Публикация электронных документов с использованием сети. Электронные документы

Публикация документов в электронной среде: некоторые вопросы терминологии и нормативно-правового обеспечения Е. В. Стрелкова Международный семинар «Цифровые документы в библиотеках, музеях, архивах: качество, технологии, доступность» Республика Карелия, Россия 7-9 октября 2009 г.

Законодательная основа Конституция РФ Гражданский кодекс РФ, часть четвертая Федеральные законы: «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ» «О библиотечном деле» «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» «Об обязательном экземпляре документов» «О техническом регулировании» «О персональных данных» «Об электронной цифровой подписи» «О науке и государственной научно-технической политике» Законы РФ: «О государственной тайне» «О средствах массовой информации» «О защите прав потребителей»

Право, ответственность, выбор право на доведение до всеобщего сведения – «Интернет-право» Ст ГК РФ Исключительное право на произведение объект авторского права – независимо от – достоинств и назначения произведения, – а также способа его выражения Ст ГК РФ Объекты авторских прав цифровое наследие и несопоставимость характеристик информационных источников

В электронной среде есть возможность создавать нормализованные ресурсы с маркировкой ответственности за их содержание; [ФЗ от N184-ФЗ «О техническом регулировании»] предоставлять ДОСТУП к - музейным предметам и коллекциям; - правомерно опубликованным произведениям. ГК РФ Кокорина Е. Базы данных коллекций как источник развития музея Земсков А.И., Шрайберг Я.Л. Электронная информация и электронные ресурсы: публикации и документы, фонды и библиотеки Ноль Л.Я. Информационные технологии в деятельности музея Антопольский А.Б., Майстрович Т.В. Электронные библиотеки: принципы создания

Путь музеев Создание ICOM Международный Совет музеев (1946 г.) CIDOC Комитет по музейной документации (е гг.) Начало работ в России (1977 г.) Квебекская декларация: основные принципы новой музеологии (1984 г.) АДИТ Ассоциация по документации и новым информационным технологиям в музеях(1996 г.) Конференции АДИТ, EVA, ЭХОЛОТ От «машинных» каталогов до сети культурного наследия Электронные издания музеев получили повсеместно мировое признание

Электронные ресурсы Музейная коллекцияКнижная коллекция АИСАБИС Репродуцирование с целью издания Репрографическое воспроизведение не с целью издания Оригинальное произведение в электронной форме Оцифровка Музейные ценности, архивные материалы, раритеты из личных коллекций становятся в оцифрованной форме объектами библиотечного хранения.

Методическое обеспечение Политика государства Международные документы Проекты - международные - федеральные - национальные - отраслевые - корпоративные Правила Форматы Протоколы Профили Электронные ресурсы электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов или их комбинаций); электронные программы (наборы операторов или подпрограмм, обеспечивающих выполнение определенных задач, включая обработку данных) или сочетание этих видов в одном ресурсе. ГОСТ Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов

Противоречивость терминов Публикация (от лат publico объявляю всенародно) 1. Доведение чего-либо до всеобщего сведения посредством печати, радиовещания или телевидения. 2. Изданное произведение. Советский энциклопедический словарь, Одна из основных форм деятельности музея, предполагающая все виды представления обществу музейных предметов и музейных коллекций путем публичного показа, воспроизведения в печатных изданиях, на электронных и других видах носителей. Федеральный закон от N54-ФЗ «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ»

Противоречивость терминов Электронная публикация (англ. e-publishing) документ, подготовка, реферирование и распространение которого реализуются с использованием электронных технологий. А.И.Земсков, Л.Я.Шрайберг совокупность данных (текст, статические и движущиеся изображения, звук), записанных в цифровой форме на машинном носителе или в памяти компьютера и предназначенных для восприятия человеком с помощью специальных аппаратных и программных средств. Л.Я.Ноль

Цели создания музеев в РФ хранение музейных предметов и музейных коллекций; выявление и собирание музейных предметов и музейных коллекций; изучение музейных предметов и музейных коллекций; публикация музейных предметов и музейных коллекций и осуществление просветительной и образовательной деятельности ФЗ «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ» Основные формы существования книжного фонда в музее следующие: - отдел книжного фонда Фондов музея - структурное подразделение «научная библиотека музея». Тимашева И.А. Правовое обеспечение функционирования библиотечных структурных подразделений историко-краеведческих музеев

Противоречивость терминов Документ материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Федеральный закон от l994 N77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» Электронный документ 1. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Федеральный закон от N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» 2. Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. ГОСТ Электронные издания. Основные виды и выходные сведения

Противоречивость терминов Электронное издание 1. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и который прошел редакционно-издательскую обработку, имеет выходные сведения, тиражируется и распространяется на машиночитаемых носителях. [Федеральный закон от l994 N77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»] 2. Электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения. ГОСТ

