Кассовое оборудование для аптеки. Кассовое и торговое оборудование для работы аптек

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации ККМ в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.

Порядок эксплуатации ККМ определен Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, установленными письмом Минфина РФ от 30.08.93 г. №104 (далее - Типовые правила).

В соответствии с Типовыми правилами на ККМ заводится Журнал кассира-операциониста. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера.

Типовыми правилами допускается ведение Журнала на все ККМ, применяемые аптекой. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех ККМ с указанием заводского номера. Показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, ремонте и т. п.) и заверяются подписью представителя администрации аптеки.

Записи в Журнале производятся в хронологическом порядке, чернилами, без помарок. Вносимые в книгу исправления должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора аптеки и главного бухгалтера.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает под роспись у директора аптеки, его заместителя или старшего кассира все необходимое для работы (ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины).

Директор аптеки либо его заместитель или дежурный администратор обязаны:

Открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в Журнале кассира-операциониста за предыдущий день;

Убедиться в совпадении показаний и занести их в Журнал за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;

Оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской
номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показания денежных счетчиков;

Выдать кассирам ключи от замка привода машины;

Дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.);

Обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, красящей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;

Дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности
машины и готовности рабочего места к началу работы.

В свою очередь кассир обязан:

Проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

Включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

Напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;

Нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

Протереть кожух сырой тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;

Разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

В течение смены кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо обязаны:

Обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной,
содержать ее в чистоте и порядке;

Осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;

Для одного покупателя определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю;

Получить от покупателя деньги за товары согласно сумме, называемой покупателем, в следующем порядке:

а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;

б) напечатать чек - при расчетах с использованием контрольно-кассовой машины.

Реквизиты чека:

Наименование организации;

Заводской номер ККМ;

Порядковый номер чека;

Дату и время покупки;

Стоимость покупки;

Признак фискального режима;

Другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения;

в) назвать сумму причитающейся сдачи выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Одновременно с выдачей товара чеки погашаются штампом или надрывом в установленных местах. Чеки на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

Если покупатель по какой-либо причине возвращает чек, то кассир вправе выдать по нему деньги только при наличии на чеке подписи руководителя организации или его заместителя. Деньги по неиспользованным чекам возвращаются покупателям обязательно той кассой, которая выдала чек.

В конце смены кассиром совместно с администрацией составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам», где перечисляются номера и суммы каждого чека. После этого чеки погашаются, наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию.

Сумма по акту на возвращенные покупателям чеки заносится в Журнал кассира-операциониста. В нем также указывается количество напечатанных за день нулевых чеков.

При возврате покупателем товара (кроме ЛС), а также при ошибочном наборе на чеке кассового аппарата неправильной суммы выдается "сторнированный" чек. Эти операции должны оформляться следующим образом. Возврат покупателю денежных средств происходит при предъявлении им товара (кроме ЛС) и документа, подтверждающего его приобретение в аптеке, т. е. чека кассового аппарата. При приеме товара и выдаче денег покупателю выписывается приемная накладная, а покупатель в своем заявлении указывает причину возврата. Заявление подписывается также лицами, уполномоченными руководителем осуществлять прием возвращенного товара и выдачу денежных средств.

При выдаче "сторнировочного" чека может возникнуть ситуация, когда выручка за текущий день, отраженная в кассовом аппарате, окажется меньше суммы, которую должен получить покупатель за возвращенный товар. В этом случае возврат денежных средств покупателю должен осуществляться через главную кассу аптеки путем выписки расходного кассового ордера.

Если кассовый аппарат пробил чек на неправильную сумму, ошибочно выданный чек должен сторнироваться, после чего составляется акт, в котором указывается номер чека, сумма и причина ошибки.

В объяснительной записке кассира, пробившего этот чек, должна быть указана причина ошибки, после чего акт заверяется членами комиссии, назначенной приказом директора аптеки. Акт, два чека кассового аппарата (ошибочный и "сторнировочный") и объяснительная записка подкладываются к отчету кассира за тот день, в который была произведена ошибка.

