Новые требования к системам электронного документооборота. «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» приняты! Требования к системам управления документооборотом

Система электронного документооборота (СЭД), используемая на предприятии, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, осознают практически все компании. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом.

Электронные системы документооборота — это информационные системы, помогающие автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессы взаимодействия между сотрудниками. При выборе СЭД необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает решение таких задач и отвечает ряду требований, предъявляемых к ней. В первую очередь, это законодательные требования.

Законодательная база

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям. Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Незнание закона не освобождает от ответственности.

Стандарт MoReq-2

Стандарт (спецификация) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота», изданный в 2008 году Европейской Комиссией и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можно использовать для формирования технического задания для построения программных продуктов автоматизации документооборота.

Таблица 1. Функциональные требования к СЭД по спецификации MOREQ 2

	Группа требований	Количество требований
1	Схема классификации и организация дел
2	Управление доступом и безопасность
3	Хранение, отбор и передача
4	Ввод и регистрация документов
5	Идентификация информационных объектов
6	Поиск, извлечение и отображение
7	Административные функции
8	Опциональные модули
9	Нефункциональные требования

Требования компании к СЭД

Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», часть процессов — регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. — идентифицирует как процессы управления документами. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:

регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;
обмен документами между территориально распределенными подразделениями;
рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
формирование отчетности;
управление правами доступа;
применение электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде:

создание проектов документов;
согласование проектов документов;
утверждение документов;
создание резолюций, поручений;
контроль исполнительской дисциплины;
контроль версий документов;
протоколирование действий;
обсуждение документов;
делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также — расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство системы — ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходима предприятиям и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.

Для работы в органах исполнительной власти интеграция позволяет организовать единое информационное пространство для обмена документами с системой межведомственного электронного документооборота, взаимодействовать с сайтом, для загрузки обращений граждан.

Непреложное требование компаний к СЭД — обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

Личные предпочтения пользователей

Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций. Так, одно из общих предпочтений — простота и удобство интерфейса. Чем меньше времени тратится на обучение работе в СЭД, тем быстрее принимается пользователями система. Простые и понятные пользователю интерфейсы, с которым он привык работать по другим функциональным областям, наличие электронного курса обучения значительно сокращают сроки введения СЭД в эксплуатацию и не вызывают ее отторжение, как и всего прочего нового.

Нужны пользователям и неформальное общение, возможность обсуждения необходимости изменения в том или ином документе.

Среди других пользовательских предпочтений можно отметить:

отображение движения документов (процессов), в том числе — графическое;
оперативный контроль исполнения документа (какой этап, у какого сотрудника, у кого находится бумажная копия, вернул ли контрагент договор, начал ли исполнять коллега задачу и пр.);
организация личных, персональных папок (хранение персональных документов с гибким предоставлением доступа к ним коллегам);
возможность настройки системы для выполнения конкретных задач конкретного пользователя;
организация рабочего стола с отображением только той информации, которая необходима сотруднику;
удаленный доступ к системе, работа с мобильных устройств.

Так, например, всем выше перечисленным требованиям удовлетворяет СЭД «1С:Документооборот» , а совместное решение компаний 1С-КПД и iDecide для iPad позволяет работать с документами в дороге и в командировке, просматривать и выполнять задачи с мобильного устройства, использовать голосовые и графические комментарии для упрощения регистрации поручений, что ускоряет принятие решений.

Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также — создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.

Электронные архивы

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Алексей Микрюков
01 августа 2018 г. 10:27

Алексей Микрюков, аналитик компании DIRECTUM .

14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе « Проекты документов » размещен « Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов » объёмом 37 страниц.

Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент.

Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа. Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром. Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.

В документе рассматриваются только функциональные требования, в отличие от предыдущих нормативных документов (Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ), утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011 ; см. также ) . Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Анализируя документ, интереснее всего рассмотреть требования, связанные с организацией хранения документов . Требования по созданию или занесению, регистрации, исполнению и контролю при работе с документами не так интересны, так как это основные задачи СЭД. Практически не осталось крупных организаций, которые бы не автоматизировали эти задачи с использованием СЭД. Поэтому требования к СЭД интересны разве только для оценки уже существующих и используемых систем в момент обновления или смены, а это тема отдельного материала.

Общие функциональные требования

Начнем с «Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД».

В этом разделе, на мой взгляд, отражено два важных момента:

Первое «2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы ».

Для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования . Соответственно, до передачи документа в СХЭД «ответственность» за выполнение этих требований лежит на оперативной системе (СЭД или другой информационной системе).

Второе «2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

- создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

- используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)

- связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД — в СХЭД, из СХЭД — в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся».

То есть метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения. При этом явных требований, предъявляемых к формату или способу хранения метаданных, нет.

Работа с архивными документами

Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9).