Противоречивость терминов Электронная библиотека 1. Информационная система, включающая упорядоченный фонд электронных документов, формируемых в соответствии с заданными критериями и предназначенный для общественного использования, и комплекс программно-технологических средств, реализующих функции создания, использования и хранения этого фонда. А.Б.Антопольский, Т.В.Майстрович 2. Распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде Информационная система по обеспечению доступа пользователей к электронным документам, не имеющим твердого носителя (сетевых). [Проект ЭБ СПбГПУ]

Противоречивость терминов Электронная коллекция 1. Совокупность электронных изданий, отобранных по тематическому, видовому или иному признаку и объединенных общим интерфейсом доступа. А.И.Племнек 2. Информационный массив. А.Б.Антопольский, Т.В.Майстрович 3. Тип информационных ресурсов в системе метаданных Dublin Core. А.Б.Антопольский, Т.В.Майстрович Музейная коллекция совокупность культурных ценностей, которые приобретают свойства музейного предмета, только будучи соединенными вместе в силу характера своего происхождения, либо видового родства, либо по иным признакам. Федеральный закон от N54-ФЗ «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ»

Противоречивость терминов междисциплинарный характер проектов; Рабочая группа по созданию музейной ЭП: хранители, экспозиционеры и другие сотрудники музея; менеджер проекта – специалист, имеющий опыт в проектировании и ведении ЭП; ЮРИСТ – специалист по правам на интеллектуальную собственность; специалисты-программисты; художники-дизайнеры; фотографы; специалисты по видеосъемкам, специалисты по звукозаписи; редактор; переводчик; музыкальный редактор; специалист по рекламе и PR. отсутствие единой нормативно-методической базы; несовершенство законодательства, связанное с новизной явления; опережение теории практикой; разная скорость развития составляющих процесса информатизации общества.

Этапы электронной публикации Создание произведения Правомочность публикации. Статус. Подготовка электронного документа Вариативность воплощений. Условия депонирования. Включение электронного документа в систему информационных ресурсов Аудит содержания. Тираж, сетевой адрес. Состав (часть/целое). Предоставление прав на использование Право использования и распоряжения. Целостность, адекватность, защита, сохранность.

Авторское право на произведение Возникает в силу факта его создания Право собственности возникает с момента выражения произведения (идеального объекта) в материальной форме. Материальный объект, в котором произведение выражено, охраняется правом собственности, а не авторским правом. ИСТОЧНИКИ И РЕЗУЛЬТАТ ТВОРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ – В ЕДИНОМ ПРОСТРАНСТВЕ

Виртуальные экспозиции и «электронные публикации» ПК Киоски Плазменные панели Экран и проектор Электронные компьютерные гиды Информационные технологии - позволяют представить посетителю те предметы, которые хранятся в запасниках многие годы; - развивают методы и средства представления в экспозиционно- выставочной деятельности. Электронные -Библиотеки -Архивы -Репозитарии -Коллекции Важной ролью электронных библиотек повсеместно признается приближение изображений редких и ценных объектов к общедоступным ресурсам национального и мирового уровня. «Паутина 2» Грид-сети Семантический Web Web 3.0 Узлы знаний в сетевой среде

Выводы Юридическая очистка – основа защиты интеллектуальных прав автора произведения, опубликованного в электронной форме. Электронные издания на твердых носителях, депонированные в соответствии с действующим законодательством, обеспечены сохранностью, целостностью, адекватностью воспроизведения и удостоверением авторства. Включение сетевых электронных документов и изданий в фонды библиотеки регламентируются локальными нормативными актами. При взаимодействии на договорной основе с юридическими и физическими лицами библиотека приобретает специальные права на использование произведений в электронной форме и предоставление услуг третьим лицам, содействуя формированию узлов знаний в сетевой среде информационно- библиотечного пространства.на договорной основе

Публикация электронных документов с использованием сети

Гипертекст - это способ управления данными, при котором последние организованы в виде сети узлов, объединœенных между собой связями. Узлы бывают текстовыми документами, графическими картинками, видеофильмами, аудиозаписями и т. п. Понятие «гипер-текст» было чрезвычайно популярно в конце 80-х, когда впервые широко стали применяться гипертекстовые информационные системы. Сам термин «гипертекст» ввел в обращение Тед Нельсон (Ted Nelson) в 60-х годах нашего века. В то время он руководил разработкой исследовательской гипертекстовой системы Intermedia в университете Брауна (США). Кроме слова «гипертекст», Нельсон разработал теоретические основы гипертекстовой технологии и заложил базу для математического исследования гипертекстовых структур.

Система типа гипермедиа обеспечивает возможность работы с графическими картинками, фотографиями, фильмами, музыкой и речью. Следует отметить, что термин «гипермедиа», который повсœеместно применяется в западной литературе, не нашел столь же широкого распространения в отечественных публикациях. Многие специалисты предпочитают называть термином «гипертекст» всœе информационные системы, построенные по принципу сети информационных узлов.