При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом
по приходному ордеру старшему кассиру (в небольших аптеках с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации аптеки подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков отделов и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписываются в Журнал кассира-операциониста.

По показаниям счетчиков (регистров) отделов на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показания счетчиков (регистров) распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста за подписями кассира и представителя администрации аптеки. Кассиры, работающие на кассовых машинах, должны быть снабжены следующими принадлежностями по уходу за ними:

Щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;

Кистями для окраски подушек и валиков печатающего механизма;

Пинцетами для изъятия застрявших лент;

Формалином или другими средствами, периодической дезинфекции де-
нежных ящиков кассовых аппаратов;

Соответствующими ключами к кассовым машинам. Ключ для гашения технических прогонов должен находится у старшего кассира.

После проведения технического обслуживания кассир:

Закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от пи
тающей сети;

Сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору аптеки, дежурному администратору или старшему кассиру на хранение под расписку.

Старший кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме № 25 за текущий день, который вместе с актами, приходными и расходными ордерами передается им в бухгалтерию до начала следующей смены.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела.

Данные в памяти вычислительной машины уничтожаются в сроки (3 года), не менее чем для электромеханических касс.

НК РФ требует от налогоплательщиков сохранять документы, по которым определяется налогооблагаемая база, не менее чем за 3 истекших финансовых года, плюс за год, в котором проводится проверка. Аналогичные требования предъявляются и к сохранению фискальной памяти ККМ. Ответственность за хранение в течение указанного срока контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут руководители аптек.

После окончания установленного срока хранения контрольные ленты, распечатка сдаются по Акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

При отключении электроэнергии аптечное предприятие может осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ.

В этом случае покупателям выдаются квитанции по форме, утвержденной письмом Минфина России от 12.03.99 № 16-00-24-31 в качестве бланков строгой отчетности, что также подтверждено п. 6 Перечня отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений; их филиалов и других обособленных подразделений, которые в силу специфики своей деятельности могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ, в котором указано, что предприятие в случае отключения электроэнергии, зарегистрированного электроснабжающей организацией, продолжает работу при условии выдачи покупателям квитанций по установленной форме.

В случае ошибки кассира-операциониста:

При вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены
неиспользованный чек актируется в конце смены;

В выдаче сдачи покупателю при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет права:

Снимать кассу без разрешения администрации;

Не выдавать кассовый чек покупателю;

В случае установки кассы в отделе аптеки - на рабочем месте провизора (фармацевта) на него распространяются обязанности кассира-операциониста.

Кассир имеет право:

В течение смены по указанию директора (зам. директора) изменять шифр, применять штампы и оттиски "Погашено", "Счет", "Контроль» и т.д.;

Получать распечатки по кассовой машине;

Изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

Кассиру следует знать, что ему запрещается:

Работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;

Допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора аптеки, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующего лица, для проверки кассы;

Покидать кассовую кабину без уведомления администрации и, не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

Самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа).

Кассир не должен иметь в кассе личных денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

В соответствии с Федеральным законом № 290-ФЗ, в текст Федерального закона № 54-ФЗ о применении онлайн-касс постепенно вносятся изменения, направленные на поэтапный переход всех организаций и ИП к использованию новейших касс на предприятиях. Некоторые перемены вступили в законную силу совсем недавно – с 1 июля 2020 года. Об этом и будет рассказано в данной статье про применение ККТ в медицинской организации.

Применение ККТ в медицинской организации – основные понятия

Прежде чем переходить в вопросу применения ККТ медицинскими центрами, следует разобраться с основными понятиями, связанными с онлайн-кассами.

ККТ (контрольно-кассовая техника) – электронные вычислительные машины, другие устройства и комплексы устройств, способные записывать и хранить фискальные данные в фискальных накопителях, выводить на печать бумажные фискальные документы, формировать фискальные документы, осуществлять их отправку в ФНС посредством оператора фискальных данных (ОФД), с которым компания заключала договор на оказание услуг. Все упомянутые действия касса должна выполнять в соответствии с требованиями Федерального закона № 54-ФЗ .