«К функциям СЭД относится:

Формирование и ведение номенклатуры дел
Отнесение документов к делам
Формирование описей дел, документов структурных подразделений
Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

С документами, хранящимися в СЭД, все ясно. Но в организациях есть и другие информационные системы, в которых могут храниться документы, например, ERP. Эти системы могут вообще ничего «не знать» о номенклатуре дел и нормах делопроизводства. Соответственно для них должны быть разработаны дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

В документе ничего не говорится о том, как выгружать документы из других систем, той же ERP. Поэтому если организация захочет хранить документы из ERP, то нужно будет придумывать какие-то правила, по которым:

1) эти документы будут выгружаться из ERP — это собственно задача ERP;

2) эти документы будут размещаться в СХЭД — это задача СХЭД, и у нас для этого есть инструменты.

Прием документов в СХЭД (п. 4.3)

«СХЭД должна обеспечивать:

● Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности

● Проверку электронных подписей документов

● Проверку воспроизводимости электронных документов

● Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

Требования по воспроизводимости обозначены, но как это реализовывать — не понятно.

В документе есть явное указание на формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A ».

Учет и классификация документов в СХЭД (п. 4.4)

Требования по учету электронных документов в СХЭД практически ничем не отличаются от требований по учету бумажных документов. При этом требования к составу метаданных ЭД учитывают только специфику документов, типичных для госорганов (письма, приказы и т.п.). У коммерческих организаций разнообразие документов намного больше: коммерческое предложение, устав проекта, техническое задание, протокол закупочной комиссии и т.д. В этом смысле требования вряд ли применимы для других видов документов.

Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

Этот блок выглядит одним из самых непроработанных в проекте требований. В нем зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

● резервного копирования электронных документов;

● проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;

● конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;

Но при этом ничего не сказано об обеспечении юридической значимости ЭД при долговременном хранении. Эти требования я .

Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6).

Использование ЭД предполагает:

● Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам

● Формирование фонда пользования электронных дел и организацию на его основ электронного читального зала

● Многокритериальный поиск

● Формирование архивных копий, справок выписок

● Учет использования электронных дел.

Тут остаются вопросы в первую очередь по предоставлению электронных документов по запросам различных организаций, так как единых требований по предоставлению ЭД во вне сейчас нет, и практика не сформирована.

Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения (п. 4.7 и 4.8).

Приведенные в проекте требования также практически ничем не отличаются от требований при работе с бумажными документами. Отличие состоит только в особенностях уничтожения электронных документов (например, удаление резервных копий и гарантированное уничтожение).

Требования по передаче электронных документов на хранение в гос. архив описаны формально. Причина связана, скорее всего, с отсутствием наработанных практик.

Общие выводы

После анализа проекта требований остается ощущение, что изложенное в нем «догоняет» текущее положение вещей, закрепляет уже существующие наработки, но не до конца отвечает на существующие вопросы и уж тем более не пытается спрогнозировать и дать ответы на вопросы ближайшего будущего.

Документ показывает, что специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. Есть среди них достаточно жесткие и конкретные. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение: ERP, HR, ECM. CRM и другие. Таким образом, можно сделать вывод, что наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения , интегрированную с системами-источниками. Реализовывать требования во всех указанных выше системах долго и дорого.

С другой стороны, требования уже имеют под собой технологическую основу, которая позволяет реализовать подобные системы. Имеющиеся на рынке системы работы с документами можно и нужно проверять на соответствие требованиям, сформулированными в нормативной базе.

Реализация требований

Одним из примеров системы, которая показывает готовность и полностью удовлетворяет этим требованиям - решение «Долговременный архив» от компании DIRECTUM.

«Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов на протяжении всего срока хранения.

Решение может работать с любыми ECM-системами, не только с решениями DIRECTUM, интегрируется с ERP и другими системами за счет готовых механизмов.

Кроме того, решение не только уже сейчас закрывает задачи создания электронного архива, но и работает на перспективу. В решение заложены возможности работы с инструментами автоматической обработки документов на основе искусственного интеллекта для классификации и экспертизы ценности документов. Кроме того, используется собственная уникальная технология обеспечения юридической значимости, которая в перспективе может быть переведена и на технологии блокчейна.

(4,78 - оценили 9 чел.)

В связи с массовым распространением современных автоматизированных технологий работы с документами в электронной форме в 2013 году по заказу Федерального архивного агентства двумя ведущими научными учреждениями в области документоведения и архивного дела – Российским государственным гуманитарным университетом (РГГУ) и Всероссийским научно-исследовательским институтом в области документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) – был выполнен ряд научно-исследовательских проектов по подготовке методических рекомендаций в области организации работы с электронными документами.

Вот некоторые из таких проектов:

«Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» (ВНИИДАД).
«Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения» (РГГУ).
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД).
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (ВНИИДАД).
«Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (ВНИИДАД).