Реализация новых информационных технологий , связанных с опубликованием в сети электронных документов, в настоящее время выполнена в виде:

• электронных досок объявлений;
• электронной почты;
• файловых архивов Internet (или FTP-архивов - File Transfer Protocol);
• «всœемирной паутины» Internet - World Wide Web.

Usenet - это огромная электронная доска объявлений , разделœенная на части согласно интересам ее пользователœей. Каждая группа новостей имеет свое название. Система названий имеет иерархическую структуру. К примеру, группа новостей, описывающих информационные технологии Internet, принято называть comp.infosystems, что означает - группа «компьютеры», подгруппа «информационные системы». В свою очередь, каждая подгруппа может быть разбита на новые подгруппы.

Электронная почта является другим важным средством обмена информацией в Internet. Она появилась приблизительно в то же время, что и Usenet. Долгое время Usenet даже использовала для передачи новостей каналы электронной почты. Главной задачей электронной почты является обеспечение надежной и быстрой доставки корреспонденции.

Преимущества электронной почты перед обычной очевидны:

• скорость доставки. В случае если абонент включен в глобальную сеть Internet непосредственно через IP-соединœение, то он получит послание через несколько секунд. В случае если абонент имеет коммутируемое соединœение с Internet, то скорость доставки ограничивается периодичностью его подключения, которую он определяет сам. В любом случае, пользователь точно получит послание в течение дня.

Долгое время считалось, что электронная почта пригодна только для передачи текстовых сообщений, в связи с этим ее не рассматривали в качестве серьезного конкурента обычной почты при распространении подписных изданий. Такое мнение было основано на том факте, что передача больших файлов по коммутируемой линии дело непростое. Как правило, наша телœефонная сеть не позволяет передать по линии связи файл размером в один мегабайт за один сеанс связи. При этом ситуация постепенно меняется, а это значит, что по почте становится возможной передача и графики, и видео, и другой нетекстовой информации.

Файловые архивы Internet (или FTP-архивы - File Transfer Protocol) - одна из технологий опубликования в сети электронных документов. По этой технологии реализуются специальные проекты, направленные на создание электронных копий знаменитых книг (Библия, «Песнь о Гайавате», «Приключения Шерлока Холмса», «Приключения Тома Сойера», «Алиса в стране чудес» и др.).

World Wide Web («Всемирная паутина») обеспечивает хранение, обработку и распространение публикаций в виде.

Глава 1 Электронные публикации и технология мультимедиа

1. Электронные публикации: определение, классификация.

Электронные публикации занимают все большее место в сфере, связанной с представлением информации о культурном наследии. Электронная публикация это публикация, представленная как совокупность данных (текст, статические и движущееся изображения, звук), записанных в цифровой форме на машинном носителе или в памяти компьютера, и предназначенных для восприятия человеком с помощью специальных аппаратных и программных средств.

В зависимости от технологии распространения электронные публикации можно подразделить на следующие категории 1:

локальное электронное издание : электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях. В музейной сфере в эту категорию попадают ЭП, записанные на жестких носителях (например – на CD-ROM, DVD или др.); диск устанавливается в компьютер и пользователь получает доступ к информации. ЭП такого рода можно также назвать статическими , так как их содержание сохраняется неизменным. Естественно, что это условное понятие – возможны последующие издания.

сетевое электронное издание: электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети. К этой категории можно отнести музейные ЭП, в которых данные могут оперативно корректироваться, модифицироваться и пополняться после первоначального опубликования (типичный пример – публикации в ИНТЕРНЕТ) 2 . Условно ЭП такого рода можно назвать динамическими.

электронное издание комбинированного распространения : электронное издание, которое может использоваться как в качестве локального, так и в качестве сетевого; - по характеру взаимодействия пользователя и электронного издания. Например, CD-ROM можно использовать не только для индивидуальной работы, но для занятий в группах, организуя коллективный доступ к данным с нескольких компьютеров через локальную сеть. К этой категории ЭП можно отнести электронные экспозиции и выставки, о которых речь будет идти в специальном разделе.

Таким образом, в музейной практике можно встретить все категории электронных изданий.

Статические ЭП подлежат государственной регистрации. Существует организация НТЦентр ИНФОРМРЕГИСР при Госкомитете РФ по телекоммуникациям ( ), на который возложены функции регистрации, государственного учета, хранения и комплектования обязательного экземпляра ЭП. Для ИНТЕРНЕТ ЭП порядок регистрации пока не определен.

В основе создания и использования электронных публикаций лежит технология мультимедиа, о которой пойдет речь ниже.