Кассовый чек – первичный учетный документ, напечатанный в бумажном виде или сформированный в электронной форме с использованием ККТ в момент расчета между предпринимателем и клиентом, включающий в себя информацию о расчете, доказывающий факт совершения сделки и отвечающий требованиям ФЗ № 54 .

Автоматизированная система для БСО (бланков строгой отчетности) – ККТ, применяемая с целью формирования БСО в электронной форме и для печати их на бумажных носителях.

Бланк строгой отчетности – первичный учетный документ, который приравнивается по значению к кассовому чеку, отпечатанный в бумажном виде или сформированный в электронной форме с использованием автоматизированной системы для БСО в момент совершения наличного или безналичного расчета между налогоплательщиком и клиентом за оказанные последнему услуги. БСО должен отвечать требованиям актуальной версии закона № 54-ФЗ .

В момент осуществления расчета между налогоплательщиком и его клиентом необходимо в подтверждение факта совершения сделки выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности в:

бумажном виде;
электронной форме в случае, если покупатель предоставил сведения о номере мобильного устройства или электронной почте до совершения расчета.

На адрес электронной почты или на номер мобильного предприятие может направить следующие сведения:

информацию, идентифицирующую БСО или чек;
данные об электронном адресе в интернете, на котором можно получить интересующие сведения о чеке или БСО.

Применение ККТ в медицинской организации – новые требования к организации работы кассы

Применение ККТ в медицинской организации – осуществление расчетов в труднодоступных районах

Если медицинская организация расположена в труднодоступной местности, включенной в специальный перечень отдаленных районов (утв. органом гос. власти субъекта РФ), ею может не применяться контрольно-кассовая техника на основании п. 3 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ . Однако, имеется условие – если покупатель требует выдать ему документ, доказывающий факт совершения оплаты, необходимо оформить бланк строгой отчетности, в котором были бы указаны:

подпись продавца;
реквизиты, о которых говорится в тексте абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ ;
название медицинской организации;
порядковый номер документа.

Точно так же право на отказ от применения ККТ получают следующие медицинские организации:

Аптеки, расположенные в фельдшерско-акушерских и фельдшерских пунктах, в случае их нахождения в сельской местности.
Обособленные подразделения организация здравоохранения с лицензией на осуществление фармацевтической деятельности, в случае их расположения в селах, где не имеется аптек.

Важно! Медицинские учреждения, применяющие для проведения расчетов с покупателями автоматическое устройство для расчетов, или продают подакцизные товары, обязаны устанавливать на предприятии ККТ в соответствии с п. 8 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ .

Применение ККТ в медицинской организации на ЕНВД при осуществлении отдельных видов деятельности

Когда учреждение здравоохранения уплачивает налог по системе ЕНВД и занимается каким-либо видом деятельности, включенным в перечень п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса , получают право осуществлять расчеты (наличные и безналичные) без применения контрольно-кассовой техники. С 1 июля 2020 года при этом перестают действовать старые требования относительно выдачи чека, квитанции или иного подтверждающего оплату документа.

Медицинские организации на ЕНВД, получающие доход от деятельности, описанной в пп. 1-5, 10-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ (например, ветеринарии) могут не устанавливать контроль-кассовую технику только до 1 июля текущего года.

Применение ККТ в медицинской организации – расчеты посредством электронных средств платежа

Электронное средство платежа – средство и/или метод, дающий возможность клиенту оператора по переводу денег составлять, удостоверять и передать распоряжения ради осуществления перевода средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с применением (п. 19 ст. 3 Федерального закона № 161-ФЗ):

электронных носителей информации;
информационно-коммуникационных технологий;
других технических устройств.

При осуществлении оплаты путем перевода денег в рамках применяемых форм безналичных расчетов обязательства клиента перед продавцом считаются исполненными в сумме, указанной в распоряжении о перечислении денег, с момента подтверждения его исполнения банком.

При проведении расчета между продавцом и покупателем с применением электронных средств платежа (включая те, что исключают возможность прямого взаимодействия клиента с владельцем ККТ или продавцом) налогоплательщик обязан использовать ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о перечислении оговоренной суммы банком.

Учреждения здравоохранения, принимающие расчеты через электронные средства платежа (кроме платежных карт), применение которых не предусматривало использование ККТ на основании положений закона № 54-ФЗ в старой редакции, должны начать применять кассовую технику с начала июля 2020 года.

Применение ККТ в медицинской организации – выдача БСО

Начиная с 1 июля 2020 года, медицинские учреждения обязуются выдавать клиентам бланки строгой отчетности только при соблюдении условий:

БСО должен быть сформирован непосредственно в момент проведения расчета с покупателем.
Бланк строгой отчетности выдается только при оплате услуг (перечень будет сформирован Правительством РФ), но не при оплате работ и товаров.
БСО нельзя заполнять вручную, документ должен быть оформлен только в электронном виде.
Бланк строгой отчетности могут выводиться в бумажной форме только при условии применения автоматизированной системы для БСО.

Законодательные акты по теме

Федеральный закон от 07.02.1992 № 2300-1	О защите прав потребителей
Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ	О национальной платежной системе
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ	О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт
Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ	О внесении изменений в Федеральный закон № 54-ФЗ

Типичные ошибки

Ошибка: Был осуществлен расчет между двумя ИП посредством электронных средств платежа без его предъявления. При этом применялась ККТ.

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

). Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику.

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных.

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится.

Более подробный порядок работы с онлайн ККТ описан в файле ответа.

Обоснование

Какие торговые сделки подпадают под ЕНВД

Какие кассовые аппараты использовать при расчетах

Какие кассовые аппараты использовать

ККТ используйте, если она:

3. соответствует техническим характеристикам, указанным в Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Фискальный накопитель тоже должен соответствовать техническим требованиям. Используйте его, если он есть в реестре , исправен и опломбирован изготовителем. Это следует из статей , Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Внимание: за использование ККТ, которая не отвечает хотя бы одному из необходимых требований, законодательством предусмотрена административная ответственность ().

Реестры ККТ

Где посмотреть реестры ККТ, фискальных накопителей, операторов фискальных данных

Реестры ККТ, фискальных накопителей ведет ФНС (п. 5.5.16 , 5.5.17 положения, утв. постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506). Порядок ведения реестра, требования к его структуре и составу установлены Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Все реестры ФНС размещает на официальном сайте . Посмотреть их можно здесь:

Заключать договор с оператором не потребуется, если вы используете ККТ без передачи данных там, где нет связи (п. 7 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ , приказ Минкомсвязи от 05.12.2016 № 616).

Фискальный накопитель

Какой срок действия ключа фискального накопителя онлайн-ККТ

Каждая онлайн-ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем. Это устройство шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. По сути это электронная кассовая лента защищенная (ЭКЛЗ), но с дополнительными функциями. Фискальные накопители, которые можно устанавливать в онлайн-ККТ, включены в специальный реестр .

У фискального накопителя (ФН) есть ключ фискального признака. Срок его действия ограничен. То есть фискальный накопитель, как и ЭКЛЗ, необходимо периодически менять. Закон устанавливает только минимальный срок действия ключа. Максимальный срок не ограничен - это зависит от модели накопителя. Минимальные сроки действия таких ключей для наглядности приводим в таблице.