Самый объемный документ – это подготовленные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» (далее – Требования). Он представляет наибольший интерес как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников ИТ-подразделений, осуществляющих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД), и в данной статье мы рассмотрим именно его.

Выход этого документа очень важен: несмотря на то что системы электронного документооборота используются уже почти двадцать лет, до последнего времени единственным отечественным документом, устанавливающим основные требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД), был приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». Этот документ содержит лишь очень краткие (на 6 страницах) и самые общие требования к СЭД. Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечение их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение вопроса взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», но разработанные ВНИИДАД архивоведческие и документоведческие требования к СЭД крайне актуальны.

Требования предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, установленные государством для удобства взаимодействия с государственными органами.

Обзор нормативных и методических документов, устанавливающих требования к постановке делопроизводства и СЭД

В первом разделе Требований содержится обзор нормативных и методических документов, устанавливающих требования к постановке делопроизводства и СЭД. На двух десятках страниц изложены основные положения ключевых документов в области автоматизации ДОУ – стандартов ГОСТ Р 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие положения», ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов», детально проанализированы европейские стандарты MoReq, MoReq2 и требования к СЭД, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». Также рассмотрены положения Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», постановление Правительства РФ от 09.02.2012 № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (вместе с Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой). Однако надо учитывать, что законодательство в области работы с электронными документами быстро меняется, поэтому, пользуясь данным разделом, всегда стоит проверять наличие изменений в нормативных правовых актах, например, то же положение о МЭДО сегодня действует в редакции 2011 года, включая более широкий круг участников.

Практика применения СЭД в процессе внутренней деятельности ФОИВ

Во втором разделе Требований содержится любопытная информация об уровне внедрения СЭД в федеральных органах исполнительной власти, полученная на основе проводимого ВНИИДАД мониторинга. Уже тот факт, что на 74 федеральных органа исполнительной власти (ФОИВ) приходится 57 продуктов СЭД девятнадцати типов, говорит о том, насколько актуальна сегодня унификация в области систем электронного делопроизводства.

Этапы жизненного цикла документов в учреждении, состав полей регистрационно-контрольных карточек, схема классификации и организации дел, требования к прикладным функциям, информационному обеспечению СЭД и к использованию в СЭД электронной подписи – обо всем этом вы узнаете из статьи канд. ист. наук, эксперта Росархива С.Л. Кузнецова в №7 2013 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

В целом подготовленные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и при анализе уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям.

Нормативные документы и правовые аспекты

Утверждены требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

28 ноября 2011 г. 09:50

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 №221 утверждены Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения.

Требования распространяются на госорганы, внедряющие систему электронного документооборота (СЭД), либо оценивающие возможности уже имеющейся у них системы.

Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в госорганах, определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД госоргана, а также условия управления документами в рамках СЭД, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

02.09.2011 №221

Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

В соответствии с пунктом 5.2.23 Положения о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. № 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; № 42, ст. 4825; № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; № 33, ст. 4088; 2010, № 13, ст. 1502; № 26, ст. 3350; № 30, ст. 4099; № 31, ст. 4251; 2011, № 2, ст. 338; № 3, ст. 542; № 6, ст. 888; № 14, ст. 1935; № 21, ст. 2965), и пунктом 2 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (далее - Требования).

2. Департаменту государственной политики в области создания и развития электронного правительства (Липов) опубликовать Требования на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Министр И.О. Щёголев

Приложение. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ
от 2 сентября 2011 г. N 221
"Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения"

В соответствии с пунктом 5.2.23 Положения о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 23, ст. 2708; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 33, ст. 4088; 2010, N 13, ст. 1502; N 26, ст. 3350; N 30, ст. 4099; N 31, ст. 4251; 2011, N 2, ст. 338; N 3, ст. 542; N 6, ст. 888; N 14, ст. 1935; N 21, ст. 2965), и пунктом 2 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151), приказываю:

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Регистрационный N 22304

Установлены требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Система должна быть масштабируемой.

Приведены уровни ее производительности, надежности и защиты. Так, доступ к системе должен занимать не более 3 сек., время простоя при сбоях и перезагрузке - 30 мин. Защищенность от несанкционированного доступа в случаях обработки служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г.

Система предназначена для управления всеми документами органа, включая их проекты, кроме содержащих гостайну. Она взаимодействует, в частности, с системой межведомственного электронного документооборота.

Процесс ввода документа в систему включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа.

Если установлен запрет на создание электронного образа, документ только регистрируется.

Система должна поддерживать как минимум 4 формата файлов: pdf, rtf, doc, tiff.

Также она должна обеспечивать проверку и сохранность электронных подписей, протоколировать в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными.

Требуется, чтобы система соответствовала ГОСТ Р 51275-2006 и правилам по техзащите конфиденциальной информации.

Она не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к сети Интернет.

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения"