количества участников. Для данных категорий увеличивается количество разделов С «Реквизиты получателя» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» для указания сведений по каждому участнику.
Данный раздел заполняется только в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С в строке 20 отмечена ячейка Е Государственное учреждение ).
В разделе отражаются сведения о назначении платежа, БИК коде центрального уполномоченного органа по исполнению бюджета и иные сведения.
Раздел предназначен для указания данных о грузоотправителе и грузополучателе товаров. В разделе отдельно указываются необходимые данные грузоотправителя: ИИН/БИН, наименование, адрес, с которого произведена отправка товаров. А также отдельно указываются данные о получателе товаров: наименование, ИИН/БИН, адрес по которому доставлен реализуемый товар.
Если товар реализуется за пределы РК (на экспорт), а также передается в пределах одного юридического лица за пределы РК, то дополнительно заполняется строка «Код страны» . В строке указывается буквенный код страны, в которую реализован (перемещен) товар в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным . В иных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .
Данная строка является обязательной для заполнения. Остальные строки раздела заполняются на усмотрение поставщика.
В данном разделе указываются сведения о наличие, либо отсутствие заключенного договора на поставку товаров, работ, услуг, условиях оплаты, сведения о поставке по доверенности и другие.
Способ отправления товара указывается в виде цифрового обозначения в соответствии с классификатором видов транспорта и транспортировки товаров. Данный классификатор утвержден Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.
В случае вывоза товаров с территории РК, в разделе заполняются сведения о пункте назначения товаров – административно-территориальной единице, на территорию которой осуществляется поставка товаров.
Сведения об условиях поставки заполняются в соответствии с классификатором условий поставки, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Условия поставки обозначаются 3 заглавными буквами латинского алфавита.
В случае международных операций, условия поставки заполняются в соответствии с обычаями делового оборота (Инкотермс).
В данном разделе строка «Способ отправления» является обязательной для заполнения. Остальные строки заполняются на усмотрение поставщика.
В разделе указываются сведения о документе, подтверждающем поставку товаров, работ и услуг: его номер и дата.
В разделе отражаются все сведения о реализуемых товарах, работах, услугах: их наименование, единица измерения, реализуемое количество, цена, сведения о ставке и сумме акцизов, сведения по НДС и другие.
При оформлении , в разделе указывается код валюты и ее курс. Код валюты заполняется в соответствии с классификатором валют, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . По умолчанию строка заполняется кодом валюты-тенге и неактивна для редактирования. Изменить валюту документа можно в случае, если у поставщика установлена отметка в категориях «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», «Экспортер» или «Международный перевозчик» , либо если у покупателя установлена отметка в категории «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» .
В разделе в обязательном порядке указываются сведения о происхождении реализуемого товара. Графа для указания признака происхождения товаров, работ, услуг, заполняется цифровым значением по следующим правилам:
1 – при реализации товаров, включенных в , а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень изъятий, которые ранее были ввезены на территорию РК из ЕАЭС;Сведения о наименовании реализуемых товаров, работ, услуг, отражаются в специальных графах.
В случае если оформляется реализация товаров, произведенных на территории РК, реализация работ или услуг, наименование заполняется в графе «Наименование товаров, работ, услуг» . В графе указывается наименование, используемое в учетных системах поставщика.
Если оформляется реализация товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), наименование заполняется также в графе «Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» . Данные в графе заполняются исходя из наименования, отраженного в (графа 31), либо в Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 2). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Для товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), обязательно заполнение сведений по кодам «ТН ВЭД ЕАЭС». Коды ТН ВЭД ЕАЭС заполняются в соответствии с указанными кодами в (графа 33) или Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 3). Также графа заполняется при реализации товара, произведенного на территории РК (признак происхождения 3 и 4 (при экспорте в ЕАЭС) ). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически. В случае исключения кода ТН ВЭД ЕАЭС, в данной строке указывается код, действующий на дату выписки ЭСФ.
В графе «Единица измерения» указывается единица измерения реализуемых товаров, работ, услуг. Данная строка заполняется по товарам, для работ и услуг заполнение графы не является обязательным. По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Графа «Ставка НДС» НДС по каждому товару (работе, услуги). Если ЭСФ выписывается на освобожденные обороты, либо налогоплательщик не состоит на учете по НДС, в графе указывается значение «Без НДС» . При отражении в ЭСФ данных по реализации за пределами РК, в графе необходимо указать значение - «Без НДС – не РК» .
Графа «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» заполняется сведениями в зависимости от указанного признака происхождения товара.
1. Если указан признак 1 (товар, входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:
2. Если указан признак 3 и товар реализуется на территорию ЕАЭС:По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
В графе «Номер товарной позиции из Декларации на товары или заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» указывается порядковый номер товара, отраженный в Декларации на товары, либо в Заявлении о ввозе товаров. Строка обязательна для заполнения по товарам с признаком 1 и 2 (с 1 июля 2019 года) . По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
В разделе также содержится графа для указания дополнительных сведений по реализуемым товарам, работам, услугам, необходимых сторонам сделки.
Данный раздел становится доступным для заполнения, если в категориях поставщика установлена отметка о том, что он является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции.
Раздел заполняется по каждому участнику договора (соглашения) с учетом его доли участия.
Отражаемые в разделе данные аналогичны данным раздела G Данные по товарам, работам, услугам .
Данный раздел заполняется в случае, если выписка ЭСФ производится юридическим лицом, которое является поверенным поставщика (оператором) по договору поручения.
В разделе указываются основные реквизиты поверенного лица: его БИН, наименование, адрес местонахождения, сведения о документе, которым назначается поверенное лицо и т.д.
Данный раздел содержит сведения о поверенном лице покупателя и заполняется аналогично разделу I .
В форме выделен специализированный раздел, предназначенный для отражения дополнительных сведений по операции, которые необходимы сторонам сделки. В разделе могут быть указаны произвольные данные.
В разделе отражаются сведения лица, которым произведена выписка и заверение электронного счета-фактуры: сведения об электронно-цифровой подписи и ФИО лица, которым произведена выписка документа.
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС , предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).
Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).
Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.
Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.
Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.
Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).
Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2018 г. № 03-07-09/7269).
Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.
При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).
Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.
В понятие электронных счетов включают :
Отличия электронного счёта-фактуры:
Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж . Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Перед началом работы нужно выбрать официального ЭДО и заключить с ним договор. Участникам необходимо иметь (электронно-цифровой подписи).
Процедура аутентификации предусматривает :
Пользователь, прошедший процедуру аутентификации, обнаруживает в программе, как выписывать ЭСФ.
Для того чтобы создать ЭСФ, пользователь проходит аутентификацию, войдя в систему через доступный ему профиль.
Создание счета-фактуры предусматривает :
Узнать больше о правилах заполнения электронной счет-фактуры, а также посмотреть образец документа, можно .
Для присвоения статуса счету-фактуре необходимо :
После процедуры подписи ЭСФ будет отображён в разделе «Отправленные» в подразделе «Отозванные». Получатель увидит его в разделе «Полученные» подразделе «Отозванные» вместе с указанием причины отзыва. Если к отозванному счёту-фактуре был выписан дополнительный ЭСФ, он тоже будет отозван .
Подготовительные действия аналогичны как при создании ЭСФ.
Система автоматически сортирует документы по следующим разделам и подразделам :
В журнале доступна функция поиска, печать формы ЭСФ и журнала.
Согласно ст. 93 НК РФ можно представлять в налоговые органы через Интернет
. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ .
Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.
Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.
Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени , т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте ).
Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно , в том числе и .
Предлагаем посмотреть видео о том, какие операции можно делать с электронным счетом-фактурой:
Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.
Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:
Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:
Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.
Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.
Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.
Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.
Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:
В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.
С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:
С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:
Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:
Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.
Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.
Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.
В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.
Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.
В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.
По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.
Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?
Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.
Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?
Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.