Категория пользователя ККТ	Срок действия накопителя	Основание
Организации и предприниматели, которые оказывают услуги или применяют спецрежим (УСН, ЕСХН, ПСН, ЕНВД)	Не менее 36 месяцев со дня регистрации ККТ	Абз. 1 п. 6 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ
	Не менее 13 месяцев со дня регистрации ККТ, если: Ведете сезонную деятельность ; - совмещаете спецрежим с ОСНО; - применяете ККТ, которая не передает фискальные документы в налоговую через оператора фискальных данных; - торгуете подакцизными товарами	Абз. 2 п. 6 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ
Организации и предприниматели на ОСНО и платежные агенты	Не менее 13 месяцев со дня регистрации ККТ

Важно! За применение ККТ с фискальным накопителем на 13 месяцев в случаях, когда есть обязанность применять фискальный накопитель на 36 месяцев, предусмотрена административная ответственность: предупреждение или штраф в размере от 1500 до 3000 руб. - для должностных лиц и ИП и от 5000 до 10 000 руб. - для юридических лиц (ч. 4 ст. 14.5 КоАП , письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2631).

Однако привлечь к административной ответственности можно только при наличии вины, при отсутствии неустранимых сомнений в виновности лица (ч. , ст. 1.5 КоАП). Штрафа за установку фискального накопителя с другим сроком действия не будет, если, например, организации и предприниматели, которым предписано устанавливать вККТ накопители со сроком 36 месяцев, из-за дефицита нужных приборов применяют накопители на 13 месяцев, причем до окончания срока их использования. По мнению ФНС, вины пользователей ККТ в данном случае нет (письмо ФНС от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679).

Обратите внимание: с 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 утрачивает силу. С этой даты нужно использовать в ККТ форматы фискальных документов версии 1.05 или 1.1. ФНС разъяснила, что при переходе с версии 1.0 на 1.05 менять фискальный накопитель не потребуется. Однако в настоящее время такой переход без замены фискального накопителя законодательно не прописан. Но соответствующий законопроект уже внесен на рассмотрение. Об этом - в письме ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586 .

Блокировка ККТ

Когда ККТ заблокируют

Если пропала сеть, онлайн-ККТ не передаст документ оператору фискальных данных. Учтите, что данные в фискальном накопителе хранятся 30 календарных дней. После чего касса заблокируется. Чтобы ее разблокировать, подключите ее к сети. Если нет непереданных документов, блокировки не будет. Это следует из пункта 4 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Как работать с кассовым аппаратом

Допуск сотрудника к работе на ККТ

Кто допускается к работе на ККТ

Раньше существовал такой порядок. В настоящее время часть указанных ниже требований соблюдают добровольно.

К работе на ККТ допускают сотрудников (кассиров-операционистов), которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. Кроме того, с этими сотрудниками нужно заключить договоры о полной материальной ответственности . Это следует из положений пункта 2.1 Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Издавать документы об обучении работе с ККТ не надо. Достаточно завести журнал, в котором сотрудники поставят подпись о том, что ознакомлены с правилами работы на ККТ.

Начало смены

В каком порядке начать рабочую смену на ККТ

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
- ключи от кассовой кабины;
- ключи от денежного ящика;
- необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
- разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Ситуация: как оформить кассовый чек, если продавец не платит НДС или освобожден от налога

Ставка и сумма НДС - обязательные реквизиты в кассовом чеке только для продавцов, которые являются плательщиками НДС. Если же организация НДС не платит или освобождена от налога, то данные реквизиты в чеке не выделяйте. Это следует из абзаца 10 пункта 1 статьи 4.7 Закона от 22.05.2003 №54-ФЗ.

Формат фискальных документов утвержден приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229 . НДС передается тегами 1102-1107 . Если организация не платит или освобождена от НДС, достаточно указать тег 1105 «сумма расчета по чеку без НДС» . Расчеты с покупателями

Какие обязанности у пользователя ККТ

4. при расчетах с использованием электронных средств платежа обеспечивать ввод идентичной информации о сумме расчета в контрольно-кассовую технику и в устройства (абз. 2 п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);

5. обеспечивать сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе ККТ;

6. исключать возможность несанкционированного доступа третьих лиц к ККТ, программным, программно-аппаратным средствам в составе ККТ и ее фискальному накопителю;

7. предоставлять в ИФНС по запросам информацию и (или) документы, связанные с применением контрольно-кассовой техники;

8. обеспечивать налоговым инспекторам беспрепятственный доступ к ККТ и фискальному накопителю и предоставлять документацию на них;

9. заменять фискальный накопитель и материалы, требующие регулярной замены (расходные материалы).

Конец смены

В каком порядке заканчивать рабочую смену при работе на ККТ

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора:
- сформируйте отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. , ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
- подготовьте и сдайте выручку старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункта 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Подробнее о том, какие документы нужно оформить в конце рабочей смены, см. .

Раньше существовал такой порядок. В настоящее время эти требования соблюдают добровольно. После сдачи выручки и оформления документов кассир должен:
- выполнить обслуживание кассовой машины;
- отключить кассовую машину от сети;
- сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации, его заместителю или заведующему секцией на хранение под расписку.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.3 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Какие документы оформлять при работе с ККТ

От каких первичных документов можно отказаться с онлайн-ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 . Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения - в письме Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику. Дело в том, что первичные документы - это обязательный элемент учетной политики. Организация должна четко прописать, какие формы она использует. О том, как изменить учетную политику, читайте врекомендации .

Начало рабочей смены

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя .

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы , отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги. Это следует из пунктов , 4.5 и Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, пунктов 3.8 , 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , утвержденных .

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».

Как оформить передачу разменных монет и купюр из главной кассы в кассы обособленных подразделений

Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:

При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 . Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке .

Такой вывод следует из пунктов , и 6.4 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаний , утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 .

Эксплуатация ККТ в течение смены

В течение смены кассир-операционист:

1. принимает наличную и безналичную выручку, поступающую в оплату за реализованные товары (работы, услуги);

2. выдает наличные из кассы при возврате товаров покупателям (отказе клиентов от работ, услуг).

Возврат товара покупателем

Как при расчетах наличными оформить возврат товара от физлица

Независимо от того, когда покупатель возвращает товар, на онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода». Это нужно делать как при возврате в день покупки, так и когда возврат оформляете спустя какое-то время (например, на следующий день или через неделю).

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю, если он предъявил хотя бы один из следующих документов:

1. кассовый чек;

2. товарный чек;

3. иной документ, который подтверждает оплату.

Продавец вправе потребовать от покупателя предъявить документ, удостоверяющий его личность, для его идентификации (п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У ; п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара у продавца

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар у данного продавца, организация должна будет заменить товар или вернуть деньги.

Такой порядок следует из ГК и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1.

При возврате денег на онлайн-ККТ оформите чек с признаком «возврат прихода». Это подтвердил Минфин в письме от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315 . При этом не важно, покупатель возвращает товар надлежащего качества или нет. Чек через оператора фискальных данных поступит в налоговую инспекцию. Ведь ККТ применяют при расчетах с покупателями, а это не только получение наличных, но и их выдача. Вернуть деньги можно из любой операционной кассы магазина, где был ранее приобретен товар.

Возврат сделайте по кассовому чеку покупателя. Поскольку вы возвращаете покупателю наличные, не забудьте также оформить РКО на сумму возврата. Отметим, что выписывать отдельный расходный ордер на каждый возврат денег не обязательно. Организация вправе оформить один РКО на всю сумму возврата на основании кассовых чеков в конце смены. Например, в течение дня поступила оплата наличными 200 000 руб. и были возвраты на сумму 20 000 руб. В таком случае оформите приходный ордер на 200 000 руб. и расходный ордер на 20 000 руб. Такой порядок следует из

При каждой продаже в аптеке будет печататься кассовый чек, информация по пробитым кассовым чекам будет отправляться оператору фискальных данных (ОФД), который обеспечивает передачу данных в налоговую.

Что собой представляет онлайн-касса для аптеки?

Из-за большого количества наименований лекарственных препаратов в аптеке обычно используют фискальный регистратор - это кассовый аппарат, который подключается к компьютеру. Внешне он похож на небольшой принтер, который печатает чеки на кассовую ленту. Специальное программное обеспечение (драйвер) управляет работой фискального регистратора.

Внутри фискального регистратора находится фискальный накопитель, который обеспечивает хранение и передачу данных по чекам. Существует два вида фискальных накопителей: на 13 и 36 месяцев. Отсчет времени начинается с того момента, когда будет зарегистрирован первый чек. По истечении этого строка фискальный накопитель необходимо будет заменить на новый.

Какие действия необходимо выполнить для подключения онлайн-кассы?

Выберите модель кассы, которая вам подойдёт. Обратите внимание на ширину кассовой ленты, наличие автоотрезчика и скорость печати. Выберите какой фискальный накопитель вы будете устанавливать в кассу: на 13 или 36 месяцев. Список касс с примерными ценами приведён ниже.
Выберите организацию, в которой вы будете покупать кассовый аппарат. Обычно продавец готов взять на себя регистрацию кассы в налоговой и первоначальную настройку. Обязательно обговорите этот момент до совершения покупки.
После покупки кассы необходимо подключить ее к компьютеру, установить и настроить программное обеспечение (драйвер ККМ).

Как происходит печать чека при продаже товара?

С помощью расходной накладной оформляется продажа товара . Далее все просходит автоматически: печатается чек, через интернет информация о пробитом чеке отправляется к ОФД и далее попадает в налоговую. Никаких дополнительных действий не требуется.

Какую онлайн-кассу выбрать?

Модели для небольших аптек без автоотрезчика чековой ленты.

Цена: 9 000 руб
15 000 руб (c фискальным накопителем на 13 месяцев)
18 000 руб (c фискальным накопителем на 36 месяцев)

Минимальная цена, рассчитана на ленту шириной 57 мм, специальный ограничитель также позволяет установить ленту шириной 44 мм, очень простая замена чековой ленты, автообрезчик отсутствует, невысокая скорость печати, ресурс печатного блока около 50 км.

Самый бюджетный вариант для небольших аптек. Упрощенный аналог модели Атол 11Ф.

Цена: 13 000 руб;
19 000 руб (c фискальным накопителем на 13 месяцев)
22 000 руб (c фискальным накопителем на 36 месяцев)

По своему функционалу и возможностям это аналог модели Атол 30Ф, основным отличием является более надёжный печатающий узел, который обеспечивает более высокую скорость печати. Ширина ленты такая же: 57 и 44 мм, автообрезчик отсутствует.

Модели для небольших аптек с автоотрезчиком чековой ленты.

Цена: 17 000 руб
23 000 руб (c фискальным накопителем на 13 месяцев)
26 000 руб (c фискальным накопителем на 36 месяцев)

Рассчитана на ленту шириной 57 и 44 мм.
Есть автообрезчик. Очень простая замена чековой ленты.
Довольно высокая скорость печати, ресурс печатного блока около 100 км. Упрощенный аналог модели Атол 55Ф.

Атол 20Ф.

Цена: 18 000 руб
24 000 руб (c фискальным накопителем на 13 месяцев)
27 000 руб (c фискальным накопителем на 36 месяцев)

Широкая лента - 80 мм (можно использовать и 57 мм), есть автообрезчик.
Скорость и ресурс такие же, как у модели Атол 50Ф.

Модели для аптек с высокой нагрузкой.

Цена: 22 000 руб

Широкая лента - 80 мм и 57 мм, есть автообрезчик. Скорость печати в 2.5 раза выше, чем у Атол 20Ф. Ресурс печатного блока около 150км.
Эта модель хорошо подойдёт для аптек с высоким потоком покупателей.

Цена: 22 000 руб
28 000 руб (c фискальным накопителем на 13 месяцев)
31 000 руб (c фискальным накопителем на 36 месяцев)

Широкая лента - 57 и 44 мм, очень надёжный автообрезчик. Скорость печати такая же, как у Атол 25Ф. Ресурс печатного блока около 100 км.
Очень надёжная высокоскоростная модель, хорошо подойдёт для аптек с высоким потоком покупателей.