2. Технология мультимедиа

Термин МУЛЬТИМЕДИА (MULTIMEDIA) пришел в наш лексикон из англоязычных источников и чем дальше, тем более расплывчатым становится его содержание. Это и технология, и подходы, и методы реализации, и многочисленные приложения; и это естественно, так как по своей сути мультимедиа является сложной системой, которая, как известно, и не может быть описано «с позиции одного наблюдателя». Не хотелось бы углубляться в терминологические дебри определения мультимедиа, так как это уведет нас далеко от предмета обсуждения и мы погрязнем в дискуссиях по поводу дефиниций; достаточно вспомнить многолетние дискуссии в 60-е годы о том, что же такое "информатика". Приведем определение, которое предложил еще в начале 1990-х один из пионеров этой технологии в нашей стране Сергей Новосельцев:

«МУЛЬТИМЕДИА (англ. MULTIMEDIA от лат. multum – много и media – среда, средства) – это комплекс аппаратных и программных средств, позволяющих пользователю работать в диалоговом режиме с разнородными данными (графикой, текстом, звуком, видео), организованными в виде единой информационной среды».

Выделим наиболее значимые черты мультимедиа:

данные хранятся и обрабатываются в цифровой форме, с применением компьютера;

данные могут содержать текстовую, звуковую, графическую, видео и анимационную компоненты;

мультимедиа активно использует гипертекст - технологию работы с данными, устанавливающую связи между отдельными терминами, фрагментами текста, статьями, рисунками и т.д. Это означает, что информация представлена в виде документов, которые могут содержать ссылки на другие документы (например, путем выделения фрагмента текста цветом). Пользователь поэтому имеет возможность "перепрыгивать" из документа в документ, каждый из которых может храниться на различных серверах сети; Тем, кто хочет более подробно познакомиться с историей феномена «гипертекст», рекомендуем обратиться к публикации Д.Л.Кречмана и АИ..Пушкова 3 ;

свойство интерактивности (что означает активное взаимодействие между программой и человеком, который с этой программой работает) присуще мультимедиа в весьма высокой степени.

Любопытная интерпретация понятия «мультимедиа» приведена в упомянутой выше публикации Д.Л.Кречмана и АИ..Пушкова:

«… Как мы видим, мультимедиа объединяет четыре разнородных данных (графику, текст, звук и видео) в единое целое. Это четыре элемента, четыре информационные стихии.

… И тут на ум приходит «Пятый элемент». Да, так назван знаменитый фильм французского режиссера Люка Бессона, с успехом идущий на экранах мира. Название «Пятый элемент» берет свое начало от традиционных элементов алхимии: земли, воздуха, огня и воды. Четыре элемента, собранные все вместе, создают пятый: жизнь.»

«Во-первых, мультимедиа – это идея, то есть новый подход к хранению информации различного типа в единой цифровой форме. Во-вторых, мультимедиа - как оборудование для обработки и хранения информации, без него реализовать мультимедиа-идею невозможно. И в-третьих, это программное обеспечение, позволяющее объединить четыре элемента информации в законченное мультимедиа-приложение.»

В 1991-1992 годах в журнале "Компьютер пресс" была опубликована серия статей Сергея Новосельцева 4 , в которых автор весьма обстоятельно познакомил читателей с феноменом возникновения мультимедиа за рубежом и в нашей стране, с технологией создания и использования продуктов мультимедиа, с техническими и программными средствами, которые необходимы для ее реализации.

С момента своего появления технология мультимедиа начала завоевывать свой ареал в таких сферах, как образование, культура, искусство Один из первых в мире полноценных мультимедийных продуктов был создан в Великобритании в конце 80-х годов: компанией ВВС при участии фирм Philips и Logica была разработана образовательная мультимедийная программа Domesday, отражающая по замыслу авторов портрет Соединенного Королевства. Эта программа распространялась по школам Великобритании.

Одна из первых российских программ, которую с некоторой натяжкой можно назвать мультимедийной - созданная в 1990 году электронная версия картины художника А. Иванова «Явление Христа народу». Записанная на дискете программа была весьма примитивна: она не содержала ни гипертекста, ни звукового сопровождения, но она позволяла пользователю в интерактивном режиме получать на экране монитора цветное изображение картины или ее увеличенных фрагментов, управляя процессом с помощью мышки.

В 1990-1991 гг. группой энтузиастов из Армении была создана программа «Hyperguide to Armenia", содержащая элементы гипертекста, несколько десятков изображений, звуковое сопровождение и работающая в интерактивном режиме. Другой пример из того же периода – мультимедийнаяпрограмма «Троице-Сергиева Лавра», созданная специалистами компании ИНТЕРСОФТ. В этой программе впервые появились элементы анимации – "колеблющееся" пламя свечи.

В 1990 году Государственный Русский музей выпустил интерактивный видеодиск "Шедевры Русского музея", на котором было записано около 1000 изображений выдающихся произведений из коллекции музея. Однако эта разработка носила экспериментальный характер и дальнейшего развития не получила.

В 1991-1993 гг. были созданы электронные издания " Путешествие по Московскому Кремлю" (компания КОМИНФО совместно со специалистами Музеев Московского Кремля), "Прогулки по Государственному Эрмитажу" (компания ИНТЕРСОФТ). Эти электронные публикации уже в то время обладали всеми основными свойствами мультимедиа: они работали в интерактивном режиме с текстом (в том числе - на нескольких языках), с изображением, звуком, в них использовался гипертекст, видеофрагменты. Существенное ограничение, накладываемое на эти электронные издания - объем памяти, определяемый типом носителя - дискеты емкостью 1,2 или 1,4 Мб. Поэтому для записи полной программы использовался пакет из 6 – 10 дискет, которые необходимо было предварительно инсталлировать на компьютере.

"Мультимедийный взрыв" пришелся в России на 1994 год. Несколько причин способствовало этому. Во-первых, мультимедийные компьютеры перестали быть экзотикой, мультимедийная технология широким потоком хлынула на российский рынок и масса CD-ROM дисков появилось в продаже. Во-вторых были сформированы команды специалистов, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для создания серьезных программных продуктов, а целый ряд предприятий России быстро освоили технологию изготовления и тиражирования на CD-ROM дисках таких программ. И последнее, но наиважнейшее: многие музеи «созрели» для включения в процесс создания мультимедийных изданий по искусству.

В силу ряда причин объективного и субъективного порядка именно CD-ROM технология (а не CD-I или Photo-CD) стала монопольной в России. Несколько десятков CD-ROM дисков по искусству, по музеям и их коллекциям было создано и поступило в продажу во второй половине 1990-х. С другой стороны, по мере проникновения ИНТЕРНЕТ в Россию, множество электронных представлений (сайтов) музеев всего мира стали доступными любому пользователю ИНТЕРНЕТ; в настоящее время число ЭП по музейной тематике (на дисках или в виде сайтов в ИНТЕРЕТ) перевалило за несколько тысяч. Мы начнем рассмотрение с локальных ЭП, представленных на CD-ROM.

Ноль Л. Я. Информационные технологии в деятельности музея .

Перейти к оглавлению

1 ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот документ носит рекомендательный характер.

2 В Интернет могут размещаться и статические ЭП, т.е. неизменяемые публикации, хотя есть принципиальная возможность вносить изменения; с другой стороны, появляются несетевые технологии, позволяющие дополнительно запись и перезапись диск пользователем – вроде заметок читателя на полях электронной книги.

3 Д.Л.Кречман, АИ..Пушков Мультимедиа своими руками. – СПб:БХВ – Санкт-Петербург, 1999, С. 108-115

4 Новосельцев С.К. Мультимедиа синтез трех стихий. Компьютер пресс, N 7, 8, 1991; Новосельцев С.К. Интерактивные диски приходят в страну? Компьютер пресс, N 5, 1992; Новосельцев С.К. Мультимедиа-91. Компьютер пресс, N 7, 1992; Новосельцев С.К. Мультимедиа в трех измерениях. Компьютер пресс, N 5, 1992; Новосельцев С.К. Домашнее мультимедиа: подождем еще немного. Компьютер пресс, N 5, 1992.

Электронный документ - представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.

Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью . При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом;

иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронное издание - электронный документ или группа электронных документов, прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, а также имеющий выходные сведения.

3. Система электронного документооборота

Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления .

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века.

С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство или система документооборота , распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.

При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.

Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного.

Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.

Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

Средства электронного документооборота - программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте;

Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью или иным электронным аналогом подписи и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Прежде всего электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Уже давно утвердилась практика обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.

Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями. Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.

Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.

Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной подписью (ЭП). Электронная подпись - это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно. Более подробно об электронной подписи будем говорить на следующей лекции.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

локальные сети;

средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе , выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

надежность доставки (исключение возможности потери документов);

повышенные вероятностно-временные характеристики;

достоверность передаваемых документов;

конфиденциальность документов;

контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов) 1 .

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Системы управления документами (СУД)

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- , видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующиемодули , а именно:

Модуль согласования электронных документов;

Начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;

Подробный журнал регистрации исходящих документов;

Электронный архив документов;

Корпоративный форум;

Различные справочники организации;

Модуль администрирования всей системы.

В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:

Создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;

Создание маршрута прохождения электронного документа;

Согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;

Перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;

Утверждение документа;

Хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;

Согласования в закрытом режиме.

Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:

Регистрацию исходящей и входящей электронной документации;

Классификацию всей корреспонденции;

Установка контроля;

Выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;

Ведение подробной переписки;

Направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;

Хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;

Контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;

Заполнение журналов в электронных версиях документов организации.

Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов , подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.

Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:

Размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;

Отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;

Ведет электронные архивы документации организации.

Модуль администрирования выполняет следующие задачи:

Ограничение прав доступа сотрудников организации;

Проверка всех действий пользователя.

Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. Системы западного производства. Среды разработок.

2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью локальные разработки.

К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

CompanyMedia - ИнтерТраст

OfficeMedia - ИнтерТраст

БОСС-Референт - АйТи

ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ

Эскадо Интерпроком - ЛАН

Системы, которые можно отнести к третьей группе:

1C:Архив - 1C

RBC Docs - РБК СОФТ

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT -Inco - IncoFlow

LanDocs - Ланит

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - ЦентрИнвест Софт

Гран Док - Гранит

Дело - ЭОС

ДокМенеджер - СофтИнтегро

Евфрат Cognitive - Technologies

Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл

Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных документов.

Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия

регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

организацию доступа к электронным копиям документов.

Тема 29. Технологии создания электронных документов

Сегодня уже неудивительно, когда читатель (пользователь), приходя в библиотеку и проведя в ней определенное количество времени, не только не пользуется ее фондом, но даже и не делает попытки заказать литературу. Многие свои потребности пользователи удовлетворяют на информационном уровне, т.е. вполне довольствуются библиографической, реферативной, справочной и иной электронной информацией, полученной через Интернет, с помощью CD-ROM или иным способом. Более того, развитие электронного ресурса приводит к тому, что многие библиотеки, не имея средств на комплектование зарубежных изданий, находят возможность организовать доступ своим пользователям к полнотекстовым электронным ресурсам, и эти тенденции набирают силу (электронная научная библиотека РФФИ, электронные издания Института "Открытое общество" – Россия и др. предоставили бесплатный доступ многим библиотекам к нескольким тысячам названий зарубежных журналов). Кроме того, получает все большее распространение электронная доставка документов, которая позволяет пользователям библиотек, не приходя в саму библиотеку, заказать со своего рабочего места (или из дома) электронную копию той или иной статьи, брошюры, фрагмента книги и в считанные мгновения получить ее. При этом нельзя не отметить, что уже во многих библиотеках число удаленных обращений (посещений) к Интернет-сайту библиотеки превосходит число обычных физических посещений.
Все вышеизложенное подтверждает, что старые представления о библиотеке рушатся на глазах. Читатель уже далеко не всегда приходит в библиотеку за документом, он приходит за информацией и/или электронным ресурсом. Библиотека постепенно превращается в центр информационных электронных ресурсов, сохраняя, тем не менее, за собой функции обычной библиотеки по обслуживанию пользователей печатными документами. Эта новая функция современной библиотеки не только наглядно иллюстрирует одну из главных тенденций современной библиотечной деятельности, она также должна учитываться как в планировании развития автоматизированных библиотечно-информационных технологий, так и в целом для пересмотра уже устаревшей концепции традиционной библиотеки.

Технологии создания электронного документа

Во – первых, это технологии аналитико – синтетической обработки информации в АБИС.
Аналитико – синтетическая обработка (АСО) – отдельные процессы, включающие операции или группы операций, связанные с анализом документов или данных но не ведущие к существенному изменению их содержания, структуры и вида. В автоматизированных системах АСО может выполняться как в виде ручных, "человеко-машинных", так и чисто "машинных" (т.е. с использованием только автоматизированных средств) операций. Примерами полностью или частично автоматизированной реализации АСО могут служить операции сортировки, записи/перезаписи, кодирования, декодирования, шифрования/дешифрования, конвертирования и др. Обработка данных – обобщенное наименование разнородных процессов, связанных с данными. Можно отметить некоторые термины, связанные с видами обработки данных:

• Интегрированная обработка данных – принцип организации обработки данных в автоматизированной системе, при котором процессы или операции, ранее выполнявшиеся в различных организациях, подразделениях или участках технологической цепи, объединяются или оптимизируются с целью повышения эффективности системы. Одной из возможных целей "интегрированной обработки данных" является создание интегрированных баз данных.
• Распределенная обработка данных – обработка данных, проводимая в распределенной системе, при которой каждый из технологических или функциональных узлов системы может независимо обрабатывать локальные данные и принимать соответствующие решения. При выполнении отдельных процессов узлы распределенной системы могут обмениваться информацией через каналы связи с целью обработки данных или получения результатов анализа, представляющий для них взаимный.
• Автоматизированная обработка (данных/документов) – обработка (данных или документов), выполняемая автоматически, без участия человека или при ограниченном его участии. Техническими средствами реализации "автоматизированной обработки" могут быть ЭВМ или иные устройства, машины.
• Машинная обработка – выполнение операций над данными с помощью ЭВМ или других устройств обработки данных.
• Предмашинная обработка, подготовка данных для ввода – этап аналитико-синтетической переработки или обработки документов, связанный с формализацией итоговых документов и записью их содержания на рабочий лист.
• Сортировка – автоматическое или ручное распределение документов или данных по каким-либо заданным признакам. Совокупность процессов, связанных с приведением записей в файле в соответствие с последними изменениями в предметной области или полученными новыми сведениями (данными). "Обновление файла" предполагает выполнение следующих операций: просмотр записей, добавление новых записей, стирание (удаления) или исправление (редактирование) существующих записей.

Во – вторых, это технологии оцифровки информации.
К технологиям оцифровки информации относят:

1.Сканирование.
Этот способ особенно удобен для тех, кто готовит мультиме¬дийные приложения на основе уже имеющихся печатных мате¬риалов и иллюстраций.
Сканер – это периферийное устройство персонального компьютера, позволяющее вводить в компьютер оригиналы, представленные в виде текстовых документов, рисунков, слайдов, фотографий и так далее. Сканер преобразует подобную информацию в электронную.
На основании обобщенной оценки характеристик сканеров эти устройства можно подразделить на следующие подгруппы:

o Ручные сканеры.

o Страничные (протяжные) сканеры.

o Слайд – сканеры.

o Проекционные сканеры.

o Барабанные сканеры.

2.Ввод данных с клавиатуры.

Ввод данных с клавиатуры – разновидность ручного ввода. Технологическим средством обеспечения клавиатурного ввода является рабочий лист. Ввод текста осуществляется с помощью текстового редактора Word, который входит в пакет программ под общим названием Office, выпущенный корпорацией Microsoft. Он предназначен для работы под управлением операционной системы Windows.
Word – приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, которое дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные современными компьютерными технологиями:

o набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

o форматирование символов с применением множества шрифтов True Type разнообразных начертаний и размеров;

o форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

o форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразные указатели);

o проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

В – третьих, это технологии обработки оцифрованных документов.
К технологиям обработки оцифрованных документов относят распознавание символов и их дальнейшее редактирование.
Программные средства оптического распознавания символов – OCR (Optical Character Recognition) предназначены для автоматического ввода в компьютер печатных документов. Чаще всего пользователи применяют на практике систему оптического распознавания текстов FineReader производства ABBYY и систему оптического распознавания символов CuneiForm производства Cognitive Technologies Ltd. Обе системы обладают приблизительно равноценными возможностями и предназначены для распознавания текстов, набранных практически любыми шрифтами (кроме иероглифов и арабских), без предварительного обучения. Особенностью программ является высокая точность распознавания символов и малая чувствительность к дефектам печати.
Программные системы OCR работают следующим образом. Допустим, вы располагаете текстовым бумажным документом со сложной структурой, т.е. помимо текста в документе содержатся таблицы, диаграммы, иллюстрации и т.п. Нужно отредактировать текст средствами текстового процессора. Для решения подобной задачи нужно поместить документ в сканер и создать его электронную копию, представляющую собой графическое изображение документа.
Дальше необходимо преобразовать изображение в текст. Данный этап является очень ответственным, поскольку результатом сканирования является изображение, которое можно сохранить исключительно в файле того или иного графического формата или загрузить для обработки не в текстовый, а в какой-либо графический редактор. Вставить изображение непосредственно в текстовый редактор можно. Вместе с тем для текстовых приложений изображение является неделимым элементом и не может быть идентифицировано. Таким образом, даже если на изображении присутствует текст, средствами текстового редактора его отредактировать невозможно. Поэтому прежде всего необходимо преобразовать изображение символов в текст как таковой, т.е. в последовательность символов, доступную для обработки в текстовых редакторах.
Программные системы FineReader и CuneiForm позволяют решать задачи преобразования изображений в тексты и поставляются в виде комплексов, достаточно мощных для применения в практической деятельности.
Процесс распознавания текста системами OCR состоит в следующем.
Вначале необходимо получить графическое изображение документа, что может быть реализовано двумя путями – сканированием документа либо загрузкой изображения из файла. Программная среда приложений позволяет просматривать изображения в различных масштабах, а также выполнять с ними некоторые преобразования, в частности поворачивать и инвертировать их.
На следующем этапе обработки документов выполняется их разметка. Цель этой операции – указать системе OCR, каким образом текст расположен на изображении.
Результаты автоматической разметки можно корректировать вручную – создавать и удалять блоки текста, перемещать их, задавать их размеры, делить на смежные блоки, делать блоки многоугольными, присоединяя к ним или вырезая из них прямоугольники блоков и т.п. Блокам можно присваивать порядковые номера, что очень удобно, если нужно преобразовать сложно отформатированный текст в простой.
Для текстов, напечатанных расплывчато или на неоднородном фоне, используется адаптивное сканирование, позволяющее за счет некоторого снижения производительности повысить точность определения контуров букв.
При распознавании неконтрастных, бледно напечатанных документов качество распознавания можно улучшить путем регулировки таких параметров, как яркость, контрастность и порог уровня черной и белой точек.
Параметры разметки и распознавания настраиваются для того, чтобы система OCR была способна правильно разбивать текст на блоки и распознавать его. В частности, нужно указать, на каком языке (языках) написан распознаваемый текст.
Для оперативной работы с распознанным текстом в систему OCR интегрирован собственный текстовый редактор, напоминающий встроенное в Windows приложение WordPad. Текстовый редактор способен поддерживать такие основные возможности форматирования текста, как шрифты и начертания, верхние и нижние индексы, таблицы, колонки, рамки, перемещаемые поверх текста. В распознанном тексте определенным фоном выделяются сомнительные слова, причем в текстовом редакторе предусмотрены средства для быстрого поиска сомнительных слов, что существенно упрощает просмотр и правку распознанного текста.
Некоторые версии систем OCR, например ABBYY FineReader Corporate Edition, содержат интегрированные средства для коллективной работы. Для реализации возможности работы в сети на каждом компьютере должна быть установлена отдельная копия программы.
В этом случае может быть организована работа с одним и тем же пакетом на нескольких компьютерах. Сетевые средства системы обладают возможностью отслеживать процесс обработки страниц – кем в данный момент страница открыта, отсканирована, распознана, проверена и т.п. Изменения, производимые со страницей одним пользователем, видны всем, кто работает с этим же пакетом.
Возможностями коллективной работы обладает также система CuneiForm 2000 Master, которая помимо собственно среды CuneiForm 2000 и текстового редактора содержит встроенный программный блок пакетного сканирования и распознавания, а также программные средства для использования сканеров в локальной сети.

В – четвертых, это технологии создания WEB-документов.
Для создания Web – документов чаще используется язык HTML (HyperText Markup Language). Это понятие включает в себя различные способы оформления гипертекстовых документов, дизайн, гипертекстовые редакторы, браузеры и многое другое. Гипертекст как нельзя лучше подходит для включения элементов мультимедиа в традиционные документы. Практически, именно благодаря развитию гипертекста, большинство пользователей получило возможность создавать собственные мультимедийные продукты и распространять их на компакт – дисках. Такие информационные системы, выполненные в виде наборов HTML – страниц, не требуют разработки специальных программных средств, так как все необходимые инструменты для работы с данными стали частью стандартного программного обеспечения большинства персональных компьютеров. При таком подходе от пользователя требуется выполнить только ту работу, которая непосредственно относится к тематике разрабатываемого продукта: подготовить тексты, нарисовать рисунки, создать HTML – страницы и продумать связи между ними.

Электронные издания и электронные библиотеки
Вычислительная техника позволяет сохранять и распространять информацию в электронной форме, что играет революционную роль в истории человечества, аналогичную изобретению книгопечатания. Электронная форма позволяет хранить информацию наиболее надежно и компактно, распространять ее оперативнее и шире и, кроме того, предоставляет возможности ее использования, которых не могло быть при иных формах. Основными средствами для реализации этих возможностей являются электронные издания (ЭИ) и электронные электронные библиотеки (ЭБ).
Естественно, что ЭИ и ЭБ для выполнения своих функций фактически должны реализовываться в виде некоторых информационных систем отличительными свойствами которых являются длительное хранение и использование информации, в частности ее распространение. Информационные системы, работающие с динамической информацией, а также накапливающие информацию, но не предполагающие ее распространять (системы архивного типа), не могут быть отнесены к рассматриваемому классу. Таким образом, ЭИ и ЭБ занимают опреденное положение среди других информационных систем.
Электронное издание – электронный документ (группа документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.
ЭИ состоит из информации и программного обеспечения, позволяющего визуализировать эту информацию, эффективно использовать её, но не изменять. Таким образом, ЭИ представляет собой информационную систему, в которой нет функций коррекции имеющейся информации (удаления, дополнения и др.). Основное назначение информационной системы ЭИ – максимально точное воспроизведение исходной информации и предоставление пользователю средств решения определенного набора функциональных задач.
ЭИ являются тиражируемыми продуктами и могут распространяться на любых машиночитаемых носителях (компактных оптических дисках, магнитных дискетах и т.п.) или через телекоммуникационные сети.
При этом надо иметь в виду, что распространяется именно информационная система, а не только информация. Если же информация ис¬пользуется с помощью иных программных средств, то может теряться некоторая ее часть, не будут реализовываться все ее свойства, может существенно сократиться спектр пользовательских возможностей.
Область деятельности, связанная с электронными библиотеками, является достаточно новой и поэтому еще не имеет устойчивой терминологии. (Безусловно, не следует отождествлять ее с автоматизацией традиционных библиотечных процессов, хотя провести между ними точную границу вряд ли возможно.)
Существенное развитие работы по электронным библиотекам получили на рубеже 1990-х гг., когда появились адекватные средства вычислительной техники и информационные технологии, обеспечивающие надежное сохранение, оперативную обработку и эффективное использование больших массивов разнородной информации, прежде всего текстовой. Именно в то время в ряде стран стали подготавливаться проекты электронных библиотек. Некоторые из них легли в основу соответствующих национальных и международных программ.